Ejendomsstrategi indhold og proces Indholdfortegnelse Ejendomsstrategien... 1 Mindre arealforbrug = mindre økonomisk forbrug... 1 Oversigt over bygningsfællesskaber... 2 Egnede lokaler til alle... 3 Satsning på udearealer... 3 Økonomi... 3 Drift... 3 Anlæg... 3 Salg/nedrivning... 4 Udviklingstendenser Ejendomme... 4 Udvikling i andre kommuner... 4 Tilpasning til befolkningsudviklingen... 4 Bevarelse af bygningernes værdi... 4 Gennemførelsen via inddragelse... 5 Hver arbejdsplads inddrages... 5 Afstemning af forventning og økonomi... 6 Tid til processen... 6 Overordnet tidsplan... 6 Koordination og gennemførelse... 6 Ejendomsstrategien Byrådet besluttede i budget 2014 at Center for Ejendomme skulle udarbejde en ejendomsstrategi som kunne anvendes i kommende budgetlægninger. Konkret forslag til ejendomsstrategi er udarbejdet og ses i det følgende. Mindre arealforbrug = mindre økonomisk forbrug Ejendomsstrategien indebærer, at en række kommunale opgaver med børn samles i bygningsfællesskaber. Disse bygningsfællesskaber dannes typisk i skolebygninger, hvor der grundet lavt elevtal er plads til andet end skolevirksomhed. Bygningerne indrettes i samarbejde med de kommende brugere af bygningerne ud fra de rammer der sættes omkring budget og lokation. Hver aktivitet (skole, daginstitution, SFO) får nogle lokaler, som er deres alene, mens øvrige arealer deles. Det skal forstås sådan, at de forskellige aktivitets- og fagarealer der kan bruges af flere betegnes som fællesarealer, der også kan anvendes af aktørerne, men skal deles og bruges på forskellige tidspunkter.
Der dannes også andre nye bygningsfællesskaber: Der sker en samling af diverse kulturtilbud i Haslev. Solhjem rykker på Lysholm Skole, det samme gør FSU Kilden. Der arbejdes på en optimering/reduktion af arealer til de administrative arbejdspladser. Dette ses ved, at kun det oprindelige og nyistandsatte Rådhus på Frederiksgade 9 bevares. Ejendomsstrategien beskriver ikke organiseringer af de konkrete områder. Der lægges op til strategiske servicemæssige rammer for gennemsnitlige m² til den kommunale serviceproduktion, og at bygningsmassen tilpasses til behovene og de faldende børneantal: Bygningernes udnyttelsesgrad skal op: mindst 65 % af bygningernes m² skal bruges til den primære funktion, fx børn. Bygningernes udnyttelsesgrad i tid skal op, så bygningerne i gennemsnit anvendes minimum 8 timer dagligt 7 dage om ugen. Børnehavebørn: 3,5m² børneareal pr. barn. + Opgradering af udearealerne. Vuggestuebørn: 4,5m² børneareal pr barn. + Opgradering af udearealerne. Skolebørn: 7m² primært areal pr. elev. + Opgradering af udearealerne. Administration: Maksimalt 12 m² netto / 21 m² brutto pr. arbejdsplads. Oversigt over bygningsfællesskaber Haslev Nordskov Skolens bygninger kommer til at rumme børn fra Afdeling Nordskov, Maglegården, Valmuen, Nordskovskolen SFO, Nordlyset SFO. Vibeeng Skolens bygninger kommer til at rumme børn fra Afdeling Vibeeng. Småfolkets bygninger kommer til at rumme børn fra Småfolket samt en del af Regnbuen. Troelstrupgård kommer til at rumme børn fra Troelstrupgård Børnehave og resten af børnene fra Regnbuen. Sofiendal Skolens bygninger kommer til at rumme børn fra Afdeling Sofiendal, Lillebo, Frøen, Pastinakken SFO og Klub Tingvej. Der er i forslaget taget højde for arealer til en evt. overbygningsskole på Midtskolen. Kultur Bygningerne med Haslev Bibliotek, Musikskolen og det nyindkøbte Haslev Seminarium rummer en række kultur- og fritidsaktiviteter. Haslev Seminarium skal rumme et kulturhus samt kulturforeninger. Haslev Bibliotek skal også rumme Haslev Museum. Lysholm Lysholm Skoles bygninger kommer til at rumme Solhjem som står uden bygninger fra 1. oktober 2014. FSU Kilden flyttes også til Lysholm. Sundhedscenter Rosenhøj flytter ind på Faxe Sundhedscenter. Dalby Skolens bygninger kommer til at rumme børn fra Afdeling Bavne, Klub Dalby, Dalby Børnehus (Nordstjernen), SFOdin samt Dalby Bibliotek.
Faxe Skolens bygninger kommer til at rumme børn fra Afdeling Rollo, Rollingen SFO, Heimdal, Bakkedal Fritidsklub og Dagplejehuset. Der er i forslaget taget højde for arealer til en evt. overbygningsskole på Østskolen. Faxe Ladeplads Skolens bygninger kommer til at rumme børn fra Afdeling Hylleholt, Hyllen SFO, Sømandshjemmet fritidsklub og Mælkevejen. Karise Skolens bygninger kommer til at rumme børn fra Afdeling Karise, Karise Børnehus og Tandhjulet SFO. Rønnede Skolens bygninger kommer til at rumme børn fra Møllevangsskolen, Møllen og klub Møllen. Terslev Skolens bygninger kommer til at rumme børn fra Afdeling Terslev og Terslev Børnehus. Egnede lokaler til alle Der lægges op til en ejendomsstrategi hvor borger-, og medarbejdergrupper skal have egnede fysiske omgivelser ud fra Byrådets beslutninger om kommunens serviceniveau. Målet er herefter, at brugerne får dækket deres behov for arealer ude og inde, fællesskab, aktivitetsrum osv. Der lægges især vægt på gode udearealer og mulighed for aktivitet i hverdagen. Hvis behovet ændres, skal det være muligt at tilpasse arealerne. Faxe Kommune har ca. 190.000 m² bygninger til bl.a. skoler, børneinstitutioner, biblioteker, sportshaller, plejecentre og administration. Ved ny opførelse har bygningerne en samlet værdi på 3,8 4,0 mia. kr. Drift, vedligeholdelse, rengøring, forsikringer mv. koster ca. 75 mio. kr. hvert år. Men selv dette beløb er ikke nok til at modvirke forfald på ejendommene. Et forfald der er opgjort til ca. kr. 85 mio. for at bringe de dårligste bygninger i rimelig stand. Satsning på udearealer Udearealer skal i høj grad tænkes ind i forhold til de aktiviteter der skal foregå inde i bygningerne. De skal også være tilgængelige som sundhedstilbud for hele lokalområdet. Økonomi Drift Der opnås en driftsbesparelse på 12 mio. kr. ved fuld gennemførelse af ejendomsstrategien. Driftsbesparelsen indfases således, at der opnås 6 mio. kr. i 2015, 9 mio. kr. i 2016 og 12 mio. kr. årligt i 2017 og fremefter. Lejeudgiften til daginstitutionen Frøen er ikke medregnet i denne besparelse (over 1 mio. kr. årligt). Anlæg Til gennemførelsen af ejendomsstrategien er der beregnet ombygningsudgifter, flytteudgifter samt investeringer i udearealer som samlet er skønnet til 45 mio. kr. som er afsat i 2015.
Salg/nedrivning De bygninger som rømmes og som kommunen ikke har ønske om at beholde sættes til salg og hvis de ikke efter en passende tid er solgt, rives de ned. Til denne opgave er der afsat 3 mio. kr. i 2015, 5 mio. kr. i 2016 og 2 mio. kr. i 2017. Udover de bygninger som rømmes jf. ejendomsstrategien er der også en række bygninger, som i budgettet foreslås afhændet/solgt/nedrevet fordi de ikke længere tjener et tilstrækkeligt kommunalt formål. Det drejer sig om følgende ejendomme: Svalebæk Skole, SFO Svalen, Bråby skole, Grøndalsskolen, Terslev juniorklub, Førslev Børnehus, Terslev Lokalcenter, Lokalhus Svalebæk, Gl. vandtårn og offentligt toilet Torvet 23. Indtægter fra salg af ejendomme er ikke regnet med i budgettet. Udviklingstendenser Ejendomme Center for Ejendomme skal udarbejde og vedligeholde et overblik over alle de kommunale bygninger, antal brugere (fx børn og ansatte) samt byrådets beslutninger om arealer og indretningskrav til forskellige aktiviteter. Således at man til enhver tid kan foreslå passende løsninger på ændrede behov hos institutioner og afdelinger - dette gælder også ældreområdet. Udvikling i andre kommuner KL har igangsat et arbejde med at indsamle sammenlignelige data for kommunernes ejendomsdrift og lave benchmarking på de bedste og billigste løsninger. Tilpasning til befolkningsudviklingen Bevarelse af bygningernes værdi Byrådet har vedtaget en målsætning om, at vedligeholdelsen af den kommunale bygningsmasse - som minimum skal sikre bevarelse af bygningernes værdi. Kommunale bygninger skal opføres og vedligeholdes med henblik på sunde og
sikre miljøer. Byrådet har endvidere besluttet, at nybyggerier skal opføres således, at der sikres et lavt energiforbrug (min. kl. 1 byggeri jf. bygningsreglement) og der skal arbejdes mod CO2 neutralt byggeri. Der skal ske en forebyggende vedligeholdelse, hvor der gribes ind på et så tidligt tidspunkt, at der ikke sker skader på bygningerne, der senere medfører store genopretningsomkostninger. En nylig gennemgang af bygningerne har vist, at der er et vedligeholdelsesmæssigt efterslæb på 85 mio. kr. Der er derfor ikke balance mellem den økonomi der er til at vedligeholde bygningerne og det antal bygninger kommunen har. Der skal fortsat være fokus på handicaptilgængelig adgang til kommunens bygninger både ved nybyggeri og ved ombygningsarbejder. Gennemførelsen via inddragelse Inddragelse sker i fire spor: MED-systemet, arbejdsmiljøgrupperne, brugerbestyrelser og en sammensat gruppe med deltagere fra dem der flytter sammen samt repræsentant fra elever og fritidsbrugere. Den faktiske inddragelsesproces planlægges sammen med berørte centerchefer. Bygningerne indrettes sammen med dem der skal bruge dem! De fire spor: Hver arbejdsplads inddrages Først informeres lederen så vedkommende er bekendt med de forandringer der kommer, så denne kan støtte medarbejderne bedst muligt gennem forandringsprocesserne. Herefter informeres medarbejderne på alle berørte arbejdspladser på den måde som man sædvanligvis gør det. Det kunne fx være personalemøde med leder og evt. direktør/centerchef. Det kan også være informationskanaler hvor den lokale leder, som kender medarbejderne, redegør for beslutningerne, konsekvenserne samt den kommende proces det afhænger af den enkelte arbejdsplads muligheder og sædvaner. I forlængelse heraf inddrages brugerbestyrelserne og evt. andre relevante brugerrepræsentanter. De formelle kanaler i de fire spor aktiveres.
Afstemning af forventning og økonomi I et politisk system som en kommune, er det politikerne, som sætter rammerne for serviceniveau mv. Den endelige beslutningskompetence ligger altid i byrådet. Det væsentlige i denne sammenhæng er, hvordan beslutninger efterfølgende gennemføres. I Ejendomsstrategien sikres ejerskab og forventningsafstemning gennem inddragelse af lederne, MED systemet og brugerbestyrelser mv. Sammen opnås de bedste løsninger/resultater på det lange sigt! Tid til processen Projektet igangsættes umiddelbart efter politisk vedtagelse. Processen starter med lederinformation og information til alle berørte arbejdspladser. Direktionen er projektejer. Projektet gennemføres så hurtigt som muligt, men med den nødvendige inddragelsesproces. En tidsplan kunne være inddragelse frem til marts 2015, herefter projektering, udbud og kontrahering bygningsmæssige ændringer i sommerferien. Konkret tidplan udarbejdes og godkendes administrativt og politisk. Såfremt institutioner sammenlægges mv. vil der ske konkret høring af de berørte institutioner/bestyrelser med efterfølgende konkret politisk behandling. Overordnet tidsplan Politiske behandlinger september/oktober 2014. Politisk behandling af budgettet 9. oktober 2014 Konkret inddragelse af berørte institutioner/skoler/bestyrelser mv som beskrevet i de 4 spor, i perioden medio oktober til medio februar 2015. Hvor skitseprojektering af ombygninger og tilpasninger sker i tæt samarbejde med de 4 spor. Politisk behandling af flytninger og sammenlægninger mv. af institutioner og andre bygningsbrugere inkl. høring februar 2015 april 2015. Udbud, endelig detailprojektering, aftale indgåelse med entreprenører, marts maj 2015. Udførelsesperiode maj 2015 ultimo 2015 Koordination og gennemførelse Center for Ejendomme (projektleder) inddrager relevante centeradministrationer som stiller projektressourcer til rådighed. Projektledelsen samler input fra de 4 spor og udarbejder endelige projekter. Projekter med detaljerede tidsplaner forelægges til endelig godkendelse.