Værd at vide om VAS 3.0

Værd at vide om VAS 3.0 - En vejledning til kommunale sagsbehandlere om Validering af Atypisk Sygefravær

Værd at vide om VAS 3.0 Udgiver: Pensionsstyrelsen Tryk: Pensionsstyrelsen 1. udgave, 1. oplag København, juli 2011 Pensionsstyrelsen Landemærket 11 1119 København K Tlf. 33 95 50 00 hverdage 10-14 E-mail: penst@penst.dk Hjemmeside: www.penst.dk Denne publikation kan frit citeres med kildeangivelse ISSN: 1904-9625 (on-line)

Indhold INDLEDNING... 2 TIDLIGERE VERSIONER AF VAS... 2 HVOR FINDER JEG VAS-VEJLEDNINGEN?... 2 FORMÅL MED VEJLEDNINGEN... 3 KORT OM VAS... 4 FORMÅLET MED VAS... 4 VAS I SAMSPIL MED SAGSBEHANDLINGEN... 4 ADVIS ER FRA VAS KAN IKKE BRUGES SOM BEGRUNDELSE I SIG SELV... 6 HVAD SIGER LOVEN?... 8 SAGSBEHANDLINGSRESULTATET... 8 STIKPRØVEKONTROL... 8 SÅDAN FUNGERER VAS ADVIS ER OG KONTROL... 10 DE 6 FILTRE I VAS 3.0... 10 FILTER 1: HØJT GENNEMSNITSFRAVÆR I VIRKSOMHEDEN... 11 FILTER 2: SYG EJER... 13 FILTER 3: NÆR FAMILIERELATION TIL EJER... 14 FILTER 4: STOR FORSKEL I INDBERETTET LØN... 15 FILTER 5: MODTAGER OFFENTLIGE YDELSER... 16 FILTER 6: FLERE SAMTIDIGE ARBEJDSGIVERE... 17 VAS-ADVIS VED TEKNISKE PROBLEMER... 17 SAMKØRING AF DATA... 18 FLERE FILTRE I FREMTIDEN... 18 KONTROL... 19 TILBAGEMELDING OG AFSLAGSÅRSAG... 20 JOURNALISERING... 21 HVAD VAS OGSÅ KAN BRUGES TIL... 22 INDSATSER I FORHOLD TIL BESTEMTE BRANCHER... 22 STYRKEN I AT KUNNE HENVISE TIL VAS... 22 1

Indledning Sagsbehandlingen i både staten og kommunerne bliver i stigende grad digitaliseret. Det gælder for mange områder - også for behandlingen af sygedagpengesager. Virk.dk og NemRefusion, den digitale indberetningsløsning for syge- og barselsdagpenge, hvor virksomheder anmelder sygefravær og anmoder om syge- og barselsdagpengerefusion, er bare to eksempler, der vidner om denne digitalisering. Det er en udvikling, som skal gøre dialogen og samspillet mellem det offentlige, virksomheder og borgere mere enkel og mere effektiv. Den digitale indberetning medfører krav om, at også kontrollen af indberetningerne tilføres oplysninger via et digitalt værktøj i forhold til at opfange muligt snyd og misbrug af sygedagpenge. Det er dette digitale kontrolværktøj VAS - Validering af Atypisk Sygefravær - som behandles i denne vejledning. Denne udgave af vejledningen retter sig imod VAS 3.0, som sættes i drift i juli 2011. Bemærk, at vi fra VAS 3.0 har ændret terminologien. Tidligere kaldte vi det regler nu kalder vi det filtre. Filter er en mere præcis betegnelse for den måde, VAS fungerer på. Desuden risikerer vi ikke forvirring omkring eller sammenblanding med juridiske regler i lovgivningen, bekendtgørelser osv. Tidligere versioner af VAS VAS 1 blev benyttet i forbindelse med den første digitale sygedagpengeløsning (SDP-løsningen), som blev afløst af NemRefusion i august 2010. VAS 2 var en teknisk tilpasning af VAS til NemRefusion. Funktionelt var der ingen forskel på VAS 1 og VAS 2. Der er derfor ingen særskilt vejledning til VAS 2, da VAS 1 og 2 set med sagsbehandlerøjne var ens. Hvor finder jeg VAS-vejledningen? VAS-vejledningen offentliggøres på VAS-hjemmesiden: www.penst.dk/vas. Herfra kan du altid downloade den seneste version af vejledningen samt finde andre, aktuelle informationer om VAS. 2

Formål med vejledningen Vejledningen har til formål at oplyse ledere og sagsbehandlere i kommunerne om VAS og forklare: 1. Hvad er VAS-systemet? 2. Hvilke regler gælder for VAS, og hvad er kommunens rolle? 3. Hvordan fungerer VAS? Det er hensigten, at man med vejledningen opnår viden om: Hvordan VAS fungerer i samspil med de øvrige elementer i den digitale sagsbehandling. Når en arbejdsgiver sender en anmeldelse til kommunen om sygefravær for en ansat og anmoder om sygedagpengerefusion, løber anmeldelsen gennem VAS-systemet, før den når frem på skærmen hos den enkelte sagsbehandler. Sagsbehandleren kontrollerer herefter sagens oplysninger på baggrund af et evt. advis (en meddelelse) om f.eks. unormalt højt sygefravær og melder tilbage til VAS. De lovmæssige krav om digital kommunikation fra kommunen til VAS. De 6 filtre, som VAS 3.0 er programmeret med: 1. Højt sygefravær 2. Ejerskabsforhold 3. Familierelationer 4. Stor forskel i indberettet indtægt 5. Modtager offentlige ydelser 6. Flere samtidige arbejdsgivere Filtrene gør systemet i stand til på et objektivt grundlag at opfange anmeldelser om sygefravær, der giver særlig anledning til opmærksomhed i den kommunale sagsbehandling og kontrol. Advis erne, som vedhæftes anmeldelsen eller refusionsanmodningen på vej til sagsbehandleren, kan oplyse om tegn på misbrug af sygedagpengesystemet. Men det er naturligvis altid sagsbehandleren, der til syvende og sidst træffer afgørelse om bevilling af sygedagpenge eller afslag herpå ud fra almindelig forvaltningsretlige principper. VAS er kun en hjælp. De mest almindelige kontrolforanstaltninger, som kommunen foretager for at sikre sig, at oplysninger om sygefravær er korrekte. Kravet til kommunen om tilbagemelding til VAS om evt. kontrol, der er foretaget samt resultatet af sagsbehandlingen, dvs. om der er bevilget sygedagpenge med angivelse af beløbet eller om der er givet afslag med angivelse af afslagsårsag / -begrundelse. Pligten til at journalisere, når der arbejdes i samspil med VAS. Perspektiver og muligheder, der ligger i VAS-systemet. Når VAS beriges med oplysning, om hvilke sager der er udtaget til kontrol og med sagsbehandlingsresultater, vil VAS på sigt indeholde en masse oplysninger og data om sygefraværet inden for forskellige erhverv og brancher. Det kan være gavnligt for statistisk brug, analyse og specielle indsatser. Særligt vil VAS indeholde oplysninger om, i hvilke brancher der i særlig høj grad sker fejl og forsøg på misbrug af sygedagpengesystemet. 3

Kort om VAS VAS står for Validering af Atypisk Sygefravær og er samtidig navnet på et IT-system, som tilfører en vigtig kontrolfunktion til digitale indberetninger af sygefravær via Virk.dk. Systemet er en del af de digitaliseringsplaner, der er indeholdt i kommuneøkonomiaftalen for 2011. Det skal understreges, at det fortsat er kommunen, der træffer afgørelser i sager om sygedagpenge. VAS påpeger alene forhold der ud fra objektive kriterier bør undersøges nærmere. Formålet med VAS Formålet med VAS er først og fremmest at give et digitalt værktøj til kommunerne, der skal hjælpe med at udpege de sygedagpengesager, hvor det indberettede sygefravær giver anledning til nærmere undersøgelse af, om der er tale om fejl eller misbrug af sygedagpengereglerne / sygedagpengeudbetalingerne. VAS vil derfor gøre det nemmere for den enkelte sagsbehandler, lederen af ydelsescentret på sygedagpengeområdet eller en evt. særlig kontrolgruppe at arbejde systematisk med at kontrollere det indberettede sygefravær. Forventningen er, at VAS vil udpege 4-5 pct. af alle sygedagpengesager, når VAS er fuldt udbygget med 15-20 filtre. Med VAS 3.0, hvor der endnu kun er 6 filtre, forventes der et advis for cirka 1½ pct. af alle sygedagpengeindberetninger. VAS i samspil med sagsbehandlingen Som figur 1 nedenfor viser, vil VAS, allerede inden man modtager den elektroniske anmeldelse i kommunen, automatisk foretage en validering af indberetningen. VAS finder herved de sager, hvor sygefraværet adskiller sig fra normalen (atypisk sygefravær) på en måde, som bl.a. kan skyldes mistanke om fejl eller forsøg på misbrug af sygedagpengerefusion. Disse sager vil VAS supplere med et advis, der oplyser sagsbehandleren om, at der er grund til at være særlig opmærksom på den aktuelle sag. VAS bedrager med andre ord med en proaktiv validering, som kan forebygge fejludbetalinger fremfor at konstatere dem på bagkant, med alt det ekstra arbejde det medfører i form tilbagebetalingssager. 4

Sagsbehandler Kontrol 6 Resultat Borger 1 Anmeldelse / anmodning Underretningsbrev 3 NemRefusion 4 Valideret anmeldelse / anmodning Advis 5 Vurdering Arbejdsgiver Dagpengesystem Virksomhed Anmeldelse / anmodning Virk.dk 2 Validering / advis Ydelsescenter! Tilbagemelding 7 VAS PENST 1. Arbejdsgiver anmelder sygefravær for en ansat og anmoder eventuelt om refusion af sygedagpenge. Anmeldelsen sker digitalt via NemRefusion på erhvervsportalen Virk.dk. Det gælder også anmeldelse af sygefravær for selvstændige erhvervsdrivende. 2. Anmeldelsen sendes automatisk videre til VAS, som validerer sagens oplysninger og supplerer med et advis, der beskriver eventuelle atypiske forhold. 3. Der sendes automatisk et underretningsbrev til den sygemeldte borger. 4. Anmeldelsen, med et vedhæftet advis fra VAS, sendes automatisk videre til den behandlende kommunes ydelsescenter. VAS-advis et vil herefter fremgå af sagsoplysningerne i kommunens dagpengesystem (KMD edagpenge). 5

5. Som led i den almindelige behandling af anmeldelsen, inddrager sagsbehandleren VAS-advis et og vurderer behovet for yderligere kontrol. Sagsbehandleren noterer på sagen, hvorvidt adviseringen giver anledning til yderligere kontrol. Der træffes herefter afgørelse om udbetaling eller afslag af sygedagpenge, som indberettes i kommunens dagpengesystem. Uanset behov for yderligere kontrol foretages indberetning i dagpengesystemet som normalt. 6. Hvis en anmeldelse er udtaget til yderligere kontrol i forhold til, om der skal udbetales sygedagpengerefusion, registreres det i kommunens dagpengesystem, at sagen er udtaget til kontrol. Resultatet af kontrollen registreres ligeledes i kommunens dagpengesystem. Hvis kontrollen foretages med det samme eventuelt ved telefonisk kontakt til borgeren eller arbejdsgiveren registreres resultatet med det samme i forbindelse med den normale indberetning. Hvis kontrollen er foretaget efter indberetning af sagen eventuelt ved en særskilt kontrolenhed eller i Jobcentret skal resultatet registreres efterfølgende. Herefter tages der stilling til eventuelle videre tiltag i sagen. Hvis en kontrol har resulteret i dokumenteret misbrug af refusionsmidler, kan kommunen stille et krav om tilbagebetaling. Endelig vil det blive registeret i VAS, at sagen er udtaget til yderligere kontrol. 7. Kommunens dagpengesystem foretager automatisk tilbagemelding til VAS i to omgange. Det sker via NemRefusion. I første omgang tilbagemeldes, om sagen er udtaget til yderligere kontrol. I anden omgang tilbagemeldes det endelige resultat af sagsbehandlingen altså afslagsårsagen eller det bevilgede dagpengebeløb. I praksis vil disse to tilbagemeldinger foregå samtidig. Oplysningerne lagres i VAS med udtagelsesdato for den kontrol, der blev udført, afslagsårsagen eller det bevilgede dagpengebeløb. Disse oplysninger, samt hvilken type kontrol der er foretaget, noteres ligeledes i kommunens sagsbehandlingssystem. Oplysningerne kan bl.a. blive brugt til statistik, målrettede indsatser over for bestemte brancher og til at videreudvikle og forbedre VAS. Se uddybningen nedenfor side 20 om Tilbagemelding og afslagsårsag. Advis er fra VAS kan ikke bruges som begrundelse i sig selv Det er vigtigt at understrege, at VAS-systemet og advis er herfra ikke i sig selv kan begrunde et afslag eller en bevilling af sygedagpengerefusion. Det er altid den enkelte sagsbehandler, der har pligt til at oplyse sagerne tilstrækkeligt og på baggrund heraf træffe en afgørelse. VAS hjælper kommunen med at være opmærksom på bestemte sager, der ser atypiske ud, men det vil aldrig være en gyldig begrundelse alene at henvise til VAS i en afgørelse. For at illustrere sagsforløbet, når en virksomhed anmelder sygefravær og anmoder om sygedagpengerefusion, er der nedenfor opstillet et eksempel. Eksemplet beskriver en situation med en virksomhed, som har en periode med højt sygefravær blandt sine ansatte. Virksomheden anmelder endnu en sygeperiode for en ansat og anmoder om sygedagpengerefusion: 6

Eksempel 1: Højt sygefravær Når en virksomhed har sendt en anmeldelse via NemRefusion, validerer VAS oplysningerne bl.a. ud fra en målestok om højt sygefravær. Det betyder, at VAS holder virksomhedens sygefravær op imod sygefraværsniveauet for virksomheder i samme branche. Det konstateres fx, at der er så mange sygemeldinger fra samme virksomhed for samme periode, at det anses for atypisk i forhold til branchen. Kommunens dagpengesystem modtager anmeldelsen med et VAS advis, hvor sagsbehandleren oplyses om, at denne virksomhed har højt sygefravær. Der kan have været en ulykke på virksomheden med flere ansatte impliceret, hvilket har medført mange sygemeldinger. Sagsbehandleren inddrager disse oplysninger i den samlede vurdering og noterer dette i sygedagpengesagen. Hvis de øvrige almindelige betingelser for udbetaling af sygedagpenge er til stede, kan sagsbehandleren indberette sagen i kommunens dagpengesystem for udbetaling af sygedagpenge i form af refusion til arbejdsgiver. Når kommunen har indberettet sagen til udbetaling, vil oplysningen om det udbetalte beløb blive meldt tilbage til VAS af kommunen. Hvis kommunen på baggrund af VAS-advis et og i den samlede sagsbehandling vurderer, at det ikke er berettiget at udbetale sygedagpenge, vil afslagsårsagen, som indberettes i kommunens dagpengesystem, også blive tilbagemeldt til VAS. Det er derfor vigtigt, at kommunen registrerer sagsbehandlingsskridtene i kommunens dagpengesystem i forbindelse med et VAS-advis. Det noteres i sagen, hvis et VAS-advis har givet anledning til yderligere kontrol samt sagsbehandlingsresultatet. Herved opbygges viden om evt. snyd og misbrug fx i forskellige brancher og i forskellige perioder af året. Med registreringen af oplysninger vil kommunen også stå stærkere i en eventuel ankesag. 7

Hvad siger loven? Sagsgangene i forbindelse med anmeldelse af sygefravær og anmodning om sygedagpengerefusion er bestemt ud fra nye regler vedrørende VAS. Det fremgår af sygedagpengelovens 69, at beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om muligheden for at anvende digital kommunikation inden for området for sygedagpengeloven og barselloven, samt de nærmere vilkår herfor. I bekendtgørelse nr. 643 af 11. juni 2010 om digital kommunikation mv. i sager om syge- og barseldagpenge se https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=132398 er fastsat regler om kommunens pligter i den forbindelse. Sagsbehandlingsresultatet I bekendtgørelsens 2 og 3 fremgår det, at kommunen har pligt til at kunne modtage oplysninger fra SDPI-løsningen (sygedagpengeløsningen / NemRefusion) fra Virk.dk. I kapitel 2 i bekendtgørelsen fremgår endvidere, hvilke oplysninger kommunen har pligt til at give videre til SDPI-løsningen, samt i hvilket format det skal foregå: Kapitel 2 Digital kommunikation mellem SDPI-løsningen og kommunen 3. Kommunen skal aflevere sagsbehandlingsresultatet, herunder det udbetalte beløb eller afslagsårsagen, til SDPI-løsningen. Dette skal ske i OIOXML-meddelelsesformat. SDPI-løsningen / NemRefusion sender automatisk oplysningerne om sagsbehandlingsresultatet videre til VAS. Hver gang kommunen træffer en afgørelse i en sygedagpengesag, skal kommunen således videregive oplysninger til VAS. Det foregår enten i form af en tilbagemelding om beløbsangivelse, såfremt sygedagpenge bevilges, eller afslagsårsag i de tilfælde, hvor der gives afslag på anmodning om udbetaling af sygedagpenge. I bekendtgørelsen er der ikke fastsat regler om, at kommunen har pligt til at føre kontrol som følge af VAS-meddelelser. Men kommunen har selvfølgelig ifølge forvaltningsloven pligt til at sikre sig, at sagerne er tilstrækkelig oplyst til, at der kan træffes en afgørelse. VAS stilles til rådighed for kommunerne som en digital hjælp i sagsbehandlingen til at blive opmærksom på mistænkelige sager. VAS kan derved være med til at effektivisere den kontrolindsats, som kommunerne i forvejen laver. Stikprøvekontrol Bekendtgørelsens 8 vedrører kommunens pligt til at lave 10 månedlige stikprøvekontroller af sygedagpengeindberetninger vel at mærke af de sager, som VAS ikke har forsynet med et advis til skærpet kontrol: 8

Kapitel 4 Dokumentation, opbevaring og kontrol 8. Kommunen skal hver måned udtage 10 indberetninger, der foretages igennem SDPIløsningen til stikprøvekontrol. Stikprøverne kan alene foretages på sager, som ikke er udpeget til skærpet kontrol af VAS. Stk. 2. Kommunen skal sende oplysning til VAS om hvilke sager der er udtaget til stikprøvekontrol. Overførsel af oplysningen om stikprøvekontrol til VAS sker automatisk, når det registreres i kommunens dagpengesystem (KMD edagpenge). Bemærk dog, at den gældende version af KMD edagpenge benytter en anden terminologi. Her kaldes stikprøvekontrol for Udtagning til vurdering. Se nærmere i KL s vejledning, Stikprøvekontrol på sager fra NemRefusion, fra november 2010 - http://www.kl.dk/beskaftigelse-og-integration1/artikler/77403/2010/11/stikprovekontrol-pa-sagerfra-nemrefusion/. 9

Sådan fungerer VAS advis er og kontrol Det er, som tidligere nævnt, fortsat kommunens sagsbehandlere, der træffer afgørelser i sager om sygedagpenge. VAS påpeger alene forhold der ud fra objektive kriterier bør undersøges nærmere. Som beskrevet ovenfor i afsnittet om VAS i samspil med sagsbehandlingen består kontrolfunktionen i, at når virksomheder anmelder sygefravær for en ansat og anmoder om refusion af sygedagpenge via Virk.dk, scanner VAS for atypiske sygefraværsmønstre. I de sager, hvor det indberettede sygefravær afviger fra normalen på en måde, der kan indikere fejl eller misbrug af sygedagpengeregler eller sygedagpengerefusion, vil VAS supplere anmeldelsen med et advis, som sagsbehandleren kan se på sagen i kommunens sagsbehandlingssystem. Advis et skal gøre kommunen særligt opmærksom på sagen. De 6 filtre i VAS 3.0 VAS arbejder ud fra et sæt af filtre, der gør systemet i stand til på objektivt grundlag at opfange anmeldelser af sygefravær, der erfaringsmæssigt giver anledning til særlig opmærksomhed i den kommunale sagsbehandling og kontrol. I VAS 3.0 er der implementeret 6 filtre, som opfanger anmeldelser af sygefravær af følgende type: 1. Anmeldelser fra virksomheder med et gennemsnitligt refusionsgivende sygefravær pr. medarbejder i de seneste 12 måneder, der ligger blandt det højeste i virksomhedens branche. 2. Anmeldelser, hvor der er tale om sygefravær hos et medlem af virksomhedens ejerskabskreds. 3. Anmeldelser, hvor der er tale om sygefravær hos et nærtstående familiemedlem til en person fra virksomhedens ejerskabskreds. 4. Anmeldelser samt anmodning om refusion, hvor der er stor forskel mellem den indberettede løn i eindkomst og det beløb, der søges refusion for. 5. Anmeldelser samt anmodning om refusion, hvor den sygemeldte samtidig modtager andre offentlige ydelser. 6. Anmeldelser samt anmodning om refusion, hvor der er flere samtidige arbejdsgivere. VAS undersøger altid anmeldelserne ud fra filtrene 1, 4, 5 og 6. Filter 2 og 3 kommer kun i spil, hvis den anmeldende virksomhed ud fra filter 1 er blandt de 25 pct. med højst sygefravær inden for branchen. Hvis virksomheden, der anmelder, er blandt de 10 pct., der har højest sygefravær i forhold til virksomhedens branche, vil det alene resultere i et advis herom til kommunen. Bemærk, at nogle filtre kun er aktive ved anmeldelser. Det gælder filter 1-3. Mens filter 4-6 både er aktive ved anmeldelser og ved anmodninger om refusion. 10

Virksomhed 3 Virksomhed 2 Virksomhed 1 P E N S I O N S S T Y R E L S E N Filter 1: Højt gennemsnitsfravær i virksomheden Hvis virksomheden er blandt de højeste 25-10 pct. i branchen, hvad angår sygefravær, vil det kun resultere i et advis herom til kommunen, hvis der i anmeldelsen er yderligere skærpende omstændigheder i form af enten ejerskab (filter 2) eller familierelation (filter 3). Hvis virksomheden er blandt de 75 pct. med lavest sygefravær i branchen eller blandt de 25-10 pct. med højest sygefravær, men hvor der i anmeldelsen ikke er tale ejerskab eller familierelation, vil det medføre et advis med ingen bemærkninger til kommunen. Figur 2 nedenfor illustrerer det gennemsnitlige antal sygefraværsdage pr. medarbejder for en række virksomheder i en given branche. Det kunne fx være byggebranchen, restaurationsbranchen eller noget helt tredje. 30 25 20 15 10 5 0 Nederste 75 % Øverste 25-10 % Øverste 10 % Figuren viser, at anmeldelser fra de to virksomheder med højest sygefravær (svarende til de øverste 10 pct.) er markeret med rødt. Det vil resultere i et VAS-advis omkring særlig højt sygefravær eventuelt suppleret med en bemærkning om yderligere skærpende omstændigheder i form af ejerskab eller familierelation. Anmeldelser fra de tre virksomheder med sygefravær blandt de øverste 25-10 pct., markeret med gul, vil resultere i et advis herom, hvis der endvidere er yderligere skærpende omstændigheder i form af ejerskab eller familierelation. Anmeldelser fra de øvrige virksomheder med sygefravær blandt de nederste 75 pct. eller blandt de højeste 25-10 pct., men hvor der i anmeldelsen ikke er tale om ejerskab eller familierelation, markeret med grøn, vil resultere i et advis, ingen bemærkninger. Eksempel 1 nedenfor er et VAS-advis vedrørende en IT-virksomhed i København, der har et sygefravær på 40 dage pr. medarbejder. Dermed overskrides grænseværdien for at ligge blandt de øverste 10 pct. i branchen, hvad angår dage med sygedagpengerefusion (filter 1). I dette tilfælde er det branchen for konsulentvirksomheder. Det vil resultere i et VAS-advis, som kommunen modtager sammen med anmeldelsen. Selve ordlyden af meddelelsen på VAS-advis et ses i den øverste boks. 11

1 Virksomheden er blandt branchens øverste 10%, hvad angår antal dage med udbetalt sygedagpengerefusion pr. medarbejder igennem de seneste 12 måneder. Antal sygedage pr. medarbejder i virksomheden Grænseværdi for øverste 10% i branchen Gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder i branchen 40 35 20 Antal ansatte Hjemkommune Virksomhedsbranche 550 110 620200 København Konsulentbistand vedrørende it Kommune nr. Kommune Antal 173 185 - Lyngby-Taarbæk Tårnby Samlet 19 2 21 Bemærk, at et advis fra VAS altid vil indeholde oplysninger om virksomheden antal ansatte, hjemkommune og branche samt om åbne sygedagpengesager i andre kommuner. Dette for at hjælpe kommunen i sagsbehandlingen. Filter 1 er kun aktivt ved anmeldelser. 12

Filter 2: Syg ejer Advis et i eksempel 2 viser en restaurant, der har højt sygefravær. Restauranten ligger blandt de øverste 25 pct., hvad angår antal dage med udbetalt sygedagpengerefusion pr. medarbejder igennem de seneste 12 måneder. Ejeren af restauranten er sygemeldt og anmoder om sygedagpenge. Eftersom han er ejer af restauranten, vil kommunen sammen med anmeldelsen og anmodningen om sygedagpenge modtage et advis fra VAS, hvor det vil fremgå, at den sygemeldte er ejer af den virksomhed, der anmoder om refusion. Sagsbehandleren noterer på sagen, hvorvidt adviseringen giver anledning til yderligere kontrol, og hvad en evt. kontrol har bestået i. Resultatet af sagsbehandlingen afslag, afslagsårsag eller beløb - meldes tilbage til VAS. 2 Virksomheden er blandt branchens øverste 25%, hvad angår antal dage med udbetalt sygedagpengerefusion pr. medarbejder igennem de seneste 12 måneder. Den sygemeldte er en del af ejerskabskredsen for den virksomhed, der anmoder om sygedagpengerefusion. Antal sygedage pr. medarbejder i virksomheden Grænseværdi for øverste 25% i branchen Gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder i branchen 51 47 34 Antal ansatte Hjemkommune Virksomhedsbranche 60 751 561010 Aarhus Restauranter Kommune nr. 727 746 - Kommune Odder Skanderborg Samlet Antal 3 8 11 Filter 2 er kun aktivt ved anmeldelser. 13

Filter 3: Nær familierelation til ejer Nedenfor vises endnu et konkret eksempel på et advis i det tilfælde, hvor en virksomhed opfylder kriterierne i 3. filter. Her er der tale om et murerfirma i byggebranchen. Murerfirmaet har et sygefravær af sådan et omfang, at firmaet ligger blandt de øverste 25 pct. Firmaet har anmodet om refusion af sygedagpenge for en sygemeldt, hvor den sygemeldte samtidig er gift med ejeren af murerfirmaet. VAS reagerer på anmodningen med et advis til kommunen med en meddelelse om dette. Sagsbehandleren noterer på sagen, hvorvidt adviseringen har givet anledning til yderligere kontrol, hvad en eventuel kontrol består i, og viderebehandler anmodningen. I forbindelse med kontrol noteres resultatet på sagen, og afgørelsen om bevilling af sygedagpenge eller afslag og afslagsårsag meldes tilbage til VAS. 3 Virksomheden er blandt branchens øverste 25%, hvad angår antal dage med udbetalt sygedagpengerefusion pr. medarbejder igennem de seneste 12 måneder. Den sygemeldte er i familie med en person i ejerskabskredsen for den virksomhed, der anmoder om sygedagpengerefusion. Antal sygedage pr. medarbejder i virksomheden Grænseværdi for øverste 25% i branchen Gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder i branchen 39 32 20 Antal ansatte Hjemkommune Virksomhedsbranche 250 479 439910 Svendborg Murere Kommune nr. 461 439 - Kommune Odense Kerteminde Samlet Antal 15 7 22 Filter 3 er kun aktivt ved anmeldelser. 14

Filter 4: Stor forskel i indberettet løn VAS kontrollerer alle indberetninger i eindkomstregistret, hvortil alle virksomheder hver måned indberetter løn for alle ansatte. Såfremt der konstateres en stor forskel i den løn, der er indberettet i eindkomst for den sygemeldte, og det beløb, der søges refusion for, udløser det et advis. Filteret vil slå ud, hvis forskellen mellem den anmeldte løn og løn fra eindkomst (efter AM-bidrag) er større end 10 pct. eller nominelt 5.000 kr. Filteret tjekker for den periode, der søges refusion for eller hvis der endnu ikke er indberettet for denne periode i eindkomst for den nærmest forudgående periode. Filteret vil også fange de tilfælde, hvor arbejdsgiveren reelt er ophørt med at udbetale løn til den sygemeldte, men stadig søger refusion. 4 Der er difference mellem indberettet løn i eindkomst og det beløb, der søges refusion for. Antal ansatte Hjemkommune Virksomhedsbranche 22 661 494100 Holstebro Vejgodstransport Kommune nr. 657 665 - Kommune Herning Lemvig Samlet Antal 1 2 3 NB: NemRefusion tjekker for, om der aktuelt er et ansættelsesforhold mellem arbejdsgiver og sygemeldte, men ikke, om der udbetales løn. Filter 4 gælder både ved anmeldelse og refusionsanmodning. 15

Filter 5: Modtager offentlige ydelser VAS tjekker også i eindkomstregistret, om den sygemeldte modtager andre offentlige ydelser. Hvis det er tilfældet, udløser det et advis med en liste over ydelser. Ligesom filter 4 tjekker filter 5 for den periode, der søges refusion for eller hvis der endnu ikke er indberettet for denne periode i eindkomst for den nærmest forudgående periode. 5 Personen modtager følgende offentlige ydelser i den periode, der er søgt refusion for: Boligsikring: 2.112,75 kr. Kontanthjælp: 3.354,25 kr. Antal ansatte Hjemkommune Virksomhedsbranche 3707 190 841100 Furesø Generelle offentlige tjenester Kommune nr. 151 163 240 - Kommune Ballerup Herlev Egedal Samlet Antal 17 12 6 35 Dette filter skal ses i den sammenhæng, at modtagelsen af offentlige ydelser altid vil medføre manuel sagsbehandling i kommunerne. Bemærk: Det er ikke alle typer offentlige ydelser, der har betydning for sygedagpengerefusion. VAS-advis et viser alle typer ydelser, der er registreret i eindkomstregistret. Også dem, der som boligsikring i eksemplet ovenfor ikke har betydning for sygedagpenge. Sagsbehandleren må selv frasortere de irrelevante ydelser. Filter 5 gælder både ved anmeldelse og refusionsanmodning. 16

Filter 6: Flere samtidige arbejdsgivere Hvis der til eindkomst er indberettet løn for den sygemeldte fra flere arbejdsgivere, vil det udløse et advis i VAS. Her tjekker VAS for de to forudgående måneder i eindkomstregistret. 6 Der har været udbetalt løn fra én eller flere virksomheder udover den virksomhed, som søger refusion: I/S Grønnegård CVR: 12345678 Antal ansatte Hjemkommune Virksomhedsbranche 9 561 014100 Esbjerg Avl af malkekvæg Kommune nr. 550 - - Kommune Tønder - Samlet Antal 1-1 Filter 6 tjekker ikke for flere ansættelsesforhold i den samme virksomhed kun for løn fra forskellige virksomheder. Filter 6 gælder både ved anmeldelse og refusionsanmodninger. VAS-advis ved tekniske problemer Alle sygedagpengeindberetninger skal beriges med et VAS-advis. Hvad enten dette er udløst af et af de filtre, der er beskrevet ovenfor, eller der er tale om et advis, hvor der står Intet at bemærke. I ganske særlige undtagelsessituationer, hvor der er tekniske problemer i VAS eller i de datakilder, som VAS benytter (CPR, CVR og eindkomst), kan det blive besluttet at videresende indberetninger til kommunerne, uden indberetningerne er blevet kontrolleret af VAS. Dette for at undgå ophobning af sagspukler i kommunerne og for at undgå problemer med tidsfrister i relation til underretningsbreve til de sygemeldte. I disse tilfælde vil NemRefusion tilføje en oplysning i advis et: "Indberetningen er ikke beriget med et VAS-advis på grund af tekniske problemer". Hvis dette er tilfældet, skal kommunerne altid underkaste indberetningen en skærpet kontrol. Indberetningen er jo ikke blevet forhånds-kontrolleret af VAS. 17

Samkøring af data Til at afgøre om der er tale om atypisk sygefravær bruger VAS oplysninger fra forskellige dataregistre og fra VAS-systemet selv, idet VAS indeholder oplysninger om sygefravær inden for forskellige brancher. Det gælder således oplysninger om virksomheders tidligere sygedagpengerefusioner, sammenligninger med andre virksomheder, CVR-oplysninger, CPR-data, brancheoplysninger, mv. Resultatet af samkøringen af data og VAS-advis et vil alene blive sendt videre til den kommune, der behandler den konkrete sag om sygedagpenge. Flere filtre i fremtiden De 6 filtre, som er beskrevet i denne udgave af VAS-vejledningen, er kun begyndelsen. Der er planlagt nye versioner af VAS, hvor der vil blive tilføjet flere, nye filtre. Mindst 15 filtre forventes VAS at komme op på. Det er således planen løbende at udvide VAS med nye filtre med det formål hele tiden at forbedre og raffinere VAS-systemets evne som digitalt værktøj, der kan gøre opmærksom på sager med en atypiskhed, som nærmere bør kontrolleres. Herved styrkes indsatsen over for snyd og misbrug af sygedagpengeudbetalinger. 18

Kontrol Sagsbehandleren skal som altid sikre sig, at oplysningerne i forbindelse med anmeldelse af sygefravær og anmodning om sygedagpengerefusion er korrekte. Advis-oplysningerne fra VAS skal imidlertid være en hjælp i sagsbehandlerens vurdering af, om der er behov for at kontrollere anmeldelsens oplysninger nærmere. Formålet er at se, om betingelserne for udbetaling af sygedagpenge reelt er opfyldt, så misbrug af sygedagpengesystemet opfanges. Den mest almindelige kontrol består i, at kommunen ringer eller skriver til lønmodtageren eller virksomheden og spørger om fx: Den sygemeldte har været syg i den angivne periode? Er ansat hos den angivne arbejdsgiver? Om den sygemeldte har modtaget underretningsbrevet? Om den sygemeldte har været enig i arbejdsgiverens oplysninger, særligt om han/hun er ansat i det antal timer, arbejdsgiveren har opgivet? Om timelønnen svarer til den timeløn, arbejdsgiveren har angivet? Fraværsårsag herunder kontrol af om fraværet er dækket af en 56-aftale. Anmodning om lægeerklæring ved tvivl, om der er tale om uarbejdsdygtighed pga. sygdom. I advis-eksemplet ovenfor i relation til filter 1 om IT-virksomheden kan kommunen fx ringe til virksomheden i forbindelse med anmodningen om refusion. Her får kommunen måske at vide, at virksomheden har udvidet medarbejderstaben i en kortere periode p.gr.a. en omfattende ordre og har derfor i en meget travl periode oplevet markant stigende sygefravær. Kommunen noterer oplysningerne på sagen og viderebehandler anmodningen om sygedagpengerefusion med henblik på at opnå et tilstrækkeligt grundlag til at kunne træffe afgørelse om bevilling eller afslag. Ydelsescentret eller sygedagpengeopfølgningen i de enkelte kommuner har hver deres kontrolprocedurer. Mange steder findes der fx personer fra kommunen, der tager på kontrolbesøg hos personer og/eller virksomheder. Ovenstående liste skal derfor kun ses som forslag til kontrolforanstaltninger. Det er op til den enkelte kommune at organisere kontroller i forbindelse med behandling af sygedagpengesager. Efter at have foretaget en eventuel kontrol skal kommunen, som bl.a. nævnt i kapitlet om lovkravene, sende resultatet af sagsbehandlingen tilbage til VAS dvs. om der er bevilget sygedagpenge, selve beløbet, eller om der er givet afslag og afslagsårsag.! VAS PENST Sagsbehandler Tilbagemelding Dagpengesystem Ydelsescenter 19

Tilbagemelding og afslagsårsag For at sikre en løbende udvikling og forbedring af kvaliteten i VAS og for at opsamle oplysninger til statistisk brug og analyse skal kommunerne via sagsbehandlingssystemet sende tilbagemeldinger til VAS. Tilbagemeldingerne skal indeholde oplysninger om: Hvorvidt et advis har givet anledning til yderligere kontrol. Resultatet af sagsbehandlingen, altså om der på baggrund af en given kontrol er bevilliget sygedagpenge og i så fald selve beløbet eller om der er givet afslag samt afslagsårsag. Disse oplysninger, og også hvilken type kontrol der er foretaget, noteres på sagen i kommunens sagsbehandlingssystem, dvs. KMD edagpenge. Afslagsårsag angives fra Kontrolsiden i edagpenge under Vælg en begrundelse, hvorfra begrundelsen automatisk sendes til VAS via NemRefusion, mens refusionsbeløb ligeledes automatisk overføres til VAS fra KMD Dagpenge efter beregningen i Dagpenge-systemet. Som tidligere nævnt træffer VAS ikke afgørelser, men påpeger alene forhold, der ud fra objektive kriterier bør undersøges nærmere. Det vil fortsat være en opgave for kommunen at foretage en vurdering på baggrund af yderligere oplysninger og træffe afgørelse i sager om sygedagpenge. 20

Journalisering Kommunen er generelt forpligtet til at journalisere sagsbehandlingsskridt i sager, hvor der træffes en afgørelse. Kommunen skal således i sager om sygedagpenge også journalisere sagsbehandlingsskridt i forbindelse med modtagne VAS-advis er. Det skal journaliseres, hvorvidt VAS-advis er har givet anledning til yderligere kontrol, hvad kontrollen har bestået i samt sagsbehandlingsresultatet. Her kan bemærkningsfelterne i KMD edagpenge benyttes, mens eventuel afslagsårsag skal angives under begrundelse, jf. ovenfor om Tilbagemelding og afslagsårsag. Hvis et VAS-advis ikke har givet anledning til yderligere kontroller, vil der i kommunens sagsbehandlingssystem automatisk ske journalisering. 21

Hvad VAS også kan bruges til Hvad loven forpligter kommunerne til i forhold til VAS er én ting. Noget andet er, hvilke perspektiver og muligheder der ligger i systemet. Indsatser i forhold til bestemte brancher Oplysningerne, som samles i VAS, vil på sigt udgøre en database om sygefravær til statistisk brug og analyse. Man vil kunne få et statistisk billede af, i hvilke brancher der er et meget højt sygefravær, som kan give anledning til særlige indsatser for at komme fejl og misbrug til livs og for målrettet at nedbringe sygefraværet. Oplysningerne vil fx i den enkelte kommune eller i et kommunalt samarbejde på tværs af kommuner - kunne bruges som en del af en kvalificeret vurdering af, om en given branche, hvor sygefraværet er atypisk højt, har behov for en særlig indsats. Det er hensigten, at oplysningerne, som samles i VAS, vil kunne trækkes som data ved et almindeligt statistikudtræk. Styrken i at kunne henvise til VAS Både i forhold til den enkelte anmeldelse af sygefravær og på brancheniveau, ses VAS som et godt grundlag at henvise til. Ikke som begrundelse i sig selv, men som en styrket hjælp i sagsbehandlingen, når der skal træffes afgørelse om udbetaling af sygedagpenge. Man kunne også forestille sig, at sagsbehandleren i forbindelse med fx en kontrolopringning vil kunne henvise til et unormalt højt sygefravær, som fremgår af VAS. Oplysningerne i VAS kan således både bruges som dokumentation og grundlag i forbindelse med særlige indsatser mod fx bestemte brancher. Men også som styrket hjælp i sagsbehandlingen og kontrolarbejdet, idet der kan henvises til oplysninger og data om virksomheder og brancher vedrørende sygefravær. 22

Værd at vide om VAS 3.0 VAS er et digitalt kontrolsystem, der fungerer i forbindelse med NemRefusion, den digitale indberetningsløsning for syge- og barselsdagpenge på Virk.dk. VAS forsyner alle sygedagpengeindberetninger, som går gennem NemRefusion, med et advis, der på et objektivt grundlag oplyser de kommunale sagsbehandlere om mønstre, som kan indikere forsøg på misbrug eller snyd med sygedagpengerefusioner. Denne vejledning har til formål at oplyse ledere og sagsbehandlere i kommunerne om VAS og forklare: - Hvad er VAS-systemet? - Hvilke regler gælder for VAS, og hvad er kommunens rolle? - Hvordan fungerer VAS?