Før du går i gang. Beregn ½ - 1 hel dag til at lave afdelingsfolderen Læs vejledningen før du går i gang. Og brug den undervejs Kontakt administrationen (Sonja Marita Poulsen) på 39 17 40 49 for at få din afdelings brugernavn og adgangskode Forbered teksten i word (eller et andet tekstbehandlingsprogram) før du går i gang (se side 5) Vær opmærksom på at du ikke kan bruge egne billeder med mindre du har adgang til programmet PhotoShop (se bilag 4) Hav tålmodighed. Systemet kan være langsomt. Ventetider på op til 1 minut kan forekomme. Det er bl.a. afhængigt internetforbindelsens hastighed Vælg mellem tre skabeloner, se eksempler (bilag 2) Du kan altid gemme det arbejde du har lavet og så komme tilbage til det (se side 15) Hvis du ikke arbejder på systemet i længere tid, vil du blive logget ud. Så husk at gemme ofte Beregn op til 3 ugers leveringstid af folderen Denne vejledning tager udgangspunkt i skabelonen: A Folder med delvis tekst med mange foto. - 1 -
- 2 -
INDHOLDSFORTEGNELSE Side: 1 Velkommen til DN s internetløsning til fremstilling af lokale afdelingsfoldere 3 2 Kom godt i gang 4 3 Sådan får du tekst ind i afdelingsfolderen a) Sådan gemmer du et Word dokument i txt format 5 b) Fotos 6 4 a) Log ind 7 b) Når du er logget ind 8 5 Når du går i gang 9 6 Valg af skabelon 10 7 Når brochuren er gemt 12 8 Forside, overskrift 14 9 Sådan gemmer du 15 10 Forside, billeder 17 11 Gem igen 19 12 Side 2 i folderen a) Valg 8 box v. foto 20 b) Valg 9 billedtxt 21 13 Side 3 i folderen spaltetxt (linieskift og fed skrift) 22 14 Side 3 foto og billedtekster 25 15 Side 4 foto og billedtxt 27 16 Side 4 Valg 21 txt midt 28 17 Valg 22 adresse 29 18 Valg 23 txt v. ryg 30 19 Gem valg sidste gang! 31 20 Print ud og læs korrektur 32 21 Bestilling af tryk 34 22 Ordren 35 23 Sådan ser ordren ud 36 24 Når du skal lave ændringer eller genoptryk 37 25 Sådan slettes tidligere foldere 37-3 -
- 4 -
1. Velkommen til DNs internetløsning til fremstilling af afdelingsfoldere Afdelingerne har nu mulighed for at fremstille deres egne lokale afdelingsfoldere i farver med billeder. Der er tre skabeloner at vælge imellem (1): A Folder med delvis tekst med mange foto (2): B Folder uden tekst med få foto (3): C Folder uden tekst med mange foto (se bilag 2: skabelon på tryk med angivelse af max antal tegn) - 5 -
2. Kom godt i gang Start med at kontakte Sonja M. Poulsen på tlf. 39 17 40 49 i administrationen eller på mail SMP@dn.dk. Få en lille snak og gode tips til folderen og få udleveret din afdelings brugernavn og password. Det er ligeledes her du skal henvende dig, hvis du støder ind i problemer. Systemet kan godt virke meget langsomt, fordi du arbejder over internettet, som er afhængigt af eksterne servere og nettets hastighed, så tag dig god tid og hold hele tiden øje med den blå opdateringsviser i bunden af dit skærmvindue, der kan ikke foretages nye valg, før det nuværende er opdateret. Følg denne vejledning nøje og vær opmærksom på, at alle Valg skal træffes. Det er en god ide, at have en hel dag til rådighed første gang, du skal fremstille en afdelingsfolder. Kom godt i gang med teksten: Forbered en tekst på forhånd i Word, tilpasset det antal bogstaver, som der er plads til i hver tekstboks, se vedhæftede eksempler på tomme skabeloner med antal tegn (du kan lave en optælling: Funktioner -> Ordoptælling -> og du kan se en liste over tegnantal (her bruges Tegn (med mellemrum)). Men der tages ikke højde for ekstra linieskift som bruger en linies tegn (med mellemrum). Husk at tænke på at lave overskrifter, mellemoverskrifter, brødtekster, billedtekster, men lad være med at bruge tid på at formatere teksten med fed osv. Læs korrektur og vær alle enige om ordlyden i folderteksten før du går i gang. Når alt dette er på plads skal du gemme dokumentet som en txt fil, også kaldet Almindelig tekst (dette er vigtigt, ellers bliver skriftstørrelse og linieskift mærkelige). Opdateringsviser: - 6 -
3. Sådan får du tekst ind i afdelingsfolderen Du kan skrive teksten direkte ind i skabelonen, men du kan også kopiere og indsætte tekst fra et Word dokument, se herunder: 3. a) Sådan gemmer du et Word dokument i txt format Når du har et Word dokument klar, som du vil kopiere fra til at sætte ind i brochuren/folderen, skal du omdøbe dokumentet til Almindelig tekst, således at teksten er helt fri for formatering ( rå ). Gå i Filer -> Gem som -> vælg under Filtype: Almindelig tekst -> klik på Gem (gem f.eks. på Skrivebord/desktop, med det navn du vælger til dokumentet). - 7 -
Nu kommer en ny boks, hvor du skal klikke i -> Anden kodning (så sort prik står her) -> vælg (i højre side) -> Unicode (UTF-8) -> klik OK. Lig med rå tekst. Luk Word dokument. Nu skal du åbne dit txt dokument (i Notesblok/Notepad) direkte fra Skrivebord eller via stifinder (højreklik på Start, vælg stifinder) hvis du har gemt det andet steds. Fra den rå tekst markerer du det stykke tekst du ønsker at sætte ind, kopierer (Ctrl c) og sætter ind (Ctrl v) det relevante sted i folderen. Bemærk: Må IKKE åbnes i Word (når du åbner et txt dokument i Word, er det ikke den rå tekst du får, Word laver rod i det, ved at formatere teksten). 3. b) Fotos Kom godt i gang med fotos: Når du først logger ind i systemet har vi indsat en masse forskellige fotos af forskellige naturtyper og sæsoner, diverse dyr og fugle, mennesker, børn m.m. Det er disse fotos, du kan vælge imellem. Husk at fotos skal stå i direkte relation til tekstens indhold. Det er ikke muligt at indsætte egne fotos (se bilag bagerst). Du finder en fotooversigt som bilag (se bilag xx) - 8 -
4. a) Log ind Log ind på systemet på http://online.trykbureauet.dk med det brugernavn og den adgangskode du har fået oplyst. Bemærk: For at Log ind knappen skal være aktiv (fremhævet), skal vinduet være maksimeret. Det vil sige at det skal fylde hele skærmen! - 9 -
4. b) Når du er logget ind Når du har logget ind kommer dette skærmbillede. Menuen til venstre er en oversigt over de brochureskabeloner der ligger i systemet. Disse er blot eksempler på hvordan skabelonerne ser ud. Nederst er der en ordrebog, hvor du kan se dine bestillinger. Det du nu skal bruge er Ny brochure, som kommer til at ligge under Tidligere brochurer når du har valgt skabelon og har navngivet/gemt den. Midt for er en visuel oversigt over de skabeloner, der er tilgængelige. PS: Boksen Levering: kan du udfylde nu, med den adresse din færdigtrykte afdelingsfolder skal leveres til. MEN du kan også vente til du er færdig med folderen. Boksen kommer frem igen når du har gemt det sidst Valg. - 10 -
5. Når du går i gang Når du skal lave en ny brochure, så skal du klikke på teksten Ny brochure i menuen til venstre I boksen ud for teksten profilnavn skriver du det, som din brochure/folder skal hedde, f.eks. Pærekøbing. Oprettelsestype skal stå til enkeltoprettelse (det gør det automatisk). Klik derefter på knappen Videre (Der kommer en advarsel i rødt, hvis du glemmer at angive profilnavn) - 11 -
6. Valg af skabelon Derefter skal du vælge den skabelon/det folder layout, som du vil anvende. Klik så der kommer et flueben i firkanten ud for den skabelon du vil bruge og klik på Videre Resten af denne vejledning vil tage udgangspunkt i skabelonen: A Folder med delvis tekst med mange foto. Det er skabelonen målrettet til Afdelingerne. - 12 -
Klik nu på gem, for at gemme den brochure du vil arbejde på Du vil se, at brochuren, så kommer ind i et arkiv Tidligere brochurer, her kan du til enhver tid finde de brochurer du har lavet eller er i gang med. Du kan altid åbne igen og arbejde videre med den, som du måske ikke er helt færdig med - 13 -
7. Når brochuren er gemt Brochuren er nu gemt, og du skal klikke på det lille plus tegn ud for brochurenavnet Når strukturen til venstre er foldet ud, skal du klikke på den skabelon som ligger i brochuren (skabelonen du har valgt). (Dette kalder vi struktur i vejledningen) - 14 -
Nu er du klar til at gå i gang med de Valg, der skal gøres for at fremstille afdelingsfolderen. I den nye valgkolonne, der er kommet frem i midten kan du se de valg, du skal igennem inden din afdelingsfolder er færdiglavet. - 15 -
8. Forside, overskrift Som valg nr. 1. skal du skrive overskriften til afdelingsfolderen (eller kopiere og sætte teksten ind, hvis du har forberedt/gemt i txt, i forvejen) (se side 5). Det sker i feltet nederst til højre. Når teksten er skrevet (eller sat ind) klikker du på opdater, så ser du, hvordan den ser ud på forsiden dernæst klikker du på ok, og teksten fryses fast i Forside, overskrift feltet (her er der fast skriftstørrelse og er beregnet til to linjer!). Skriver du for mange tegn i en tekstboks, kommer der en advarsel. Ret, så det kommer til at passe, og klik OK. Inden du fortsætter med dine Valg anbefales det at gemme! (Se næste side) PS: Du kan fortryde/rette i dit valg efter at du har opdateret og sagt OK (den hopper selv videre i Valg kolonnen). Du klikker bare på den linie du lige er kommet fra, og venter på at den kommer frem. - 16 -
9. Sådan gemmer du - VIGTIGT! Inden du fortsætter arbejdet med folderen, er det en god idé at gemme. Dette skal gøres ind imellem for ikke at risikere at at arbejde forgæves. Det er først efter at du har klikket på Gem valg at det, du indtil videre har lavet/sat ind i folderen, er gemt under Tidligere brochurer i venstre side. Det er ikke nok med opdater og OK! Det fastfryser kun tekst og billeder i skabelonen i højre side (området du arbejder i). Sådan gemmer du: Nederst i Valg kolonnen er Gem valg. Første gang du klikker på Gem valg skal prikken stå i Gem som (det gør den automatisk) navngiv folderen i feltet beregnet dertil. Klik på OK. Bemærk: anden gang du klikker på Gem valg skal prikken stå i overskriv (se senere). Du kommer automatisk til at stå på Valg 1 efter Gem valg. - 17 -
I venstre side er der nu et + udfor den valgte skabelon (her A) i din folder, det betyder at der ligger noget i. Klikker du på + kommer der en ekstra linie frem med et? foran din nys navngivne folder. Klik på? og fortsæt arbejdet med folderen i højre side. Efterhånden som du er færdig med en linie i Valg kommer der et flueben i stedet for et udråbstegn. Har du på et tidspunkt gemt og lukket ned, så er det også? i strukturen, du skal klikke på, når du starter op igen. Opdatér sætter teksten ind i boksen. OK fryser teksten fast. - 18 -
10. Forside, billeder Nu er overskriften på plads, og du skal nu til at vælge billeder til forsiden. I valgkolonnen i midten kan du se, at du nu er nået til det valg, der hedder 2. s1, foto 1. Du skal nu vælge et billede til den øverste ramme på forsiden. Klik på et billede i billedgalleriet (udvælg evt. billeder på forhånd, se bilag 3) vent på at der kommer en markeringsramme på billedet - og klik derefter på ok. I fotogalleriet nederst er der en række fotos som Danmarks Naturfredningsforening har fri rettighed til at bruge. Når du indsætter billedet bliver det automatisk centreret og skaleret og tilpasset billedrammen (Du kan se hvordan det ser, ud med det samme ) Vær dog opmærksom på om billedet passer i rammen - bred- eller højformat ( ligger eller står ). Forsiden er kun beregnet til billeder i bredformat. Når du zoomer ind, vil billederne se lidt uklare ud, men det er de ikke i den endelige trykte udgave. - 19 -
I billedgalleriet har vi indsat en masse fotos af forskellige naturtyper og sæsoner, diverse dyr og fugle, mennesker, børn m.m. Disse burde kunne dække de fleste afdelingers behov. Det er ikke umiddelbart muligt at indsætte egne fotos, med mindre du selv kan klargøre dine fotos til tryk. Dette er en kompliceret proces for ikke fagfolk se bilag 3 bagerst (vigtigt! inden du selv går i gang). Indsætter du et foto, som ikke er optimeret til tryk, stopper trykmaskinen, og det koster rigtig mange penge. Fortsæt nu med de næste billedvalg. Læg mærke til, at brochuren hele tiden opdateres med de valg du foretager dig - 20 -
11. Gem igen Efter at du har indsat 1 eller 2 billeder er det en god ide at gemme igen. Klik på Gem valg nederst i midterkolonnen. Nu er der kommet en ekstra linie ind under Gem som, som hedder Overskriv. Nu skal prikken stå i Overskriv, klik i overskriv og prikken står der. Klik på OK. Nu gemmer du oveni din folder. Herefter står prikken automatisk i Overskriv. Kommer du til at klikke OK (inden du flytter prikken) laver du så at sige en ny folder (der kommer et nyt? under det du arbejder med). Lad vær med det, det er dobbelt arbejde. Når du har gemt, hopper den tilbage til valg 1. Du klikker på den øverste linie, under valg, med udråbstegn (altså der hvor du er nået til) og fortsætter arbejdet. - 21 -
12. Side 2 i folderen 12. a) Valg 8 - box v. foto Her kan du skrive en indledende tekst til siden (evt. som passer til det billede (her i højformat), du har valgt til siden.) Skriv din tekst (eller brug tekst du har forberedt i txt, se side 5) og klik på Opdater for at se, hvordan det ser ud. Tallet i parentes i valgkolonnen er det antal tegn med mellemrum uden linieskift, der er plads til i tekstboksen. Formater teksten ved at indsætte blødt linieskift (-> ). Start med at indsætte blødt linieskift øverst foran det afsnit som skal rykkes ned, klik på, klik på Enter (= hårdt linieskift ) således at hele afsnittet hopper ned og står under -mærket. Fortsæt på samme måde foran de øvrige afsnit. Bemærk at kun det første -mærke kan ses efter Opdatering. Klik OK, hvis det er, som det skal være (Valg 8 er foruddefineret til fed tekst). Se side 22-23, hvor der er skrevet noget mere om formatering af tekst. - 22 -
12. b) Valg 9 - billedtxt Der er plads til en kort billedtekst til fotoet. Valg 9 er foruddefineret til kursiv tekst. Skriv og klik på opdater. - 23 -
13. Side 3 i folderen spaltetxt (Valg 10) Du skal nu skrive eller sætte en tekst ind (f.eks. fra bilag 1), som er forberedt i txt (se side 5). (Teksten skal være rå. Dvs. uden fed skrift og mellemrum. Den skal formateres efter indsættelsen). Hav evt. det oprindelige Word-dokument udprintet foran dig, så du ser hvordan teksten skal formateres. Sådan laver du linieskift: Stå bagved overskriften -> klik på delete (derved rykker teksten op bagved overskriften). Indsæt ( blødt linieskift ) ved at klikke på ->, klik på Enter. Sæt et foran næste underoverskrift -> Enter (og teksten rykker ned og står under -tegnet). Stå igen bagved (under)overskriften -> klik på delete (og teksten rykker op som før). Indsæt -> klik på Enter. Fortsæt proceduren til hele spalten er formateret. - 24 -
Sådan laver du fed skrift: Når teksten har den rigtige afsnitsinddeling, skal over- og underoverskrifterne formateres med fed. Marker overskrifterne (en ad gangen), klik på trekanten udfor Afsnit Formatering, vælg Fed mellem overskrift. Fortsæt med at markere og fremhæve de øvrige overskrifter. Klik på Opdater og OK. På samme måde kan du lave punktopsætning og indryk. - 25 -
Hvis der kommer neden stående Advarsel, betyder det at teksten overstiger max antal tegn i det Valg. Ret til -> klik på Opdater og OK. Ved at klikke på -tegnet, kan du se hvor meget tekst der er skåret af. Tallet i (parentes) fortæller, hvor mange tegn der er plads til i dette Valg. Eller hvis du vil se hele teksten mere tydeligt på skærmen, kan du bruge Zoom knappen. For at se formateringen skal du zoome ind til 200%, eller klik på PDF ikonet. (Klik tilbage på JPEG format for at arbejde videre). - 26 -
14. Side 3 foto og billedtekster Fortsæt med resten af siden med at sætte billeder ind - 27 -
og du fortsætter med at skrive billede tekster. Læg mærke til at der er plads til 2 liniers tekst. - 28 -
15. Side 4 - foto og billedtxt Også på side 4, ligesom på side 2, er der indsat en fast tekst, som er generel for alle afdelinger. Men til gengæld er der lavet plads til 4 liniers tekst til foto. - 29 -
16. Side 4 - Valg 21 - txt midt På side 4 (bagsiden af folderen) er der mulighed for at skrive/sætte tekst ind i én bred spalte Brug evt. tekst fra Bilag 1 (valg 21) som udgangspunkt, med de tilpasninger der skal til for at passe til din afdeling. Fremgangsmåden er den samme som ved valg 10 (se side 22). - 30 -
17. Valg 22 - adresse I dette felt er der plads til fire linier med f.eks. adresse oplysninger. Som du kan ane her, er 1. linie i adressen så lang, at en del af den springer ned således at der ikke er plads til den 4. linie. Ret til således at det ser ud som ønsket. - 31 -
18. Valg 23 - txt v. ryg Valg 23 er det sidste valg. Her har du mulighed for at skrive f.eks. hvem har ejerskab til tekst eller billeder. O.l. - 32 -
19. Gem valg sidste gang! Når du er nået til vejs ende med at designe din folder, skal du gemme hele herligheden en sidste gang. (Prikken står i overskriv) Husk! at du altid kan gå tilbage i Valg og lave evt. rettelser, men husk at gemme igen når du er færdig. - 33 -
20. Print ud og læs korrektur HUSK at læse grundigt korrektur! Du skal udskrive en papirkorrektur med lavtopløselige billeder ved at klikke på det lille PDF ikon. Så laver systemet en PDF, som kan udskrives. Tryk på PDF ikonet, derefter skal du stille dig på f.eks. Valg 1 (ikke i gem valg). Du kan se hvad de forskellige ikoner hedder ved køre pilen hen under ikonerne, derved kommer der kortvarigt en lille boks som fortæller hvad ikonet hedder. Når din folder står som PDF, skal du klikke på det 4-delte ikon (hvis det ikke automatisk er markeret), så kan du printe alle fire sider ud, og du kan samtidig se hvordan den vil se ud i trykt form. Klik nu på printer ikonet og print ud. (Klik tilbage på JPEG hvis/når du skal lave rettelser) - 34 -
Efter sidste Gem valg hopper den automatisk ned til Bestilling. I stedet for Bestil : Klik på Send korrektur og/eller Gem. (Se næste skærmbillede). Send folderen til korrektur hos en anden i afdelingen som en vedhæftet PDF fil. Se her under: (kan kun sendes til en ad gangen!) eller endnu bedre, gem PDF en på dit skrivebord. Åbn din mail og vedhæft filen og du kan sende til flere på en gang. - 35 -
21. Bestilling af tryk Nu kan du klikke på folderen i menuen til venstre for enten at bestille den hos Sonja i Masnedøgade - eller du kan ændre/rette i den. Klik på de små plus tegn for at folde strukturen ud. Klik på det lille plustegn og så på valgsættet under Tidligere brochurer Pærekøbing. Så kommer brochuren frem og du kan klikke på det Valg du ønsker at ændre - eller du kan klikke på/vælge Bestilling som ligger nederst under de forskellige valg, klik på Bestil. Bestillingen går direkte til smp@dn.dk. Husk at udfylde med antal og leveringsadresse. - 36 -
22. Ordren NB! Inden du klikker på bestillingsknappen skal du sikre dig, at alt er ok og at leveringsadressen er rigtig. Så er der bestilt og du har fået dit ordre nummer! Din ordre kan du også se ligge i Ordrebog ved at klikke på + udfor Ordrebog. - 37 -
23. Sådan ser ordren ud Således ser din ordre ud, når du åbner ordren ude i venstre side! Godt gået!! Bestillingen effektueres først efter godkendelse af Danmarks Naturfredningsforening. Leveringstiden er ca. 3 uger. - 38 -
24. Når du skal genoptrykke og lave ændringer. Du kan til hver en tid lave ændringer/tilretninger og genoptrykke afdelingsfolderen. Det bliver i så fald en ny ordre, da det ikke er en gammeldags tryksag. Gå ind under Tidligere brochurer -> vælg den du ønsker at rette/genoptrykke, klik på + indtil du kommer til? og arbejd videre derfra. Når du har lavet evt. rettelser, klikker du på Bestilling udfyld boksene med antal og leveringsadresse og klik på Bestil. 25. Sådan slettes tidligere foldere Har du for meget liggende inde som du ønsker at slette, skal du kontakte Sonja på e-mail: smp@dn.dk eller på tlf.: 39 17 40 49, og fortælle hvilke foldere du vil have slettet. Det kan du ikke gøre selv. - 39 -
- 40 -