Dokumenter og mails. - Arkivering af dokumenter og mails på sagen

Transkript

1 Dokumenter og mails - Arkivering af dokumenter og mails på sagen Denne guide er lavet for at vise hvordan, man arkivere dokumenter og mails fra Outlook og mails fra C&B i sagens filmappe.

2 Arkivering af dokumenter og mails I C&B har du mulighed for at arkivere filer/dokumenter/mails på den enkelte sag, i sagens filmappe. Alt er samlet elektronisk på sagen som en samlet sagsmappe. C&B Dokumenter og mails gennem i mappen Filer / Vedhæftede filer - den blå filmappe. Arkivering af dokumenter i C&B Dokumenter du har hentet via en hjemmeside, f.eks. den offentlige ejendomsvurdering fra Skat, gemmes som en PDF-fil på f.eks. skrivebordet, hvorefter dokumentet kan trækkes ind på sagen. Vælg først hvilken mappe dokumentet skal ligges i f.eks. 2 Bilag OBS Bilag er tiltænkt bilag/dokumenter for ejendommen og handlens dokumenter jf. købsaftalen. Hvis du ikke kan se det arkiverede dokument/mail i mappen kan du trykke på disketten, som opdatere mappe eller skifte skærmbillede og tilbage igen. Import filer Dokumentet kan også gemmes på din computer og trækkes derfra eller importeres ved at benytte importer filer Når du trykker på dette ikon får du følgende muligheder for at importere til: Disk - Stifinder til din computer Mail Kan du vælge fra din indbakke i C&B (denne indbakke benyttes pt. ikke af alle forretninger/kæder) C&B System Får du mulighed for at vælge sag eller person fra C&B, hvor du kan have gemt dokumenter/filer

3 Eksport filer Dokumentet kan også eksporteres til f.eks. din computer eller anden enhed som USB-nøgle, ved at markere dokumentet og tryk Eksporter. Når du trykker på dette ikon får du følgende muligheder for at eksportere til: Systemet Får du mulighed for at vælge sag eller person fra C&B, hvor du kan have gemt dokumenter/filer Disk - Stifinder til din computer Du kan med fordel oprette en grundejer/ejerforening og ligge dokumenter ind i foreningens filer (2Bilag). Så har du dokumenterne samlet og du kan let ved at importere fra sag vælge/genbruge disse dokumenter. Arkivering af mails fra C&B Du kan sende mails via C&B og et svar retur vil blive fremsendt til din indbakke i Outlook. Hvis du IKKE kan sende mails fra C&B, mangler der opsætning af din bruger. Se særskilt vejledning herom. Du kan arkivere mailen direkte på sagen som PDF-fil, så du har din korrespondance samlet et sted. Du arkiverer på følgende måde: Inden du sender en mail fra C&B, kan du vælge at den skal gemme sig i den blå mappe ( filer ) som en PDF fil. Øverst til højre vælger du dokumentmappen du vil gemme i, og du vil få mulighed for at navngive mailen, forinden du trykker SEND. Mailen vil blive arkiveret i den valgte mappe, stemplet med afsendelsestidspunkt.

4 Vedhæft Her kan du vælge at trække en fil fra f.eks. skrivebordet ind eller tryk vedhæft og du vil får følgende valgboks. Flere muligheder Send BCC til afsender, anmod om kvittering for modtagelse, anmodning om kvittering for læsning, indsætte fast tekst, EDH link og via mail etc. Her kan du tilføje en aktør fra sagen som modtager på sin mail. Sendte mails fra C&B Sendte mails fra C&B fremgår på forsiden af sagen, under . Her kan du bl.a. åbne mailen igen og gemme den som PDF, hvis du ikke fik det gjort inden du sendte mailen og du kan Videresende. På forsiden af sagen kan du se en samlet liste over alle aktører på sagen. Hvis du gerne vil sende en mail til en eller flere aktører, kan du markere den/dem, og trykke mail, og du vil får en tom mail. På hovedsagen er det ALLE sagens aktører du kan se. Hvis du står på et Udbud, er det kun udbuddets aktører du kan se.

5 Outlook Når du har modtaget en mail i Outlook med filer, kan du arkivere filerne direkte fra mailen på sagen. Du har også mulighed for at arkivere mailen i sin helhed med filer på sagen. Det forudsætter din Outlook integration er aktiv Se særskilt vejledning herom. Arkivering af dokumenter fra Outlook mail Mails med vedhæftet filer kan arkiveres direkte på din sag i C&B. Du skal gøre følgende: Marker eller åben din mail. Vælg fanebladet med C&B ikonet. Du kan vælge mellem Eksporter til sag eller Eksporter til person Ved arkivering af filer trykker du på Filer. Vælg sag i boksen der kommer frem. I søgefeltet kan du søge på sags nr., adresse eller andet - tryk Næste. Har du behov for at se sager fra anden butik kan du øverst vælge et udvalg. Udvalget skal være lavet i C&B. Marker hvilken filmappe, du vil arkivere de valgte dokumenter/filer i - tryk Næste. Du får en ny boks op, hvor du kan vælge med flueben, hvilke filer du vil arkivere på sagen HUSK højre klik og du kan omdøbe dokumentet - tryk OK". OBS Husk at omdøbe inde du trykker OK til det sidste skærmbillede.

6 Arkivering af mails fra outlook Mails med og uden filer du har i din Outlook indbakke, sendt post mv. kan du arkivere direkte på din sag i C&B Du skal gøre følgende: Marker eller åben din mail. Vælg fanebladet med C&B ikonet. Du kan vælge mellem Eksporter til sag eller Eksporter til person Ved arkivering af mail med eller uden filer trykker du på . Vælg sag i boksen der kommer frem. I søgefeltet kan du søge på sags nr., adresse eller andet - tryk Næste. Har du behov for at se sager fra anden butik kan du øverst vælge et udvalg. Udvalget skal være lavet i C&B systemer. Marker hvilken filmappe, du vil arkivere de valgte mail i - tryk Næste. Du får en ny boks op, hvor du kan vælge om mailen skal gemmes som MSG eller PDF fil - HUSK højre klik og du kan omdøbe mailen - tryk OK". OBS Husk at omdøbe inde du trykker OK til det sidste skærmbillede.