Tolkeudbud bestilling og fakturering
9. Juni 2015 2
Formål i dag Afklare hvilke arbejdsgange relateret til bestilling, dokumentation af tolkesamtale og samtaletidspunkt, kvittering og fakturering systemerne skal understøtte. Opsummering af, hvor de største udviklingspotentialer ligger. Afklare hvilke muligheder der er for at udvikle og implementere bedre systemer i alle regionerne og hvordan det giver mening af arbejde videre med området. Samle input til kravspecifikation.
Dagsorden 09.00 Velkomst, præsentationsrunde og intro til processen 09.20 Identificere udviklingspotentialer ud fra kortlægning af eksisterende arbejdsgange. 10.20 Cap Gemini og Region Midt præsenterer løsning Region Midt har implementeret. 11.20 Præsentation af tolkebureauernes behov og synspunkter vedr. bestillings- og faktureringspraksis ved Björg Magnusdóttir. 11.40 Frokost 12.20 Gruppearbejde: hvordan arbejdsgangene omkring bestilling og fakturering bør fungere og hvad systemerne skal kunne levere. 13.50 Opsamling på diskussioner grupperne præsenterer. 14.50 Videre proces. 15.00 Tak for i dag.
Arbejdsgange Reg Nord Hospital: Booking via internetbestillingssystem på tolkebureauernes hjemmesider. Der bestilles også nogle gange over telefon, fax og mail. Dette dog ikke i så høj grad. Der er ønske om at undersøge mulighederne for at lave bestilling i Bookplan eller EPJ.
Arbejdsgange Reg Midt Hospital: Tolkeportalen stillet til rådighed og opsat til alle afd., som ønsker det. (ikke krav) Elektronisk bestilling via Tolkeportalen er meget udbredt på regionshospitalerne, men enkelte afdelinger anvender også/kun tolkebureauernes tlf/fax/hjemmeside. Almen praksis: Bestiller næsten udelukkende via tolkebureauernes tlf/fax/hjemmeside. Der er igangsat pilotafprøvning af Tolkeportalen til almen praksis i maj 2015. Staben Nære Sundhedstilbud godtgør udgifter. Psykiatrien: Har indført Central Visitation i Silkeborg, hvor alle nye patienter håndteres, herunder også bookning af tolkning til behandling, som skal foregå på andre geografiske lokationer end i Silkeborg. Bestiller af tolkeydelser er dermed en anden end dem, som skal have patienter i behandling.
Arbejdsgange Reg Syd Hospital: Bruges internetbestillingssystem på tolkebureauernes hjemmesider. Der bestilles også over telefon, fax og mail, særligt på sengeafdelinger, hvor der ofte er behov for bestilling til samme dag. Almen praksis: Bruger primært internetbestillingssystem på tolkebureauernes hjemmesider. Regionens Praksisafdelingen godtgør udgifter.
Arb.gange sygehuse og almen praksis
Bestilling sygehuse
Ønsker bestilling sygehuse Ved henvisning fra praktiserende læge: Krav om at angive, om der er brug for tolk eller ej. Samt angive sprog, dialekt og evt. kønspræference. Papirløs bestilling, så man ikke længere modtager bekræftelse for bestilling inkl. tolketidspunkt, apparatnummer mv. over fax men i stedet digitalt. Sikring af, at rekvirent og tolkeudbyder gemmer specielle ønsker, der er skrevet i bemærkninger. Bekræftelse på bestillingen af tolk, så man er sikker på, at tolkebureauet har noteret det rigtigt (under specielle bemærkninger) Bestilling og kvittering skulle også optimalt set hænge sammen.
Kvittering sygehuse
Ønsker kvittering sygehuse Hurtigt at kunne kontrollere, om tolkningen er udført. (OBS: adgang til CPR nummer ved adgang til journal) Tidspunkt for tolkesamtalen (samlede tid, samtalen har varet samt start og slut-tidspunkt) registreres automatisk lige efter tolkesamtalen. Kvittering for tolkning lige når samtalen afsluttes, hvorefter tolkningen automatisk sendes til fakturering. Opfølgning på, om tolkene har leveret en ordentlig kvalitet og det man bestilte (fx rigtig dialekt, køn, religion mm).
Validering og fakturering sygehuse
Ønsker fakturering sygehuse Kvittering hænger sammen med bestilling og kvittering for tolkning. Let kunne se, hvem der har bestilt og benyttet tolkning. (Specifik afdeling samt medarbejder)
Bestilling almen praksis
Ønsker bestilling almen praksis Digital bekræftelse på tolkebestilling (i dag e-mailbekræftelse). Bestilling og kvittering skulle hænge sammen. Ved aflysning: Tolkeudbyder skal sende bekræftelse på aflysning i et format, der kan bruges som dokumentation. (OBS: Sikkert system mht. CPR nummer.) Pop-up vindue el. lign. med gode råd til tolk og behandler, når man logger på udstyr til videotolkning. (praktiske og etiske råd).
Kvittering almen praksis
Ønsker kvittering almen praksis Tidspunkt for tolkesamtalen (samlede tid, samtalen har varet samt start og slut-tidspunkt) registreres automatisk lige efter tolkesamtalen. Kvittering for tolkning lige når samtalen afsluttes, hvorefter tolkningen automatisk sendes til fakturering. Pop-up vindue el. lign., der dukker op lige efter tolkning, hvor man kan vurdere kvaliteten af tolkningen.
Validering og fakturering almen praksis
Ønsker fakturering almen praksis Fakturering hænger sammen med bestilling og kvittering for tolkning.
Dot voting Klinikere og administrativt personale 2 klistermærker hver Markér der, hvor der er størst behov for forandring i dag Præsentér største problemområder for gruppen