Notat om pligter og rettigheder i relation til ph.d.-studerende ved NAT, SDU. Behandlet på ph.d.-udvalgets møder den 27. februar og den 7. maj 2008. Endelig bekræftet via e-mail i maj 2008. Den ph.d.-studerende Du har alene ansvaret for at opfylde alle ph.d.-studiets krav tilfredsstillende. Ansættelsessted og vejleder(e) har ansvaret for, at der tilbydes dig en realistisk mulighed for at gøre dette. Arbejdsgiveren for ph.d./erhvervsph.d.-ansættelsen (typisk et institut ved SDU eller en privat virksomhed) skal sørge for tilstrækkelige faciliteter, og vejleder(ne) skal med vejledning og rådgivning arbejde aktivt for, at det er muligt at nå målet inden for den afsatte tid. Den ph.d.-studerende har alene ansvaret for resten, herunder at udnytte mulighederne, så ph.d.-afhandlingen afleveres til tiden. Du skal derfor også selv henvende dig til vejledere og evt. arbejdsgiveren (institutlederen hvis ansat ved SDU), hvis der er problemer med f. eks. projektets gennemførelse, som du ikke selv kan løse inden for rimelig tid. Du skal som minimum have læst og forstået dit ansættelsesbrev, ph.d.-bekendtgørelsen og de lokale regler. Du skal sammen med vejleder(ne) planlægge forskningen (projektet), kursusforløb, miljøskifte, videnformidling, deltagelse i internationale møder og skrivning af afhandlingen. Planen skal overholde ph.d.-bekendtgørelsen, generelle lokale regler (fakultetsniveau) og specifikke lokale regler på institut og i forskeruddannelsesprogram. Hovedtrækkene for hele forløbet skal beskrives i forsknings- og uddannelsesplanen (ph.d.-planen), som skal underskrives af dig selv, hovedvejleder og eventuelle andre vejledere og afleveres til instituttets ph.d.-studieudvalg til vurdering senest 2 måneder efter studiets start. Du skal publicere et antal artikler/konferencebidrag med peer-review i henhold til studieprogrammets regler og praksis for dit fagområde. 1 Du bør sørge for medforfattererklæringer (brug formular på nettet) straks efter publikationen er accepteret, da de skal foreligge samtidigt med indleveringen af afhandlingen, og erfaringen har vist, at det sommetider kan være vanskeligt at skaffe alle erklæringer senere. Medforfattererklæringer må gerne afleveres i selve afhandlingen. Du skal aflevere en populærvidenskabelig beskrivelse af ph.d.- projektet efter afleveringen af afhandlingen, men inden ph.d.- forsvaret. Beskrivelsen bliver lagt på fakultetets hjemmeside under http://www.sdu.dk/om_sdu/fakulteterne/naturvidenskab/forskning/ Phd_projekter.aspx 1 Eksisterer der ikke publikationer, er det et krav, at bedømmelsesudvalget i sin indstilling bekræfter, at afhandlingen indeholder resultater, der forventes at kunne publiceres i et internationalt peer reviewed tidsskrift. 1
Du har ret til relevant vejledning og rådgivning fra vejlederne i rimeligt omfang, normalt mindst en gang per uge, med mindre andet kan begrundes. Du og din(e) vejleder(e) bør som hovedregel aftale faste vejledningstidspunkter. Hvis du er ansat ved SDU, så refererer du til institutlederen med hensyn til pligter og rettigheder. Institutlederen har alene arbejdsgiveransvar og rettigheder, uanset om projektet er helt eller delvist medfinansieret af et forskeruddannelsesprogram eller af en vejleders projektbevilling. Dvs. kun institutlederen kan pålægge dig bestemte arbejdsopgaver. Bemærk, at undervisning og anden hjælp udført for vejlederne ikke tæller i forhold til 840 timers arbejdsforpligtelsen, med mindre arbejdet er godkendt af institutlederen. Hvis du ikke er ansat ved SDU, så fremgår pligter og rettigheder af din ansættelseskontrakt og dit ansættelsessteds kontrakt med SDU omkring din ph.d.-uddannelse. Du skal straks orientere vejleder(e), institutleder og fakultetet om forhold, der vil/kan umuliggøre en normal arbejdsindsats (f. eks. egen sygdom, nær families sygdom, barsel). Du skal være tilmeldt mailinglisten phdinfo@nat.sdu.dk, som anvendes af fakultetet til at orientere om nye regler, udbudte kurser, ph.d.-udvalgsmøder m.v. samt andet, der vurderes af interesse for mange af de ph.d.-studerende. Der udsendes mail om resultatet af individuelle ansøgninger. Hvem kontaktes ved problemer (i rækkefølge) med regler (afhængigt af problemets art): vejleder(e), institutsekretariat, instituttets ph.d.-studieudvalgsformand, fakultetssekretariatet, ph.d.-studieleder. med arbejdsmiljø og andre arbejdsforhold: institutleder/arbejdsgiver med projekt: vejleder(e), eventuelt institutleder og/eller instituttets ph.d.-studieudvalgsformand afhængigt af problemets art, ph.d.- studieleder. med vejleder(e): primært ph.d.-studieleder hvis problemet vedrører ph.d.-projektet, primært institutleder/arbejdsgiver hvis det f.eks. drejer sig om arbejdsmiljø, herunder sikkerhed, eller uautoriserede arbejdsopgaver. med instituttets ph.d.-studieudvalgsformand: ph.d.-studieleder, eventuelt institutleder hvis det drejer sig om opgaver pålagt ph.d.- studieudvalgsformanden af instituttet. med institutleder: hvis det drejer sig om fortolkning af ph.d.-regler, så fakultetssekretariat eller ph.d-studieleder, ellers dekan. med personlige forhold (f.eks. barsel, sygdom): alle vejledere, institutleder/arbejdsgiver og fakultetssekretariat. i øvrigt: hvis du er i tvivl, så vil fakultetssekretariatet rådgive om, hvad du skal gøre, eller hvem du skal henvende dig til. Philos, som er et netværk for ph.d.-studerende ved det Naturvidenskabelige Fakultet, kan også kontaktes enten personligt eller via hjemmesiden http://www.sdu.dk/philos 2
Hovedvejlederen (HV) HV har det juridiske hovedansvar for, at alle formalia i forbindelse med ph.d.- uddannelsen, som beskrevet i ph.d.-bekendtgørelsen suppleret med lokale regler på fakultetet og eventuelle regler på instituttet eller i forskeruddannelsesprogrammet, overholdes. HV skal have læst og forstået ph.d.-bekendtgørelsen, fakultetets generelle regler, samt de eventuelle regler på instituttet eller i forskeruddannelsesprogrammet. HV skal sikre at ph.d.-planen udfærdiges inden 2 måneder efter ph.d.- studiets start. Udover det, der omtales i afsnittet om den ph.d.- studerendes ansvar, så skal HV sikre, at der er kompetent vejledning til alle projektets dele, eventuelt ved at inddrage medvejledere. HV skal så vidt muligt sikre, at den ph.d.-studerende har en realistisk mulighed for at følge ph.d.-planen. Hvis det ikke er muligt at løse de opståede problemer, så har HV ansvaret for at ændre ph.d.-planen sammen med projektvejlederen, den ph.d.-studerende og eventuelle medvejledere, så den ph.d.-studerende får genetableret en realistisk mulighed for at opnå ph.d.-graden uden forsinkelse. HV skal forud for hver af de regelmæssige evalueringer af ph.d.- studieforløbet sammen med eventuelle medvejledere evaluere om den ph.d.-studerende følger ph.d.-planen tilfredsstillende, og om fortsættelse kan anbefales ubetinget, eller om den ph.d.-studerende skal have 3 måneder til at rette op på studiet (den mulighed kan kun gives en gang). Samtidigt skal HV sammen med eventuelle medvejledere vurdere, om ph.d.-planen skal ændres. HV har dermed også det overordnede juridiske ansvar for at vejledningen ydet af de evt. medvejledere er tilfredsstillende (se beskrivelserne under afsnittet om den evt. projektvejleders ansvar). HV har hovedansvaret for miljøskiftet. HV skal i god tid, normalt senest to år før studiets afslutning, sammen med den ph.d.-studerende og projektvejlederen planlægge miljøskifte, helst til udlandet. Hovedformålet med miljøskiftet er, at den ph.d.-studerende skal skabe sig større internationalt netværk og opleve, at arbejde og institutter kan organiseres anderledes end ved SDU. Forskningen under miljøskiftet skal ikke nødvendigvist være centralt for ph.d.-projektet, men det skal tilsigtes, at miljøskiftet giver god mulighed for en publikation sammen med forskere fra miljøskifteinstitutionen, også selvom denne eventuelt ikke kan indgå i ph.d.- afhandlingen. HV skal være godkendt som vejleder af ph.d.-skolelederen. HV skal deltage i kompetenceudvikling for ph.d.-vejledere udbudt af fakultetet eller tilsvarende. HV skal være tilmeldt mailinglisten phdinfo@nat.sdu.dk 3
Projektvejlederen (PV, kan være den samme som hovedvejlederen) For erhvervsph.d.-studerende skal der udpeges en medvejleder, som er tilknyttet den ansættende virksomhed. Denne medvejleder, som har særlig indsigt i og ansvar for forskningsprojektet, vil vi her omtale som projektvejleder. For andre ph.d.-studerende kan der udpeges en medvejleder med en tilsvarende rolle, som ligeledes vil blive omtalt som projektvejleder. Er der ikke udpeget en sådan, anses hovedvejlederen som projektvejleder. PV skal sammen med HV, den ph.d.-studerende og eventuelle medvejledere udarbejde en ph.d.-plan inden 2 måneder efter ph.d.-studiets start. PV skal forud for hver af de regelmæssige evalueringer af ph.d.-studieforløbet meddele HV, om projektet skrider tilfredsstillende fremad i henhold til ph.d.- planen, og PV skal sammen med HV og den ph.d.-studerende vurdere, om ph.d.-planen skal ændres i lyset af forløbet af siden den seneste evaluering. PV har det akademiske hovedansvar for projektvejledningen, herunder at vejledning og rådgivning er relevant og tilstrækkelig (normalt mindst en gang per uge, med mindre andet kan begrundes), at evt. andre medvejledere og HV inddrages, når det er relevant, at ph.d.-projektet er gennemførligt inden for den afsatte tid. at projektet kan føre til nye resultater på tilstrækkeligt højt niveau til at danne grundlag for en ph.d.-afhandling på internationalt niveau, at ændre projektplanen ( plan B ) hvis der opstår uforudsete vanskeligheder, f.eks. apparatproblemer, vejrproblemer i biologi, ideen holder ikke, osv. i så god tid før afslutningen af studiet, at der er tilstrækkelig tid til at den ph.d.-studerende har en realistisk mulighed for at aflevere en ph.d.-afhandling til tiden. PV refererer til HV mht. opfyldelse af disse krav. PV skal deltage i kompetenceudvikling for ph.d.-vejledere udbudt af fakultetet eller tilsvarende. PV skal være tilmeldt mailinglisten phdinfo@nat.sdu.dk Evt. andre medvejledere (MV) MV har ansvaret for vejledning som aftalt med den ph.d.-studerende, PV og HV. MV refererer til PV mht. opfyldelse af disse krav. MV bør være tilmeldt mailinglisten phdinfo@nat.sdu.dk Lederen af det enkelte forskeruddannelsesprogram (LF) LF har ansvaret for at programmets egne regler opfyldes og attesterer ved sin underskrift at dette er tilfældet i forbindelse med indskrivning af den ph.d.-studerende (optagelse i forskeruddannelsesprogrammet) forsknings- og uddannelsesplanen ( ph.d.-planen ) ansøgninger om individuelle studieaktiviteter og meritoverførsler LF bør være tilmeldt mailinglisten phdinfo@nat.sdu.dk 4
Institutternes ph.d.-studieudvalg Medlemmerne skal være tilmeldt mailinglisten phdinfo@nat.sdu.dk Udvalget skal fagligt forbehandle alle ansøgninger til fakultetets ph.d.-udvalg. Dog må kun en ph.d.-studerende kun deltage i behandlingen af personsager, såfremt vedkommende også er medlem af fakultetets ph.d.-udvalg. Undervisermedlemmerne skal forbehandle de obligatoriske skriftlige evalueringer af uddannelsesforløbet for den enkelte ph.d.-studerende, før disse videresendes til fakultetet (men ikke de mundtlige evalueringer med ph.d.-studielederen). Undervisermedlemmerne udgør også et permanent udvalg til faglig bedømmelse af ansøgninger om indskrivning som ph.d.-studerende og til prioritering blandt ansøgerne hvis der er flere. Intet undervisermedlem må være alene om at forbehandle ansøgninger, skriftlige evalueringer m.v. fra en ph.d.-studerende, som vedkommende er HV eller PV for. Institutledere (IL) IL er nærmeste overordnede (arbejdsgiver) for de ph.d.-studerende ansat ved instituttet medmindre andet fremgår af ansættelseskontrakten, f.eks. for erhvervsforskere og andre typer ansættelser i virksomheder eller sektorforskningsinstitutioner IL afholder årlige medarbejderudviklingssamtaler (MUS) med hver af instituttets ph.d.-studerende MUS må ikke videredelegeres til forskningsledere eller andre Ved MUS skal der altid diskuteres arbejdsmiljø, herunder forhold til vejleder(ne), arbejde for instituttet, planer for miljøskifte og andre rejser. Herudover kan begge parter bringe andre emner op. Den første MUS samtale bør ske mellem 1 og 4 måneder efter ph.d.- studiets start. Her kan f.eks. aftales en foreløbig plan for undervisning eller andet arbejde for instituttet. IL skal autorisere instituttets betaling af relevante indenlandske tjenesterejser (til forhåndsgodkendte ph.d.-kurser, forskningsformål og møder) og kursusafgifter for forhåndsgodkendte ph.d.-kurser (for kurser under det åbne marked for ph.d.-kurser i Danmark må der ikke opkræves kursusafgift, kontakt fakultetssekretariatet hvis i tvivl) Bemærk at taxameterpengene for de ph.d.-studerende er overført uspecificeret til institutterne fra fakultetet. Det er derfor institutternes ansvar at betale for disse udgifter og ikke fakultetets ansvar. Institutterne kan definere et max. beløb per år (skal godkendes af fakultetet) Fakultetet har dog reserveret en pulje (studierejsekontoen) til udenlandske studierejser og støtte til miljøskifte (beløb min. 2000 kr.); sådanne udgifter er institutterne altså ikke forpligtet til at støtte. IL skal være tilmeldt mailinglisten phdinfo@nat.sdu.dk Institutsekretariater (IS): service for ph.d. studerende IS servicerer ph.d.-studerende som andre medarbejdere ved instituttet IS modtager ansøgninger til forbehandling i instituttets ph.d.- 5
studieudvalg i henhold til lokal praksis IS henviser til nettet for ansøgningsskemaer om studierejsestøtte, støtte til miljøskifte, individuel studieaktivitet, meritoverførsel, videnformidling, ændring af titel (i stedet for at have stakke af ansøgningsblanketter liggende det kan være de er forældede) IS henviser til instituttets ph.d.-studieudvalgsformand, hvis der er tvivl om regler eller procedurer. IS har ved ansøgninger om nye eller ændrede ph.d.-kurser ved instituttet ansvar for, at der udarbejdes en fyldestgørende kursusbeskrivelse iht. reglerne. ansøgning og beskrivelse indsendes af institutlederen til fakultetets ph.d.-udvalg; det fremgår, om det er et engangskursus eller med hvilken frekvens det vil blive gentaget. hvis kurset også ønskes godkendt som kandidatkursus, indsendes det også til kandidatstudienævnet (som evt. kan have yderligere krav til bilag). der vedlægges begrundelse for den faglige relevans, eksamensform, tilstrækkeligt niveau fra det instituttets ph.d.- studieudvalg I forbindelse med ph.d.-forsvar har IS ansvaret for reservation af lokale til forsvaret udfærdigelse og opsættelse/annoncering af opslag anmeldelse til http://www.sdu.dk/kalender så snart sted og tid er på plads IS skal være tilmeldt mailinglisten phdinfo@nat.sdu.dk, så sekretariatet er orienteret om hvad de ph.d.-studerende har fået at vide. 6