Koncern HR Juni 2012 UDKAST: Procesplan proces for lederrokade i forbindelse med ændring af klinisk ledelsesstruktur. Som en del af tilrettelæggelsen af den fremtidige ledelsesmæssige organisering, fastlægges i denne procesplan principperne for den afledte omstillingsproces. Procesplanen er udarbejdet således at der trækkes på erfaringerne der blev gjort i forbindelse med det administrative serviceeftersyn, med det fokus at skabe mindst mulig usikkerhed i organisationen, samt at sikre at de nuværende ressourcer anvendes bedst muligt i den fremtidige organisation. Væsentlige ændringer i oplægget til fremtidig klinisk ledelsesorganisering, vil kunne indebære behov for justeringer i denne procesplan. Den beskrevne proces vil således kunne ændres indtil der foreligger en endelig politisk vedtagelse forventes august 2012. Personkreds hvem berøres af omstillingen? Til forskel fra tidligere omstillingsprocesser i Region Nordjylland vil den aktuelle rokade alene berøre en afgrænset kreds af ledere på regionens sygehuse. Dette indebærer, at processen må tilrettelægges ud fra to væsentlige grundvilkår: - Der må tages højde for mange, forskelligartede og generelt komplekse ansættelsesformer for de berørte. Forandringerne må gennemføres, sådan at der på det individuelle niveau tages højde for tjenestemands- eller funktionærretlige rettigheder og forpligtelser samt de individuelle kontraktsforhold. - Der vil være behov for en proces i flere tempi, sådan at klinikcheferne indledningsvist kommer på plads, og dermed sikres indflydelse på rekrutteringen af øvrige ledelsesfunktioner i klinikkerne. Forslag til tidsplan som forventes justeret kontinuerligt er en del af denne procesplan. Medarbejderniveauet: Med omstillingen gennemføres en ny struktur, men for medarbejderniveauet indebærer denne forandring ikke i sig selv ændringer i de daglige arbejdsopgaver. Så selvom stort set alle medarbejdere på de nordjyske sygehuse vil opleve en forandring i organisatorisk tilhørsforhold, så vil disse forandringer som udgangspunkt ikke i sig selv indebære en vilkårsændring i den enkelte medarbejders ansættelsesforhold. 1
Ny ledelsesmæssig organisering; omstilling, men som udgangspunkt ikke reduktion. Processen har som formål at sikre besættelse af stillinger i den nye struktur med ledere med rette kompetencer, samt således at processen tilvejebringer forudsætninger for bedst mulig anvendelse af de nuværende ledelsesmæssige ressourcer. Imidlertid er det erfaringen, at forandringsprocesser af enhver art og på ethvert niveau, altid for nogle vil medføre ønske/behov for at søge nye græsgange, evt. overgang til seniortilværelse. Denne procesplan er ikke til hinder for, at der til enhver tid på det konkrete, individuelle niveau kan indgås aftaler om fratræden, herunder kan værktøjer fra rammeaftale om seniorpolitik bringes i anvendelse. Aftaler af denne art kan indgås på et hvilket som helst tidspunkt i og i en hvilken som helst fase af omstillingsprocessen. Tidlige udmeldinger med sådanne ønsker, vil dog som regel give de bedst mulige forudsætninger for fleksible aftaler. Overordnede principper for rokaderne: Der er ikke indtænkt en reduktion i forbindelse med omstillingsprocessen. Omvendt gælder der heller ikke en decideret jobgaranti, ej heller en garanti for nuværende lønog ansættelsesvilkår. Aflønningen i de nye stillinger vil bero på konkrete lønforhandlinger, og eventuelle forandringer i aflønningen vil i givet fald ske under iagttagelse af de for ansættelsesforholdet gældende regler. Det er den enkelte sygehusledelse, der har ansvaret for at der sikres en samlet planlægning af den lokale omstillingsproces, som skaber rammerne for en fleksibel tilpasning der gennemføres indenfor procesplanens rammer, og sådan at afskedigelser så vidt muligt undgås. Koordinationsgruppen, som beskrives nedenfor, skal sikres en nøglerolle i processen. Der er tale om en forandring af en sådan karakter, at det er væsentligt at den konkrete rekruttering på klinikniveauet sker med klinikcheferne som drivende og kompetent kraft. Dette for dels at sikre det bedst mulige vidensniveau i forhold til udfordringerne i forbindelse med de konkrete klinikdannelser, og dels for at understøtte fornøden legitimitet i forhold til medarbejderniveauet. Derfor må processen indledes med rekruttering af klinikchefer, og først når denne rekruttering ligger fast, initialiseres rekrutteringen af øvrige ledere, det vil sige forløbsansvarlige viceklinikchefer, HR-ansvarlige viceklinikchefer, afsnits-, speciale- og sekretariatsledere. Vi skal sætte de rigtige hold: Det er fuldstændigt afgørende for dannelsen af klinikkerne, at de fra starten af bemandes på ledersiden med folk med de rigtige kompetencer og forudsætninger. Dette grundvilkår skal integreres som det allervigtigste og bærende princip i planlægningen af stillingsbesættelserne. Stillingsbesættelse efter interne stillingsopslag Stillingsbesættelser på alle niveauer - i forbindelse med forandringerne i den kliniske organisering, vil ske på baggrund af interne stillingsopslag. I ganske særlige tilfælde kan stillingsbesættelse ske med baggrund i udpegning. Udpegning vil altid skulle ske efter en konkret beslutning i koordinationsgruppen, og kun når tungtvejende grunde taler herfor. En sådan grund kan eksempelvis være, hvis den pågældende leder har en ganske kort ansættelse (max. 1 år) i nuværende stilling bag sig. Lederen skal i givet fald skriftligt 2
tilkendegive sin motivation for at ønske den foreslåede stilling. Endvidere skal der afholdes en forventningsafstemmende samtale med et ansættelsesudvalg. Af tidsplanen fremgår de forventede tidspunkter for ansættelsesprocedurerne. Som udgangspunkt vil samtlige fastansatte berørte ledere i Region Nordjylland kunne søge de stillinger som opslås. Basismedarbejdere (medarbejdere uden ledelsesansvar) kan ikke søge stillinger, der opslås internt som et led i lederrokaden. Den enkelte berørte leder er således ikke begrænset til at søge stillinger på netop det sygehus, hvor man på nuværende tidspunkt er ansat. Klinikchef- og viceklinikchefstillinger samt stilligner som afsnits- og specialeledere fordrer som udgangspunkt en sundhedsfaglig baggrund. Sekretariatslederstillingerne fordrer ikke en sundhedsfaglig baggrund. Hvis der opstår fortolkningstvivl omkring berettigelsen til at søge stillinger i lederrokaden, afklares denne tvivl af koordinationsgruppen. På trods af at metoden med interne opslag anvendes som udgangspunkt, udgør den skitserede proces en omplaceringsproces. Dette indebærer, at hver enkelte berørte leder er forpligtet til at orientere sig i udbuddet af stillinger i klinikkerne, og søge min. 2-3 stillinger, medmindre andet aftales konkret, eksempelvis i form af at vedkommende udpeges til en konkret stilling. Koordinationsgruppen kan ligeledes fastlægge en tilpasset fremgangsmåde. En sideløbende proces: Omstillingsprocessens tre etaper gennemføres på de enkelte sygehuse ud fra en fælles, regional tidsplan med henblik på at sikre adgang til rokader på tværs af regionen. Tests: Fælles for samtlige opslag og efterfølgende ansættelsesprocesser er, at det skal angives at tests kan blive anvendt. Anvendelsen af tests vil alene blive aktuel som et afklarende redskab ved tvivl i ansættelsesudvalget om hvilken ansøger der skal vælges. Ansættelsesudvalgets formand har kompetencen til at afgøre om tests bringes i anvendelse. Flere kvinder i ledelse: Med baggrund i Region Nordjyllands forpligtelse i henhold til Charter for flere kvinder i ledelse, skal der peges på både mandlige og kvindelige kandidater. Denne generelle forpligtelse gælder uanset om der benyttes konsulentfirmaer eller interne konsulenter i forbindelse med stillingsbesættelsen. Omplaceringer i øvrigt: I Region Nordjylland arbejdes der altid med omplaceringsbestræbelser, og der er til dette formål udarbejdet en række redskaber. I det omfang det er nødvendigt, kan almindelige omplaceringsbestræbelser bringes i anvendelse. Koordination på det enkelte sygehus: På hvert enkelt sygehus nedsættes en koordinationsgruppe, der har det overordnede ansvar for nedsættelsen af ansættelsesudvalg for de lederstillinger, der opslås i forbindelse med klinikdannelserne på sygehuset. 3
Koordinationsgruppen udgør omdrejningspunktet for omstillingen, og sikrer den fornødne fremdrift af processen. Koordinationsgruppen kan behandle såvel generelle spørgsmål, som konkrete personsager. Koordinationsgruppen sammensættes således: 1 repræsentant fra sygehusledelsen (formand) 1-2 repræsentant(er) udpeget af og blandt Sektor MED-udvalget 1 repræsentant fra Koncern HR tilknyttes koordinationsgruppen med henblik på at understøtte proces og koordination sygehusene imellem. Logistik og sekretariatsbetjening i relation til koordinationsgruppens arbejde, forestås af det enkelte sygehus. Udover at forestå nedsættelsen af de fornødne ansættelsesudvalg, forestår koordninationsgruppen: - Drøftelse og tilrettelæggelse af konkret omplaceringsplan på sygehuset, herunder principper for hvilke stillinger der besættes efter udpegning, samt vurdering af relevant personkreds, der vil kunne søge stillinger. - Koordination af omplaceringsprocessens etaper i tæt samspil med klinikledelserne efterhånden som disse etableres. - Understøtter fornøden kommunikation til og drøftelse i MED-udvalg og generelt. - Afklaring af tvivlsspørgsmål. - Eventuelle konkrete dispensationer i relation til den beskrevne procedure. Ved uenighed har formanden kompetencen til at træffe afgørelse. - Fornøden koordination i forhold til øvrige sygehuse. Processen: Se en detaljeret beskrivelse af det forventede tidsmæssige forløb i bilag 1. Etape 1:Klinikchefer Indledningsvist og i umiddelbar forlængelse af vedtagelsen af den fremtidige kliniske organisering - rekrutteres det nødvendige antal klinikchefer. Kredsen af mulige kandidater til klinikchefstillinger fastlægges af koordinationsgruppen vejledende vil der være tale om nuværende centerledere og afdelingsledere Den formelle tiltræden for klinikcheferne vil finde sted pr. d. 1. januar 2013, men klinikchefen må være indforstået med at løse funktioner, der relaterer sig til planlægningen af klinikdannelsen forud herfor. Således tiltænkes den kommende klinikchef en nøglerolle i relation til rekrutteringen af øvrige ledere i klinikken. Etape 2: Viceklinikchefer: Når klinikchefniveauet er funktionsdygtigt, iværksættes anden etape af rokaden. Anden etape indebærer besættelse af den resterende klinikledelse, altså den forløbsansvarlige vicechef og den HR-ansvarlige vicechef. Stillinger på viceklinikchefniveauet kan i udgangspunktet søges af alle berørte ledere, herunder centerledere, afdelingsledere, fastansatte overlæger og afsnitsledere. Eventuelle begrænsninger kan besluttes af koordinationsgruppen, der ligeledes har kompetence til at afgøre tvivlsspørgsmål. 4
Klinikchefen tilrettelægger i samspil med koordinationsgruppen den konkrete besættelse af viceklinikchefstillingerne i klinikken. Det prioriteres at fastlægge holdet omkring klinikchefen hurtigst muligt. Vicecheferne må være indforstået med at løse funktioner, der relaterer sig til planlægningen af klinikdannelsen forud for den formelle tiltræden. Som en konsekvens af en stram tidsplan, vil der i den periode som udgør etape 2 og 3, skulle ske en lang række besættelser af lederstillinger i klinikkerne. Der er ikke begrænsninger på hvor mange stillinger hver enkelt berørt leder vil kunne søge, og det indebærer et behov for at ansættelsesudvalgene udviser fornøden fleksibilitet, der muliggør at det er praktisk muligt for den enkelte leder at deltage i fornødne aktiviteter i forbindelse med jobsøgningen Etape 3: Øvrige ledere specialeledere og afsnitsledere: Etape 3 indebærer besættelse af øvrige lederstillinger i de nye klinikker; det vil sige afsnits-, speciale- og sekretariatsledere. Stillinger som speciale- og afsnitsledere kan i udgangspunktet søges af alle berørte ledere, herunder centerledere, afdelingsledere, fastansatte overlæger og afsnitsledere. Eventuelle begrænsninger kan besluttes af koordinationsgruppen, der ligeledes har kompetence til at afgøre tvivlsspørgsmål. Klinikledelsen udarbejder i samspil med koordinationsgruppen en plan for besættelse af stillinger i klinikken. Stillingsopslagene udformes i et samarbejde mellem den kommende klinikchef og sygehusledelsen. Stillingsopslagene udformes i et samarbejde mellem den kommende klinikchef og sygehusledelsen. Hvis lederstillinger i klinikkerne ikke bliver besat i forbindelse med lederrokaden: Hvis det ikke lykkes at besætte en af de stillinger, som opslås internt i forbindelse med lederrokaden, kan det blive aktuelt at etablere eksternt opslag. Beslutning om eksternt opslag træffes af HR-chefen og fordrer en konkret begrundelse fra relevant koordinationsgruppe, herunder en beskrivelse af hvilke tiltag, der er blevet gjort for at besætte stillingen i forbindelse med lederrokaden. Beslutning om eksternt opslag vil tidligst kunne blive aktuel efter afslutningen af relevante etape, altså eksempelvis for klinikchefstillingers vedkommende efter afslutningen af etape 1. Særligt om fælles akutmodtagelser: Etableringen af fælles akutmodtagelser falder tidsmæssigt sammen med den planlagte forandring i den kliniske ledelsesstruktur. I 2012 arbejdes således med såvel den fysiske/driftmæssige som bemandingsmæssige planlægning af de fælles akutmodtagelser. Bemandingen af fælles akutmodtagelser håndteres særskilt i regi af de enkelte sygehuse, hvorfor fælles akutmodtagelser ikke omfattes af den procesplan, som beskrives i denne procesplan. 5