NOTAT Procedure for BYGSTs anvendelse af Kammeradvokaten Oktober 2015 J. nr. 12/01837 I dette notat beskrives BYGSTs interne procedure for rekvirering mv. af juridisk bistand fra Kammeradvokaten. 1. Henvendelsen til Kammeradvokaten 1.1 Skal Kammeradvokaten inddrages? I sager med retslige tvister skal Kammeradvokaten altid inddrages. I alle andre sager, er der en række faktorer, som indgår i overvejelserne om, hvorvidt Kammeradvokaten og deres juridiske bistand skal inddrages, herunder: Juridisk kompleksitet Politiske forhold Pressebevågenhed Økonomiske risici Interne ressourcer Det kan derfor kræve involvering af flere enheder og faggrupper i BYGST at tilvejebringe et kvalificeret beslutningsgrundlag. Det vil dog altid være Jura eller direktionen, der træffer den endelige beslutning om inddragelse af Kammeradvokaten. 1.2 Salæroverslag Ved eller umiddelbart efter første henvendelse til Kammeradvokaten, skal der anmodes om et salæroverslag suppleret med et ydelsesoverslag for den pågældende opgave. I de sager, hvor opgaven ikke er klart defineret på oprettelsestidspunktet, giver Kammeradvokaten et rundt overslag. I den forbindelse er det vigtig, at sagsbehandleren følger op dette og hurtigst muligt får specificeret salæret og ydelsernes nærmere indhold. Til vurderingen af salærets rimelighed kan der søges hjælp i oversigten "Sager med Kammeradvokaten overslag og faktura". Oversigten er vedlagt som bilag. For at holde oversigten opdateret er den enkelte sagsbehandlers ansvar, at salæroverslagene føres ind i oversigten. Af Kammeradvokataftalen fremgår det, at Kammeradvokaten skal give den pågældende kunde et salæroverslag på alle sager over 35.000 kr. og månedlige statusrapporter på alle sager over 100.000 kr. 1.3 Finansiering af Kammeradvokatens inddragelse Finansieringen til Kammeradvokatens salær og eventuelle øvrige sagsomkostninger skal afklares. Kan omkostningerne fx dækkes af et eksisterende budget, eller vil det være nødvendigt at indgive en særskilt budgetansøgning? 1.3.1 Byggesager Omkostningerne i forbindelse med bistand i byggesager skal som altovervejende hovedregel dækkes indenfor rammerne af byggesagens eksisterende budget. Carl Jacobsens Vej 39 2500 Valby T 4170 1000 bygst@bygst.dk www.bygst.dk CVR 58182516 Bygningsstyrelsen er en del af Klima-, Energi- og Bygningsministeriet
1.3.2 Private lejemål og portefølje (PLP) På PLPs område er Jura som udgangspunkt ikke inddraget, navnlig vedr. leje, køb og salg samt Christiania. Særligt vedr. Christiania skal omkostningerne til Kammeradvokaten afholdes inden for PLPs eget budget. I øvrigt skal det konkret vurderes om omkostningen til Kammeradvokaten skal afholdes af et særskilt budget eller Juras budget. I sager om private lejemål og ved køb og salg, bør det drøftes med brugeren, om denne skal deltage i betalingen af Kammeradvokaten. 1.3.3 Juras rammebudget I sager, hvor omkostningerne til Kammeradvokaten hverken kan dækkes af en byggesag, et andet projektbudget, PLP eller brugeren, skal omkostningerne dækkes inden for Juras rammebudget til ekstern konsulentbistand. Det drejer sig navnlig om følgende: Sager om udarbejdelse af koncepter og generel kvalitetssikring Sager, der ikke er omfattet af ovennævnte Sager, hvor kammeradvokatens bistand er begrundet i interne ressourcemæssige hensyn. Jura fører løbende en oversigt over Kammeradvokatens bistand til BYGST bortset fra sager om Christiania. 1.4 Inddragelse af andre advokater Det er muligt at søge bistand fra en anden advokatvirksomhed end Kammeradvokaten, hvis det samlet set er mere hensigtsmæssigt. Det kan fx være relevant ved interne, statslige interessekonflikter, eller hvis der opstår behov for en second opinion. Anvendelse af anden advokatbistand kræver dog under alle omstændigheder Finansministeriets/Moderniseringsstyrelsens godkendelse. I forbindelse med anvendelsen af andre advokater skal det overvejes at gennemføre udbud. 1.5 Journalisering Beslutningen om at inddrage Kammeradvokaten skal altid dokumenteres og journaliseres på sagen. Det samme gælder for Kammeradvokatens salæroverslag og ydelsesoverslag. 2. Under sagen 2.1 Opfølgning/kontrol Korrespondancen med Kammeradvokaten skal som hovedregel fortsat gå igennem Jura for at: bistå med sagsbehandlingen løbende kunne vurdere, om og i hvilket omfang Kammeradvokatens bistand fortsat er påkrævet/rentabel kontrollere, at BYGST modtager den aftalte ydelse fra Kammeradvokaten bidrage til fortolkningen af Kammeradvokatens udtalelser. Der kan dog undtagelsesvis korresponderes direkte mellem projektlederen og Kammeradvokaten, hvis der fx er tale om udveksling af tekniske oplysninger vedr. en tvist. Jura skal dog være cc på korrespondancen. Side 2 af 5
2.2 Videnopsamling Dokumenter fra Kammeradvokaten, som har generel interesse, herunder notater, udtalelser/responsa mv., journaliseres af Jura i relevante undermapper på T:\JURA\Dokumentbank\Generelle emner\kammeradvokaten. Formålet er at sikre bevaring og genanvendelse af nyttig og dyrkøbt viden. Ligeledes journaliseres dokumenterne i 360 på sagsnr. 11/00179, som er en samlesag med udtalelser fra Kammeradvokaten. Det er vigtigt, at dokumenterne får akttitler, der er beskrivende for deres indhold, og derfor gør det muligt at finde frem til dem både for den pågældende sagsbehandler selv og for andre interesserede. Moderniseringsstyrelsen og Kammeradvokaten har oprettet en videnportal, hvor Finansministeriet og øvrige statslige institutioner omfattet af kammeradvokataftalen kan få adgang til juridiske paradigmer og responsa og andet skriftligt materiale fra Kammeradvokaten. Videnportalen er en central platform for videndeling mellem Kammeradvokaten samt Finansministeriet og øvrige statslige institutioner omfattet af kammeradvokataftalen. Videnportalen ligger på Kammeradvokatens Extranet, der er en sikker onlineservice, som Kammeradvokaten benytter til samarbejde, videndeling og kommunikation med eksterne samarbejdspartnere. Statslige indkøbere får adgang til videnportalen hos Moderniseringsstyrelsen ved at skrive til kammeradvokataftalen@modst.dk 2.3 Offentliggørelse af Kammeradvokatens udtalelser Kammeradvokatens udtalelser/responsa er beregnet på BYGSTs interne brug, hvor alle aspekter i den foreliggende sag belyses. Det gælder også eventuelle usikkerheder om den bevismæssige eller retlige bedømmelse under en eventuel retssag. Det vil derfor ikke være hensigtsmæssigt, at udtalelserne udleveres til andre, hvis der overhovedet er nogen mulighed for, at den sag, et responsum vedrører, kan udvikle sig til en retssag, jf. i øvrigt offentlighedslovens 27, stk. 1, nr. 4, og forvaltningslovens 14, stk. 1, nr. 3. Kammeradvokatens responsa må derfor ikke offentliggøres eller udleveres til udenforstående, herunder til modparten i en sag, uden at dette på forhånd har været drøftet med Finansministeriet/Moderniseringsstyrelsen. Det skal dog understreges, at afgørelsen af, om der skal meddeles aktindsigt, træffes af BYGST efter offentlighedslovens regler. 2.4 Afregning/Fakturering I sager hvor Jura er inddraget, skal fakturaerne forelægges Jura med henblik på vurdering af salærets rimelighed og sammenhæng med overslaget. Til dette formål kan der atter søges hjælp i oversigten "Sager med Kammeradvokaten overslag og faktura". Kammeradvokaten skal fakturere med udgangspunkt i faste timepriser for fire veldefinerede personalekategorier. Fakturaerne skal indeholde oplysninger om timeforbrug og timesats pr. navngivne medarbejdere for hver enkelt sag, ligesom øvrige omkostninger såsom rejsetid, udlæg mv. specificeres særskilt. 2.4.1 Proces Alle sager afregnes mindst hvert kvartal; enten som periodeafregninger, hvor der gøres endeligt op med salæret for arbejdet omfattet af fakturaen eller som aconto afregninger, hvor det endelige salær først opgøres på et senere tidspunkt (typisk i forbindelse med sagens endelige afregning). Side 3 af 5
Ved de kvartalsmæssige faktureringer i sager, som ikke afsluttes, gøres samtidig status i forhold til det gældende salæroverslag, og Kammeradvokaten meddeler, om der er anledning til justering af salæroverslaget. I de sager, hvor fakturaen indeholder andet end Kammeradvokatens salær + moms, får BYGST sammen med fakturabrevet en redegørelse for de poster, der indgår i det endelige fakturabeløb ud over salæret (f.eks. udlæg eller indbetalinger fra modpart) 2.4.2 Priser Arbejde udført af cand.jur. eller cand.merc.jur. uddannede medarbejdere faktureres med udgangspunkt i de fire nedenstående personalekategorier: a. Partnere b. Advokater > 3 år c. Advokater < 3 år d. Advokatfuldmægtig Priserne kan fås hos Jura. 2.4.3 Andre personalekategorier I særlige tilfælde kan der efter godkendelse fra Finansministeriet/Moderniseringsstyrelsen gives tilladelse til, at der mellem BYGST og Kammeradvokaten aftales, at der faktureres for arbejde udført af andre personalekategorier end de ovenfor anførte. Fx specialuddannede sagsbehandlere indenfor tinglysning og fast ejendom, som ikke er jurister. Faktureringen af disse personalekategorier følger de samme regler, som de faste personalekategorier. 2.4.4 Tilkendelse af sagsomkostninger Kammeradvokaten kan tage et højere salær, end det salær Kammeradvokaten kan tage i henhold til en ren timeopgørelse, i de tilfælde hvor BYGST i rets- eller voldgiftssager tilkendes omkostninger fra modparten, og de tilkendte omkostninger på grund af anvendelsen af andre salærparametre er større end salæret i henhold til en ren timeopgørelse. Dette under den forudsætning, at modparten betaler de tilkendte omkostninger. 3. Generelt 3.1 Generel rådgivning Proceduren vedrører kun henvendelser, der medfører udgifter for BYGST. Finansministeriet/Moderniseringsstyrelsen betaler Kammeradvokaten et årligt vederlag for telefonisk og anden kortvarig mundtlig rådgivning af alle statslige klienter. Vederlaget er dog temmelig begrænset, og det samme gælder derfor ordningens omfang. Opstår der behov for generel juridisk rådgivning, som ikke kan holdes inden for rammerne af telefonisk og anden kortvarig mundtlig rådgivning, findes der en samlesag hos Jura til formålet. Denne form for kontakt med Kammeradvokaten skal altid gå gennem Jura. Side 4 af 5
3.2 Statusmøder Der afholdes et årligt topmøde mellem Kammeradvokatens ansvarlige partnere, direktionen i BYGST og BYGSTs juridiske chef. Derudover afholdes der ca. 2 statusmøder om året mellem relevante sagsbehandlere fra Kammeradvokaten og BYGST, Jura. Møderne afholdes skiftevis hos Kammeradvokaten og BYGST. 3.3 Ansvarsbegrænsning Kammeradvokaten er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for følgerne af fejl, der begås af Kammeradvokaten, dennes partnere og medarbejdere. Kammeradvokaten har i aftalen med Finansministeriet indført en ansvarsbegrænsning for sådanne fejl. Ansvarsbegrænsningen angår blandt andet følgende forhold: Ansvaret omfatter ikke indirekte tab, herunder bl.a. driftstab og avancetab. De samlede erstatningsbeløb for følgerne af én skade kan ikke overstige 75 mio. kr. Som følge af én skade anses alle krav, der udspringer af samme fortsatte eller gentagne ansvarspådragende forhold, og uanset om én eller flere af de personer, som Kammeradvokaten hæfter for, har pådraget sig ansvar, og hvad enten én eller flere skadelidte kan gøre krav gældende i anledning af forholdet. 3.4 Baggrundsinformation Grundlaget for Kammeradvokatens virke for Staten er Kammeradvokataftalen (ikrafttrædelse 1. januar 2015). Derudover har Finansministeriet udsendt Vejledning til køb af juridiske tjenesteydelser ved Kammeradvokaten (fra oktober 2015). Dette og andet materiale vedrørende ordningen kan findes på Kammeradvokatens hjemmeside www.kammeradvokaten.dk og på http://www.modst.dk/statens- Indkob/Kammeradvokaten samt T:\JURA\Dokumentbank\Generelle emner\kammeradvokaten Side 5 af 5