Mødedato. :

LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE CAE Dato... : 04.02.2016 Ref.... : Cbs Politisk styregruppemøde Liv i Lundtofte Mødedato. : 28.01.2016 Deltagere (politisk styregruppe): Borgmester Sofia Osmani, formand for styregruppen Formand for Kultur- og fritidsudvalget Dorthe La Cour Formand for Børne- og ungdomsudvalget Morten Normann Jørgensen, repræsenteret af Hanne Agersnap Formand for Byplanudvalget Simon Phil Sørensen, afbud Formand for Lundtofte Skolebestyrelse Søren Juel Witt Repræsentant for elevrådet på Lundtofte Skole Ingrid Juel Witt Repræsentant for Folkeoplysningsudvalget Morten Ruff Repræsentant for Grundejerforeningen Ørholm Peter Østergaard Vistisen Næstformand for Lundtofteparkens bestyrelse Leif Luxhøj-Pedersen, afbud Herudover deltager fra forvaltningen: Direktør Ulla Agerskov Direktør Bjarne Holm Markussen Projektleder spor 1 Christine Brockenhuus-Schack Dagsorden: Punkt Beskrivelse Indstilling Beslutning 1. Velkomst til det første møde i den politiske styregruppe og præsentation af styregruppens medlemmer Borgmesteren byder velkommen og deltagerne repræsenterer sig selv. 1

2. Kort beskrivelse af det hidtidige Bilag 1 forløb i projekt Liv i Lundtofte med organisering i et spor 1 (Lundtofte Skole, fritidsaktiviteter og mikrobibliotek) og et spor 2 (byudvikling af Lundtofteområdet) 3. Proces og tidsplan Foreløbig procestidsplan og tidsplan fremlægges til godkendelse. Bilag 2 og 3 4. Projektdokument (PID) PID fremlægges mht. rettelser, til godkendelse. Bilag 4 At orienteringen tages til efterretning. Foreløbig procestidsplan og tidsplan godkendes. At PID en godkendes. Taget til efterretning. Procestidsplanen godkendes. Tidsplanen godkendes overordnet. Styregruppen beslutter, at der til det næste styregruppemøde skal undersøges, om tidsplanen kan komprimeres og evt. deles op i etaper. Pid godkendes. Styregruppen beslutter at der, når der foreligger de første konkrete forslag af ekstern rådgiver, indkaldes til de relevante arbejdsgruppemøder og følgegruppemøder. Arbejdsgrupperne nedsættes efter behov, delvis med deltager fra følgegruppen. Styregruppen beslutter at arbejdsgrupperne/følgegruppen skal genspejle de forskellige interessenter. Styregruppen beslutter, at mødedatoer for følgegruppen skal indarbejdes i mødekalenderen, så snart den eksterne rådgiver er startet. Skolen repræsenteres med 2 til 3 medarbejder. Styregruppen beslutter, at den politiske styregruppe udvides med en erhvervsrepræsen- 2

5. Status spor 1 Ulla Agerskov orienterer om status på spor 1. Der er igangsat et arbejde på Lundtofte Skole med beskrivelse af skolens ønskede profil: 1. Musik og teater 2. Teknisk -naturvidenskab Orientering om de tre scenarier der arbejdes med, mht. idéoplægget af Lærings og Kulturcenter Lundtofte. Scenarie 1 Følgende funktioner skal som minimum flyttes over på Lærings og Kulturcenteret Lundtofte : 1. Klub Lundtofte / ungemiljø evt. en del af ungdomsskolen 2. Foreninger fra Lundtofte Medborgerhus inkl. keramikværksted 3. Mikrobibliotek At orienteringen tages til efterretning og godkendes. tant: Kim Sillemann fra Geo. Styregruppen beslutter, at der til det næste møde udarbejdes et oplæg til en kommunikationsplan. Taget til efterretning. Styregruppen godkender, at der arbejdes med forskellige scenarier. Styregruppen beslutter, at der skal ses på hele skolen i den fremadrettede proces, med fokus på fremtidssikring af skolen. Styregruppen godkender, at foreningerne også vil have adgang til lokaler i løbet af skoledagen, men påpeger også udfordringer der ligger heri. Hertil skal der findes konkrete løsninger. Styregruppen beslutter, at omklædningsrummene i skoletiden ikke må benyttes af foreninger. Styregruppen orienteres om, at det endnu ikke er afklaret hvorvidt dele af ungdomsskolen flytter over på Lærings og Kulturcenter Lundtofte. Styregruppen beslutter, at skolegården skal inddrages i projektet mht. til at skabe en inspirerende skolegård, fri for parkering. 3

Scenarie 2 Yderlige, mulige funktioner som kan indgår i projektet: 4. Gruppeordning (Nøjsomhedsvej 6) 5. Pedelbolig mulige fremtidige anvendelser. Styregruppen beslutter, at Lærings- og Kulturcenter Lundtofte også visuel/arkitektonisk skal signalisere, at der foregår kulturelle aktiviteter på skolen. Scenarie 3 Yderlige funktioner, udover scenarie 1 og 2, som kan indgår i projektet: 6. SFO/indskolingsbygning (Nøjsomhedsvej 11) Orientering om det fremtidige ungemiljø i Lærings og Kulturcenteret Lundtofte. Forvaltningen nedsætter en arbejdsgruppe som udarbejder et oplæg der beskriver det ønskede fremtidige ungemiljø på Lundtofte Skole. 6. Status spor 2 Bjarne Markussen orienterer om status på spor 2 (opstart). At orienteringen tages til efterretning. Taget til efterretning. Såfremt projektet bliver lokalplanpligtigt, laves der en separat lokalplan (har afgørende indflydelse på tidsplanen). Styregruppen beslutter, at der skal være fokus på parkeringsforhold og generelt adgangsforhold, her kunne blandt andet parke- 4

7. Økonomi og finansiering Orientering om den økonomiske ramme som der arbejdes med pt., og konsekvenserne heraf. Bilag 5 8. Mødeplan Der er indkaldt til en møderække for den politiske styregruppe. Bilag 2 At den fremlagte møderække godkendes. ringen mellem selve skolen og indskolingsbygningen blive fjernet og erstattet andets sted (for eksempel langs boldbanen). Styregruppen orienteres om, at der ønskes flere familieegnede boliger i området. Styregruppen beslutter, at der til styregruppemødet den 19. maj, forligger en projektbeskrivelse og en tidsplan for spor 2. Ansvarlig: Projektgruppe spor 2. Styregruppen beslutter, at udgifterne til afhjælpning af indeklimapåbuddet finansieres via Genopretningspuljen. Post meeting: Et evt. tilskud i forbindelse med Ungdomsskolen, må afvente den endelige politiske beslutning, hvorvidt dele heraf flytter over til Lærings- og kulturcenter Lundtofte. Godkendt. Styregruppen beslutter, at der arrangeres et borgermøde, hvor alle interesserede har mulighed for at blive informeret omkring projektet, i juni måned. Der skal laves en ny mødeplan for 2. halvdel 2016. 9. Eventuelt Styregruppen orienteres om, at processen omkring Lundtofte Skole, også skal anvendes på andre, udvalgte skoleområder. 5

Bilag 1: KMB mødereferat, dato 25. juni 2015 Bilag 2: Procestidsplan, dato 13. januar 2016 Bilag 3: Tidsplan, dato 15.december 2016 Bilag 4: PID, dato 28. januar 2016 Bilag 5: Økonomioversigt, dato 28. januar 2016 6