Referat GTK generalforsamling 4. november 2014 1. Valg af dirigent: Claus Sylvest blev forslået og valgt 2. Formandens beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år: Peter orienterede først om medlemssituationen, der viser vigende tendens. Den nye bestyrelse arbejder videre med sagen. Dernæst gennemgik Peter sæsonens højdepunkter i vinter- og sommersæson Vintertræning/vintertennis:Er afviklet dels i Bagsværd Skoles boldhal og Farum/Herlev. De fysiske forhold i Bagsværds Skoles boldhal er klart forbedret. Det er vi glade for.og for første gang havde vi baner i Skinderskovhallen, som vi fortsætter med i kommende sæson. Ungdomstræningen om lørdagen har fungeret godt med mange forskellige trænere og har været pænt besøgt. Til næste år bliver der færre trænere. Seniortræningen og seniortrænings-arrangementerne er afviklet i Bagsværd Skoles boldhal lørdag og mandag, i Farum om søndagen og i Herlev/Skinderskovhallen lørdag. Og enfast gruppe veteraner har spillet udendørs på GTK bane 1 mandag formiddag. Alt har været velbesøgt. Sommersæsonen: Der har været gode baner ingen løse linjer og ingen løse gjorder. Vi har indført nyt bookingsystem, som fungerer fint. Rostil Federico m.fl. Juniortræningen har kørt godt med dygtige og engagerede ungdomstrænere. Ros til dem. Turneringer har kørt ok, men junior-rita fungerede ikke. Fin succes med 1 uges sommerferieaktiviteter som ungdomstrænerne stod for. Seniortræningen har været begrænset til onsdag og har været ok besøgt. Rita har for første gang været afviklet 2 gange om ugen, og især mandage har været et tilløbsstykke. Søndagsudfordring har kørt godt, og genoptagelsen af DGI-Søndagstræf har været godt for de klubmedlemmer, der vil prøve kræfter. Næsten alle rækker blev afviklet til klubmesterskaberne og som noget nyt, var der også klubmesterskaber for veteraner. Til sidste takkede Peter bestyrelsen og alle udvalgsmedlemmer for en flot indsats. Særlig tak og pæne ord blev givet til Anna, Kristiane, Christian og Hanne, som alle forlader bestyrelse og udvalg. Spørgsmål / kommentarer til beretning: - Bane 1 og Padelbanen: Hvornår kan der spilles på disse baner? Willy og Gisle har været i kontakt med Thomas fra stadion. Det er gjort klart at Stadion havde håbet/forventet at bane 1 var klar 1/11; men der mangler fortsat arbejder, der skal laves før den er spilleklar. Padelbanen åbnes engang i det nye år januar evt. februar. Gisle, Willy og Peter følger op på sagen på brugermøde 17/11 med Sportscentret. - Flere kommenterede banernes tilstand: For våde eller for tørre. 1
Mht. det våde: Mærkeligt at bane 5, der ikke er drænet, er den tørre, mens de drænede hurtigt står unde vand. Kan det forbedres? Mht. det tørre: Den tørre sommer gav behov for vanding; men vandingsanlægget skyder i alle retninger og ikke tilstrækkeligt på banernes spilområde. Lysmast er ude af funktion Der følges op på sagerne på brugermødet 17/11. - Kommentar vedr. ungdomsafdelingen v/mikkel: Ungdomsudvalget vil følge op på øget samarbejde med Grønnemoseskolen efter den nye skolereforms igangsættelse. Lykkedes ikke i den forgangne sæson. - Kommentarer vedr. Bookingsystemet v/federico: Opfordrer alle til at sende kommentarer vedr. funktion, så vi sammen kan udvikle og forbedre systemet. Udbad sig umiddelbare kommentarer på mødet og løbende fremover. Kommentarer: Der arbejdes på, at systemet inddrager medlemsnummer og evt. dansk sprog. Der blev spurgt til sorteringsmuligheder: efternavn, fornavn, medlemsnr., søgefelt Der blev gjort opmærksom på at banebookingen forsvinder,når den bookede tid påbegyndes. Der blev gjort opmærksom på at systemet var en smule svært at navigere i, da der var ligesom 2 indgange, når man skulle booke. Der blev spurgt til, hvorfor man kun kunne booke 2 uger frem. Det er bestyrelsen, der har besluttet dette. Administrator kan selv booke længere frem og det bruges bl.a. i forbindelse med afvikling af arrangementer og træning. Er egentlig en videreførelse af det gamle tavle-booking system. Der blev spurgt til udsendelsen af spørgeskemaer/evalueringer vedr. systemet: Ønske om at disse kom fra klubben (GTK) da man ellers tror, der er hackere på spil og derfor ikke svarer på henvendelsen. 3. Forelæggelse af revideret regnskab og status samt budget til godkendelse Kristiane fremlagde først det afsluttede årsregnskab og status. Poster, der afveg markant fra det budgetterede blev uddybet. På indtægtssiden kom vi ud med -17.212 kr. i forhold til budget. Forklaringen ligger primært i det lavere medlemstal. På udgiftssiden var brugt flere penge på annoncering = dyr annonce i Gladsaxe Bladet, og på inventarkontoen er der blevet investeret i et skab. Der var dog store besparelser på senioraktiviteter, ligesom det afsatte beløb til eventuelle ad hoc aktiviteter ikke blev benyttet. Så når det forudbetalte beløb for baner i Skinderskovshallen er indbetalt af brugerne, bliver det samlede årsresultat et overskud på 1.731 kr. mod et budgetteret underskud på 13.000 kr. Spørgsmål til regnskabet: Kristiane besvarede nogle få opklarende spørgsmål Revisor Jesper Kjølholdt roste kasseren for et meget fint og overskueligt regnskab Regnskabet blev godkendt 2
Peter fremlagde budget for 2015. Indtægterne er sat lidt over sidste års, da vi forventer medlemsfremgang pga. padelbanen og en evt. kontingentforhøjelse. Der er afsat 8.000 kr. til baneudstyr til bl.a. indkøb af bats og bolde til padelbanen også set i relation til forventet medlemstilgang pga. padelbane. Trænerudgiften er sat til samme niveau som forgangne år Rita er sat lidt ned relateret til dette års forbrug som følge af delvisindførelse af lidt brugerbetaling. Der er afsat 8.000 til ad hoc aktiviteter for juniorer og seniorer. Spørgsmål til 2015 budget: - Er der plads i budgettet til en forøgelse af seniortræningen? Peter mente det sagtens kunne rummes indenfor for budgetrammen sammen med lidt brugerbetaling. Men det er seniorudvalgets afgørelse. - Det blev understreget, at især vores ungdomstræning er god. Sammenlignet med tidligere, hvor ATK-trænere stod for træningen, er der klart tale om forbedring. Det er også det, der høres fra nye medlemmer. - Det budgetterede underskud på -10.000 blev kommenteret, og Kristiane og Peter uddybede, hvordan de var kommet frem til det. - Der blev spurgt til kommunens evt. nye tennishal jf. AB-arrangement. Denne sag er der endnu ikke fulgt op på. - Det blev bemærket, at det ville være en god ide at indkalde forslag fra medlemmer til særlige aktiviteter for det kommende år, før der afholdes generalforsamling (der er afsat 8.000 kr. til ad hoc aktiviteter i dette års budget). Budget 2015 blev godkendt 4. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer: Gisle Ag blev genvalgt og Sonja Aasted blev valgt som nyt bestyrelsesmedlem. 5. Valg af bestyrelsesmedlem som kasserer: Peter Væver Petersen blev valgt. 6. Valg af suppleant til bestyrelsen: Pose (Ole Egholm) blev valgt. 7. Valg af seniorudvalgsformand: Mogens Lyhne blev valgt. 8. Valg af 3 seniorudvalgsmedlemmer: Liselotte Astrup, Lars Magnussen og Bent Aasted blev genvalgt. 3
9. Valg af ungdomsudvalgsformand: Mikkel Pilemand blev genvalgt. 10. Valg af 3 ungdomsudvalgsmedlemmer: Thomas Taul og Louise Munk blev genvalgt. Udvalget forsøger selv at finde et 3.medlem evt. i forældrekredsen. 11. Valg af revisor/revisorsuppleant Jesper Kjølholt blev genvalgt. og tager sin sidste turnus. 12. Fastsættelse af kontingent: Bestyrelsen fremlagde forslag til kontingentforhøjelser m.v. Forhøjelserne skal ses i lyset af flere tilbud i den kommende sæson med det nye spil padel. Efter kort debat blev flg. forslag fremlagt og enstemmigt godkendt: Seniorer: 800 kr. Juniorer/ungdom 7-24 år: 400 kr. Familierabat: 300 kr. for barn nr. 2, 300 kr. for barn nr. 3 osv. (kræversamme bopæl) 13. Indkomne forslag: Ingen 14. Evt.: - Ønske om topskæring af træer især ved bane 5 og trimning generelt af det grønne. - Ønske om afskærmning mod parkering og mellem baner evt. med reklamer. Mikkel/Gisle svarede: Vi må ikke bruge reklamer, afskærmning mellem bane 1 og 2 kostede 4.000 kr. så relativ dyr sag. - Det blev bemærket at vores hjemmeside ikke er tilstrækkelig opdateret. F.eks. lå det seneste Setpoint/Generalforsamling ikke på hjemmesiden. Og medlemslisten var dateret fra foråret. Peter svarede: Tog det til efterretning og forklarede at medlemslisten fremover kom til at ligge i bookingsystemet. - Kristiane gjorde opmærksom på, at der nu mangler administrator af vores facebookside Mogens, Federico og Louise meldte sig til at overtage. - Gisle gjorde opmærksom på, at der var rigtig mange informationer på facebook bla. vedr. bane 1. Der er pt. 50 på facebook. - Forslag til at navet RITA erstattes med et mere forståeligt og mundrapt. F.eks. Drop In ogfortsat opbakning til RITA 2 x ugenligt. - Der blev spurgt til kommunens tidligere booking med hvide brikker og vores bookingsystem. Det sker at skoleklasser og andre brugere benytter baner, som medlemmer retmæssigt har booket i systemet. Gisle svarede: Kommunen er oprettet som almindelig "bruger" i vores nye bookingsystem, dvs. at de kan booke én bane to uger frem i tiden. Hvis de vil reservere 4
flere baner over længere perioder, skal de kontakte Gisle, som så vil blokkere banerne. Men det har de ikke gjort. Gisle tager sagen op på møde 17/11. Tak til ordstyrer Claus og tak til alle de 21 deltagere for en god og hyggelig generalforsamling. Referent Hanne Bendtsen 05.11.2014 5