N O T A T 30-11-2010 Aflyste operationer og eksempelkatalog Ses der udelukkende på operationer, er det en ud af tyve operationer, der bliver aflyst. Otte ud af ti aflysninger af operationer skyldes patienten. Aflysninger er ikke mulige at undgå i et effektivt sundhedsvæsen Ikke alle aflysninger bliver indberettet og derfor findes der udelukkende en opgørelse over aflyste operationer. Ikke aflysninger af besøg, kontrol, scanninger mv. Antallet af aflysninger er forskellig fra afdeling til afdeling. Ved at lave en målrettet indsats for at reducere antallet af aflysninger eller udeblivelser fra behandling kan det være muligt på enkelte afdelinger at reducere op til 50 procent af udeblivelserne/aflysningerne. Regionerne laver mange tiltag i dag for at undgå aflysninger og udeblivelser. Reducerer vi antallet af aflyste operationer og udeblivelser fra behandlinger sikrer vi, at vi får mest mulig sundhed for pengene. Aflysninger eller udeblivelser medfører ofte spild af ressourcer. Aflyser patienten er det ikke altid muligt at få ombooket og indkaldt en ny patient til den planlagte behandling. Aflyser sygehuset kan det medføre unødig spildtid for patienten. Derfor gør hospitalerne meget indenfor den givne kapacitet for at undgå aflysninger. For jo færre aflysninger der er på sygehusene, jo bedre. Aflysninger af operationer kan ikke undgås. Det er en del af en effektiv drift i sundhedsvæsenet. Kommer der mange patienter akut, eller er der stort forfald blandt personale, kræver det en overkapacitet, hvis aflysninger helt skal undgås. Aflysninger er i disse tilfælde et tegn på, at der er en effektiv drift i sygehusvæsenet.
Der er mange forskellige initiativer på landets hospitaler og i regionerne, der sigter imod at reducere antallet af udeblivelser og aflyste operationer. For at lære af hinanden, samt genbruge hinandens idéer og erfaringer, har regionerne besluttet at dele hinandens erfaringer om at reducere antallet af aflysninger og udeblivelser i sundhedsvæsenet. Erfaringerne bliver delt ved hjælp af et eksempelkatalog. Eksempelkataloget indeholder nogle af de tiltag, som regioner, sygehuse og afdelinger har igangsat for at sikre, at patienterne møder op til behandling. Side 2 Vurderingen fra regionerne er, at der på visse afdelinger er muligt at reducere op til halvdelen af aflysningerne. Det er kommet frem ved indsamlingen af eksemplerne til kataloget. Det skal dog understreges, at potentialet i at reducere aflysninger og udeblivelser varierer meget fra afdeling til afdeling. Ikke alle steder vil det være muligt at reducere op til halvdelen af udeblivelserne. Det skal ses som et udtryk for, at der er gevinster at hente ved at reducere antallet af aflysninger og udeblivelser. 2. Hvorfor bliver en operation eller besøg aflyst og hvor meget aflyses? En aflysning kan have flere årsager. Patienten udebliver fra operation eller besøg uden at melde afbud. Patienten aflyser, men så sent, at en ny patient ikke kan blive kaldt ind. Patientens tilstand er på en sådan måde, at operationen eller behandlingen ikke kan blive gennemført. Endelig kan sygehuset aflyse. Nogle af aflysningerne skyldes personforfald. For eksempel sygdom eller frafald fra nødvendigt personale, som det ikke er muligt at finde en erstatning for. Det kunne dreje sig om forfald fra anæstesisygeplejerske, operationssygeplejerske eller kirurgen. Aflysningen kan også skyldes patienten. Eksempler er at patienten er udeblevet på grund af vejret, glemsomhed mv. Endvidere kan aflysningen skyldes forhold på sygehusene. Eksempler er: Akutte patienter, der skal opereres her og nu, så deres tilstand ikke bliver forværret, som skal ind på et leje. En operation der har taget uventet lang tid og dermed har indflydelse på resten af de planlagte operationer. 2.1 Hvor meget bliver aflyst? Der findes ikke et samlet nøjagtigt tal for hvor mange aflysninger, der er i sygehusvæsenet. Det er kun aflyste operationer der bliver opgjort på nationalt niveau. Det vil sige, at der ikke er samlede og sammenlignelige tal for aflysninger eller udeblivelser fra ambulante besøg, kontrol eller undersøgelser mv. En samlet opgørelse af aflysninger er ikke hensigtsmæssigt, da
det vil medføre et større registrerings- og indberetningsarbejde for sundhedspersonalet. Side 3 Bliver de indberettede tal for aflyste operationer 1 sammenholdt med det samlede antal operationer på de offentlige sygehuse, så ses der, at aflysningerne udgør fem procent af operationerne på landsplan. Tabel 1. Andel af aflysninger ud af samlet antal operationer 2007 2009 Antal operationer 28.724 32.970 Andel aflyste 5,00 % 5,40 % Kilde: Sundhedsstyrelsen. Indberettede aflyste operationer og Sundhedsvæsenets i et nationalt perspektiv juni 2010. Anm.: Andelen af aflyste operationer er beregnet ved at sætte antal aflyste operationer i forhold til antallet af stationære og ambulante operationer. Det vil sige, at akutte operationer er inkluderet i tallet. Indberetningen af aflyste operationer har eksisteret siden 2007. Baggrunden for indberetningen var, at der fra centralt hold var et ønske om at belyse udnyttelsen af operationskapaciteten samt udarbejde sammenlignelig statistik på området. De fire aflysningsårsager: patientens udeblivelse fordeler sig forholdsvis lige i den seneste opgørelse fra 2. halvår 2009. Fordelingen varierer fra 23-29 procent. 23 procent af aflysningerne skyldes, at patienten udebliver eller er på grund af patientens tilstand. 25 procent skyldes, at sygehuset aflyser operationen. 29 procent af aflysningerne skyldes, at patienten melder afbud for sent. 1 Kilde: Sygehusenes indberetninger antallet af aflyste operationer til Sundhedsstyrelsen. Undtaget er Amager Hospital. Indberetningerne er offentliggjort på Sundhedsstyrelsens hjemmeside. www.sst.dk. Opgørelserne viser antallet af operationer, der bliver aflyst på de enkelte sygehuse fordelt på de fire aflysningsårsager; Patientens udeblivelse, patiens aflysning, patientens tilstand eller sygehusets aflysning. Dermed er det ikke alle aflysninger, der bliver registreret, da indberetningen til Sundhedsstyrelsen er afgrænset til operationer. Udeblivelser fra ambulante besøg, kontrol eller undersøgelser mv. bliver ikke talt med i Sundhedsstyrelsens opgørelser.
Figur 1. Fordeling af aflysningsårsager 2. halvår 2009 Side 4 Aflysningsårsag 2. halvår 2009 25% 23% 23% 29% Patientens udeblivelse Patientens afbud Patientens tilstand Sygehuset Kilde: Sundhedsstyrelsen. Indberetning af aflyste operationer 2. halvår 2009 Patienterne er årsag til otte ud af ti af lysninger, mens to ud af ti aflysninger skyldes, at sygehuset aflyser jævnfør den seneste opgørelse af aflyste operationer fra 2. halvår 2009. Patientens aflysninger er markeret ved de grønne farver i figur 1. Den største aflysningsårsag (tre ud af ti aflysninger) er, at patienten melder afbud så sent, at det ikke er muligt, at det ikke er muligt at indkalde en anden patient. Selve udeblivelserne fra behandling udgør i alt 1,5 procent af samtlige operationer.
Der har ikke været de store ændringer i antallet af aflyste operationer eller fordelingen af aflysningsårsager fra 2007-2009. Undtaget er dog foråret 2008, hvor antallet af aflysninger steg markant på grund af strejke på sygehusområdet. I første halvår 2008 var der næsten fire gange flere aflysninger, end i de andre halvår fra 2007-2009. Side 5 Figur 2. Aflysninger forårsaget af henholdsvis patient og sygehus, andel 80% 70% 60% 70% 70% 64% 73% 72% 75,1% 50% 40% 30% 20% 30% 31% 36% 27% 28% 24,9% 10% 0% 1. halvår 2007 2. halvår 2007 1. halvår 2008 2. halvår 2008 1. halvår 2009 2. halvår 2009 Andel aflysninger forårsaget af patienterne Andel aflysninger forårsaget af sygehusene Kilde: Sundhedsstyrelsen. Indberetning af aflyste operationer2007-2009
I perioden fra 2007 til 2009 har der været en lille stigning i antallet af operationer, der er aflyst, fordi patienten udebliver eller fordi, at patienten melder afbud så sent, at det ikke er muligt at indkalde en ny patient jf. figur 3. Patienterne er dog blevet noget bedre til at melde afbud, desværre ofte så sent, at det ikke er muligt at indkalde en ny patient. Samtidig ses et fald i de aflysninger, der skyldes, at patienten ikke er i stand til at blive opereret, eller at sygehuset aflyser. I det store billede ses det, at færre aflysninger bliver forårsaget af sygehuset, mens lidt flere aflysninger bliver forårsaget af patienterne jf. figur 3. Side 6 Figur 3. Aflysningsårsager 1.halvår 2007-2.halvår 2009, antal 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 - Patientens udeblivelse Patientens afbud Patientens tilstand Sygehuset 1. halvår 2007 2. halvår 2009 Kilde: Sygehusenes indberetninger er offentliggjort på Sundhedsstyrelsens hjemmeside. www.sst.dk. Opgørelserne viser antallet af operationer, der bliver aflyst på de enkelte sygehuse fordelt på de fire aflysningsårsager; Patientens udeblivelse, patiens aflysning, patientens tilstand eller sygehusets aflysning. Dermed er det ikke alle aflysninger, der bliver registreret, da indberetningen til Sundhedsstyrelsen er afgrænset til operationer. Udeblivelser fra ambulante besøg, kontrol eller undersøgelser mv. bliver ikke talt med i Sundhedsstyrelsens opgørelser.
Regionale tiltag Side 7 3. Patientpåmindelser Hospitalerne har flere tiltag i gang, der skal sikre, at patienterne husker deres aftale med sundhedsvæsenet og dermed husker at møde op til behandling eller en aftale. Det kan dreje sig om påmindelser via brev, telefonopkald eller sms. 3.1 Udsendelse af breve med påmindelse om fremmøde Flere afdelinger, der har oplevet problemer med udeblivelser, fremsender breve til patienter med påmindelse om fremmøde. Det kan for eksempel være udsendelse af påmindelsesbrev til ambulante patienter en uge før fremmøde eller udsendelse af påmindelsesbrev til udvalgte patientgrupper, hvor udeblivelsesraten er stor. Brevene bliver udsendt manuelt til patienten. Derfor er breve en relativt krævende metode for afdelingerne til at påminde patienterne om, at de skal fremmøde. På trods af, at det er en arbejdskrævende og dyr metode (dels papir, forsendelse og personaleressourcer), så er meldingerne fra afdelingerne, at det er godt givet ud, da antallet af aflysninger falder. Påmindelsesbreve bliver også brugt til at minde patienterne om, at de eventuelt skal huske at ændre medicineringen op til operationen, idet operationen må aflyses, hvis dette ikke er sket. 3.2 Telefonopkald til patienten med påmindelse om, at der er en aftale med sundhedsvæsenet Flere afdelinger vælger at ringe til patienten dagen før, at de har en aftale med sundhedsvæsenet om en operation. Dette sker dels for at sikre at patienten møder op. Dels for at sikre, at patienten møder op i en tilstand, der betyder at patienten kan gennemføre operationen. Herudover er det ofte muligt at give patienten et mere præcist tidspunkt om, hvornår de skal fremmøde, da operationsskemaet er planlagt nøjere end da datoen blev udleveret. Opkaldet medvirker også til, at afdelingen opfanger flere afbud end det ellers ville være tilfældet. Flere gange lykkedes det, såfremt, at der er et afbud, at finde en anden patient, der har mulighed for at overtage tiden. Der er blandede erfaringer fra de afdelinger, der ringer til patienten for at minde om en operation den efterfølgende dag. Nogle steder har det haft en god effekt, mens det på andre afdelinger ikke har betydet så meget i forhold til antallet af aflysninger. Fælles er, at det er tidskrævende for afdelingen.
3.3 E-mail Enkelte afdelinger giver mulighed for at patienten kan melde afbud via e- mail. Det er en billig metode, men hidtidige erfaringer viser, at denne metode kun sjældent bliver benyttet af patienterne. Side 8 3.4 Sms-påmindelser Regionerne har en fælles strategi for, at alle regioner i fremtiden skal implementere brugen af sms-påmindelser. Og der bliver arbejdet på, at borgeren kan tilmelde sig forskellige sms-services fra det offentlige via NemSMS projektet. En fuldstændig implementering ligger dog ud i fremtiden på grund af tekniske udfordringer. Men når det er på plads, så vil mulighederne for at sende patienterne påmindelser, om at de har en aftale med sundhedsvæsenet være til stede. Dog er der afdelinger, som er i gang med at udsende en automatisk erindringsbesked via sms til patienten. Andre steder er afdelingerne i gang med at implementere funktionen. 3.5 Kapacitetsudnyttelse En vigtig del af fuld kapacitetsudnyttelse er at få fyldt hele operationsskemaet ud. Bliver en operation aflyst, er der stor sandsynlighed for at der sker et ressourcespild, fordi personaleressourcer, medico-teknisk udstyr og lokaler står ubenyttet hen. I region Midtjylland indkalder nogle afdelinger patienten sidst på dagen. Det sker, hvis der er usikkerhed om, hvorvidt operationen kan gennemføres. Kan patienten ikke gennemføre operationen er der således mulighed for, at en ny patient kan nå at blive indkaldt ved aflysning. Andre afdelinger har lister med patienter, som kan indkaldes med kort varsel. Så kommer der et afbud, kan der hurtigt blive indkaldt en ny patient. Interne arbejdsgange og optimering af logistikken bliver der arbejdet med på sygehusene. Det sker for eksempel ved at etablere en OP-ledelse bestående af repræsentanter fra forskellige afdelinger. OP-ledelsen sørger i den daglige drift for at udnytte operationskapaciteten bedst muligt. Dette betyder, at man med kort varsel kan flytte elektive patienter, når der kommer akutte og i øvrigt tilpasse aktiviteten i løben af dagen. Samtidig bliver der arbejdet med, at personalet bliver tværfagligt således, at plejepersonalet kan assistere ved forskellige operationer. Det kan for eksempel også ske ved, at
der på et operationsafsnit er en daglig driftschef, der fungerer som en samlet koordinerende funktion og arbejder på en fleksibel aktivitetsafvikling. Herudover har nogle afdelinger implementeret nye operationsbookingsystemer, som sikrer den mest optimale booking på lejerne. Side 9 3.6 Ændring af procedurer omkring bookning Ved at ændre rutinerne omkring booking af aftaler med sundhedsvæsenet er det muligt at reducere antallet af aflyste operationer og udeblivelser Nogle afdelinger vælger at udlevere operationstidspunktet i forbindelse med forundersøgelsen. Hvis det ikke kan lade sig gøre, så bliver patienten kontaktet telefonisk efterfølgende. Fordelen ved dette er, at patienten har medindflydelse på bookning af den nye tid. I Region Hovedstaden arbejder de på, at der kommer en telefonisk patientservice med callcenter-løsning baseret på IP-telefoni på alle hospitaler. Målet med callcenter-løsningen er at forbedre den telefoniske patientservice. Dette vil dog kræve en konsolidering og opgradering af IP-telefonien i Region Hovedstaden. Det har vist sig, at bliver patienten inddraget i planlægningen af eget forløb/operation, har det en positiv effekt på antallet af afbud og aflysninger. En undersøgelse, som ortopædkirurgisk afdeling på Sygehus Lillebælt har lavet på baggrund af et halvt års operationspatienter viste, at patienter, hvor en tid til operation bliver tilsendt frem for at blive udleveret til patienten, har en større udeblivelsesrate. Herudover viste undersøgelsen, at bliver operationstiden tilsendt, er antallet af udeblivelser større, hvis der ikke er lavet mundtlig aftale mellem patient og afdeling. På baggrund af dette, er der taget initiativ til, at alle patienter fremover skal have tid til operation med hjem den dag, de er til forundersøgelse. Er der nogle patienter, hvor dette ikke kan lade sig gøre, skal sygehuset kontakte disse patienter telefonisk for at aftale en operationsdato. 3.6.1 Selv-booking Enkelte afdelinger giver patienten mulighed for at fastsætte sin egen tid via et elektronisk bookingsystem. Det sker på ultralydsklinikkerne ved Hvidovre Hospital og på Rigshospitalet, der anvender et selvbetjent onlinebookingsystem til nakkefoldsscanning. På Frederiksberg Hospital bliver der brugt elektronisk selvbooking til dialyse. Det er dog ikke muligt, at patienten kan booke til alle typer af behandling. Det vil typisk være muligt til ru-
tineundersøgelser, kontroller mv. og ikke til operationer, større undersøgelser etc. Side 10 3.6.2 Visitationscenter Region Midtjylland er i gang med at etablere et elektivt visitationscenter, som har til formål at sikre en effektiv udnyttelse af den samlede kapacitet i regionen. Det forbedrer blandt andet muligheder for at for at få patienter ind med kort varsel, i tilfælde af aflysninger.