Notat vedr. udeblivelser og aflysninger

Transkript

1 Patientforløb Planlægning AC Fuldmægtig Maj-Britt Madsen Direkte Notat vedr. udeblivelser og aflysninger 1. Indledning I forlængelse af orienteringen til Regionsrådet i december 2016 fremlægges hermed opdateret og uddybende status i forhold til udeblivelser og aflysninger. Der beskrives ligeledes, hvilke indsatser, der er igangsat i Region Nordjylland. Indsatsen er også fremhævet i Værdi for patienten. Generelt har antallet af udeblivelser og aflysninger været stigende igennem de seneste år og særligt siden indførelsen af Digital Post skete der en stor stigning i antallet af udeblivelser. Samme tendens ses i andre regioner. 2. Status på data Udeblivelser og aflysninger kan opgøres på flere måder. Det kan være antal kontakter, antal cpr.numre eller andet. I nærværende notat er fokus på antal kontakter fordi det giver det mest retvisende billede af ressourcespild på afdelingerne. En patient kan godt tælle med flere gange hvis for eksempel patienten har flere aftaler på forskellige afdelinger samme dag. Derimod tæller patienten kun med én gang pr. afdeling pr. dag også selvom der i bookingsystemet er booket flere undersøgelser på samme patient samme dag. Generelt skal det understreges, at der er usikkerhed i forhold til data. Derfor er netop validitet i data og registrering af udeblivelser og aflysninger iværksat som en regional indsats med henblik på at forbedre kvaliteten af data på området. 3. Antal udeblivelser og aflysninger I Region Nordjylland var der i kontakter (ambulante og indlagte), udeblivelser og aflysninger. udeblivelser var på 4,5 procent og andelen af aflysninger var 4,4 procent i Når en aftale ændres foretages der en registrering som beskriver årsagen til denne ændring. I nedenstående tabel er data slået sammen under en række relevante overskrifter mens andre koder er slået sammen i kategorien øvrige. Følgende syv kategorier bruges: Aflyst pga. patientens udeblivelse Aflyst af sygehuset Aflyst pga. patientens afbud max. 1 dag før aftalen Aflyst pga. patientens afbud mindst 2 dage før aftalen Aflyst pga. patientens tilstand max. 1 dag før aftalen Aflyst/afbrudt pga. andre årsager Side 1 af 9

2 Øvrige Tabel 1: Region Nordjylland Aflyst pga. patientens udeblivelse % % % Aflyst af sygehuset % % % Aflyst pga. patientens afbud max. 1 dag før aftalen % % % Aflyst pga. patientens afbud mindst 2 før aftalen % % % Aflyst pga. patientens tilstand max. 1 dag før aftalen % % % Aflyst/afbrudt pga. andre årsager % % % Øvrige % % % Hovedtotal % % % Jf. ovenstående tabel viser data, at der blev foretaget en ZPP-registrering i alt gange. Tabellen viser, at andelen af udeblivelser er på samme niveau som andelen af aflysninger. Data viser endvidere, at der i 2016 var ca ZPP-registreringer i den kategori der hedder andre årsager. Det er ikke muligt, at se hvad disse registreringer dækker over. I forbindelse med indsatsen i forhold til at forbedre data, som nævnt ovenfor, vil denne kategori også være i fokus. At en patient udebliver eller at sygehuset aflyser en tid er ikke ens betydning med, at der står uudnyttet kapacitet til rådighed. Et eksempel herpå er holdaktivitet i Fysioterapien som gennemføres med de patienter som møder op selvom der kan være en eller flere udeblivelser. For at udnytte kapaciteten bedst mulig overbooker ambulatorierne ofte således, at de kan tage den næste på listen såfremt en patient ikke dukker op. Andre gange fyldes de tomme tider af patienter som er indlagt på sygehuset. Det er ikke muligt, at tilgå data som kan vise, hvor mange tider hvor patienten udebliver som bliver udnyttet af anden patient. I processen med at forbedre data på området indgår dette element også. Herudover er det nye bookingsystem løbende blevet implementeret og det kan ikke afvises, at det har påvirket registreringerne. 3.1 Udeblivelser og aflysninger i de andre regioner Problematikken med udeblivelser og aflysninger er ikke bare et problem i Region Nordjylland. De andre regioner har tilsvarende udfordringer. Opgørelse over antallet af udeblivelser og aflysninger samt hvordan det registreres er forskellig fra region til region. Det er derfor ikke muligt at sige noget om omfanget i de forskellige regioner. Danske Regioner har som et element i Borgernes Sundhedsvæsen fokus på udeblivelser og tiltag som kan understøtte processen med at mindske antallet af udeblivelser. Herudover har alle regioner bidraget til et forsøg med gebyrer for udeblivelser. Forsøget er de sidste par år blevet gennemført på to afdelinger i Region Midtjylland. Resultaterne af forsøget forventes fremlagt i Side 2 af 9

3 4. Udeblivelser og aflysninger Nedenfor er antallet af udeblivelser opgjort på hospitalsniveau, ambulatorium/afdeling samt år. Derudover er andelen af udeblivelser i 2016 opgjort i forhold til planlagt aktivitet 1 for de enkelte afdelinger og ambulatorier i Tabel 2: Regionshospital Nordjylland, Aktivitet Udeblivel- Aflysnin- Thisted i 2016 ser i 2016 udeblivelser ger i 2016 aflysninger Billeddiagnostisk Afdeling ,3 % % Fysioterapi Afdeling % 150 2,3 % Medicinsk Ambulatorium ,6 % 979 7,9 % Gynækologi/obstetrisk Ambulatorium ,5 % 11 0,1 % Kirurgisk Dagafsnit ,9 % 200 6,8 % Kirurgisk Ambulatorium ,6 % 501 7,8 % Ambulatorium for Tarmkræftscreening ,7 % 15 3,7 % Ergoterapi Afdeling ,5 % 54 3,7 % Hovedtotal ,7 % ,7 % Ovenstående tabel viser andelen af udeblivelser på Regionshospital Nordjylland, Thisted. Den største andel af udeblivelser i 2016 havde Kirurgisk Dagafsnit som havde 5,9 procent udeblivelser. Den laveste havde Billeddiagnostisk Afdeling med 2,3 procent. I forhold til aflysninger havde Medicinsk Ambulatorium (7,9 procent) og Kirurgisk Ambulatorium (7,8 procent) den største andel af aflysninger men Billediagnostisk Afdelingen (2 procent) havde den laveste i Tabel 3: Regionshospital Nordjylland, Hjørring Aktivitet i 2016 Udeblivelser i 2016 Andel af udeblivelser Aflysninger i 2016 aflysninger Billeddiagnostisk Afdeling ,8 % ,5 % Billeddiagnostisk Ambulatorium, Frederikshavn ,3 % 821 2,6 % Reumatologisk Ambulatorium ,0 % ,2 % Gynækologi/Obstetrisk Ambulatorium ,4 % 871 3,3 % Kirurgisk Ambulatorium, Frederikshavn ,5 % 838 7,6 % Kirurgisk Ambulatorium ,4 % 308 4,3 % Kirurgisk Dagafsnit, Frederikshavn ,9 % 204 5,5 % 1 Med aktivitet menes planlagte aktivitet (ambulant og indlagt) hvor der er fundet indkaldelse sted. En kontakt pr. patient, pr. afdeling pr. dag. Der indgår desuden assistancer for områderne Nuklearmedicin, Radiologi og Terapi dog kun til ambulante kontakter hvor der har været en selvstændig indkaldelse. 2 Hvis der er under 10 registreringer for et specifikt ambulatorie eller afdeling er disse ikke medtaget. Derfor kan hovedtotalen i tabellerne vise et højere tal end summen af de tal for de ambulatorier og afdelinger som indgår i tabellen. Derudover er de afdelinger og ambulatorier hvor der ikke er registreret udeblivelser i 2016 ikke med i tabellerne. Side 3 af 9

4 Ambulatorium for Tarmkræftscreening, Frederikshavn ,0 % 11 1,4 % Pædiatrisk Ambulatorium ,0 % 254 4,7 % Diagnostisk Center ,0 % 74 3,6 % Medicinsk Ambulatorium, Frederikshavn ,7 % 522 7,4 % Medicinsk Ambulatorium ,4 % ,8 % Diætistenhed ,0 % 17 1,1 % Brønderslev Neurorehabilitering ,3 % % Ergoterapi Afdeling ,3 % ,3 % Fysioterapi Afdeling ,0 % ,2 % Fysioterapi Afdeling, Frederikshavn ,0 % 33 1,1 % Hovedtotal ,3 % ,2 % På Regionshospital Nordjylland viser data, at Diætistenheden (11,0 procent), Medicinsk Ambulatorium, Frederikshavn (9,7 procent) og Pædiatrisk Ambulatorium (9,0 procent) havde en stor andel af udeblivelser. Det er dog Brønderslev Neurorehablitering som havde den største andel med 14,3 procent. Diagnostisk Center og Fysioterapi Afdelingen, Frederikshavn havde begge 2 procent udeblivelser i 2016 og dermed færrest. Reumatologisk Ambulatorium (11,2 procent), Ergoterapi Afdeling (20,3 procent) og Fysioterapi Afdeling (12,2 procent) er de afdelinger med den største andel aflysninger i Diætistenheden (1,1 procent) og Fysioterapi Afdelingen, Frederikshavn (1,1 procent) havde den laveste andel af aflysninger i samme år. Side 4 af 9

5 Tabel 4: Aalborg Universitetshospital Aktivitet Udeblivelser Aflysnin- i 2016 i 2016 udeblivelser ger i 2016 aflysninger Kardiologisk Dagafsnit ,9 % 65 3,1 % Kardiologisk Ambulatorium ,4 % 789 3,6 % Røntgen Ambulatorium ,7 % ,8 % Reumatologisk Ambulatorium ,8 % 722 4,7 % Konsultation for svangre ,8 % 138 0,3 % Gynækologisk Ambulatorium ,0 % ,6 % IVF-klinikken ,9 % 13 0,2 % Gynækologisk Ambulatorium, Hobro ,3 % 38 4,4 % Endokrinologisk Ambulatorium ,6 % 739 3,4 % Diagnostisk Center ,6 % 5 0,8 % Hæmatologisk ambulatorium ,5 % 179 1,1 % Kirurgisk Sammedagskirurgi, Hobro ,6 % % Kirurgisk Ambulatorium, Hobro ,9 % 216 7,9 % Kirurgisk Gastroenterologisk Ambulatorium ,3 % 905 6,4 % Ambulatorium for Tarmkræftscreening ,4 % 6 0,4 % Nuklearmedicinsk Ambulatorium ,6 % ,7 % Sexologisk Ambulatorium ,1 % ,6 % Lungemedicinsk Dagafsnit ,6 % 139 2,8 % Lunge- og allergiambulatorium ,7 % % Nyremedicinsk Ambulatorium ,0 % 130 0,4 % Neurologisk Ambulatorium ,0 % % Øjen Ambulatorium ,3 % ,1 % Øre, næse, hals Dagafsnit ,1 % 386 8,4 % Øre, næse, hals Ambulatorium ,2 % ,2 % Audiologisk Ambulatorium ,7 % 892 8,1 % Ambulatorium for svimmelhed ,5 % 37 5,2 % Dagafsnit for børn og unge ,6 % 40 1,3 % Børn og Unge Ambulatorium ,0 % 876 7,3 % Onkologisk Ambulatorium ,9 % ,5 % Hjerte-lungekirurgisk Ambulatorium ,4 % 15 1,2 % Medicinsk Gastroenterologisk Ambulatorium ,9 % 356 3,3 % Neurokirurgisk Ambulatorium ,8 % 25 0,6 % Geriatrisk Ambulatorium ,0 % 61 7,6 % Urologisk Ambulatorium ,6 % ,7 % Arbejdsmedicinsk Ambulatorium ,9 % 133 9,2 % Kæbekirurgisk Ambulatorium ,0 % 379 2,8% Klinisk Neurofysiologisk Ambulatorium ,2 % ,4 % Karkirurgisk Sårambulatorium ,5 % 13 2,5 % Karkirurgisk Ambulatorium ,5 % 35 1,5 % Side 5 af 9

6 Infektionsmedicinsk Dagambulatorium ,8 % 18 1,7 % Infektionsmedicinsk Ambulatorium ,8 % ,5 % Ergoterapi Afdeling ,3 % 5 0,1 % Fysioterapi Afdeling ,1 % 168 0,7 % Fysioterapi Afdeling, Hobro ,0 % 21 1,6 % Ergoterapi Afdeling, Farsø ,0 % 50 2 % Fysioterapi Afdeling, Farsø ,4 % 65 0,9 % Plastikkirurgisk Ambulatorium ,3 % % Mammakirurgisk Ambulatorium ,8 % 182 4,4 % Klinisk Genetisk Ambulatorium ,3 % 39 2,1 % Ortopædkirurgisk Sammedagskirurgi ,9 % 69 3,3 % Ortopædkirurgisk Ambulatorium ,1 % 793 2,8 % Ortopædkirurgisk Ambulatorium, Thisted ,2 % 147 2,1 % Ortopædkirurgisk Ambulatorium, Hjørring ,6 % 781 4,9 % Ortopædkirurgisk Ambulatorium, Frederikshavn ,2 % 402 5,7 % Ortopædkirurgisk Ambulatorium, Farsø ,2 % ,3 Smertecenter ,2 % ,5 % Medicinsk Ambulatorium, Hobro ,1 % 144 2,6 % Medicinsk Ambulatorium, Farsø ,0 % 312 3,5 % Forebyggelsesambulatorium ,7 % 61 6,8 % Hovedtotal ,1 % ,3 % På Aalborg Universitetshospital er det særligt Kardiologisk Ambulatorium (9,4 procent), Nuklearmedicinsk Ambulatorium (10,6 procent), Lunge- og allergiambulatorium (10,7 procent), Smertecentret (9,2 procent) samt Forebyggelsesambulatoriet (14,7 procent) som havde mange udeblivelser i IVF-klinikken (0,9 procent), Onkologisk Ambulatorium (0,9 procent), Mammakirurgisk Ambulatorium (0,8 procent) samt Ortopædkirurgisk Sammedagskirurgi (0,9 procent) havde det laveste antal udeblivelser. I forhold til aflysninger så er det IVF-klinikken (0,2 procent), Ergoterapi Afdelingen (0,1 procent) og Konsultation for svangre (0,3 procent) som i 2016 havde den laveste andel af aflysninger, mens Sexologisk Ambulatorium (13,6 procent), Urologisk Ambulatorium (13,7 procent), Nuklearmedicinsk Ambulatorium (22,7 procent) og Smertecentret (23,5 procent) havde de største andelen af aflysninger. Side 6 af 9

7 Tabel 5: Psykiatrien Aktivitet i 2016 Udeblivelser i 2016 udeblivelser Aflysninger i 2016 aflysninger Børn og Unge Psykiatrisk Dagafsnit ,2 % - Børn og Unge Psykiatrisk Ambulatorium ,8 % ,5 % Klinik Nord, Ambulatorier ,4 % ,1 % Ældrepsykiatri ,8 % 184 3,7 % Retspsykiatri Ambulatorier ,8 % 136 7,8 % Klinik Syd, Ambulatorier ,4 % ,7 % Klinik Syd, Fysioterapi Hovedtotal ,8 % ,3 % I Psykiatrien er det særligt Ambulatorierne i henholdsvis Klinik Nord og Syd som har henholdsvis 10,4 procent og 9,4 procent udeblivelser som i 2016 havde de største andele af udeblivelser. I forhold til aflysninger er det Børn og Unge Psykiatrisk Ambulatorium (10,5 procent) som i 2016 havde den største andel af aflysninger og som skiller sig ud fra de andre afdelinger og ambulatorier. Det er ikke muligt at folde data ud så det fremgår hvilke ambulatorier det omhandler. Overordnet set så giver ovenstående tabeller, at det særligt er ambulatorierne der oplever mange udeblivelser. Men data viser også, at andelen af udeblivelser varierer meget. For nogle ambulatorier såsom Onkologisk og Mammakirurgi er andelen af udeblivelser lav, mens andre ambulatorier sådan Kardiologi, Medicin samt Lunge- og Allergi har en høj andel af udeblivelser. 5. Køn og alder i forhold til udeblivelser Det er muligt, at se nærmere på hvem der udebliver og om der er mønstre i forhold til køn eller alder. Den viden kan være brugbar i forhold til at målrette de indsatser der kan iværksættes regionalt og lokalt for at reducere antallet af udeblivelser. Jf. nedenstående diagram så viser data, at der stort set er lige mange mænd og kvinder som udebliver dog med en lille overvægt af kvinder. Tabel 6: Kønsfordelingen Kvinde Mand Side 7 af 9

8 Tabellen nedenfor viser aldersfordelingen ift. udeblivelser i henholdsvis 2014, 2015 og Tabel 7: Alder år ,1 % ,1 % ,4 % år ,8 % % ,4 % år ,8 % ,3 % ,1 % år ,1 % ,7 % % år % ,1 % % år ,4 % ,5 % ,7 % 81+ år ,0 % ,3 % ,5 % Hovedtotal % % % Hvis der ses på hvilke aldersgrupper som har haft den største stigning i andelen af udeblevne er det de årige. De udgjorde 3,8 procent af alle udeblevne i 2014, 5 procent i 2015 og 5,4 procent i Ingen af de andre aldersgrupper har haft en tilsvarende stigning. Gruppen af unge mellem år er særlig interessant. Med indførelse af Digital Post blev det besluttet, at denne gruppe selv skal have en e-boks som forældrene ikke automatisk har tilladelse til. Dette kan være en af forklaringerne på, hvorfor den største stigning i antal udeblivelser med indførelsen af Digital Post ses i denne aldersgruppe. Til sammenligning er de år opgjort som en selvstændig aldersgruppe da det giver et vist sammenligningsgrundlag i forhold til de årige. udeblevne i denne aldersgruppe var i ,8 procent, 4,3 procent og 4,1 procent i En mulig løsning for at mindske antallet af udeblivelser for disse unge patienter kan være øget brug af NemSMS da det må antages, at de unge er målgruppen for dette. 6. Regionale indsatser på området Den regionale indsats med at mindske antallet af udeblivelser og aflysninger kan opdeles i tre spor. Nedenfor vil de tre spor blive gennemgået: 6.1 Registrering og data Jf. afsnit Status på data så er der igangsat en regional proces som skal se på validering af data samt registrering af udeblivelser og aflysninger. Indsatsen sker i samarbejde med hospitalerne og det er forventningen at det vil munde ud i forbedret data på området. Processen forventes afsluttet i løbet af Kommunikation Indsatsen i forhold til kommunikationen sker på flere områder: Et af de områder er øget brug af NemSMS. Her er der en indsats i forhold til at få flere patienter til at tilmelde sig NemSMS så de får en påmindelse om deres aftale på hospitalet. I Region Nordjylland er cirka 34 procent af borgerne tilmeldt NemSMS hvilket er over landsgennemsnittet som er cirka 33 procent. Der vil inden sommerferien blive gennemført en regional kampagne som sætter fokus på brugen af NemSMS. Et andet område er i forhold til øget brug af webbooking. Webbooking giver patienter mulighed for selv at gå ind og bestille deres tid. Der er en antagelse om, at patienter i højere grad møder op når de selv har planlagt besøget. Derfor er det forventningen, at udbredelsen af webbooking kan Side 8 af 9

9 medvirke til at nedbringe antallet af udeblivelser. Der er iværksat en indsat for at understøtte Almen Praksis i, i højere grad, at oplyse patienterne om muligheden for webbooking. Jf. afsnittet om Køn og Alder så er der en særlig udfordring med de årige. Denne aldersgruppe er særlig problematisk og der er allerede nationale indsatser i gang i forhold til denne gruppe. Regionalt er der også fokus på aldersgruppen og der pågår lige nu en række tiltag for at samle viden om hvordan der bedst muligt kommunikeres til denne gruppe. 6.3 Proces med specialerne I den igangværende proces har hospitalerne meldt ind med de specialer hvor de oplever store udfordringer. I første omgang drejede det sig om det Billeddiagnostiske Afdeling på Regionshospital Nordjylland samt det Hjertemedicinske område på Aalborg Universitetshospital. Begge specialer oplever mange udeblivelser, men begge specialer vurderede også, at der kunne iværksættes forskellige tiltag for at reducere antallet af udeblivelser. Der blev derfor sat forskellige tiltag i værk på de to afdelinger, men vi er fortsat i en fase hvor vi afventer effekterne af tiltagene. Billediagnostisk Afdeling på Regionshospital Nordjylland, Hjørring havde en antagelse om, at en ændring af interne arbejdsgange kunne ændres således at antallet af udeblivelser kan mindskes. Det er vigtigt at afdelingerne og ambulatorierne snakker sammen hvis en patient melder afbud på den ene afdeling således, at de ikke venter forgæves i den anden afdeling. På Hjertemedicinsk Afdeling på Aalborg Universitetshospital igangsatte de en proces hvor de telefonisk kontaktede en række patienter som udeblev fra en aftale for at høre hvorfor de ikke mødte op til deres aftale. Resultaterne af undersøgelsen tydede på, at patienterne havde glemt deres aftale. Udover processen på Billeddiagnostisk Afdeling og Hjertemedicinsk Afdeling pågår der lige nu en proces i Ortopædkirurgien og i Terapien på Regionshospital Nordjylland. De ovennævnte processer understøttes af de administrative funktioner i IT, Økonomi, Forbedring, Kvalitet og Kommunikation samt Patientforløb. Den overordnede projektledelse på processerne ligger i Patientforløb. Det er Administrationens vurdering, og det er også erfaringen fra besøg hos de forskellige specialer, at der ikke er én løsning der kan afhjælpe alle, men mange forskellige løsninger. Der vil løbende være erfaringsudveksling i Netværk for Forløbsansvarlige som mødes cirka en gang i kvartalet. 7. Proces og handling Processen med at mindske antallet af udeblivelser og aflysninger med 2 procentpoint i 2017 er en del af Værdi for patienten jf. budget 2017 og en status på området vil indgå som en del af status på handleplanen for Værdi for patienten. Side 9 af 9