Referat organisationsmøde 11. marts 2011 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Thisted den 11. marts 2011 kl. 10.00 på Rebild Bakker Til stede var bestyrelsesmedlemmerne Bent Bundgaard, Heidi Foss Petersen, Annelise Pedersen, Eigil Knudsen og Jens Lund. Endvidere deltog landsformand Kenneth Høfler uden stemmeret. Fra administrationen deltog forvaltningsdirektør Lis Fonnesbech-Wulff, forretningsfører Helge Larsen, økonomichef Henrik Engstrøm, projektleder Michael Friis Nielsen, direktionssekretær Inge Burmeister samt direktionssekretær Tina Brorly, som optog referat af mødet. Formand Bent Bundgaard bød velkommen til mødet og særligt til landsformand Kenneth Høfler. Dagsordenen: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Nybyggeri/renovering 4. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Lis Fonnesbech-Wulff oplyste, at de kommende dialogmøder mellem kommunerne og boligorganisationerne fortsat er meget i fokus. Landsbyggefonden er klar med ITmodellen, der skal sammenfatte alle de oplysninger, der skal indgå i dialogmøderne. I Landsbyggefondens database er der for hver enkelt afdeling og boligorganisation et oplysningsskema en slags selvangivelse som kommer ind på alle væsentlige sagsområder, der findes i boligorganisationerne og afdelingerne. Nogle af oplysningerne skal man selv levere, mens andre især nøgletal automatisk vil blive føjet ind i skemaet via Landsbyggefondens database. Oplysningsskemaet færdiggøres af boligorganisationen i samarbejde med administrationen umiddelbart efter, at årsregnskabet er godkendt, og så vil den samlede dokumentationspakke være grundlaget for dialogmødet med kommunen. Arbejdet med dokumentationspakken skal ikke bare være en pligtmæssig afrapportering til kommunerne. Det skal også være et redskab for de enkelte bestyrelsers arbejde med udviklingen på alle vigtige punkter i deres boligorganisationer, såsom økonomi og drift, beboerdemokrati, udlejning og boligområdernes trivsel. Det er i styringsreformen en forventning, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til alle disse områder. Bestyrelserne skal inden for hvert område give deres egen vurdering af udfordringerne. Endelig skal bestyrelserne være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og efterfølgende give en vurdering af, hvor langt man er nået i målopfyldelsen. Ca. halvdelen af de kommuner, hvor Lejerbo er repræsenteret, er gået i gang. Det sker typisk ved, at der først holdes et fællesmøde for kommunalpolitikere, embedsmænd, beboerdemokrater og administrationer. Efterfølgende holdes det egentlige dialogmøde, hvor der fra kommunens side typisk kun medvirker embedsmænd, men hvor vi fra Lejerbos side så vidt muligt møder med både organisationsformand og forretningsfører. Der har ikke været afholdt egentlig dialogmøde med kommunen endnu. Det vil blive gjort, når dette regnskab bliver indsendt til kommunen.
På nybyggeri-siden har der et par år været stilstand, men i løbet af 2010 kom der gang i tilsagnene igen. Det skyldes, at vi ved årsskiftet fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og at kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 var sat ned fra 14 % til 7 %. I Lejerbo har vi fået tilsagn til at opføre over 600 nye boliger. Det er betydelig flere end vi har opnået de seneste år. Det er ikke kun nybyggeriet, der er godt gang i. I 2010 har Lejerbo afleveret renoveringsarbejder for næsten en mia. kr. Helt præcist for 949,8 mio. kr. Samtidig har vi renoveringsarbejder under udførelse for godt 526 mio. kr. og sager under projektering for 687 mio. kr. Det er selvfølgelig i høj grad byggeafdelingen, der arbejder på renoveringsprojekterne, men også regionskontorer, lokalinspektører og varmemestre bidrager på denne måde til at vores boliger fortsat er tidssvarende og attraktive. Efterårets boligaftale mellem regeringen, Dansk Folkeparti og De Radikale indebærer, at der de kommende 3 år sættes ekstra midler fra Landbyggefonden af til renoveringsarbejder. Oven i de årlige 2,6 mia. kr. lægges i årene 2013 til 2016 i alt 5 mia. kr. Herudover er der afsat 500 mio. kr. til fondens andel af kapitaltilførsel ved evt. nedrivning i udsatte områder. Endelig fastholdes beløbsrammen til de boligsociale projekter på 440 mio. kr. årligt. En del af boligaftalen handler om indsatsen mod de såkaldte ghettoer. Ghettoområder er nu et officielt begreb - defineret i lovgivningen, og Socialministeriet har endda opstillet en liste med angivelse af 26 ghetto-områder. I Lejerbo er 5 afdelinger eller områder med på listen. Ud over de nævnte økonomiske støttemuligheder til renovering, nedrivning og boligsociale projekter, er der gennemført en række lovændringer på udlejningsområder, der skal medvirke til at reducere antallet af ghettoer. Vi er i administrationen i gang med et meget omfattende arbejde med omlægning af Lejerbos IT-systemer. Vores økonomisystem SAP skal over på en ny version. I den sammenhæng skal ikke blot budget- og regnskabshåndtering men alle hovedprocesser også udlejning, lønbehandling, drift og vedligeholdelse samt byggestyring - over på SAPløsninger. Fra midten af 2010 har vi gennemført første fase og fastsat kravene til de nye systemer og godkendt løsningsmodellerne. Nu går næste fase med den egentlige tilpasning og udvikling af systemerne i gang. Vi gennemfører herefter omfattende tests, planlægger overgangen til de nye systemer nøje og gennemfører undervisning af alle brugere. Vi håber herved at kunne sikre, at der bliver mindst mulige gener og driftsforstyrrelser. Hele projektet er planlagt til at slutte i april 2012. I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode (2010/2011) kr. 23.979 til rådighed til fordeling i den nye sammenlagte organisationsbestyrelse for Lejerbo, Thisted. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at vederlaget fordeles med 2 andele til formanden og 1 andel til hvert af de andre bestyrelsesmedlemmer. Med mindre organisationsbestyrelsen meddeler andet, vil administrationen udbetale beløbet efter denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Henrik Engstrøm henviste til det udsendte regnskabsmateriale omfattende regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/10 2009 til 30/9 2010, forvaltningsrevision for regnskabsåret 2009 for forretningsførerorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/10 2011 til 30/9 2012. Desuden er udsendt en CD rom indeholdelse dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/10 2009-30/9 2010, dels budget for afdelingerne for perioden 1/10 2011-30/9 2012 og dels tilstandsrapport for afdelingerne.
Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra de afdelinger, hvor der på regnskabstidspunktet var etableret afdelingsbestyrelse og/eller afholdt afdelingsmøde. I afdeling 131-0, 230-0, 297-0, 378-0, 631-0, 682-0, 685-0, 729-0, 730-0, 731-0 og 735-0 er der ingen afdelingsbestyrelse og der mødte ingen op til de indkaldte afdelingsmøder. Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til regnskab og budget for afdelingerne. I beretningen forrest i regnskabet - side 2 til 5 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret og herunder også for status i kapitaltilførselssagerne. I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 159, 160 og 161 bemærkninger til forhold i afdeling 122-0, 297-0, 546-0, 682-0, 685-0, 729-0, 730-0 og 735-0. På side 4 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger. Henrik Engstrøm orienterede om, at på trods af boligorganisationens overskud i indeværende år er der stadig regnskabsmæssige problemer i nogle af afdelingerne og afdelinger, der har det rigtig svært. Dispositionsfonden er trængt i forhold til det årlige tilskud til afdeling 122-0, så man skal være forsigtige og så håbe på, at LBF snart vender tilbage omkring de afdelinger, der har det dårligt. Jens Lund henviste til, at han i december måned har fået brev omkring ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden til afdeling 735 til dækning af afdelingens underskud på kr. 215.372. Han spurgte, om denne ansøgning ikke skulle behandles i dag. Formanden meddelte, at der er truffet beslutning om denne ansøgning på et telefonmøde med Helge Larsen. Heidi Foss Petersen nævnte, at hun ikke var bekendt med den trufne beslutning. Jens Lund pointerede, at han ikke fandt fremgangsmåden rigtig. En sådan sag skal behandles på et bestyrelsesmøde. Formanden beklagede, at der ikke var sendt information ud til bestyrelsen. Bestyrelsen var enig om, at en sådan sag fremover skal behandles af en samlet bestyrelse og ikke på et telefonmøde. Bestyrelsen tiltrådte herefter ansøgningen. Formanden spurgte, hvad man fremadrettet gør i forhold til midlerne i dispositionsfonden. Henrik Engstrøm orienterede om, at ansøgningen fra afdeling 735 allerede er medtaget i regnskabet, men fremadrettet er der ikke mulighed for at trække på dispositionsfonden. Administrationen har for et par uger siden drøftet forholdene i Thisted med Landsbyggefonden og man vil fortsat lægge pres på Landsbyggefonden for at få en snarlig afklaring af de kriseramte afdelinger, således at det kan lette presset på dispositionsfonden.
Jens Lund udtrykte bekymring for den økonomiske situation der er ingen penge i dispositionsfonden og der kommer ingen renteindtægter, som det er tilfældet i år. Henrik Engstrøm meddelte, at man skal frem til 2020-22, før der igen kommer midler i dispositionsfonden. Der er sparet så meget man kan på driften. Hans råd var, at man afventer udmelding fra LBF og derfra tager action. Heidi Foss Petersen spurgte til muligheden for salg. Lis Fonnesbech-Wulff orienterede om, at man andre steder har undersøgt mulighederne for at sælge en ejendom, men restgæld på lånene er så store, så man ikke kan sælge i fri handel. Herefter er eneste mulighed tvangsauktion. Dog er situationen i Thisted endnu ikke så kritisk, at der er tale om tvangsauktion. Jens Lund henviste til revisionens bemærkning om negativ mellemregning. Henrik Engstrøm meddelte, at vi godt ved, at der ikke må være negativ mellemregning, men der er ikke så meget man kan gøre. Der redegøres for dette ved indsendelse af regnskabsmateriale til kommunen. Med de faldne bemærkninger tog bestyrelsen revisionens supplerende oplysninger til efterretning. Helge Larsen nævnte herefter, at Lejerbos boligsociale koordinator Jørn Winther Jepsen har bedt organisationsbestyrelsen om at få bevilliget kr. 30.000 til evaluering af den boligsociale indsats i afdeling 122-0, så man kan komme videre med projektet. Lis Fonnesbech-Wulff supplerede, at Landsbyggefonden kræver, at der bliver lavet en evaluering, før man kan fortsætte projektet. Bestyrelsen bevilliget kr. 30.000 fra arbejdskapitalen. Nedenstående oversigt er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter, og viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode. Afd. nr. Afd. navn Gældende leje Kommende leje Ændring pr. m² Ændring i 122-0 Højtoftevej 566,20 573,79 7,59 1,34 131-0 Sjørring 810,08 834,08 24,00 2,96 230-0 Snedsted/Hundborg 595,14 604,46 9,32 1,57 258-0 Frydenshøj 785,53 785,53 Uændret Uændret Fam.bol. 258-0 Frydenshøj 637,98 637,98 Uændret Uændret Ung.bol. 297-0 Dragsbækparken 903,49 919,37 15,87 1,76 376-0 Norgesvej 730,42 743,04 12,62 1,73 378-0 Møgelvej 748,51 768,95 20,43 2,73 %
546-0 Vesterstræde/ 741,69 767,96 26,28 3,54 Vestergade 555-0 Højtoftevej 775,84 785,93 10,09 1,3 631-0 Snedsted 753,64 770,19 16,54 2,19 682-0 Snedsted 771,94 794,10 22,17 2,87 685-0 Nr. Vorupør 812,29 835,04 22,75 2,8 729-0 Klitmøller 820,14 855,68 35,54 4,33 Fam.bol. 729-0 Klitmøller 838,12 873,65 35,43 4,24 730-0 Vilsund 735,33 735,33 Uændret Uændret 731-0 Solgården 868,21 868,21 5,28 0,61 735-0 Bygmarken 790,81 812,43 21,63 2,73 Vedrørende afdeling 122-0 skal bemærkes, at der er varslet lejeforhøjelse pr. 1/6 2011 på kr. 7,38 pr. m² fra kr. 558,82 pr. m² til kr. 566,20 pr. m², i forbindelse med at garageombygningen er afsluttet. For afdeling 131-0 er der varslet lejeforhøjelse pr. 1/2 2011 med kr. 45 pr. m², fra kr. 765,08 pr. m² til kr. 810,08 pr. m², da fælleslokale arbejdet er afsluttet. Heidi Foss Petersen henviste til tilstandsrapporter for afdelinger og fandt, at de ikke var andet end tidsspilde, da der står det samme i alle rapporterne. Helge Larsen ville kigge på de nævnte forhold. Heide Foss Petersen henviste til side 23 i regnskabet. Her står dels, at der er givet tilskud til en plakatsøjle i Klitmøller og dels en vase i Vildsund. Hun ville gerne vide, hvad det var. Helge Larsen undersøger disse ting og vender tilbage til bestyrelsen med svar. Henrik Engstrøm nævnte, at man for nogle år siden talte om, at man kunne bruge nogle af midlerne i dispositionsfonden til tiltag til udlejningsproblemer. Han mente, at det er ud fra den beslutning, men har disponeret i forhold til plakatsøjlen i Klitmøller. Udlejningssituationen Helge Larsen meddelte, at der i Lejerbo, Thisted er 185 personer opnoteret på venteliste til en familiebolig og 62 er opskrevet til en ungdomsbolig. Flere af disse personer søger på forskellige rumtyper og forskellige afdelinger, og der er således i alt 262 ansøgere opnoteret til familieboligerne. Vedrørende familieboligerne søger 2 personer en 1-rums bolig, 84 søger en 2-rums bolig, 136 søger en 3-rums bolig og 40 søger en 4-rums bolig. En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familieboliger viser, at der i regnskabsåret 2009/2010 har været 98 fraflytninger fra boligorganisationens i alt 376 familieboliger,
svarende til en fraflytningsprocent på 26,06. På landsplan ligger fraflytningsprocenten for familieboliger på 15,19. Der har i alt været 128 fraflytninger af boligorganisationens i alt 501 lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 25,55. Landsgennemsnittet er her 18,32. En opgørelse over udlejningssituationen pr. 1. februar viser, at der er 3 ledige boliger og 2 af dem påfører afdelingerne lejetab. Det drejer sig om nedenstående boliger: Afd. 230-0 Mosevænget 15, (Hundborg) Afd. 729-0 Møllebakken 46C - lejetab Afd. 735-0 Bygmarken 15 lejetab Umiddelbart er det vores holdning, at det er afdeling 735-0,/Bygmarken, der giver de største udlejningsproblemer. Der annonceres i den lokale avis Thisted Dagblad. Bestyrelsen drøftede udlejningssituationen. Der var herefter ikke yderligere bemærkninger til dette punkt, og det konkluderedes, at beretningen blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, herunder regnskab for afdeling 131-0, 230-0, 297-0, 378-0, 631-0, 682-0, 685-0, 729-0, 730-0, 731-0 og 735-0, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt, herunder budget for afdeling 131-0, 230-0, 297-0, 378-0, 631-0, 682-0, 685-0, 729-0, 730-0, 731-0 og 735-0. Ad 3. Nybyggeri/renovering Michael Friis Nielsen meddelte vedrørende: Afd. 122-0, Højtoftevej - byggeskade-, miljø- og forbedringsarbejder Skema A er godkendt og workshop forløbet er afsluttet medio december 2010. Der projekteres hen mod en licitation i april 2011. Lejerbo forventer opstart i august 2011. Afd. 376-0, Norgesvej - byggeskade-, miljø- og forbedringsarbejder Arbejdet forløber godt, men er blevet stoppet pga. vejrlig. Vi forventer, at byggeriet går i gang igen, når frosten forlader jorden. Der er ca. 2-3 ugers arbejde tilbage efterfølgende. Michael Friis Nielsen omdelte tegninger på et projekt på Banegårdsvej. Der er udsendelse af materiale den 26. april og licitation den 17. maj med henblik på godkendelse af skema B inden sommerferien og opstart i august måned.
Ad 4. Eventuelt Eigil Knudsen meddelte, at mange har givet udtryk for, at de er utrygge med, hvad der kommer til at ske med huslejen, når renoveringen er overstået. Han spurgte, om man kan oplyse, hvad man skal betale i husleje. Helge Larsen nævnte, at den foreløbige huslejeregulering blev oplyst på det afholdte beboermøde, hvor man traf beslutning om renoveringen. Når de rigtige tal foreligger, vil der blive lavet beregninger og indkaldt til beboermøde. Formanden takkede for et godt møde. Mødet hævet.