Henrik Kerstens Århus Maskinmesterskole
Århus Maskinmesterskole Rapportskrivning En vejledning Henrik Kerstens Maj 2006 Antal normalsider: 5,1 2
Indhold 1. Indledning... 4 2. Formålet med rapporter... 4 3. Rapportens opbygning... 5 3.1 Omslag... 6 3.2 Titelblad... 6 3.3 Resumé... 6 3.4 Indholdsfortegnelse... 7 3.5 Forord... 7 3.6 Indledning... 7 3.7 Hoveddel... 8 3.8 Konklusion... 8 3.9 Efterskrift... 9 3.10 Litteraturliste... 9 3.11 Bilag... 9 3.12 Nomenklaturliste... 10 4. Rapportens layout... 10 4.1 Sideopsætning... 10 4.2 Skriftsnit og skriftstørrelse... 11 4.3 Kapitler og underafsnit... 12 4.4 Markering af nyt afsnit... 12 5. Hvorledes skriver jeg en rapport?... 12 6. Konklusion... 13 7. Litteraturliste... 14 Bilag: 1. Markering af nyt afsnit 3
1. Indledning Nærværende vejledning er skrevet til brug gennem hele uddannelsesforløbet på Århus Maskinmesterskole. Vejledningen sigter derfor først og fremmest til rapporter i undervisningssammenhæng, men kan dog også anvendes generelt. Formålet med vejledningen er først og fremmest at afhjælpe den usikkerhed, som mange studerende erfaringsvis føler de første gange, de skal skrive en rapport, men også at fungere som rettesnor i studiets videre forløb. Det skal imidlertid påpeges, at der er tale om en vejledning ikke en standard da der skal være plads til individuelle opfattelser. Afsnittet En rapports opbygning skal dog tages ret bogstaveligt. Det skal understreges, at der ikke er tale om en vejledning i projektarbejde, kun selve rapportskrivningen behandles. Man vil heller ikke finde anvisninger om brug af tekstbehandling her henvises til den righoldige litteratur på området. Derimod har det været et mål at opstille nogle klare retningslinier for, hvorledes en (teknisk) rapport bør struktureres, ligesom der gives anvisninger vedrørende rapportens layout. Vejledningen er opbygget som en rapport og følger de anvisninger, der gives. Den kan derfor samtidig opfattes som en illustration af, hvorledes en rapport kan se ud. Ved udarbejdelse af vejledningen er der især hentet inspiration fra Flemming Ettrup: VirksomhedsDrift [1] og kursusmateriale fra Kolding Købmandsskole [2]. 2. Formålet med rapporter En rapport vil altid have en målgruppe, og formålet med rapporten er oftest at informere eller påvirke målgruppen. 4
Et andet formål med rapporteringen kan være at fastholde viden/information. Dette er for eksempel tilfældet, når der i forbindelse med produktudvikling skrives en konstruktionsrapport. Rapporter i undervisningssammenhæng afviger i deres formål fra ovenstående, idet rapporteringen her har to formål: Arbejdet med rapporten fungerer som en del af undervisningen Rapporten benyttes som evalueringsgrundlag Man kunne fristes til at opfatte censor og lærer som målgruppen, men ved rapportens udarbejdelse bør man forestille, at man er ansat i en virksomhed, og at målgruppen er en kunde eller virksomhedens ledelse. 3. Rapportens opbygning Der er visse regler for, hvilke afsnit en rapport skal indeholde, og i hvilken rækkefølge afsnittene skal ordnes. Dog findes der ingen faste regler for struktureringen af selve hoveddelen. Her er det vigtigt, at rapportskriveren opstiller en klar og logisk disposition, både for at bevare overblikket under skriveprocessen, og for at lette læsningen for modtageren. En rapport kan indeholde følgende afsnit: 1. Omslag 2. Titelblad 3. Resumé (kan udelades) 4. Indholdsfortegnelse 5. Forord (kan udelades) 6. Indledning 7. Hoveddel (selve rapporten) 8. Konklusion 9. Efterskrift (kan udelades) 5
10. Litteraturliste 11. Bilag Desuden kan rapporten eventuelt indeholde en nomenklaturliste. 3.1 Omslag Omslagets funktion er at fungere som blikfang og give et forhåndsindtryk af rapporten. Desuden kan omslaget have til formål at beskytte rapporten. Omslaget skal mindst indeholde: Forfatterens navn Rapportens titel 3.2 Titelblad Titelbladet er rapportens første højreside og har som funktion at samle alle data til identifikation af rapporten, dvs. at give de formelle oplysninger: Forfatterens navn Rapportens titel samt eventuel uddybende undertitel Opgavetitel Fagområde Placering i uddannelsesforløbet Uddannelsesinstitutionens navn (Århus Maskinmesterskole) Underviserens navn Dato for aflevering Antal normalsider af 2400 tegn 3.3 Resumé Resuméet er et koncentreret referat af rapporten og har til formål at fortælle en mulig læser, om rapporten har interesse for ham. Af denne grund vil resuméet ofte være på engelsk. 6
3.4 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelsens funktion er at: Give læseren en klar oversigt over rapportens disposition Være nøgle til de enkelte afsnit, sidenummerering Indholdsfortegnelsen starter med det først efterfølgende afsnit et eventuelt resumé medtages derfor ikke. Bilag medtages i indholdsfortegnelsen, men sidenummereres ikke nødvendigvis. 3.5 Forord Forordets funktion er, at man har mulighed for at skrive en række oplysninger og kommentarer, der ret beset ikke hører hjemme i selve rapporten. Forordet kan for eksempel indeholde: Bemærkninger fra forfatteren til læseren Hvorfor dette emne? Tak til personer eller organisationer Oplysninger af læsemæssig karakter 3.6 Indledning Formålet med indledningen er at informere om, hvad forfatteren vil gøre, hvorfor og hvordan. Desuden kan eventuelle afgrænsninger anføres her. Stikord til indledningen kan være: Emnet Formål Problemformulering Begrebsdefinitioner Hypoteser Synsvinkel 7
Metode Afgrænsning Rapportens opbygning 3.7 Hoveddel I modsætning til de øvrige omtalte afsnit består rapportens hoveddel oftest af mange separate afsnit, som der ikke kan hæftes standardoverskrifter på. Det er derfor vanskeligt at give præcise retningslinier for formen på hoveddelen, da meget afhænger af det emne, der behandles. Generelt gælder dog, at man skal sørge for en logisk opbygning, og at hvert afsnit skal udgøre en helhed, der så klart som muligt beskrives i afsnittets overskrift. En stor del af baggrundsmaterialet til hoveddelen anbringes normalt i bilag, da det typisk er edb-lister, tegninger, brochurer, beregninger mv., som ville ødelægge overskueligheden, hvis det blev placeret i selve teksten. 3.8 Konklusion Konklusionen skal indeholde en vurdering af rapportens resultater i forhold til de opstillede mål. Indledning og konklusion skal tilsammen danne en enhed, der forklarer, hvad der behandles, og hvad der kom ud af det. I [3] sammenlignes indledningen med en krog, der skal bruges til at fange læserens interesse, mens konklusionen kan opfattes som en kurv, hvori de enkelte tråde samles sammen til en helhed. Fig. 1 Krogen og kurven Kilde: [3] side 229-230 8
Desuden kan konklusionen indeholde en omtale af ideer, der er dukket op under rapportens udarbejdelse, men som det oftest af tidsmæssige årsager ikke har været muligt at få med i rapporten. 3.9 Efterskrift Et eventuelt efterskrift kan indeholde en vurdering af, hvad forfatteren selv har fået ud af at arbejde med opgaven. 3.10 Litteraturliste Litteraturlisten skal give en oversigt over de kilder, der er benyttet/henvises til i rapporten. Følgende oplysninger medtages om muligt i listen: Forfatter Titel Udgave Forlag Udgivelsesår ISBN-nr. Litteraturlistens poster nummereres, så der i rapportteksten kan henvises til dem blot ved angivelse af nummeret. I tekniske rapporter er det almindeligt at litteraturhenvisninger sættes i kantede parenteser. 3.11 Bilag Bilag er de dele af rapporten, som det er uhensigtsmæssigt at anbringe på deres naturlige pladser. Eksempler på bilag kan typisk være: Beregninger Edb-udskrifter 9
Skemaer Større tegninger Brochurer Leverandørmateriale Bilagene ordnes logisk og navngives/nummereres, så der kan henvises til dem i teksten og indholdsfortegnelsen. Bilagssiderne sidenummereres ikke nødvendigvis sammen med den øvrige rapport. 3.12 Nomenklaturliste En nomenklaturliste anvendes, når det skønnes at være til hjælp for læseren. Samtidig kan nomenklaturlisten også lette arbejdet for rapportskriveren, idet den sikrer en ensartet terminologi. Listen skal omfatte alle de i rapporten benyttede symboler. Listen anbringes enten lige efter indholdsfortegnelsen eller i et bilag. 4. Rapportens layout Selv om rapportens indhold naturligvis er det væsentligste, er det også vigtigt, at rapporten virker indbydende på læseren. Der er ingen faste regler for, hvordan en rapport skal sættes op, så der er mulighed for at udvikle sin egen personlige rapportstil. For at sikre et acceptabelt layout bør man dog have de følgende retningslinier in mente. 4.1 Sideopsætning Ved indstilling af margener skal man tænke på, at der skal være plads til en eller anden form for indbinding, hvorfor venstre margen kan sættes til 3cm, mens 2cm vil være passende til højre margen. 10
I rapporter, der skrives i undervisningsmæssig sammenhæng, skal der være plads til lærerens kommentarer. Dette kan opnås ved at benytte en linieafstand på 1½. Foretrækker man at skrive med enkelt linieafstand, bør man sætte en bredere højremargen end ovenfor angivet. Af hensyn til udprintning og kopiering skrives normalt kun på den ene side af papiret. 4.2 Skriftsnit og skriftstørrelse Til tekniske rapporter bør man aldrig anvende dekorative skriftsnit (fonte) som for eksempel Comic Sans MS. Til større, sammenhængende tekster (brødtekst) anvendes oftest en font med seriffer ( fødder ), idet disse gør teksten hurtigere at læse. Times New Roman kan anbefales, da den følger med Windows. A Fig. 2 Times New Roman Til overskrifter anvendes ofte en grotesk (sans serif sans er fransk og betyder uden), da denne fonttype bedre fanger blikket. Af samme grund som ovenfor kan Arial anbefales. A Fig. 3 Arial Det kan lette formateringen kun at anvende én font i rapporten, og man bør aldrig benytte mere end to forskellige fonte. Skriftstørrelsen bør sættes til ca. 12 punkt. 11
4.3 Kapitler og underafsnit De enkelte kapitler bør markeres klart med overskrifter i en større skrift end den øvrige tekst. Underafsnit skal ligeledes markeres, men må samtidig ikke kunne forveksles med kapitelopdelingen. I nærværende vejledning er der benyttet 16 punkt fed til kapiteloverskrifter og 12 punkt fed til underafsnit. Det letter ofte overblikket, hvis kapitlerne nummereres. 4.4 Markering af nyt afsnit Nyt afsnit kan enten markeres med 1) ny linie og indrykning eller ved 2) dobbelt linieafstand uden indrykning. Kombinationer af disse muligheder bør undgås. I bilag 1 er begge muligheder illustreret. 5. Hvorledes skriver jeg en rapport? Som udgangspunkt for en rapport i undervisningssammenhæng vil der normalt foreligge en opgaveformulering. Ud fra denne opstilles diverse afgrænsninger for rapporten, og ved at sammenholde disse med opgaveformuleringen kan man skrive en egentlig problemformulering. Denne kan senere indgå i rapportens indledning eller vedlægges som bilag. Ud fra problemformuleringen kan man liste alle de områder, man kan forestille sig, at det vil være relevant at behandle, hvorefter disse punkter arrangeres i en logisk rækkefølge og struktur. Ved en grundig gennemgang af punkterne på denne liste vil der opstå vekslende behov for informationssøgning og problemanalyse, der gerne skulle resultere i, at forfatteren opnår klarhed over, hvad der skal behandles i rapporten, og hvilke metoder der skal anvendes. Herefter kan en endelig disposition opstilles. Det er nemmest at udføre denne som en indholdsfortegnelse, da man herved opnår den bedste støtte under skrivearbejdet. 12
Når opgaven er gennemtænkt og dispositionen/indholdsfortegnelsen foreligger, er det blot at gå til tastaturet så kommer rapporten næsten af sig selv. Når rapporten er færdigskrevet, skal der læses korrektur. Man bør naturligvis benytte tilgængelige hjælpemidler som tekstbehandlingsprogrammets stavekontrol, men dette er ikke tilstrækkeligt. Rapporten bør udskrives på papir og læses omhyggeligt igennem, da man finder væsentlig flere fejl, hvis man læser korrektur på en udskrift, end hvis man læser på skærmen. Det vil ofte være en fordel at læse højt for sig selv, da dette øger koncentrationen og hjælper med til at opdage uheldige sproglige formuleringer. 6. Konklusion Som nævnt i indledningen er denne vejledning opbygget som en rapport, som konsekvent følger egne anvisninger. Dette gælder både for tilblivelse, layout og opbygning. Som en følge heraf er teksten skrevet med linieafstand 1½, som det anbefales til rapporter, der skal rettes af censor/lærer. Denne opbygning gør, at teksten ikke blot fungerer som vejledning, men kan benyttes som skabelon. Jeg vil i denne sammenhæng gerne understrege, at kapitlet En rapports opbygning bør følges ret nøje, mens der naturligvis kan være andre synspunkter omkring layout og arbejdsmetode, end de her fremsatte. Med håbet om, at vejledningen kan gøre det lettere at komme i gang med de første rapporter, vil jeg gerne slutte med at ønske god skrivelyst. 13
7. Litteraturliste 1. Flemming Ettrup: VirksomhedsDrift 3. udgave Erhvervsskolernes Forlag Odense 1998 ISBN: 87-881-086-8 2. Opgaveskrivning Lederuddannelsen Erhvervsdiplomuddannelsen Kolding Købmandsskole, Kursuscentret 3. Peter Larsen: Problemer og teknologi 2. udgave Systime Århus 2005 ISBN: 87-616-1015-1 14
Bilag 1 Markering af nyt afsnit 15
Bilag 1 Markering af nyt afsnit 1. Enkelt linieafstand med indrykning Som nævnt i indledningen er denne vejledning opbygget som en rapport, som konsekvent følger egne anvisninger. Dette gælder både for tilblivelse, layout og opbygning. Som en følge heraf er teksten skrevet med linieafstand 1½, som det anbefales til rapporter, der skal rettes af censor/lærer. Denne opbygning gør, at teksten ikke blot fungerer som vejledning, men kan benyttes som skabelon. Jeg vil i denne sammenhæng gerne understrege, at kapitlet En rapports opbygning bør følges ret nøje, mens der naturligvis kan være andre synspunkter omkring layout og arbejdsmetode end de her fremsatte. Med håbet om, at vejledningen kan gøre det lettere at komme i gang med de første rapporter, vil jeg gerne slutte med at ønske god skrivelyst. 2. Dobbelt linieafstand uden indrykning Som nævnt i indledningen er denne vejledning opbygget som en rapport, som konsekvent følger egne anvisninger. Dette gælder både for tilblivelse, layout og opbygning. Som en følge heraf er teksten skrevet med linieafstand 1½, som det anbefales til rapporter, der skal rettes af censor/lærer. Denne opbygning gør, at teksten ikke blot fungerer som vejledning, men kan benyttes som skabelon. Jeg vil i denne sammenhæng gerne understrege, at kapitlet En rapports opbygning bør følges ret nøje, mens der naturligvis kan være andre synspunkter omkring layout og arbejdsmetode end de her fremsatte. Med håbet om, at vejledningen kan gøre det lettere at komme i gang med de første rapporter, vil jeg gerne slutte med at ønske god skrivelyst. 16