Introduktion af nye medarbejdere

Introduktion af nye medarbejdere Ifølge Århus Skolevæsens personalepolitik skal der: Ved introduktion af nyansatte lægges vægt på, at den ansatte får en god velkomst og informeres om regler og overenskomster samt skolevæsenets målsætning, opgaver og organisation. Det sikres, at nyansatte gøres bekendt med arbejdspladsens kultur og daglige rytme. Langt de fleste skoler har udarbejdet retningslinjer for modtagelse og introduktion af nye medarbejdere - herunder lærere. Disse retningslinjer er under stadig udvikling. Skolerne har i løbet af sommeren indsendt deres procedurer for modtagelse af nye lærere, og dette materiale er nu bearbejdet. Det udsendes til skolerne som inspiration til den videre udvikling af introduktionsforløb for nyansatte. Generelt er erfaringen, at et veltilrettelagt introduktionsforløb giver det bedste resultat - både for de nye lærere og for dem, der tilrettelægger forløbet. Introduktionen kan omfatte: Udlevering af materialer Når en ny medarbejder er ansat, skal han/hun have en lang række informationer og materialer. De fleste skoler udleverer dette umiddelbart efter ansættelsen, mens man andre steder venter til et eventuelt Introduktionsmøde eller de første arbejdsdage. Det er imidlertid en god idé at udlevere materialet så tidligt som muligt, så den ny medarbejder har tid til at studere det. I vedlagte bilag 1 er et forslag til oversigt over materialer, det kan være relevant at udlevere. Fagfordeling Skolerne arbejder på, at den nyansatte lærer så vidt muligt indgår på lige fod med de øvrige ansatte i fagfordelingen allerede det første år. Eventuelt kan lederen og den nyansatte dog tage en samtale, inden fagfordelingen er afsluttet, så det ikke er et endeligt fagskema, der foreligger. På nogle skoler forsøger man at opbygge fordelingen således, at den nye lærer har mange lektioner i få klasser. Derudover er man flere steder opmærksom på at støtte de nye lærere ved det følgende års fagfordeling. Det foregår f.eks. ved et møde eller ved en individuel samtale - typisk i januar eller februar - hvor skoleleder og tillidsrepræsentant deltager. Her orienteres om procedurer og rutiner i forbindelse med fagfordelingsprocessen, og der er mulighed for at få afklaret eventuelle problemer. En eventuel ændret fagfordeling kan også drøftes, hvis den nyansatte ønsker det, eller hvis der er noget, der er gået skævt. Denne samtale kan eventuelt tages i forbindelse med en medarbejderudviklingsamtale. Introduktionsmøde En række skoler holder et Introduktionsmøde for de nyansatte - de fleste steder inden skoleårets start. Her får de nye lærere typisk en generel orientering om skolen, de kan stille spørgsmål til det materiale, som de eventuelt har fået udleveret eller tilsendt på forhånd, de får udleveret skab og nøgler og får en orientering om regler og praktiske forhold på skolen. Ofte får de også en rundvisning på skolen. 1

Et emne på mødet kan også være en generel introduktion til. Der kan f.eks. orienteres om overordnet skolepolitik, betydning for skolerne af byrådets beslutninger, økonomiske bindinger, brug af skolekonsulenterne etc. De fleste steder er det skoleledelsen, der står for arrangementet, men det kan også være f.eks. en kontaktperson (se nedenfor). Ud over kontaktpersonen kan tillidsrepræsentanten samt mødelederen fra Pædagogisk Råd deltage i mødet, ligesom formanden for skolebestyrelsen kan være med. Ud over Introduktionsmødet kan det være en god idé at invitere de nyansatte med til en eventuel årlig sommerfrokost eller til en fest ved skoleårets afslutning. De kan også inviteres med til pædagogiske arrangementer, der eventuelt måtte løbe af stabelen mellem tidspunktet for ansættelsen og den første arbejdsdag. Hensigten hermed er, at den nyansatte kan begynde at deltage i skolens liv så tidligt som overhovedet muligt. Rundvisning og præsentation på skolen Den ny medarbejder får en rundvisning på skolen og præsenteres for en række centrale personer og kollegaer fra andre personalegrupper. De fleste steder sker det enten ved Introduktionsmødet eller på en af de første arbejdsdage. Som regel er det skolelederen eller afdelingslederen, der viser rundt, men det kan også være kontaktpersonen eller en fra det team, som den ny lærer bliver en del af. Blot er det vigtigt, at ansvaret er placeret. Rundvisningen kan også omfatte en orientering om skolens opbygning og indretning, pæda-gogiske overvejelser bag lokale- og klasseplacering, historik m.v. Runden omfatter typisk: AV-samling Bibliotek Depoter EDB-rum /-udstyr Faglokaler Filmlokale Garderobe Kantine Kontorer Kopimaskine Lærerværelse SFO Tandklinik Første arbejdsdag På de fleste skoler bydes den nyansatte velkommen af skolens leder ved den fælles morgenkaffe eller lignende. Her præsenteres han/hun for det øvrige lærerpersonale m.v., og - hvis det ikke er sket før - for det team, som han/hun skal samarbejde med. Vigtigt er det, at den ny medarbejder fra starten føler sig velkommen på arbejdspladsen og blandt de nye kolleger. Flere steder sørger man således for at sikre nyansatte en plads ved bordene på lærerværelset - evt. med navneskilt, og der kan også være velkomstblomster. Eventuelt kan de nye lærere få anvist skiftende pladser i f.eks. august måned, så de kommer til at kende så mange som muligt. Det kan også være en god idé at byde velkommen ved en reception eller lignende - f.eks. på den første fredag efter skolestarten. Kontaktperson/Tutor-ordning 2

Kært barn har som bekendt mange navne: Mentor-, fadder- eller følordning er også udbredte betegnelser. Næsten alle skoler har etableret en ordning, hvor den nye lærer har en - evt. flere - kontaktpersoner, som lønnet eller ulønnet hjælper vedkommende tilrette. Den ny medarbejder mødes på nogle skoler med sin kontaktpersonen allerede før sommerferien. På andre præsenteres han/hun ved Introduktionsmødet eller på første arbejdsdag. Kontaktpersonen har som regel til opgave at introducere den nye kollega til skolens praksis og kultur, besvare spørgsmål og støtte og vejlede i konkrete arbejdsopgaver. På nogle skoler er kontaktpersonen også ansvarlig for en større del af introduktionsprogrammet - f.eks. rundvisning og præsentation og eventuelt også for at holde fællesmøder med de nye lærere. Senere i forløbet er kontaktpersonen ofte med til opsamlings- og evalueringsmøder omkring introduktionsprogrammet og eventuelt også til individuelle medarbejdersamtaler med de nyansatte. Uanset de konkrete opgaver, som kontaktpersonen har, er det vigtigt, at både han/hun og den nyansatte er bekendt med, hvad kontaktpersonen har ansvar for. Klasseteams Mange skoler forsøger så vidt muligt at sikre, at kontaktpersonen er en teamlærer. Der aftales som regel også et møde så hurtigt som muligt med den/de teams, som den ansatte skal arbejde i. Nogle skoler har endvidere fastlagt konkrete opgaver, som teamet er ansvarlig for i forbindelse med introduktionen. De informerer f.eks. den nyansatte om klassernes generelle og specifikke forhold, og på nogle skoler er det også det samlede team, der har ansvaret for introduktionen og for, at han/hun inddrages i den pædagogiske debat. Regler og praksis Der er mange regler, sædvaner og procedurer - skrevne som uskrevne - når man begynder i et nyt job. Nyansatte skal have en række informationer, og på nogle skoler vælger man at give disse mundtligt. En del skoler har dog også valgt at nedfælde dem i en personalehåndbog eller lignende, som udleveres til alle nyansatte. Generelt er det en god idé at give de fleste informationer både mundtligt og skriftligt. Som nyansat får man meget at vide i løbet af de første dage, og det kan være en lettelse at kunne slå tingene op i en personalehåndbog eller en velkomstmappe med praktiske oplysninger, så man ikke skal spørge igen og igen. Det kan også være godt at aftale en opgavefordeling mellem leder, kontaktperson og eventuelt tillidsrepræsentant, hvoraf det fremgår, hvem der har ansvar for hvilke dele af introduktionen og for at give hvilke informationer. Dermed sikres det både, at den nyansatte får de oplysninger, der er nødvendige, og at han/hun ikke får dem flere gange. Det kan også være en god idé at arrangere et eller flere praktiske introduktionskurser, hvor den nyansatte gøres fortrolig med praktiske forhold omkring f.eks. AV-samling, kopimaskiner, EDB-udstyr, alarmer, skolebibliotek m.v. På flere skoler er det kontaktpersonen, der er ansvarlig herfor - eventuelt i samarbejde med AV-mand, IT-ansvarlig, skolebibliotekar etc. 3

I vedlagte bilag 2 findes en liste over informationer m.v., som det er vigtigt, at en nyansat får. Den er ikke udtømmende, da skolerne er forskellige, men den kan eventuelt tjene som tjekliste for, at den nye medarbejder er orienteret om diverse forhold på skolen. Forældresamarbejde Flere skoler er opmærksomme på at støtte de nye lærere i det første møde med forældrene. De nyansatte får information om retningslinier og principper for skole/hjem-samarbejdet og får støtte og opbakning både under forberedelsen, gennemførelsen og evalueringen af de første forældremøder og skole/hjem samtaler. Især er det vigtigt, at den nyansatte bliver gjort bekendt med hvilke forventninger, der er til ham/hende. Hvis den nyansatte skal fungere som klasselærer, kan han/hun få lejlighed til at møde klassen og forældrene allerede før tiltrædelsen. Ellers arbejdes der på, at den nyansatte skal møde klassens forældre så tidligt som muligt. Det videre forløb Introduktionen for den nye medarbejder er ikke afsluttet med modtagelsen i de første dage. Det er vigtigt at sikre sig, at vedkommende trives, og at der er opbakning til ham/hende, når hverdagen begynder. På nogle skoler fortsætter introduktionsforløbet ud over de første dage med et antal møder (2-6) i løbet af efteråret. Her orienteres f.eks. yderligere om skolen, mål, politikker, handleplaner, forretningsgange, løn- og ansættelsesforhold m.v., og man har mulighed for at drøfte den nyansattes oplevelser af skolen. På en af skolerne har man valgt at holde et ugentligt fyraftensmøder, hvor der orienteres om: Tjenesteplaner Frikvartertilsyn Skolepsykologisk rådgivning Støttecenteret Sundhedsplejen Forældresamarbejdet To-sprogede elever Sprogcentret Biblioteket Indkøb Pædagogisk værksted Institutionssamarbejdet 1/4-samarbejdet Skolefritidsordningen Centerafdelingen Undervisningscentret Opfølgningen på introduktionsforløbet er forskellig på skolerne. Nogle steder holder man et fællesmøde 1-2 måneder efter ansættelsen, hvor kontaktpersoner og tillidsrepræsentant også kan deltage. Her drøftes bl.a. trivsel og arbejdsforhold for de nye lærere, der også kan komme med forslag til forbedringer af indkøringsfasen. Senere tager lederen en eller flere individuelle samtaler med hver af de nyansatte, for at følge hvordan det går den enkelte. Her kan kontaktperson og tillidsrepræsentant eventuelt også deltage. På andre skoler tager man de individuelle samtaler først - f.eks. efter 1-2 måneder - for at få afklaret eventuelle problemer, som måtte være opstået. Nogle steder gentages samtalerne igen efter 3 og 6 måneder. De kan eventuelt afholdes som gruppesamtaler. Efter 3-6 måneder afholdes der så et 4

opsamlingsmøde, hvor introduktionsprogrammet bl.a. evalueres. Man kan dog også vælge at foretage evalueringen af introduktionsprogrammet ved en af de individuelle samtaler med ledelsen i stedet for. På en af skolerne består opfølgningen endvidere i, at skolelederen overværer den ny lærers undervisning inden udgangen af september. Herefter afholdes der medarbejdersamtaler. På en anden har ledelsen og tillidsrepræsentanten i det forløbne skoleår haft dialogmøder med de nyansatte lærere. Disse er blevet tilbudt supervision af to lærere på skolen (heraf er den ene tillidsrepræsentanten), hvilket ifølge skolelederen har været en stor succes. Derudover har ledelsen på flere skoler en samtale med de nyansatte i løbet af foråret, hvor det første arbejdsår evalueres, og hvor procedurer m.v. omkring fagfordeling gennemgås. Tillidsrepræsentanten Mange steder indgår tillidsrepræsentanten i introduktionsforløbet for den nyansatte. Bl.a. har han/hun ofte til opgave at orientere om en række forhold som f.eks.: A-kasse ansættelsesformer arbejdsfordelingsplan arbejstidsregler barns første sygedag faglig klub ferieoptjening forretningsudvalg frikøb lokalaftaler lønforhold og -sedler medlemsmøder omlægning af tjenesten pædagogisk råd samarbejdet med ledelsen samarbejdsudvalg sikkerhedsudvalg skoleakkorder sygdom, regler for tjenesteplaner tjenestetidsopgørelser tjenestetidsregler tjenstlige samtaler Derudover deltager tillidsrepræsentanten ofte i opsamlings- og evalueringsmøder, ligesom han/hun også kan deltage i medarbejdersamtaler i løbet af det første halve til hele år. 5

Bilag 1 Oversigt over materialer, det kan være relevant at uddele til nye lærere - gerne inden de første arbejdsdage: Arbejdsfordelingsplan Beredskabsplan Faghæfter Ferieplan Forretningsordenen for Pædagogisk Råd Forældreinformation Fotos af skolens medarbejdere Info-mappe / Lærermappe / Personalehåndbog / Velkomstmappe Læseplaner Mødeplaner Ordensregler Personalepolitik Plan over skolen Principper vedtaget i skolebestyrelsen Samarbejdspartnere, oversigt over Samarbejdsudvalget, vedtagne retningslinier Skolebladet - den/de sidste numre Skoleplan Telefonliste over skolens personale Tjenesteplan Årsplan Inspirationsmateriale til skolerne 6

Bilag 2 Oversigt over områder, hvor den nyansatte skal gøres bekendt med regler og praksis: Alarmsystemet Arbejdstider AV-udstyr, brug af Beredskabsplaner Bibliotek Busser - klippekort, bestilling m.v. EDB-rum - regler for anvendelse og ophold EDB-udstyr Elevforsømmelser, registrering af Fagudvalg Ferie Fødselsdage Gavekasse Gårdvagt Indeordning Kaffeordning Kantine Kopiering Kurser Lejrskoler Lokaler, reservation og brug af Materialebestilling Nøgler - f.eks. udlån m.v. Oprydning efter sidste time i et lokale Pauser Rygeregler Samtaleanlæg Sociale aktiviteter Spisning med elever Sygemelding Tavshedspligt Telefon og telefonering fra skolen Udgangstilladelser UV-materialer Vikarsedler og vikarpolitik Årets gang mht. f.eks. fagfordeling, team- og forældresamarbejde Inspirationsmateriale til skolerne 7