Sådan byder vi nye medarbejdere velkommen

Transkript

1 Sådan byder vi nye medarbejdere velkommen 1. Selve ansættelsen 2. Forbered modtagelsen 3. Den første dag 4. De første 3 måneder

2 Drejebog for ansættelse og modtagelse af nye medarbejdere Yes! Sådan tænker den nyansatte, når man har fået at vide, at jobbet er landet. Og kunsten er så, som den nye arbejdsplads, at kunne holde fast i YES-følelsen. For den største succes skulle jo gerne være at komme i gang med de nye udfordringer, som et nyt job byder på. Første skridt på vejen til et godt samarbejde med en ny medarbejder er grundig forberedelse. Ansættelsessamtalen skal være ordentligt forberedt, arbejdspladsen skal være forberedt på, at den nye medarbejder begynder, der skal være styr på den nye medarbejders første dag og introforløb. Så ja, forberedelsen fylder og betyder meget, og her kommer drejebogen ind i billedet - især for dig som leder. De fleste husker deres første arbejdsdag, som ofte er forbundet med nervøsitet, spænding og nysgerrighed; hvad skal der ske? Hvem skal man møde? Er kollegerne rare? En masse spørgsmål melder sig og for at sikre den nye medarbejder en god oplevelse, er det væsentligt, at vedkommende føler sig velkommen. Du kan bruge denne drejebog som huskeseddel og som inspiration til netop at gøre din nye medarbejders første tid på jobbet til en særlig god oplevelse.

3 1. Ansættelsessamtalen Når du inviterer til samtale, skal du være Invitation til ansættelsessamtalen til opmærksom på, at invitationer, som sendes ud via Ofir, er standardbreve. Derfor kan mange personer i ansættelsesudvalget ansøger med dato, tidspunkt, hvor de med fordel kombineres med en mere mv. personlig invitation. Besked til alle ansøgere; både dem, der skal til samtale og dem, der skal have afslag. I invitationen er det en god ide at skrive, hvor lang tid samtalen tager, og hvor mange ansøgeren kan forvente at møde. Det kan virke ret chokerende og overvældende med et ansættelsesudvalg på personer. Så sørg for at ansættelsesudvalget ikke er større end højst nødvendigt, og sørg samtidig for at ansættelsesudvalgets roller er tydelige for medlemmerne. Invitation til ansættelsesudvalget Ring til de ansøgere, der har været til ansættelsessamtale og giv en konstruktiv begrundelse for afslaget til dem, der ikke får jobbet. Det giver det bedste indtryk af Næstved Kommune. Vær tydelig på hvem der har kompetencen til at beslutte, og hvordan du som leder vil styre interviewet. Det kan være en god ide at have en dygtig medarbejder til at interviewe, og som leder selv indtage observatørrollen. Er det en leder, der skal ansættes, skal der gennemføres en personlighedstest inden ansættelsessamtalen. Kontakt HR-udvikling som tester i Reflektor og Garuda personlighedstest. Sørg for at skabe tydelige rammer for ansættelsessamtalen, således at ansøgeren både ved, hvordan samtalen kommer til at forløbe, og hvornår vedkommende efterfølgende får besked. Husk at ansøgeren får meget taletid, da det jo er ansøgeren, der er til samtale. Overvej om der skal mere end en samtale til, før I beslutter, hvem der skal have jobbet. Du kan finde mere omkring selve ansættelsesproceduren på intranettet.

4 2. Forbered modtagelsen Det er vigtigt at forberede både kollegaer og arbejdsplads på, at den nye begynder. Afhængig af sted og jobkarakter bør det overvejes, hvem der skal involveres i nyansættelsen. Hvis det betyder ændringer i fordelingen af arbejdsopgaver, er det vigtigt at få talt det godt igennem inden første arbejdsdag, så unødige bekymringer og konflikter undgås. I perioden fra beslutningen i ansættelsesudvalget er taget og indtil første arbejdsdag for den nyansatte, er det vigtigt at tale om det på personalemøder. Meld ud i god tid, hvilken dag og tidspunkt den nyansatte kommer, og hvem der har ansvaret for den nyansatte i den første tid. Velkomstpakke; overvej hvad der er vigtigt for den nye medarbejder at vide. Det kan være virksomhedsplan, personalepolitik, værdier, mødetider, procedure ved sygemeldinger, ferier osv. Lav en introduktionsplan for den første tid på arbejdspladsen, der involverer kollegerne. De fleste synes, det er dejligt at få lov til at fortælle om de opgaver, de løser. Overvej hvem der skal være kontaktperson for den nyansatte, og hvor længe kontaktpersonen har opgaven. Måske er der også brug for en mentor, superviser i jobbet, eller måske en decideret oplæringstid. Send introduktionsplanen og informationer om første dag ud i god tid. Det kan være en god ide at invitere medarbejderen med til et arrangement (personalemøde, socialt arrangement) inden start. Oprettelse i telefonbog Brugeroprettelse i kommunens netværk, samt tildeling af rettigheder til relevante IT programmer. Sende relevant materiale og mødetidspunkt til første dag. Arrangere modtagelse (morgenkaffe, blomster osv.). Informer om hvilke papirer den nyansatte skal aflevere. Lav aftale med personalekontoret om ansættelsesbrev. Udarbejdelse af introduktionsplan. Sikre at den nyansatte får stillet alt det til rådighed, som vedkommende har brug for, for at kunne udføre sit job. Det kan være bord, stol, tlf., pc., arbejdstøj, adgangskort, nøgler osv. Det har en afgørende betydning for, at man føler sig velkommen.

5 3. Den første dag Det er vigtigt, at du har god tid til at modtage den nyansatte første dag. Sørg for at lægge tidspunktet, hvor den nyansatte skal møde, sådan at du er på arbejdspladsen. Afhængig af arbejdspladsens karakter kan det være en god ide at starte med morgenbord for alle. Det er altid en god ide at byde den nye velkommen med fx en buket blomster, et skilt eller flag. Det skaber en rar stemning, og den nyansatte føler sig velkommen. Planlæg første dag, således at der også er tid til selvrefleksion eller tid til at løse en mindre helt konkret opgave. Inden for den første uge kan du med fordel holde en forventningssamtale. Det er rart for begge parter at høre om forventninger til samarbejdet. Tilmelding til aktuelle kurser Tilmelding til velkomstmøde Præsentation af den nye medarbejder hvor og til hvem Rundvisning på arbejdsplads (køkken, kantine, garderobe, toilet, personaleskab) Gennemgang af praktiske forhold Nøgler Identifikationskort Parkering Ferie/flex Førstehjælp Evt. arbejdstøj Sygemeldinger Telefonnummer til nærmeste pårørende Introduktion til relevante IT-systemer Introduktion til IHelp Gennemgang af relevante arbejdsgange og arbejdsopgaver Vigtige kontaktnumre Hvis den nye medarbejder er leder: Orientering om personaleansvar, herunder APV/Trivselsmålinger. Orientering og materiale om budgetansvar og økonomi herunder indkøbsaftale.

6 4. De første 3 måneder Introduktion til det faglige Der er ofte mange ting at huske i den første tid på en ny arbejdsplads, derfor er det en god ide at sammensætte et forløb, som både indeholder informationer og introduktioner kombineret med konkrete arbejdsopgaver. Hvis der er brug for en form for oplæring i jobbet, er det en god ide at finde en mentor (måske en der har siddet med i ansættelsesudvalget). Det er rart som ny at vide, hvem man kan spørge, og som er faglig kompetent. Introduktion til det sociale Hver arbejdsplads har sin kultur, som er indlysende for de gamle men svær at finde som ny. Man kan hjælpe en ny hurtigt ind i kulturen ved at finde en ambassadør fra personalegruppen, som ved ord og handlinger viser, hvordan kulturen kommer til udtryk på arbejdspladsen. Det er derfor vigtigt ikke bare at uddele diverse personalepolitikker, værdigrundlag, organisationsdiagrammer osv. uden at lægge op til en dialog. Politikker får først liv og bliver brugbare, hvis de opleves i handlinger og dialog. Helt lavpraktiske ting, som hvordan man holder pauser, holder frokost osv. er rare ting hurtigt at finde ud af. Hver arbejdsplads er unik med egen kultur og arbejdsopgaver, elementer som den nyansatte først skal afkode og lære. Det siges, at man som hovedregel er ny i job i op til 1 år, først efter 1 år kan man trække på de erfaringer, man har gjort sig i jobbet. Vær derfor ekstra opmærksom på den nyansatte den første tid. Inviter gerne til uformel snak og vent ikke med at snakke med den nyansatte til opfølgningssamtale 3 måneder efter ansættelsen. Opfølgningssamtale Inviterer i god tid til en hvordan er din første tid gået på arbejdspladsen. Lav gerne en dagsorden til samtalen, og sørg for at give den nye medarbejder meget taletid til samtalen. Vær lyttende og brug den nyansattes observationer som en gave til at blive klogere på, hvordan I løser opgaver og hvordan arbejdsmiljøet har det. Præsentation af eller møde med tillid, -arbejdsmiljørepræsentant og MEDudvalgsrepræsentant Orientering om trivsel og arbejdsmiljø. Herunder Trivselshotline. Dialog om de personalepolitiske værdier. Mødestruktur; Hvilke møder holder vi? Hvis den nye medarbejder er leder: Lederuddannelse (Diplom i ledelse). Ledelsesprincipper og forretningsgange. Orientering om organisationens opbygning og fysiske placering. Tilmelding og orientering om lederinformationsmøder. Hvis den nye medarbejder har ledelsesopgaver eller personaleansvar kan de tilmeldes informations møderne. Intranettet hvad findes der af ledelsesværktøjer. Lederfora, ledernetværk, kolleganetværk i egen forvaltning.

7 HR-Udviklings intention med drejebogen er, at den kan hjælpe og inspirere ledere, således at fremtidige ansættelser bliver gode oplevelser for alle parter. Har du spørgsmål i forbindelse med at tage imod nye medarbejdere, er du velkommen til at kontakte HR-udvikling. Anne Fossing Maria Sommerstedt Rasmussen Sarah Thyssen Helene Lind Kryger Nielsen