Vejledning i at anvende besvarelsesformular Juli 2016
Hvem skal anvende vejledningen? Vejledningen er relevant for dig, hvis du skal anvende besvarelsesformular på postkasser eller materialer. Du skal have en af følgende roller i administrationsportalen Administrator Superadministrator Systemadministrator Hvad kan du læse om i vejledningen? Du kan få vejledning i, hvordan du trin for trin opretter og tilknytter en besvarelsesformular til postkasser i Administrationsportalen Hvad skal være på plads inden du går i gang? Du eller din leverandør skal læse bilag G i det tekniske vejledningsmateriale (findes på www.digst.dk/digitalpostvejledninger ) Din formular skal været oprette i et xml-format. Din postkasse skal være oprettet (du kan også oprette en postkasse undervejs). Side 2 af 20
Indhold 1. Introduktion til besvarelsesformular 4 1.1 Hvad er en besvarelsesformular? 4 2. Overblik over at anvende besvarelsesformular 5 3. Hent formulareksempler 6 3.1 Trin 1 Hent formulareksempler 6 4. Opret formular i administrationsportalen 9 4.1 Trin 1 Opret ny formular 9 5. Tilknyt din formular til en postkasse 11 5.1 Trin 1 Find postkasse der skal tilknyttes formular 11 5.2 Trin 2 Postkassen der anvendes 12 5.3 Trin 3 Tilknyt formular under Emner 14 5.4 Trin 3 Formular er klar til anvendelse 16 5.5 Trin 4 Eksempler for slutbruger på formular 17 6. Hvor kan du læse mere? 18 7. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? 19 Side 3 af 20
1. Introduktion til besvarelsesformular En besvarelsesformular muliggør anvendelse af simple dialog med slutbruger. Formularer specificeres i et XML format af myndigheden og uploades/konfigureres i Administrationsportalen. (ekstranet.eboks.dk). 1.1 Hvad er en besvarelsesformular? Formularer kan anvendes af myndigheden i forbindelse med to-vejs kommunikation. Formularen giver nye og bedre muligheder for kommunikation som kan bidrage til automatisering af processer og selvbetjening. Formularer knyttes til postkasser (emner), som igen knyttes til materialer som dermed angiver at en evt. besvarelse af en meddelelse til en borger/virksomhed skal baseres på en specifik formular. Formularer kan ligeledes benyttes i en kørende proces, til indsamling af data eller verifikation af data. Myndigheder kan opsætte deres postkasser således at formularer 1. Anvendes når slutbruger initierer en henvendelse til myndigheden via hhv. borger.dk eller virk.dk 2. Anvendes som svarpostkasse når slutbruger besvarer en henvendelse fra myndigheden. Når slutbruger vælger besvar muligheden åbnes en formular i stedet for den normale meddelelsesdialog. Variation 1 anvendes både på synlige postkasser, som slutbruger fremsøger, når de ønsker at initierer en henvendelse til myndigheden, og på skjulte postkasser som slutbruger f.eks. finder via dybdelink på myndighedens hjemmeside. Variation 2 kan anvendes på synlige postkasser, men anbefalingen fra Digitaliseringsstyrelsen er, at svarpostkasser med formularer oprettes som skjulte postkasser. Dette for at sikre, at postkassen ikke anvendes ved initiering. Digitaliseringsstyrelsen anbefaler myndigheder, at myndigheden gør sig bekendt med funktionaliteten og tester deres egne formularer i integrationstestmiljøet (https://demo-ekstranet.e-boks.dk ) inden en idriftsættelse af formularerne i produktionsmiljøet. Side 4 af 20
2. Overblik over at anvende besvarelsesformular I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen. Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du læse mere i de følgende kapitler. Trin Hvad skal du gøre? Hvad er resultatet? Hvor kan du læse mere? 1 Hent eksempler på XML og XSD skema 2 At oprette formular i administrationsportalen Du vejledes i at hente eksempler inde i administrationsportalen Formularen er nu klar til at blive tilknyttet postkasse 3 Tilknyt formular til postkasse Din formular er nu klar til anvendelse. 4 Du kan se eksempel på slutbrugerinitiering. Læs bilag G i de tekniske vejledninger. Du kan læse om postkasser i Vejledning i at oprette postkasser i Digital Post 5 6 Side 5 af 20
3. Hent formulareksempler I administrationsportalen kan myndigheden hente eksempler på formularer i XML-format samt XSD-skemaet, der anvendes til validering af formularer ved indlæsning. 3.1 Trin 1 Hent formulareksempler Side 6 af 20
I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Du er allerede logget ind - vælg Kontaktmuligheder Vælg fanen Formularer I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Vælg Tilføj formular Side 7 af 20
I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Hent formulareksempler Myndigheden eller dennes leverandør er selv ansvarlig for at udarbejde formularen i det dertilhørende xml-format. For en detaljeret teknisk beskrivelse af formularer henvises til bilag G Besvarelsesformularer (Du kan finde teknisk vejledninger på www.digst.dk/digitalpostvejledninger ) Side 8 af 20
4. Opret formular i administrationsportalen Forud for pålogning har medarbejderen været i dialog med en leverandør, som i samarbejde med myndigheden har udarbejdet den XML-formular, som skal anvendes som besvarelsesformular. Du skal nu gentage trin 1-2 fra kapitel 3, før du er klar til at oprette din formular. Når du har gentaget trin 1 og 2, vil du få vist skærmbillede som nedenfor. Følg herefter nedenstående. 4.1 Trin 1 Opret ny formular Side 9 af 20
I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Angiv en sigende titel til din formular. Titel er intern. Lav beskrivelse af formular. Beskrivelse er intern. Vælg fil f or at vælge den XML-formular, som skal anvendes fra et lokalt drev. Sådan uploader du din formular. Tryk OK, hvis du ønsker at gå videre. Du vil herefter se et preview af din formular. Det betyder at den nu er uploadet. Du skal nu tilknytte den til en postkasse før den kan anvendes. Din formular skal nu fremgå af oversigten over formularer, hvis den er uploadet korrekt. Side 10 af 20
5. Tilknyt din formular til en postkasse Du skal nu tilknytte din formular til en postkasse før du kan anvende den. Hvad enten der vælges at anvende formularer til initiering (postkasse) eller besvarelse er opsætningen den samme. Følgende trin skal gennemføres for at knytte en XML-formular til en postkasse. Postkassen kan herefter anvendes ved at slutbruger initierer en formularbaseret henvendelse eller som besvarelsesformular på et retursvar til myndigheden. 5.1 Trin 1 Find postkasse der skal tilknyttes formular Side 11 af 20
I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Når du er logget ind på administrationsportalen vælg fanen Kontaktmuligheder Vælg fanen Postkasser 5.2 Trin 2 Postkassen der anvendes I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Vælg den postkasse der skal tilknyttes formular, og tryk på den. Du kan vælge en eksisterende postkasse eller oprette en ny. I dette eksempel anvendes en allerede eksisterende postkasse. Side 12 af 20
I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. I overblikket kan du se, hvor du er i forløbet. Du skal nu trykke Næste frem til du står under Emner. Side 13 af 20
Det er når du står på Emner, at du kan tilknytte formular. En postkasse kan både være synlig og skjult for slutbruger. Digitaliseringsstyrelsen anbefaler at svarpostkasser med formularer oprettes som skjulte postkasser. Dette for at sikre, at postkassen ikke anvendes ved initiering. Tryk Næste 5.3 Trin 3 Tilknyt formular under Emner I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer Side 14 af 20
ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Du står nu under Emner. Der kan godt være flere emner (med eller uden formular) tilknyttet postkassen Udfyld Navn på emne for at oprette nyt emne. Emnet er synligt for slutbruger. Under Formular vælger du, via dropdown den formular der skal tilknyttes. Tryk Opret emne for at tilknytte formular. Tryk Færdig for at gemme og afslutte opsætningen. Din formular er nu tilknyttet en postkasse. Hvis du skal foretage yderligere konfiguration af postkassen, så tryk Næste i stedet for Færdig Side 15 af 20
5.4 Trin 3 Formular er klar til anvendelse I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Information om postkassen. Den formular der allerede var tilknyttet. Den nye formular du lige har tilknyttet. Side 16 af 20
5.5 Trin 4 Eksempler for slutbruger på formular Her kan du se hvordan det ser ud, når slutbruger initierer en meddelelse, hvor der er opsat formular For struktureret retursvar: For at få det fulde udbytte af funktionen anbefales det, at myndigheden anvender afhentning via nye DP2 snitflader version 7.0. Ved at anvende de nye snitflader er det muligt at få leveret samtlige indtastningsfelter i et maskinlæsbart xml-format. XML-formatet gør det muligt for myndighedens leverandør, at indlæse data direkte i myndighedens fagsystemer. Læs de tekniske vejledninger på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Side 17 af 20
6. Hvor kan du læse mere? Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række andre vejledninger om anvendelsen af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om. Hvis du skal vide noget om Tekniske vejledninger Hvor finder du informationen? www.digst.dk/digitalpostvejledninger Opret postkasser Læs Vejledning i at oprette postkasser i Digital Post på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Dybe links Læs Vejledning om dybe links i Digital Post på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Side 18 af 20
7. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? Digitaliseringsstyrelsen gennemgår halvårligt alle vejledninger til anvendelse af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår. Dato Version Kort beskrivelse af opdateringen Juli 2016 1.0 Ny vejledning lavet i forbindelse med implementering af DP2 Side 19 af 20
Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital Post. Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af Digitaliseringsstyrelsen. digst.dk Side 20 af 20