Vejledning til oprettelse af medarbejdere Brugervejledning til oprettelse af medarbejdere på alle institutioner. Optagelse.dk
Vejledning til oprettelse af medarbejdere Forfatter: Tobias Thisted Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016
Indhold 1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 1.2 Hvad skal jeg læse... 6 1.3 Bemærkningsfelt... 6 2 Nye brugere på institutionen... 7 2.1 Ny bruger der har været logget ind... 7 2.2 Ny bruger der ikke har været logget ind... 11 2.3 Hente medarbejder fra en anden institution... 15 3 Rediger eksisterende bruger... 19 3.1 Rediger brugerens rettigheder... 19 3.2 Inaktivering af brugere... 22 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 3
1 Indledning Denne vejledning omhandler redigering og oprettelse af medarbejdere på Optagelse.dk. 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til institutionens brugeradministrator, der er ansvarlig for at oprette og redigere brugere på Optagelse.dk. Denne vejledning er rettet mod brugeradministratorer på grundskoler, ungdomsuddannelser, UU- centre og videregående uddannelser. Afhængig af institutionstypen kan medarbejdere tildeles forskellige roller. Rolle\institution Grundskole Grundskole m. 10. klasse Ungdomsudd. Videregående uddannelse UU-Center Lokal brugeradministrator X X X X X Skolemedarbejder X X Vejleder X* X* X Modtager X X X X Opretter X X X X * For folkeskoler samt nogle private og frie skoler skal man være opmærksom på, at vejlederrollen varetages af Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU), og det er dermed ikke nødvendigt, at en medarbejder på skolen har denne rettighed. En Lokal brugeradministrator kan oprette institutionens medarbejdere og tildele forskellige roller og rettigheder, der er knyttet til institutionstypen. En Skolemedarbejder kan importere og håndtere karakterer samt tjekke stamoplysningerne. En Vejleder kan vurdere uddannelsesparathed for elever, skrive under for forældre samt underskrive og sende elevens uddannelsesplan. En Modtager kan trække eller printe ansøgninger til institutionens lokale systemer. En Opretter kan oprette uddannelsesudbud på vegne af institutionen. Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 5
1 Indledning 1.2 Hvad skal jeg læse Hvad skal jeg udføre Afsnit Oprettelse og aktivering af nye brugere på institutionen Bruger har været logget på 2.1 Bruger har ikke været logget på 2.2 Bruger fra en anden institution 2.3 Ændringer af eksisterende bruger Ændring i rettigheder 3.1 Ændring i status 3.1 og 3.2 1.3 Bemærkningsfelt I vejledningen er der indsat bemærkningsfelter Bemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på. 6 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016
2.1 Ny bruger der har været logget ind 2 Nye brugere på institutionen Nye brugere aktiveres eller hentes på baggrund af brugernes digitale medarbejdersignatur eller NemID til erhverv. Det kan ske på tre måder: 1. Såfremt en ny bruger har logget ind og tilmeldt sig på Optagelse.dk, kan brugeradministrator aktivere brugeren. 2. Såfremt brugeren ikke har tilmeldt sig på Optagelse.dk, kan brugeradministrator tilmelde brugeren via serialnummer fra brugerens digitale medarbejdersignatur eller NemID medarbejdersignatur. 3. Såfremt brugeren har været på en skole og er flyttet til en anden skole og ikke skal skifte digitalsignatur (for eksempel ved skifte inden for kommunen), så kan brugeren flyttes over til den nye skole. For at kunne administrere bruger på Optagelse.dk skal du være oprettet som brugeradministrator på Optagelse.dk. Du kan læse en kort introduktion til det at være brugeradministrator på Optagelse.dk under Kom godt i gang som brugeradministrator 2.1 Ny bruger der har været logget ind Dette afsnit beskriver, hvordan brugeradministratoren aktiverer nye brugere, der har været logget ind. Denne metode kan bruges, uanset hvilken metode brugeren logger på med. For hjælp til at logge ind første gang se vejledningen til første login for medarbejdere. trin 1 trin 2 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html I topmenuen Klik på Gå til / Administration Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 7
2 Nye brugere på institutionen trin 3 Siden Administration Klik på Se medarbejder oversigt. trin 4 Siden Medarbejder oversigt Medarbejderne på oversigten er vist i alfabetisk rækkefølge. Aktive og passiver brugere En ny bruger har status Inaktiv, indtil en brugeradministrator aktiverer dem. Derfor skal status skiftes til Alle eller Passiv for at kunne se dem. I feltet Status Vælg Alle eller Passiv. Tryk Filtrér. 8 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016
2.1 Ny bruger der har været logget ind Søg medarbejder Naviger via pilene, hvis du ikke kan se medarbejderen. Eller Indtast navnet i feltet Medarbejdernavn. Klik på Filtrér trin 5 Klik på den bruger, du ønsker at aktivere. Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 9
2 Nye brugere på institutionen trin 6 Siden Redigér medarbejder Rettighedsfelterne Marker brugerens rettigheder. Bemærk Det er kun muligt at tildele de rettigheder, der er relevante for den pågældende institution. Det betyder, at skoler, der ikke udbyder 10 klasser, ikke har muligheden for at tildele rettighederne Modtager og Opretter. trin 7 Feltet Status Marker status Aktiv (bliver først muligt når brugeren er tildelt en rettighed). Tryk Gem. Den nye bruger kan logge på Optagelse.dk umiddelbart, efter du har trykket på Gem. Bemærk Brugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail, men ikke status og rettigheder, med mindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyn til beho- 10 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016
2.2 Ny bruger der ikke har været logget ind vet for at kontakte de enkelte medarbejdere anbefales det, at disse oplysninger holdes opdateret. Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration. Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder. Husk at trykke Gem, når ændringerne er lavet. 2.2 Ny bruger der ikke har været logget ind For at tilknytte medarbejderen, der ikke har forsøgt at logge på, skal du have serialnummeret fra brugerens digitale medarbejdersignatur eller NemID til Erhverv med nøglefil. Metoden kan ikke bruges, hvis medarbejderen har NemID til Erhverv med nøglekort, så bliver brugeren nødt til at logge på først og oprettes, som der står beskrevet i afsnit 2.1. Serialnummeret til digitale medarbejdersignatur eller NemID til Erhverv med nøglefil findes ved at gøre følgende på den maskine, hvor brugerens medarbejdersignatur er indlæst. Vælg Windows startmenu Alle programmer Vælg Digital signatur Vælg Tag sikkerhedskopi Vælg Detaljer Du kan nu aflæse det fulde serialnummer, som består af både CVR og RID numrene. Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 11
2 Nye brugere på institutionen trin 1 trin 2 http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html I topmenuen Klik på Gå til / Administration. trin 3 Siden Administration Klik på Opret medarbejder. trin 4 Siden Opret medarbejder Digital-ID Indtast medarbejderens Digital-ID. Tryk på Hent medarbejder. 12 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016
2.2 Ny bruger der ikke har været logget ind Der kan nu komme en ud af to muligheder. Ved denne besked forsætter du bare med vejledningen. Mulighed nummer to er, at medarbejderen findes så kan du med fordel hoppe til afsnit 2.3, hvor du kan læse om at hente medarbejdere. trin 5 Medarbejder oplysninger Navn (Indtast medarbejderens fulde navn). Email (Indtast medarbejderens personlige mail-adresse). Telefonnummer (gerne direkte nummer). Bemærk Brugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail, men ikke status og rettigheder, med mindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyn til behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere anbefales det, at disse oplysninger holdes opdateret. Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration. Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 13
2 Nye brugere på institutionen Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder. Husk at trykke Gem, når ændringerne er lavet. trin 6 Tilføj institution Indtast institutionsnavn eller institutionsnummer. Klik på Søg. Når skolen er fundet, klik på Tilføj. trin 7 Rettighedsfelterne Marker brugerens rettigheder. Klik på Gem for at gemme brugeren. 14 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016
2.3 Hente medarbejder fra en anden institution Bemærk Det er kun muligt at tildele de rettigheder, der er relevante for den pågældende institution. Det betyder, at skoler der ikke udbyder 10 klasser, ikke har muligheden for at tildele rettighederne Modtager og Opretter 2.3 Hente medarbejder fra en anden institution Hvis en medarbejder flytter mellem to skoler i samme kommune og derfor ikke skal have ny digital medarbejdersignatur eller NemID til erhverv, kan brugeradministrator hente brugeren til skolen. En medarbejder kan også være tilknyttet flere skoler med samme digitale medarbejdersignatur eller NemId til erhverv. Hvis en medarbejder flytter fra et Ungdommens Udannelsesvejlednings(UU) center til en skole eller omvendt, kan brugeradministrator ikke selv flytte personen. I de tilfælde kontaktes supporten på support@stil.dk med oplysninger om medarbejderens serialnummer samt hvilken institution, der skal flyttes fra og til. En bruger kan ikke være oprettet på både UU-center og en skole med samme digitale medarbejdersignatur eller NemID til erhverv. Serialnummeret til digitale medarbejdersignatur eller NemID til Erhverv med nøglefil findes ved at gøre følgende på den maskine, hvor brugerens medarbejdersignatur er indlæst. Vælg Windows startmenu Alle programmer. Vælg digital signatur. Vælg tag sikkerhedskopi. Vælg detaljer. Du kan nu aflæse det fulde serialnummer, som består af både CVR og RID numrene. Har brugeren et NemID med nøglekort, skal personen i øjeblikket selv sørge for at notere sit serialnummer første gang, der logges ind på Optagelse.dk. Alle aktive brugere af Optagelse.dk kan se deres serialnummer ved at gå ind og redigere deres egne oplysninger. Se bemærknings felt til trin 4 nedenunder. trin 1 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 15
2 Nye brugere på institutionen trin 2 I topmenuen Klik på Gå til / Administration. trin 3 Siden Administration Klik på Opret medarbejder. trin 4 Siden Opret medarbejder. Digital-ID Indtast medarbejderens Digital-ID. Tryk på Hent medarbejder. Der kan nu komme en ud af to muligheder. 16 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016
2.3 Hente medarbejder fra en anden institution Ved denne besked kan du med fordel læse afsnit 2.2 Mulighed nummer to er, at medarbejderen findes. Her udfyldes alle oplysninger, og det ser således ud: Bemærk Brugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail, men ikke status og rettigheder, med mindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyn til behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere, anbefales det, at disse oplysninger holdes opdateret. Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration. Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder. Husk at trykke Gem, når ændringerne er lavet. Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 17
trin 5 Tilføj institution Indtast institutionsnavn eller institutionsnummer. Klik på Søg. Når skolen er fundet, klik på Tilføj. trin 6 Rettighedsfelterne Marker brugerens rettigheder. Klik på Gem for at gemme brugeren. Bemærk Det er kun muligt at tildele de rettigheder, der er relevante for den pågældende institution. Det betyder, at skoler, der ikke udbyder 10 klasser, ikke har muligheden for at tildele rettighederne Modtager og Opretter 18 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016
3.1 Rediger brugerens rettigheder 3 Rediger eksisterende bruger 3.1 Rediger brugerens rettigheder Du kan altid ændre en brugers rettigheder på Optagelse.dk, efter de er oprettet. trin 1 trin 2 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html I topmenuen Klik på Gå til / Administration. trin 3 Siden Administration Klik på Se medarbejder oversigt. trin 4 Søg medarbejder Naviger via pilene, hvis du ikke kan se medarbejderen. Eller: Indtast navnet i feltet Medarbejdernavn. Klik på Filtrér. Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 19
3 Rediger eksisterende bruger Aktive og passive brugere Du har også mulighed for udelukkende at søge blandt passive eller udelukkende blandt aktive medarbejdere: I feltet Status Vælg Aktiv eller Passiv. Klik på Filtrér. trin 5 Klik på den bruger du ønsker at redigere. trin 6 Siden Redigér medarbejder Du får vist, hvilke rettigheder brugeren har, og du har mulighed for at redigere brugerens rettigheder. I rollefeltet Marker de roller, som skal tildeles brugeren. Klik på Gem for at gemme ændringen. 20 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016
3.1 Rediger brugerens rettigheder Når du foretager ændringer i brugerens rettighedsprofil, træder ændringerne i kraft næste gang, brugeren logger på Optagelse.dk. Hvis du har ændret i dine egne rettigheder og skal arbejde videre med det samme, skal du logge af og derefter logge på igen, for at ændringen kan træde i kraft. Bemærk Det er kun muligt at tildele de rettigheder, der er relevante for den pågældende institution. Det betyder, at skoler, der ikke udbyder 10 klasser, ikke har muligheden for at tildele rettighederne Modtager og Opretter Bemærk Brugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail, men ikke status og rettigheder, med mindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyn til behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere, anbefales det at disse oplysninger holdes opdateret. Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration. Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder. Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016 21
3 Rediger eksisterende bruger Husk at trykke Gem, når ændringerne er lavet. 3.2 Inaktivering af brugere Det er praktisk at inaktivere brugere, der ikke længere er på institutionen, eller som har fået en ny digital medarbejdersignatur eller NemID til erhverv med nyt serialnummer. Brugerne inaktiveres ved at give dem statussen Passiv. Det er ikke muligt at slette en bruger helt fra institutionen. trin 1 Hvis en medarbejder ikke længere er knyttet til institutionen, skal medarbejderen tildeles status Passiv. Status Passiv betyder, at brugeren ikke længere kan logge på Optagelse.dk I kolonnen Status Klik på Passiv. Klik på Gem for at gemme ændringen. Læg mærke til at status skifter fra Aktiv til Inaktiv. 22 Styrelsen for It og Læring, 3. oktober 2016