Oprettelse af 10. klasses udbud. Brugervejledning Optagelse.dk

Transkript

1 Oprettelse af 10. klasses udbud Brugervejledning Optagelse.dk

2 Oprettelse af 10. klasses udbud Brugervejledning Optagelse.dk Forfatter: Tine Kanne Sørensen UNI C UNI C,

3 1 Indledning Målgruppe Ændringer på Optagelse.dk i Forskellige typer af 10. klasses udbud ningsfelt Folkeskoler Rettigheden Opretter Oprettelse og redigering af udbud på en kommunal 10. klasses skole Klar til godkendelse Overførsel fra udbudsadministrationssiden Overførsel fra udbudssiden Frie skoler Rettigheden Opretter Oprettelse og redigering af 10. klasses udbud på de frie skoler Klar til godkendelse Overførsel fra udbudsadministrationssiden Overførsel fra udbudssiden UNI C,

4

5 1 Denne vejledning gennemgår oprettelse af 10. klasses udbud på Optagelse.dk. Hvert år mellem uge 43 og den 30. november skal skolerne klargøre og indberette de 10. klasses udbud, som de udbyder. 1.1 Vejledningen henvender sig til administrative medarbejdere, der skal oprette og vedligeholde skolens 10. klasses udbud på Optagelse.dk. Vejledningen er opdelt i to afsnit. Nedenfor kan du se, hvilke afsnit du bør læse. Målgruppe Rolle Relevante afsnit Opretter folkeskole Oprette skolens 10. klasses udbud i Optagelse.dk Folkeskoler Opretter frie skole Oprette skolens 10. klasses udbud i Optagelse.dk Frie skoler 1.2 Nedenfor er en række ændringer i forbindelse med oprettelse af 10. klasses udbud i Det er ikke en udtømmende liste over nye ting, men de ting, der er relevante for 10. klasses udbud Forskellige typer af 10. klasses udbud Der er forskellige typer af 10. klasses udbud. Du kan læse mere i oversigten over forskellige typer af 10. klasses udbud. Der er forskel på 10. klasse og 10. skoleår. En 10. klasse forbereder eleven til 10. klasses afgangseksamen. Et 10. skoleår leder ikke op til en 10. klasses afgangseksamen. Kun hvis skolen udbyder 10. klasse, skal skolen oprette et 10. klasses udbud på Optagelse.dk. 10. skoleår skal ikke oprettes som et 10. klasses udbud. 1.3 Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt ningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på i forbindelse med funktionaliteten. UNI C,

6 2 Folkeskoler For at kunne oprette et 10. klasses udbud skal du være oprettet i Optagelse.dk og have rettigheden Opretter. Hvis du har spørgsmål til rettigheder, kan du kontakte skolens brugeradministrator. Eller du kan læse vejledningen om brugeroprettelse på en grundskole. 2.2 Alle skoler, der udbyder et 10. klasses udbud, skal hvert år senest den 30. november have gjort alle udbud til det kommende skoleår klar til offentliggørelse. trin 1 Login fra trin 2 I feltet Dine muligheder: Klik på Udbudsoplysninger. 6 UNI C,

7 2.2 Oprettelse og redigering af udbud på en kommunal 10. klasses skole Hvis du er tilknyttet flere skoler, skal du vælge den skole, du ønsker at oprette udbud på ude på forsiden. Det gør du ved at klikke på pil ned i venstre side. Så får du vist en liste over alle de skoler og eventuelle afdelinger, du har adgang til. Her er det en skole med tre afdelinger. trin 3 Fra menuen Vælg type: Klik på 10. klasse. trin 4 Siden Udbudsadministration Feltet Skoleår: Vælg det Skoleår, du ønsker at arbejde med UNI C,

8 2 Folkeskoler Hvis udbuddet for eksempel har studiestart den 8. august 2014, så skal udbuddet oprettes i skoleåret 2014/2015. Ansøgningsperioden kan så eksempelvis være til trin 5 Oprette nyt udbud: Klik på Tilføj 10. klasse udbud eller Redigere eksisterende udbud: Klik på navnet på det udbud (studieretning), der skal redigeres Når du opretter et 10. klasses udbud, kan du vælge, hvilken institution undervisningen foregår på. Det kommer for ansøger til at se ud som om, den foregår på den institution, du opretter udbuddet fra. Det vil sige den institution, der står øverst på siden Udbudsadministration. Det er ikke muligt at rette dette senere, så opretter du på forkert institution og det skal rettes, skal du starte forfra. Udbud, der har status Klar til godkendelse eller Godkendt til offentliggørelse, kan ikke redigeres. 8 UNI C,

9 2.2 Oprettelse og redigering af udbud på en kommunal 10. klasses skole trin 6 Siden Udbud indeholder to faneblade: 1. Fanen Udbud 2. Fanen Historik og noter. Fanen Udbud Du kan: oprette en ny studieretning redigere eksisterende studieretning I det følgende gennemgås redigeringssidens forskellige felter. Hvis skolen har mere end én 10. klasse studieretning, opretter du alle udbuddene som beskrevet. UNI C,

10 2 Folkeskoler trin 7 Tilstand Feltet Tilstand viser udbuddets tilstand. Udbud, der har tilstand Klar til godkendelse eller Godkendt til offentliggørelse, kan ikke redigeres. Kun udbud med tilstand Under redigering kan redigeres. trin 8 Studieretning I feltet Studieretning skal du navngive studieretningen. I eksemplet har vi kaldt vores studieretning for Natur og fritid. Studieretningen behøver ikke at have et navn, der minder om Natur og fritid. Mange vælger at kalde studieretningen for 10. klasse. Er du ved at redigere et udbud, vil der allerede stå et navn her. Nogle skoler har pladsbegrænsning, og eleverne skal have en aftale for at blive optaget. I de tilfælde sættes der et flueben ud for Udbuddet har et begrænset antal pladser. Hvis der er sat et flueben, bliver ansøgeren i ansøgningsøjeblikket gjort opmærksom på, at de skal have en aftale om optagelse. Funktionen bruges som regel kun af efterskoler og private skoler. Fluebenet udløser dette spørgsmål til ansøgeren: Anbefalingen er kun at bruge denne mulighed, hvis ansøger skal have en skriftlig aftale med skolen. Det kan for eksempel være efterskoler med venteliste. 10 UNI C,

11 2.2 Oprettelse og redigering af udbud på en kommunal 10. klasses skole trin 9 Tilbudsfag Kommunale 10. klasses skoler skal tilbyde alle tilbudsfag. Dansk, engelsk og matematik som tilbudsfag er supplerende undervisning i fagene på 10. klasses eller lavere niveau. trin 10 Andre fag De kommunale 10. klasses skoler skal ud over tilbudsfagene vælge at tilbyde mindst tre af de andre fag, der er angivet. 1 Ansøgere kan kun vælge mellem de markerede fag. Andre fag Marker de fag, som skolen vil udbyde 1 Dette er ifølge Bekendtgørelse af lov om folkeskolen. Du kan læse mere i bekendtgørelsen ( 19 d. kapitel 2a.) UNI C,

12 2 Folkeskoler Tilføje et fag under andre fag Hvis skolen ønsker at udbyde et fag, som ikke er på listen, kan du bruge tekstfeltet til at oprette faget. I nedenstående eksempel har vi allerede tilføjet Biologi og skal til at tilføje Geografi. Indtast navn på faget Klik på Tilføj Du kan slette et tilføjet fag: Klik på Fjern Ekstra felter Ekstra felter indeholder en liste af felter, som kan indsættes på skolens udbud. Felterne bliver kun vist for ansøgere, der er gået ud af skolen. Da næsten alle ansøgere til 10. klasse går i 9. klasse, er denne funktionalitet derfor ikke relevant for 10. klasses uddannelsesudbud. Hvis du alligevel er interesseret i, hvordan du opretter Ekstra felter, så kan du læse om denne funktionalitet i vejledningen til oprettelse af et uddannelsesudbud for Erhvervsuddannelserne. trin 11 Udbydende institution Her står, hvilken institution der udbyder udbuddet. Den vil altid være sat til den juridiske hovedinstitution. Det vil sige. opretter du dit udbud på en afdeling, vil der her stå hovedskolen. 12 UNI C,

13 2.2 Oprettelse og redigering af udbud på en kommunal 10. klasses skole trin 12 Ansøgningen sendes til Her angives, hvilken adresse der kommer til at stå, at ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud. Der kan kun vælges mellem de afdelinger, der eventuelt er tilknyttet samme skole. Den digitale ansøgning sendes til samme institutionsnummer på Optagelse.dk. trin 13 Ansøgningsperiode I feltet Fra: Angiv ansøgningsperiodens startdato I feltet Til: Angiv ansøgningsperiodens slutdato For at ændre datoen gøres følgende: Klik på kalenderen ud for datofeltet Vælg måned og år ved at klikke frem og tilbage Klik på den ønskede dato Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå trin 14 Studiestart I feltet Fra: Angiv uddannelsens startdato. UNI C,

14 2 Folkeskoler For at ændre datoen gøres følgende: Klik på kalenderen ud for datofeltet Vælg måned og år ved at klikke frem og tilbage Klik på den ønskede dato Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå trin 15 Ved nye udbud er ansøgningsperioden angivet til at være fra den til , og studiestartsperioden er angivet til Det er selvfølgelig muligt at rette på disse datoer, så de passer til skolen. Noter til historikken Feltet Noter til historikken er udelukkende til intern brug. Noterne kan ikke ses af ansøgeren. Du har adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. 14 UNI C,

15 2.2 Oprettelse og redigering af udbud på en kommunal 10. klasses skole trin 16 Bundmenu Når du opretter udbud, er ikke alle knapper aktive. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration. Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returner til siden Udbudsadministration. Vis: Viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden. Når du redigerer et udbud, er alle knapper aktiveret. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration. Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returnerer til siden Udbudsadministration. Klar til godkendelse: Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det overføres til godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra redigeringssidens bundmenu eller fra siden Udbudsadministration (se nedenfor). Slet: Sletter indholdet på redigeringssiden. Inaktivér: Knappen Inaktiver gør udbuddet inaktivt. Vis: Viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden. Inaktivér Inaktivér bør kun benyttes, hvis det er et udbud, der udbydes engang imellem. For eksempel et udbud, der kun tilbydes hvert andet år. Har du et udbud, skolen ikke længere skal udbyde, er det bedre at slette udbuddet. Vis siden Vis redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden: UNI C,

16 2 Folkeskoler 2.3 For at en ansøger skal kunne søge et udbud, skal det offentliggøres. Det vil sige, når dit udbud er færdigt, skal du gøre det klar til offentliggørelse. Når du har færdiggjort dit udbud, skal du overføre det. Det vil sige gøre udbuddet klar til godkendelse Overførsel fra udbudsadministrationssiden trin 1 Siden Udbudsadministration Markér den eller de studieretninger, der skal godkendes Eller: Markér alle ved at sætte flueben i det øverste felt Klik på Klar til godkendelse trin 2 Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. Nu er udbuddet i tilstanden Klar til godkendelse. Den endelige offentliggørelse sker af Undervisningsministeriet fra 30.november frem til primo januar. Nu er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det. Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til offentliggørelse. 16 UNI C,

17 2.3.2 Overførsel fra udbudssiden trin 1 Siden Udbud På fanen Udbud: Klik på Klar til godkendelse trin 2 Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. Nu har udbuddet tilstanden klar til godkendelse. Den endelige offentliggørelse sker af Undervisningsministeriet fra 30. november frem til primo januar. Nu er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det. Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til offentliggørelse. UNI C,

18 3 Frie skoler For at kunne oprette et 10. klasses udbud skal du være oprettet i Optagelse.dk og have rettigheden Opretter. Hvis du har spørgsmål til rettigheder, kan du kontakte skolens brugeradministrator. Eller du kan læse vejledningen om brugeroprettelse på en grundskole. 3.2 Frie skoler omfatter: Friskoler, private grundskoler, efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler. Du skal være opmærksom på, at det kun er 10. klasse, der skal oprettes, og ikke 10. skoleår. Du kan læse mere i oversigten over forskellige typer af 10.klasses udbud. Alle frie skoler, der udbyder et 10. klasses udbud, skal hvert år inden den 30. november have gjort alle udbud til det kommende skoleår klar til offentliggørelse. trin 1 Login fra trin 2 I feltet Dine muligheder: Klik på Udbudsoplysninger 18 UNI C,

19 3.2 Oprettelse og redigering af 10. klasses udbud på de frie skoler Hvis du er tilknyttet flere skoler, skal du vælge den skole, du ønsker at oprette udbud på ude på forsiden. Det gør du ved at klikke på pil ned i venstre side. Så får du vist en liste over alle de skoler og eventuelle afdelinger, du har adgang til. Her er det en skole med tre afdelinger. trin 3 Fra menuen Vælg type: Klik på 10. klasse trin 4 Siden Udbudsadministration Feltet Skoleår Markér skoleår for udbuddet UNI C,

20 3 Frie skoler Hvis udbuddet for eksempel har studiestart den 8. august 2014, så skal udbuddet oprettes i skoleåret 2014/2015. Ansøgningsperioden kan så eksempelvis være til trin 5 Oprette nyt udbud Klik på Tilføj 10. klasse udbud eller Redigere eksisterende udbud Klik på navnet på det udbud (studieretning), der skal redigeres Når du opretter et 10. klasses udbud, kan du vælge, hvilken institution undervisningen foregår på. Det kommer for ansøger til at se ud, som om den foregår på den institution, du opretter udbuddet fra. Det vil sige den institution, der står øverst på siden Udbudsadministration. Det er ikke muligt at rette dette senere, så opretter du på forkert institution, og det skal rettes, skal du starte forfra. Udbud, der har status Klar til godkendelse eller Godkendt til offentliggørelse, kan ikke redigeres. 20 UNI C,

21 3.2 Oprettelse og redigering af 10. klasses udbud på de frie skoler trin 6 Siden Udbud indeholder to faneblade: 1. Fanen Udbud 2. Fanen Historik og noter. Fanen Udbud Du kan: Oprette en ny studieretning Redigere eksisterende studieretning I det følgende gennemgås redigeringssidens forskellige felter. Hvis skolen har mere end én 10. klasse studieretning, opretter du alle udbuddene som beskrevet. UNI C,

22 3 Frie skoler trin 7 Tilstand Feltet Tilstand viser udbuddets tilstand. Udbud, der har tilstand Klar til godkendelse eller Godkendt til offentliggørelse, kan ikke redigeres. Kun udbud med tilstand Under redigering kan redigeres. trin 8 Studieretning I feltet Studieretning skal du navngive studieretningen. I eksemplet har vi kaldt vores studieretning for Idræt- & Friluftsliv. Studieretningen behøver ikke at have et navn, der minder om Idræt- & Friluftsliv. Mange vælger at kalde studieretningen for 10. klasse. Er du ved at redigere et udbud, vil der allerede stå et navn her. Nogle skoler har pladsbegrænsning, og eleverne skal have en aftale for at blive optaget. I de tilfælde sættes der et flueben ud for Udbuddet har et begrænset antal pladser. Hvis der er sat et flueben, bliver ansøgeren i ansøgningsøjeblikket gjort opmærksom på, at de skal have en aftale om optagelse. Funktionen bruges som regel kun af efterskoler og private skoler. Fluebenet udløser dette spørgsmål til ansøgeren: Anbefalingen er kun at bruge denne mulighed, hvis ansøger skal have en skriftlig aftale med skolen. Det kan for eksempel være efterskoler med venteliste. 22 UNI C,

23 3.2 Oprettelse og redigering af 10. klasses udbud på de frie skoler trin 9 Tilbudsfag Friskoler, private grundskoler, efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler skal ikke nødvendigvis udbyde tilbudsfag, men kan vælge enten at udbyde alle tilbudsfagene eller ingen af tilbudsfagene. Hvis skolen ønsker at udbyde tilbudsfag: Sæt flueben ud for Tilbudsfag udbydes Hvis skolen fravælger tilbudsfagene, men alligevel ønsker at udbyde for eksempel Dansk, så kan skolen tilføje Dansk under Andre fag. trin 10 Tilbudsfag er ikke de fag, som skolen udbyder, og som alle elever skal have undervisning i. Det er kun, hvis I har ekstra frivillig undervisning i dette, at du skal markere, at I har tilbudsfagene. Andre fag Her kan du tilføje eventuelle andre fag, som skolen vil udbyde. Her skal du også tilføje fagene fra tilbudsfag, hvis skolen udbyder ekstra timer i nogle af fagene. Marker de fag, som skolen vil udbyde. UNI C,

24 3 Frie skoler Tilføje et fag under andre fag Hvis skolen ønsker at udbyde et fag, som ikke er på listen, kan du bruge fritekstfeltet til at oprette faget. I nedenstående eksempel har vi allerede tilføjet Biologi og skal til at tilføje Geografi. Indtast navn på faget Klik på Tilføj Du kan slette et tilføjet fag: Klik på Fjern Ekstra felter Ekstra felter indeholder en liste af felter, som kan indsættes på skolens udbud. Felterne bliver kun vist for ansøgere, der er gået ud af skolen. Da næsten alle ansøgere til 10. klasse går i 9. klasse, er denne funktionalitet derfor ikke relevant for 10. klasses uddannelsesudbud. Hvis du alligevel er interesseret i, hvordan du opretter Ekstra felter, kan du læse om denne funktionalitet i vejledningen til oprettelse af et uddannelsesudbud for Erhvervsuddannelserne. 24 UNI C,

25 3.2 Oprettelse og redigering af 10. klasses udbud på de frie skoler trin 11 Udbydende institution Her står, hvilken institution der udbyder udbuddet. Den vil altid være sat til den juridiske hovedinstitution. Det vil sige, opretter du dit udbud på en afdeling, vil der her stå hovedskolen. trin 12 Ansøgningen sendes til Her angives, hvilken adresse der kommer til at stå, at ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud. Den digitale ansøgning sendes til samme institutionsnummer på Optagelse.dk trin 13 Ansøgningsperiode I feltet Fra: Angiv ansøgningsperiodens startdato. I feltet Til: Angiv ansøgningsperiodens slutdato. For at ændre datoen gøres følgende: Klik på kalenderen ud for datofeltet Vælg måned og år ved at klikke frem og tilbage Klik på den ønskede dato Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå UNI C,

26 3 Frie skoler trin 14 Studiestart I feltet Fra: Angiv uddannelsens startdato For at ændre datoen gøres følgende: Klik på kalenderen ud for datofeltet Vælg måned og år ved at klikke frem og tilbage Klik på den ønskede dato Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå trin 15 Ved nye udbud er ansøgningsperioden angivet til at være fra den til , og studiestartsperioden er angivet til Det er selvfølgelig muligt at rette på disse datoer, så de passer til skolen. Noter til historikken Feltet Noter til historikken er udelukkende til intern brug. Noterne kan ikke ses af ansøgeren. Du har adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. 26 UNI C,

27 3.2 Oprettelse og redigering af 10. klasses udbud på de frie skoler trin 16 Bundmenu Når du opretter udbud, er ikke alle knapper aktive. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration. Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returnerer til siden Udbudsadministration. Vis: Viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden. Når du redigerer et udbud, er alle knapper aktiveret. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration. Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returnerer til siden Udbudsadministration. Klar til godkendelse: Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det overføres til godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra redigeringssidens bundmenu eller fra siden Udbudsadministration (se nedenfor). Slet: Sletter indholdet på redigeringssiden. Inaktivér: Knappen Inaktiver gør udbuddet inaktivt. Vis: Viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden. Inaktivér Inaktivér bør kun benyttes, hvis det er et udbud, der udbydes en gang imellem. For eksempel et udbud, der kun tilbydes hvert andet år. Har du et udbud, skolen ikke længere skal udbyde, er det bedre at slette udbuddet. Vis siden Du kan med fordel arbejde med Vis i forbindelse med redigering af siden. UNI C,

28 3 Frie skoler 3.3 For at en ansøger skal kunne søge et udbud, skal det offentliggøres. Det vil sige, når dit udbud er færdigt, skal du gøre det klar til offentliggørelse. Når du har færdiggjort dit udbud, skal du overføre det. Det vil sige gøre udbuddet klar til godkendelse Overførsel fra udbudsadministrationssiden trin 3 Siden Udbudsadministration Markér den eller de studieretninger, der skal godkendes Eller: Markér alle ved at sætte flueben i det øverste felt Klik på Klar til godkendelse trin 4 Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. Nu er udbuddet i tilstanden Klar til godkendelse. Den endelige offentliggørelse sker af Undervisningsministeriet fra 30. november frem til primo januar. Nu er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det. Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til offentliggørelse. 28 UNI C,

29 3.3 Klar til godkendelse Overførsel fra udbudssiden trin 3 Siden Udbud På fanen Udbud: Klik på Klar til godkendelse trin 4 Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. Nu har udbuddet tilstanden klar til godkendelse. Den endelige offentliggørelse sker af Undervisningsministeriet fra 30. november frem til primo januar. Nu er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det. Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til offentliggørelse. UNI C,