REFERAT 2016 G E O D A N M A R K B E S T Y R E L S E S M Ø D E Dato: 15-12-2016 10:30 Sted: KL, Weidekampsgade 10, 2300 KBH S, lokale 4-02
Deltagerfortegnelse... 3 1. Godkendelse af dagsorden og referat... 4 1.1. Godkendelse af dagsorden til møde den 15. december 2016 5 min...4 1.2. Godkendelse af referat fra møde den 18. november 2016 5 min...4 2.... 5 2.1. Orientering om ny systemunderstøttelse 25 min...5 2.2. Optioner i forbindelse med ny systemunderstøttelse - 10 min...5 2.3. Underskrivelse af kontakt med leverandøren 30 min...5 2.4. Lagring og vedligehold af det hydrologiske tilpasningslag i GeoDanmark 5 min...6 3. Drøftelse... 7 3.1. Retning og ambitioner for arbejdsprogram og aktiviteter i 2017-18 25 min...7 3.2. GeoDanmark budget 2017-18...7 4. Orientering... 9 4.1. GeoDanmark og ejendomsvurderingen 5 min...9 4.2. Internat for Sekretariatsudvalget på Holckenhavn Slot 4 min...9 4.3. Produktionsforums redegørelse for 2015... 10 4.4. Opfølgning på arbejdsprogram 3 min... 10 5. Eventuelt 3 min... 12 6. Evaluering af dagens møde... 13 SIDE 2
Deltagerfortegnelse Deltagere Christian Bjerg, Aalborg Kommune Flemming Christensen, Silkeborg Kommune Søren Reeberg Nielsen, Styrelsen for dataforsyning og effektivisering Thorben Brigsted Hansen, Styrelsen for dataforsyning og effektivisering Anders Carlsen, Styrelsen for dataforsyning og effektivisering Marie Louise Madsen, KL Anne Marie Carstens, KL Katarina Ritz, Styrelsen for dataforsyning og effektivisering / GeoDanmark Lennart Christoffersen, KL / GeoDanmark Charlotte Malling, KL/ GeoDanmark (referent) Ingrid Østerberg Mohr, Styrelsen for dataforsyning og effektivisering Reno Lindberg, Silkeborg Kommune Afbud SIDE 3
1. Godkendelse af dagsorden og referat 1.1. Godkendelse af dagsorden til møde den 15. december 2016 5 min. SAG-2016-04712 Charlotte Malling godkender dagsordenen Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 1.2. Godkendelse af referat fra møde den 18. november 2016 5 min SAG-2016-04712 Charlotte Malling Referatet er godkendt og ligger på GeoDanmarks hjemmeside. drøfter eventuelle opfølgningspunkter Der var ingen opfølgningspunkter. SIDE 4
2. 2.1. Orientering om ny systemunderstøttelse 25 min SAG-2016-03157 Charlotte Malling Leverandøren er valgt, og vi er klar til at indgå kontrakt med leverandøren. tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2. Optioner i forbindelse med ny systemunderstøttelse - 10 min Katarina Ritz I forbindelse med udbuddet af ny systemunderstøttelse er der udarbejdet en række optioner, som er indeholdt i det vindende tilbud. Bestyrelsen skal træffe beslutning om indkøb af optioner. godkender, at der tilvælges optioner og at disse bliver en del af kontrakten med KMD med en samlet pris på 1.631.250 kr. Bestyrelsen godkendte indstillingen, hvilket betyder, at option 19 referencemodeller ikke tilvælges på nuværende tidspunkt. 2.3. Underskrivelse af kontakt med leverandøren 30 min SAG-2016-03157 Charlotte Malling SIDE 5
GeoDanmark er klar til at skrive kontrakt med leverandøren underskriver kontrakten med den valgte leverandør. Bestyrelsen underskrev kontrakten. 2.4. Lagring og vedligehold af det hydrologiske tilpasningslag i GeoDanmark 5 min Sidsel Washuus, Katarina Ritz Sagen om optagelse af det hydrologiske tilpasningslag i GeoDanmark blev første gang forelagt GeoDanmarks bestyrelse i februar 2016. Bestyrelsen ønskede en uddybning af indstillingen, herunder en vurdering af de økonomiske konsekvenser. Der er efterfølgende blevet arbejdet videre med at belyse dette, og sagen læges nu op til beslutning i bestyrelsen. : godkender, at det hydrologiske tilpasningslag indarbejdes i den kommende GeoDanmark specifikation og lagres samt vedligeholdes i GeoDanmark-databasen Bestyrelsen godkendte indstillingen, med den bemærkning, at tilpasningslaget bliver en del af GeoDanmark-data. SIDE 6
3. Drøftelse 3.1. Retning og ambitioner for arbejdsprogram og aktiviteter i 2017-18 25 min Katarina Ritz Fællessekretariatet er ved at tilrettelægge en proces mhp. udarbejdelse af det kommende års arbejdsprogram. Emnet er sat på dagsordenen ved bestyrelsesmødet for at sikre, at bestyrelsen får en indledende drøftelse af retning og ambitionsniveau for arbejdsprogrammet med henblik på, at Fællessekretariatet og foreningens fora arbejder videre, indtil bestyrelsen præsenteres for et udkast til arbejdsprogram ved mødet den 6. februar. Drøfter ambitionsniveau for de fælles aktiviteter Drøfter om der er behov for, at det fælles arbejdsprogram og parternes aktiviteter knyttes tættere sammen Drøfter muligheden for at skabe rum for mindre, medlemsdrevne aktiviteter (spydspidsprojekter) i regi af GeoDanmark Bestyrelsen drøftede indstillingerne med den bemærkning, at fællessekretariat og sekretariatsudvalg udarbejder et oplæg til drøftelse af arbejdsprogram, inkl. ramme og struktur for kommunikation generelt, på bestyrelsesmødet den 6. feb. 2017. 3.2. GeoDanmark budget 2017-18 Charlotte Malling/Katarina Ritz I forbindelse med årets afslutning og opstarten af et nyt budget- og arbejdsprogramår, skal bestyrelsen indledningsvist forholde sig til de overordnede rammer for budgettet for 2017-2018. Bestyrelsen har senest forholdt sig til foreningens budget ifm. bestyrelsesmøde den 28. april. Derudover godkendte bestyrelsen en budgetramme for SIDE 7
anskaffelsen af den ny systemunderstøttelse. Denne udgave af budgettet er der arbejdet videre med og den er vedlagt sagen som bilag. Fællessekretariatet har gennemgået budgettet og udarbejdet vedlagte oplæg til budget efter økonomien for ny systemunderstøttelse er kendt. Drøfter budgetforslag 2017-18 herunder Drøfter hvordan midler til uforudsete udviklingsomkostninger i forbindelse med ny systemunderstøttelse skal placeres i forhold til bestyrelsens hhv. styregruppens råderum Foreslår justeringer set i lyset af behandlingen af pt. 2.2 og 3.1 (optioner til ny systemunderstøttelse og aktiviteter i kommende års arbejdsprogram) Bestyrelsen drøftede indstillingerne, med den bemærkning, at fordeling af post til udviklingsomkostninger fastholdes. SIDE 8
4. Orientering 4.1. GeoDanmark og ejendomsvurderingen 5 min Katarina Ritz Som opfølgning på drøftelsen på bestyrelsesseminaret den 11.august, er det blevet aftalt, at SDFE og KL i samarbejde nedsætter en arbejdsgruppe til at varetage parternes fælles interesser, specielt kommunale fagpersoner, som kan supplere SDFE s projektorganisation. SDFE ønsker løbende at holde bestyrelsen orienteret om arbejdet i ejendomsvurderingsprojektet. tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.2. Internat for Sekretariatsudvalget på Holckenhavn Slot 4 min Katarina Ritz, Matilde Juul Jørgensen Den 25.-26. januar 2017 afholdes et internat i GeoDanmark. På internatet deltager medlemmer af Fællessekretariatet og Sekretariatsudvalget. Vi har forhåndsreserveret Holckenhavn Slot ved Nyborg. Der er et økonomisk aspekt i dette, og derfor lægges denne sag for bestyrelsen. Sagen skal derfor give indblik i, hvad vi får for det beløb, som det koster at leje Holckenhavn til internatet. Endvidere er sagen til orientering om, hvad de overordnede rammer er for indholdet på dagene. tager orienteringen om de overordnede rammer for internatets indhold til efterretning SIDE 9
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.3. Produktionsforums redegørelse for 2015 Katarina Ritz, Matilde Juul Jørgensen Produktionsforums redegørelse for 2015 er klar. 2015 var første år med den nye forretningsmodel samt landsdækkende fotoflyvning og dataajourføring, og produktionen blev afsluttet relativt sent i 2016. Sagen og redegørelsen, som er vedlagt som bilag, giver et indblik i, hvordan arbejdet har været i produktionen med såvel fotoflyvningen som vektorproduktion i 2015 under de nye forhold. Foreløbige hovedkonklusioner fra 2015 blev også præsenteret på repræsentantskabsmødet i april 2016. tager orienteringen om produktionsforums redegørelse til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med den bemærkning, at når Produktionsforums redegørelse 2016 præsenteres, inviteres formanden for Produktionsforum med til mødet. 4.4. Opfølgning på arbejdsprogram 3 min Katarina Ritz Fællessekretariatet har opdateret oversigten over det fælles arbejdsprogram og parternes GeoDanmark-relaterede aktiviteter. Oversigterne er vedlagt sagen som bilag. tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. SIDE 10
SIDE 11
5. Eventuelt 3 min SIDE 12
6. Evaluering af dagens møde Mødet forløb planmæssigt SIDE 13