Version 2 IKT-Aftale Teknisk kommunikationsspecifikation 09-01-2015 Hvidovre Kommune
ID nr. Byggesag: Indholdsfortegnelse 1. Orientering... 3 2. Projektorganisation... 3 3. Dokumentstyring... 3 3.1 Struktur og klassifikation... 3 3.2 Metadata... 3 3.3 Revisionsstyring... 3 3.4 formater og versioner... 3 3.5 Fil- og mappenavngivning... 3 4. Udveksling... 4 4.1 Projektweb er til valgt... 4 4.1.1 Projektweb indhold... 4 4.1.2 Mappestruktur... 4 4.1.3 Rettigheder... 4 4.1.4 Pligter... 5 4.1.5 Advisering... 5 4.1.6 Opdaterings frekvens... 5 4.1.7 Dokumentation... 5 4.1.8 Digital signatur... 5 4.1.9 Modtagelsesprocedure... 5 4.1.10 Afprøvning af udvekslingsprocedurer... 5 4.1.1 Formål... 5 4.2 Projektweb er fra valgt... 6 4.2.1 Udveksling... 6 4.2.2 Advisering... 6 4.2.3 Opdaterings frekvens... 6 4.2.4 Pligter... 6 4.2.5 Modtagelsesprocedure... 6 4.2.6 Afprøvning af udvekslingsprocedurer... 7 4.2.7 Formål... 7 4.2.8 Dokumentation... 7 5. E-mail... 7 Side 2 af 7
ID nr. Byggesag: 1. Orientering IKT-teknisk kommunikationsspecifikation er gældende grundlag for kommunikation på byggesagen. Den specificerer de forskrifter for digital kommunikation, der skal overholdes på byggesagen. IKT-teknisk kommunikationsspecifikation refererer til bips publikation: bips A104,Dokumenthåndtering, juli 2012 CCS klassifikations- og referencesystem Disse er ligeledes gældende grundlag, medmindre der i denne specifikation eller i IKTydelsesspecifikationen er foreskrevet andet. Alle krav, der i denne beskrivelse stilles til fagmodeller, er alene møntet på fagmodeller, der udveksles mellem byggesagens parter. 2. Projektorganisation Rolle i projektet, firma, kontakt, e-mail, telefon og CAD-system fremgår af Bilag 8 Projektorganisation. 3. Dokumentstyring 3.1 Struktur og klassifikation Mappestruktur, Bilag 10 Dokument id og filnavn, Bilag 2 CAD filnavn, Bilag 11 Mapper i de enkelte virksomheder struktureres i overensstemmelse med det enkelte firmas retningslinjer. 3.2 Metadata Alle dokumenter skal opfylde krav om metadata iht. Bilag 12 3.3 Revisionsstyring Der anvendes revisionsbetegnelse iht. Bilag 9 3.4 formater og versioner Anvendte filformater iht. Bilag 13 3.5 Fil- og mappenavngivning Dokument id og filnavn iht. Bilag 2 Mappestruktur iht. Bilag 10 Et filnavn skal være unikt og entydigt og må ikke ændres undervejs i projektering og udførelse. Side 3 af 7
ID nr. Byggesag: 4. Udveksling Ved projektstart skal der tages stilling til om der skal anvendes projektweb. I følgende afsnit gives retningslinjer til udveksling med og uden projektweb Tilvalg af projektweb: Ja: Nej: Link: 4.1 Projektweb er til valgt 4.1.1 Projektweb indhold Udveksling af dokumenter skal foretages via projektweb. Hver part er ansvarlig for at uploade egne dokumenter til projektweb. Originale udgaver af dokumenter skal altid opbevares hos den virksomhed, der er ansvarlig for dokumentet. Projektweb en anvendes til udveksling af alle sagsrelevante dokumenter. Her skal som minimum altid forefindes det nyeste godkendte materiale fra alle parter. Dokumenttyper Omfang Format Aftaler Alle fælles aftaler inklusive IKT-dokumenter PDF Byggeprogram Alle dokumenter i byggeprogram PDF Tidsplaner Alle tids- proces- og leveranceplaner PDF Myndighedsdokumentation Alle dokumenter til myndighedsbrug PDF Referater af møder mellem parter Alle mødereferater mellem flere parter PDF Bygningsmodeller med 3D-geometri 3D model til view DWG/IFC /RVT* Tegninger Alle digitale plot af tegninger PDF Byggesags- og arbejdsbeskrivelser Alle beskrivelse PDF Mængdedokumentation Alle dokumenter til mængdedokumentation PDF Tilsynsnoter Alle tilsynsnotater PDF Andet (specificer) * RVT kan også udveksles hvis alle parter er indstillet på dette Som hovedregel udveksles alle dokumenter i et låst filformat. Hvis der er behov for det kan filer udveksles i et editerbart format, iht. Bilag 13. Ved udveksling til Hvidovre Kommune skal materialet i projektperioden være låst format, mellem de projekterende parter kan editerbare formater udveksles. Ved projektafslutning skal CAD produktionen opfylde kravene i bilag 1. 4.1.2 Mappestruktur Der skal anvendes en fælles mappestruktur på projektweb en iht. Bilag 10. 4.1.3 Rettigheder Parterne har som udgangspunkt nedenstående rettigheder til dokumenterne på projektweb: Part Arbejdsområde Udgivelsesområde Bygherre Upload/Download Upload/Download Bygherrerådgiver Upload/Download Upload/Download Projektledelse Upload/Download Upload/Download Arkitekt Upload/Download Upload/Download Ingeniør - konstruktion Upload/Download Upload/Download Ingeniør - VVS Upload/Download Upload/Download Ingeniør - EL Upload/Download Upload/Download Side 4 af 7
ID nr. Byggesag: 4.1.4 Pligter Enhver udsendelse skal være dokumenteret med ansvar/eje, Hvidovre specifikt ID nr., Ejendomsnavn, projektnavn, projektnummer, filnavn (e), dato og revision 4.1.5 Advisering Alle parter er ved upload af deres dokumenter forpligtet til at sikre, at relevante modtagere bliver behørigt adviseret. Der må ikke adviseres til firmaer/personer, for hvem det konkrete upload ikke er relevant. Ved udsendelser af gældende dokumenter skal afsender sikre, at advisering af modtagere bliver dokumenteret (kan automatiseres). 4.1.6 Opdaterings frekvens Projektmateriale uploades til projektweb iht. projektets tidsplan eller efter aftale og således, at det nyeste godkendte materiale fra alle parter forefindes som angivet under punkt 4.1.1. Dette sker som minimum ved faseskift. 4.1.7 Dokumentation Projektwebben skal føre en log med nøjagtig historik for alle handlinger på webben (opslag, up- and download, adviseringer, plotbestilling). Byggesagens parter skal være afskåret fra enhver mulighed for at påvirke eller efterfølgende ændre på log ens registreringer. Alle parter skal kunne se log en. Det skal være muligt at finde alle ældre udgaver af dokumenter i projektwebben. 4.1.8 Digital signatur Der anvendes digital signatur Tilvalg: Ja: Nej: x 4.1.9 Modtagelsesprocedure Inden modtagelse gennemgår afsender tegninger iht. Bilag 1. dette sker ved hjælp af CAD-checker stillet til rådighed af Hvidovre Kommune. Ved modtagelse af CAD materiale gennemgår Hvidovre Kommune det udleverede iht. IKT-teknisk CADspecifikation og Bilag. 4.1.10 Afprøvning af udvekslingsprocedurer Ved projektstart skal CAD koordinatoren bestemme om der skal forgå en afprøvning af udvekslingsproceduren. Ved tilvalg af afprøvning af udvekslingsproceduren skal denne være foretaget inden <x> uger efter opstart. Afprøvning kan resultere i, at der er behov for at justere de fastlagte filformater eller modtager- /afsenderprocedure i kommunikationsspecifikationen samt CAD-specifikationen. Når dette er sket, skal de ændrede dele afprøves igen. 4.1.1 Formål Herunder specificeres til hvilke formål, der udveksles på byggesagen. Udvekslingsformål Grundlag for modtagerens fagmodeller Underlag for modtagerens tegningsproduktion Viderebearbejdning indenfor et andet fagområde Overdragelse til anden part (vider bearbejdelse af anden part) Underlag for tværfaglig kollisionskontrol 2D eller (3D) Visualisering i 2D eller (3D) Dataudtræk for mængdegrundlag Koordinering med bygherren Anvendes () Side 5 af 7
ID nr. Byggesag: 4.2 Projektweb er fra valgt 4.2.1 Udveksling Udveksling af dokumenter skal forgår efter nedenstående skema Originale udgaver af dokumenter skal altid opbevares hos den virksomhed, der er ansvarlig for dokumentet. Dokumenttyper Omfang Format Aftaler Alle fælles aftaler inklusive IKT-dokumenter PDF Byggeprogram Alle dokumenter i byggeprogram PDF Tidsplaner Alle tids- proces- og leveranceplaner PDF Myndighedsdokumentation Alle dokumenter til myndighedsbrug PDF Referater af møder mellem parter Alle mødereferater mellem flere parter PDF Bygningsmodeller med 3D-geometri 3D model til view DWG/IFC Tegninger Alle digitale plot af tegninger PDF Byggesags- og arbejdsbeskrivelser Alle beskrivelse PDF Mængdedokumentation Alle dokumenter til mængdedokumentation PDF Tilsynsnoter Alle tilsynsnotater PDF Andet (specificer) Som hovedregel udveksles alle dokumenter i et låst filformat. Hvis der er behov for det kan filer udveksles i et editerbart format, iht. Bilag 13. Ved udveksling til Hvidovre Kommune skal materialet i projektperioden være låst format, mellem de projekterende parter kan editerbare formater udveksles. Ved projektafslutning skal CAD produktionen opfylde kravene i bilag 1. 4.2.2 Advisering Ved udlevering af materiale skal afsender sikre at modtager får materialet, ved fremsendelse pr. mail kan dette sættes op automatisk. 4.2.3 Opdaterings frekvens Totalentreprise Ved totalentreprise har totalentreprenørens rådgiver forpligtigelsen til at holde alle håndværkere ajourførte med materiale til udførelse af byggeriet. Hovedentreprise Ved hovedentreprise har bygherrerådgiver eller totalrådgiver forpligtigelsen til at holde alle håndværkere ajourførte med materiale til udførelse af byggeriet. Fagentreprise Ved fagentreprise har bygherre og bygherrerådgiver forpligtigelsen til at holde alle håndværkere ajourførte med materiale til udførelse af byggeriet. Storentreprise Ved storentreprise har bygherre og bygherrerådgiver forpligtigelsen til at holde alle håndværkere ajourførte med materiale til udførelse af byggeriet. 4.2.4 Pligter Enhver udsendelse skal være dokumenteret med ansvar/eje, Hvidovre specifikt ID nr., Ejendomsnavn, projektnavn, projektnummer, filnavn (e), dato og revision 4.2.5 Modtagelsesprocedure Inden modtagelse gennemgår afsender tegninger iht. Bilag 1. dette sker ved hjælp af CAD-checker stillet til rådighed af Hvidovre Kommune. Ved modtagelse af CAD materiale gennemgår Hvidovre Kommune det udleverede iht. IKT-teknisk CADspecifikation og Bilag. Ved fejl underrettes afsender med krav om rettelser. Side 6 af 7
ID nr. Byggesag: 4.2.6 Afprøvning af udvekslingsprocedurer Ved projektstart skal CAD koordinatoren bestemme om der skal forgå en afprøvning af udvekslingsproceduren. Ved tilvalg af afprøvning af udvekslingsproceduren skal denne være foretaget inden <x> uger efter opstart. Afprøvning kan resultere i, at der er behov for at justere de fastlagte filformater eller modtager- /afsenderprocedure i kommunikationsspecifikationen samt CAD-specifikationen. Når dette er sket, skal de ændrede dele afprøves igen. 4.2.7 Formål Herunder specificeres til hvilke formål, der udveksles på byggesagen. Udvekslingsformål Grundlag for modtagerens fagmodeller Underlag for modtagerens tegningsproduktion Viderebearbejdning indenfor et andet fagområde Overdragelse til anden part (vider bearbejdelse af anden part) Underlag for tværfaglig kollisionskontrol 2D eller (3D) Visualisering i 2D eller (3D) Dataudtræk for mængdegrundlag Koordinering med bygherren Anvendes () 4.2.8 Dokumentation Der skal udføres en log eller dateret mappestruktur over udveksling. Afsenderen er ansvarlig for, at loggen bliver udført eller mappestruktur og indhold vedligeholdt. 5. E-mail Aftaler via e-mails har bindende virkning. Projektdokumenter udveksles iht. Punkt 4.1 ved anvendelse af projektweb og punkt 4.2 uden anvendelse af projektweb. Dokumenter sendes ikke vedhæftet en e-mail hvis projektweb er anvendt. Alle e-mails på byggesagen skal have et entydigt projekt-id indsat i emnefeltet med notation (Proj byggeprojekt-id- jf. punkt 3.5) efterfulgt af emnets tekst Der må kun benyttes e-mailsystemer og -tjenester med effektive og opdaterede virus- og spamfiltre Såfremt afsender anmoder modtager om kvittering for modtagelse, må modtager ikke nægte at kvittere (funktionen kan automatiseres). Som kontaktpersondata på e-mail skal afsender angive: Navn, firmanavn, firmaadresse, email og telefonnummer Tilvalgt Der må kun være et emne pr. e-mail af hensyn til sporbarhed og arkivering. E-mails der indeholder udveksling af informationer eller beslutninger mellem byggesagens parter, skal føres til referat ved førstkommende relevante møde. Side 7 af 7