Find det relevante dokument på rekordtid med A104 Dokumenthåndtering Gunnar Friborg, bips

Transkript

1 Find det relevante dokument på rekordtid med A104 Dokumenthåndtering Gunnar Friborg, bips

2 Dokumenthåndtering er nøglen Nøglen til dokumenterne Nøglen til informationerne Nøglen til data Preben Mejer, Innovation Lab: Data er guld vor tids olie! Udfordringen er at finde sine data at kunne overskue dem. De der har styr på og arbejder med deres data har typisk en bundlinje, der er 6 % højere i gennemsnit i forhold til de, der ikke gør.

3 Dokumenthåndtering er bygget op om metadata Dana K. Deke Smith, FAIA Executive Director, buildingsmart alliance National Institute of Building Sciences (NIBS) Washington DC, USA.: Metadata that s the next big thing! Deke deltog i bips konferencen 2011

4 Fra kap. 4, Struktur og kap. 6.1, Metadata For en effektiv kommunikation mellem afsender og modtager af et dokument er det hensigtsmæssigt med et fælles sprog, herunder en fælles opfattelse af betydning af ord, begreber etc. For at kunne identificere et dokument benyttes klassifikation af informationer som fælles sprog. Typen af informationer, der benyttes til klassificering, benævnes metadata og en samling af informationer betegnes et metadatasæt. Metadata defineres som data om data, det vil sige informationer om et dokument og dets indhold.

5 Find A104 Den der A104, Dokumenthåndtering - Hvordan ser den ud? - kan vi finde den? - lad os tage et kig ud i bips skyen, hvor min del lige nu indeholder filer og mapper Dokumenthåndtering? 104? Indhold / Content - det må være noget med Information (C) C11? Den må have en Projekt Id (I) IA104?

6 Dokumenthåndtering er udgivet

7 Hvad erstatter anvisningen?

8 Dokumenthåndtering selve anvisningspublikationen Udgivet på lavformat - God til skærm behøver ikke udprintes - Gjort interaktiv med links nem at navigere rundt i Opdelt i nogle hovedgrupperinger: - Kap. 1 Indhold(sfortegnelse) - Kap. 2 Forord (om anvisningen, formål, målgrupper, referencer) - Kap. 3 Indledning (om anvendelse af publikationen) - Kap. 4 Struktur (om systematik for håndtering af dokumenter og om metadatastruktur) - Kap. 5 Håndtering af dokumenter (generelt og om systemer) - Kap. 6 Metoder (hvordan man anvender metadata de 4 metoder) - Kap. 7 Aftaler og anvendelse - Kap. 9 Eksempelsamling (til orientering og læring) - Kap. 8 Lister (Metadatasæt til direkte anvendelse) - Kap. 10 bips standard (de anbefalede standarder)

9 A104 metadatasæt (42 stk.) bips metadatasæt (5 stk.) Primært henvendt til CAD-brug

10 Metadata er det fælles sprog Metadatasættet udgør kernen i, hvordan dokumenter håndteres og danner grundlag for de informationer: der påføres et dokument der påføres en mærkat der benyttes til opbygning af arkivog mappestrukturer der benyttes til dokument- og filnavngivning

11 Klassificering af et dokument

12 Klassificering af et dokument

13 Klassificering af et CAD dokument

14 Klassificering af et dokument med skema

15 Metadata påført elektronisk mærkat Beskrivelse af konkurrenceforslag METADATANAVN (DK) VÆRDI (frie eller fra værdilister) PROJEKT Projekt id Projektnavn Boligbyggeriet Godthåb Projektbeskrivelse Boligbyggeriet Godthåb består af 10 boligblokke med 42 lejligheder i hver, beliggende VIRKSOMHED / PART Virksomhedsnavn Arkitektfirmaet Plan B Virksomhed projekt id Virksomhed Godthåb projektnavn Virksomhed Konkurrenceprojekt om projektbeskrivelse boligbyggeri beliggende i Rig kommune vundet på arealanvendelse, tilgængelighed og innovativt, miljøbesparende design Virksomhedstype Rådgiver EMNE Dokumentnavn Indholdsbeskrivelse Vidensområde Indholdstype Procestype Fase Lokalisering Projektbeskrivelse af konkurrenceforslag Arkitektur Beskrivelse og specifikation Planlægning DOKUMENT Dokument id I _K01_C08_Nkonkurrence 01 Filnavn I _K01_C08_Nkonkurrence 01.docx System id Dokumentform Hefte Dokumentation Grundlag Udveksling Afsendt Version 0A Versionsdato Revision 0A Revisionsbeskrivelse Første revisionsdato Udarbejdet af KHS Kontrolleret af GRW Godkendt af GF Sprog Dansk Status Under udarbejdelse Løbenummer konkurrence01

16 Mapper Princip for opbygning af bips standard mappestruktur

17 Mapper Opbygning af mapper ved at kombinere værdilisterne

18 Dokument- og filnavngivning den enkle udgave

19 og sådan blev den navngivet

20 Dokument- og filnavngivning den udvidede udgave

21 CAD filnavn model 1

22 CAD filnavn model 2

23 Lad os prøve at lave lidt søgninger Via metadata-/klassifikationskoder: Arkitektur, Tema 33, Plan, nr. 1: K01_T33_H1_N01 Projekt F104, referat, nr. 1: IF104_C06_N01 Via metadata: Indholdstype, Procestype, Vidensområde, Projekt Id: Referat Planlægning Forskning og udvikling 9766

24 Versioner og revisioner Revideret i henhold til internationale standarder og praksis: Alle udgaver af dokumenter udgør versioner: A, B, C, 0A, 0B, 1A, 1B, 1C etc. Nogle af disse versioner kan være officielt gældende udgaver de benævnes revisioner og angives udelukkende numerisk: 0, 1, 2, 3, 4, 5 Dvs. en revision er altid en version mens det modsatte ikke er tilfældet Læs mere i kapitel 6.4, Versionsstyring Eksempel på anvendt versionsstyring med 5 metadata

25 Udvekslingsaftale eksempel, metadata For metadatasættet angivet i bips F104, Dokumenthåndtering anvendes følgende metadata ikke: <x> Ud over det obligatoriske metadatasæt angivet i bips F104, Dokumenthåndtering anvendes følgende specificerede metadata: Metadata-navn DK Metadata-navn EN Obl. Åben/ Bunden værdiliste Type Værdiliste Definition Proj id Project id Å Tekst Kode som. Projekt navn Project name Å Tekst Kode som. Aktør Agent B Tekst 8.2 Kode som. Fase Phase Å Tekst 8.11 Kode som.

26 Implementering i virksomheden Valg af dokumenthåndteringssystem baseret på en hierarkisk struktur baseret på en database struktur eller både/og som fælles udvekslingsplatform (fx web) som virksomhedsværktøj (specifik/lukket) Tilpasning af navngivning og mappestruktur i forhold til sagstyper i forhold til størrelse/kompleksitet baseret på behovsafdækning i forhold til kravstillelse

27 Tak for opmærksomheden! Har I nogle spørgsmål?