Procedure for mærkedage mv. samt afholdelse af arrangementer Formål og mål Denne procedure beskriver retningslinjerne for markering af mærkedage mv., samt afholdelse af arrangementer af markedsføringsmæssig karakter se Bilag 1. Formålet med denne procedure er at skabe klare retningslinjer og ensartethed for markering af mærkedage mv. samt for afholdelse af arrangementer af markedsføringsmæssig karakter. Afgrænsning (gyldighedsområde) Proceduren gælder for alle ansatte på Hotel- og Restaurantskolen. Henvisninger Hotel- og Restaurantskolens personalepolitik Hotel- og Restaurantskolens politik for virksomhedskontakt Cirkulære om regulering af satser for jubilæumsgratiale Fremgangsmåde Mærkedage HR og løn meddeler hvert år direktion, ledelse og personaleafdeling, hvilke mærkedage, der foreligger i det kommende år. Arbejdsgang ved markering af medarbejderes mærkedage (jubilæum og rund fødselsdag): Leder aftaler dato og tidspunkt for arrangementets afholdelse med pågældende medarbejder. Lederen bestemmer og bestiller lokalitet til afholdelsen, for eksempel personalekantinen. Leder informerer sekretariatslederen om praktiske ting omkring arrangementet senest 1 måned inden arrangementets afholdelse. Sekretariatet bestiller forplejning i Concierge og aftaler nærmere med Kantinen. Sekretariatet udarbejder en invitation, som godkendes hos leder og medarbejder. Sekretariatet udsender invitationen internt. Dokument nr. 12-6 Dato: 12-12-2016 Side 1 af 5
Den pågældende medarbejder udsender selv invitation til aftalte deltagere fra familie og venner. Leder byder velkommen ved receptionen og holder en tale for medarbejderen. Fridage i forbindelse med mærkedage skal under normale omstændigheder holdes i tilknytning til begivenheden. Bryllup / sølvbryllup Den enkelte medarbejder informerer selv nærmeste leder om bryllup / sølvbryllup. Barsel Den enkelte medarbejder informerer selv nærmeste leder om barsel. Dødsfald (i nærmeste familie) Den enkelte medarbejder informerer selv nærmeste leder om dødsfald, der berettiger til en arbejdsfri dag. Opsigelse / afsked HR og løn, direktion og ledelse er i løbende dialog om medarbejderes opsigelse / afsked og pensionering. Markedsføring Direktionen indgår aftaler om arrangementer af markedsføringsmæssig karakter. Ved afholdelse af arrangementer med receptioner informeres direktion og ledelse, der skal involveres i planlægning og afholdelse af arrangementet. Herudover skal en række andre interessenter informeres og praktiske ting huskes se Bilag 2. Sekretariatet sender invitationer efter nærmere aftale med den ansvarlige leder. Traktementet er årstidsbestemt og afspejler tidspunktet for serveringen. Opfølgning Evaluering af afholdte arrangementer foretages af direktionen i samarbejde med involverede ledere og medarbejdere. Hotel- og Restaurantskolens direktion og ledelse er ansvarlig for, at denne procedure efterleves i deres respektive afdelinger. Kommunikation Ledelsen er ansvarlig for at informere medarbejderne om indholdet af denne procedure. Dokument nr. 12-6 Dato: 12-12-2016 Side 2 af 5
Dokumentation Invitation Arrangementsblanket Ansvar AMO-chefen er ansvarlig for at opdatere Hotel- og Restaurantskolens procedure for mærkedage mv., samt afholdelse af arrangementer af markedsføringsmæssig karakter. Dokument nr. 12-6 Dato: 12-12-2016 Side 3 af 5
RUND FØDSELSDAG 40 år 50 år 60 år 70 år af dagen Lille sammenkomst i afdelingen Reception eller fridag Max. DKK 300,00 Bilag 1 JUBILÆUM 25 år 40 år 50 år BRYLLUP / SØLVBRYLLUP af dagen Reception, hvis det ønskes af dagen Max. DKK 300,00 + gratiale i henhold til gældende Cirkulære om regulering af satser for jubilæumsgratiale Bryllup / Sølvbryllup på dagen Max. DKK 300,00 BARSEL ikke gavekort Barsel Max. DKK 300,00 ELEV Udlært Sammenkomst i afdelingen Max. DKK 300,00 FLYTNING Flytning DØDSFALD Dødsfald i nærmeste familie i umiddelbar tilknytning OPSIGELSE / AFSKED Ansættelsesforholdets ophør Pensionering Lille sammenkomst Max. DKK 300,00 Dokument nr. 12-6 Dato: 12-12-2016 Side 4 af 5
Bilag 2 Ved afholdelse af receptioner er følgende relevant for arrangementets gennemførelse: Arrangementet bestilles i henhold til procedure for bestilling af arrangementer og mødeforplejning Bestilling foretages i Concierge (her bookes lokale, bestilles forplejning og foretages markering af infoboard) Såfremt arrangementet foregår udenfor almindelig skoletid, skal rengøringen informeres dette sker via afdelingslederne Ligeledes skal følgende huskes: Invitation til alle relevante interessenter (fx gæster udefra alle medarbejdere og eventuelt pensionerede medarbejdere) Taler r bord Blomster Dokument nr. 12-6 Dato: 12-12-2016 Side 5 af 5