Følgegruppe for KDF og SP

REFERAT Følgegruppe for KDF og SP Referat 141116, 14. november 2016 Deltagere: Anders Tandrup, Fredensborg Kommune Jørgen Rosenskjold, Esbjerg Kommune Lotte Pape Topholt, Vesthimmerland Kommune Michael Breuning, Odense Kommune Thomas Martinsen, Den sjællandske Digitaliseringsforening Henriette Günther Sørensen, KL Kenn Fogelstrøm, ATP KOMBIT: Kenneth Møller Johansen, projektchef, KDI Sisse Bang, projektleder for Forretning, KDI Christa Corfitsen, it-konsulent, KDI Tomas Volf, forretningsudvikler, KDI Carina Schou Nielsen, projektkoordinator, KDI, referent Afbud: Asger Ringsing, Helsingør Kommune Henrik Brix, Favrskov Kommune Lars Faurholt, Horsens Kommune Poul Venø, Herning Kommune Lars Guld Fuglsang, projektleder for Drift og Forvaltning, KDI Dagsorden 1. Velkomst (O)... 2 2. Opfølgning fra følgegruppemødet 30.8.16 (O)... 2 3. Kort status fra Kommunernes Datafællesskab (O)... 2 4. Kort status fra Serviceplatformen (O)... 3 5. Ændring til Serviceplatformens Buffetmodel (B)... 4 6. Status på etablering af fælles drifts-setup for KDI (O)... 6 7. Ekstern governance setup for KDI (O)... 7 8. Emner til næste møde og evt. (D)... 8 (B) Beslutning, (O) Orientering, (D) Drøftelse KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/8

1. Velkomst (O) Mødet startede med en præsentationsrunde herunder af Kenn Fogelstrøm, Programchef i UDK. Kenn sidder ligeledes med i Rammestyregruppen for Monopolbrudsprogrammet. 2. Opfølgning fra følgegruppemødet 30.8.16 (O) Ændringsønsker fra kommunerne Tomas fortalte, at Initielt load og CVR service forventes klar i hhv. Q1 og Q2, 17. KOMBIT arbejder videre med at prioritere og udarbejde BC på prioritet A ønsker fra kommunerne. Arbejdsgruppe om Sikkerhed og Logning Første møde i arbejdsgruppen om Sikkerhed og Logning er holdt i Odense 3 nov. Arbejdsgruppen (Marc David Martin, Horsens, Esben Foverskov, Esbjerg, Michael Breuning, Odense, Niels Erik Nordberg, Ballerup, Ingi Helgason, IT arkitekt KOMBIT og Tomas) drøftede udfordringerne ved den ny persondataforordning og kravet om at kommunerne skal kunne forklare, hvilke personer, de har i CPR abonnement. Arbejdsgruppen kom frem til en start på et løsningsforslag; Services som kan trække en liste over løsninger, der abonnerer på et cpr nr. og omvendt foretage opslag på et cpr. nr. og uddrage, hvilke løsninger, der abonnerer på det. Styringen skal ligge i fagløsningerne. SP har imidlertid ikke alle borgere inde. Dvs. at enten skal alt flyttes over på SP, alternativt skal andre kopiregistre kunne tilsvarende. I forbindelse med dialogen omkring en løsning, skal vi sikre at Serviceplatformen (SP) kommunikerer cpr. nr. i abonnement tilbage til CPR-kontoret, som skal kunne udstille dette på borger.dk. Følgegruppen nævnte, at det burde være et krav til alle fagsystemer, at de kan trække cpr opslag ud. Tomas nævnte, at man stadig skal kunne se cpr opslag på tværs af systemer. Derfor er SP smart. Udover CPR abonnement kom arbejdsgruppen frem til, at det vil være smart med en central logningskomponent på KOMBITs infrastruktur, som logger al personfølsomt data til alle relevante løsninger. Der mangler en definition af, hvad der er personfølsomt data og en forretningsmodel til finansiering af de to løsningsforslag. Distriktsdata fra CPR Tomas fortalte, at CPR vil udfase distriktsdata og bad derfor følgegruppen om at undersøge behovet for distriktsdata på SP. KOMBIT vil desuden undersøge det nærmere hos KL 3. Kort status fra Kommunernes Datafællesskab (O) Status på Støttesystemerne (STS) Kenneth gav en kort mundtlig status på KMDs leverancer i STS. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/8

Ad referat KOMBIT har 24.11. opdateret tidsplanen for monopolbruddet. http://www.kombit.dk/nyheder/opdateret-tidsplan-monopolbruddet Integrationskataloget, retningslinjer for Organisation og kundetilfredshedsundersøgelse Sisse fortalte, at Integrationskataloget er opdateret, hvilket også skal kommunikeres til SKI. Der er desuden sendt retningslinjer ud for anvendelsen af Organisation. Klassifikation udestår endnu. KDI har i okt. 16 gennemført en kundetilfredshedsundersøgelse hos KDIs anvenderløsninger og UDK. Ratingen var ikke høj, men nu er der et grundlag for at forstå kunderne og foretage de rigtige forbedringer. Ny tilfredshedsundersøgelse udsendes igen i foråret 17. SPOCs i KDI, Servicekatalog og produktblade KDI etablerer et forretningspartner setup, således at kunderne/anvenderne får en spoc i KDI, der kan følge og bistå kunden igennem hele processen. Første version af et servicekatalog forventes klar inden nytår. Servicebeskrivelserne i kataloget skal være forretningsmæssigt forståelige og vil blive opdateret løbende i takt med at services bliver tilgængelige. Servicekataloget ligger på SP. https://www.serviceplatformen.dk/administration/serviceoverview/list Services i EXTTEST: https://exttestwww.serviceplatformen.dk/administration/serviceoverview/list Næste trin er at få produktblade på, der fortæller, hvad man kan anvende komponenter, som fx Fordelingskomponenten og SFTP til. Produktbladene skal tydeliggøre, hvad der kan bruges i en bredere kontekst af fx kommuner. Serviceplatformen (SP) el. Datafordeler (DAF) KL og KOMBIT havde udarbejdet et notat/en kommunikation med anbefalinger til kommunerne om brugen af hhv. Datafordeleren og Serveplatformen ift. grunddata. Notatet var klar til at blive offentliggjort, men med meldingen om Grunddataprogrammets forsinkelse samt en tilbagemelding fra kommunerne på et ITKU-møde, genbesøges notatet. Hvorvidt der skal ske en skærpelse er endnu ikke afklaret Følgegruppen nævnte, at DAF er en fællesoffentlig platform og derfor skal tilgodese flere myndigheder. Det kan betyde at staten forfordeles ved berigelse af grunddata uden gavn for kommunerne. I den forbindelse kan SP fronte DAF og berige data ift. den kommunale forretning. Dertil kommer at det kan være nemmere for leverandører, hvis de kun skal rette sig mod SP. Notatet forholder sig ikke konkret til omkostninger og governance, da det endnu ikke er på plads hos DAF. 4. Kort status fra Serviceplatformen (O) Driftsmeddelelser Christa fortalte, at KOMBIT har fået et bud fra Systematic på, hvad det vil koste at forbedre driftsmeddelelser ud fra KOMBIT ændringsønske. KOMBIT har dog vurderet, at tilbuddet fra Systematic var for højt ift. gevinsten. Derfor er ændringsønsket ikke kommet i review hos KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/8

følgegruppen. I KDI arbejdes i stedet med andre tiltag for at forbedre sprog og kommunikation. Overblik over services og systemer på Serviceplatformen Ønsket fra følgegruppen om en oversigt, som udstilles offentligt over leverandører, systemer samt hvilke serviceaftaler de har med forskellige kommuner på SP, er vendt med jura i KOMBIT. Desværre er vurderingen, at det ikke er helt god skik at gøre uden forudgående aftale med/orientering af leverandører. KOMBIT vil arbejde videre med om det kan komme med i vilkår for leverandører. Ad referat: i løbet af Q1 2017 vil KOMBIT kontakte leverandørerne som anvender Serviceplatformen for at opnå deres accept til at udstille de aftaler, som er indgået via Serviceplatformen. Efterfølgende vil KOMBIT forsøge at indarbejde udstilling af aftaler som en del af vilkårene for Serviceplatformen. Det blev fra følgegruppen nævnt, at der i Kitos ligger oversigt over hvilke kommuner, der trækker på hvilke snitflader. KOMBIT vil som opfølgning på nedbruddet på SP i juli 16 sende en mail ud til hver kommune, hvor det fremgår, hvilke services, kommunens systemer trækker på. Oversigten tager udgangspunkt i Michael Breunings model fra Odense Kommune. Desuden vil KOMBIT fremadrettet månedligt modtage udtræk fra Systematic over kommuner og servicetræk. Dermed ved KOMBIT, hvilke services der bliver ramt ved nedbrud. Nye services på vej CPR Query (primo marts 17) har flere parametre til personforespørgsel, bl.a. på adresse CPR Initielt load (Q1,17) vil spare kommunerne omkostningerne til det intiale load, kommunerne selv skal købe fra CPR registeret, når de skal koble et nyt system til SP CVR service (Q2,17) er et replika, hvor liste over virksomheder og produktionsenheder kan udtrækkes på forskellige attributter Udvidet person stamdata v.2 (primo marts 17) mangler dog endnu aftale med E-boks. Der blev spurgt til om udvidet person stamdata svarer til EogE behov. Det vil Christa undersøge Christa fortalte, at der pt. er 6 kommuner med samme leverandør, der bruger CPR service (online service, som er udenfor buffetmodellen med 1:1 fakturering for forbrug). Her er SP i dialog med pågældende kommuner for at undersøge, om der kan skiftes til replika servicen. Endelig ser SP på træk på services generelt for at finde ud af, om kald kan reduceres. 5. Ændring til Serviceplatformens Buffetmodel (B) Tomas fortalte, at KOMBIT har erfaret, at det kan være en udfordring for bestillere (fx en kommune, fagprojekt el. KL) af en ny service el. ændring til en service, skal betale for både udvikling samt drift og vedligehold af servicen til den nedlægges hvilket alle ikke har økonomi til. Det betyder, at kommunerne med den nuværende model kan risikere at gå glip af KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/8

(fællesoffentlige) projekter fx via KL, som ellers ville skabe forretningsmæssig værdi for kommunerne, el. at projekterne alligevel realiseres, men udenom den fælleskommunale infrastruktur. KOMBIT har desuden identificeret, at den afregningsmodel, KOMBIT har udregnet for brug af SFTP og Fordelingskomponent kun tager højde for MB-systemernes baseline forbrug. Det betyder, at nye systemer og evt. uventet stort forbrug fra mp-systemerne ikke er dækket KOMBIT fremlagde derfor to ændringsforslag til følgegruppen, som gik på, at drift og vedligehold af services ønsket af fagprojekter, kommuner el. KL fremadrettet inkluderes i Buffetprisen og dermed finansieres af denne. Derudover at forbrug på SFTP og Fordelingskomponent udover baseline forbrug ligeledes indgår i Buffetprisen og finansieres af denne. Det blev for følgegruppen afklaret, at oplægget ikke inkluderer MB-snitflader og ikke influerer på MB BC på 78 kr. pr. borger pr. Oplægget har kun betydning for nye services el. ændringsønsker, der udvikles for bestillere. Følgegruppen udtrykte bekymring for, om Buffetprisen kunne blive økonomisk uhåndterbar og udbad sig, at KOMBIT kan forklare, hvad kommunerne skal betale for i 2018. Tomas svarede, at KOMBIT og kommunerne (følgegruppen) fortsat skal vurdere BC for de services el. ændringsønsker, der ønskes udviklet til kommunerne og at det skal være til k98. Sisse fortalte, at KLs beskæftigelseskontor har ønsker til to nye services (virksomhedsindsats og asyldata). KL kan finansiere udvikling, men ikke drift. Der er tale om en k98 løsning, som sandsynligvis skal implementeres via SP, hvis det både arkitekturmæssigt og forretningsmæssigt giver værdi. Når MB er udviklet, kan der komme flere udviklingsønsker også fra kommuner. Derfor er der behov for at buffetmodellen ændres. Følgegruppen nævnte, at det også kunne være en idé at revurdere prismodellen og at det var svært at vurdere økonomien i det, da det var et kig langt ud i fremtiden. Der blev samtidig udtrykt, at en mindre prisstigning var acceptabel og at der er brug for solidarisk opbakning bare kommunen kan estimere omkostningen til SP fremadrettet. Tomas præciserede, at der ikke er tale om en specielt stor omkostning, når den bæres solidarisk af buffetprisen. En service der har kostet 1,5 mio. at udvikle, vil forventeligt have en driftsomkostning på 150.000 kr. årligt. Dermed vil den ekstra omkostning til drift og vedligehold ikke udgøre mere end et par ører. pr. år pr. borger. Buffetprisen for 2017 er udmeldt og det er derfor først fra 18, at prisen kan reguleres. Følgegruppen spurgte hinanden om, hvordan man i kommunerne håndterer fakturering for forbrug på SP. I Odense Kommune fordeles udgifter ift. kontrakter, men i Vesthimmerland og Esbjerg fordeles omkostningen ikke. Følgegruppen opfordrede KOMBIT til at vise, hvilke omkostninger, der falder bort, når en service kommer på SP. Tomas vil se på, om behovet kan løses og henviste derudover til notat om afregningsmodellen (udsendt med udmelding om buffetpris for 17), hvor KOMBIT har forsøgt at KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/8

vise gennemsigtighed ift., hvilke elementer, der indgår i modellen. Følgegruppens indstilling til ændring af afregningsmodellen, skal efterfølgende godkendes af den interne KDI styregruppe i KOMBIT. Udmelding om ændring meldes ud med buffetpris for 2018. Der var indstillet til at følgegruppen godkendte: A) At drift og vedligeholdelse for projekter (nye services) generelt flyttes over på buffetprisen under forudsætning af at der stadig prioriteres ændringsønsker (ÆØ) ud fra de faste kriterier defineret i ÆØ processen. (BC for 98 kommuner). Forslaget blev godkendt. B) At forbrug udover baseline på Beskedfordeler, SFTP og Fordelingskomponenten afregnes via buffetprisen. Forslaget blev godkendt. 6. Status på etablering af fælles drifts-setup for KDI (O) Fokus på forvaltning af it-løsninger Kenneth gennemgik slide om KOMBITs fokus på forvaltning af it-løsninger og fortalte, at KDI vil være med til at definere de forretningsmæssige vilkår og medvirke til at ny lovgivning bliver itunderstøttet. Opgaven ligger i fagsystemerne, men hvis en ændring har konsekvenser for infrastrukturen fx adgang til egen sag, vil KOMBIT ikke overlade kommunerne til leverandørerne. Desuden vil KDI hjælpe med at prioritere og planlægge udvikling af fremtidige services, beslutte ændringer og godkende releases. KDI vil vedligeholde et forretningsorienteret servicekatalog, sikre en konsistent forretningsmodellering, følge op på datakvalitet og sikre proaktiv overholdelse af sikkerhed og rammearkitekturen. Igen tager KOMBIT dialogen med leverandørerne. KDI vil styre leverandørkontrakterne på STS og SP (infrastrukturen) og kontrollere serviceniveau, hvilket KDIs driftschef Lars Guld Fuglsang har ansvaret for at følge op på. KDI vil sikre leverandørernes aktive og tværgående fejlsøgning 24/7. KOMBIT driftsovervåger leverandørerne og opererer med leverandørkædeansvar. Hvis der er konstateret fejl i en anvender el. fagløsning og fejlen ikke kan findes på løsningen, bæres sagen videre til SPs leverandør Systematic - og ligger fejlen ikke her, men på STS, bæres sagen videre til KMD. Support ligger hos leverandørerne, men KOMBIT træder ind, hvis der er problemer. Præsentation af KDI og opgaver lige nu Kenneth fortalte, at der arbejdes på at skitsere processer for arbejdsgange, da det er nyt, at medarbejderne arbejder på tværs af SP og STS kontrakterne. Formål er at standardisere og effektivisere processer. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/8

Der vil udover Product Owners også komme Service Owners, så der er én ejer for hver webservice, der følger servicen fra vugge til grav. KDI bruger desuden tid på at hjælpe anvenderprojekterne med at komme i gang med at teste på SP og STS (adgang til testmiljøer, teststubbe og endpoints). Fx hjælpes DUBU og ATP pt. for at de kan komme i gang med at integrationsteste på STS. Ændringsønsker Følgegruppen spurgte til, hvordan KDI får input til, ændringer/behov fra anvenderprojekter og kommuner. Sisse svarede, at ændringsønsker kommer fra fagløsninger, kommuneønsker via kombit.dk, el. fra leverandører. Kommer der et ønske fra et fagprojekt i KOMBIT el. fx KL, finansieres udviklingen af fagprojektet. Et ændringsønske kan i nogle tilfælde medføre en change til en service og andre gange en ny service. Fagløsningerne i KOMBIT har referencegrupper med kommunale repræsentanter, der melder ønsker ind, som kommer videre til KDI. Ekstern KDI kommunikation Kenneth fortalte, at KDI har fået et site på kombit.dk: http://www.kombit.dk/kdi, hvilket er første skridt mod at samle information (for SP og STS) og lette adgang til rette data for kommunerne. Der er endnu afklaringer i gang i KDI for at finde ud af, om fx KDI skal brandes mere el. om Serviceplatformen skal beholdes som produktnavn. 7. Ekstern governance setup for KDI (O) Kenneth fortalte, at KDI skal have et governance setup jf. aftale ml. KOMBIT og KL omkring, hvordan man laver forvaltning. Derfor skal den nuværende STS styregruppe og følgegruppen for KDF og SP konverteres til en KDI styregruppe og en referencegruppe. Styregruppen skal have medlemmer på chefniveau og i referencegruppen, fagfolk. Der regnes med 3-4 møder årligt for hver af grupperne, hvor referencegruppen mødes et par uger forud for styregruppen, så der kan ske indstilling af emner og beslutninger til styregruppe. En model som allerede fungerer på SAPA. Eftersom STS stadig er under udvikling, vil styregruppen på STS fortsætte i en periode ind i 17. Dermed sikres et kommunalt pres og fokus på at få KMD til at levere ift. udviklingskontrakten. KDI vil snarest gå i gang med at fastlægge formål og formalia og kommissorier for styre- og referencegruppen. Der planlægges en Kick Off dag i januar med fokus på erfaringsopsamling, input til kommissorier og gennemgang af governance model. Dermed kan grupperne mødes planmæssigt fra februar. KDI vil gerne sikre, at grupperne er repræsentative ift. kommunerne og evt. kaste bolden op, så nye kommuner også kan bidrage. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/8

Ad referat er KDI endnu ikke nået så langt i denne proces, så dato for Kick Off, rekruttering af medlemmer og mødedatoer i 17 udestår endnu. 8. Emner til næste møde og evt. (D) Thomas spurgte om udviklingsplanerne for STS organisation snart kommer ud. Kenneth svarede, at han er klar over, at det er svært for kommunerne at vide om, man skal gå med MO. Ift. om KOMBIT kan bruge OS2MO til STS-organisation, er KMDs vurdering at de ikke med OS2 MO kan komme tidligere i mål end ved egen udvikling og at det ikke vil give nok forretningsmæssig værdi. Arne Kirkeby-Thomsen, forretningsudvikler på STS er på baggrund af STS workshop i september i gang med at vurdere, hvad Organisation 2.0 kan og Jens Kjellerup og Henrik Willumsen starter OS2 op igen. Sisse supplerede, at den ny KDI referencegruppe kan kigge på muligheden for at nedsætte en arbejdsgruppe om Organisation. Lotte spurgte, om der var ny databehandleraftale på vej til kommunerne. Tomas svarede, at databehandleraftalen pt. er i høring. Den kommer ud til kommunerne, så snart den er klar. Sisse spurgte følgegruppen om, hvad de var interesseret i at vide mere om ift. drift og forvaltning. Følgegruppen nævnte, at kommunerne har brug for at vide, hvad der gælder ift. kædeansvar og hvilke tilbagemeldinger kommunen kan vente, hvis der er fejl fx om der er dashboard muligheder. Sisse svarede, at KDI vil se på, om man kan illustrere en rejse for kommunen, hvis der opstår fejl på en kommunal- el. en KOMBIT udviklet løsning.. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 8/8