Vejledning til Aktivfuresoe.dk Aktivfuresoe.dk er Furesøs nye portal, som er borgernes vindue ind til Furesøs aktive foreningsliv. Portalen er målrettet borgerne, mens det er foreningerne, som skal levere indholdet. Det vil sige, at alt, der vises på Aktivfuresoe.dk under Foreninger og Aktiviteter, er noget, som foreningerne selv har lagt ind i systemet. Dermed er siden dynamisk den udvides med tiden og efter det indhold, som foreningerne lægger ind. Er du medlem af en forening, får du et personligt login, som gælder til både og Er du aktiv i en foreningsbestyrelse i Furesø, har du modtaget en mail med et aktiveringslink fra Kultur og Fritid på mail. Du er automatisk tilknyttet den eller de foreninger, som du er aktiv i, når du logger ind i systemet (se vejledningen). Aktivfuresoe.dk er indtil videre kun et bookingsystem Lige nu bruger vi hjemmesiden som lokalebookingsystem, og det primære fokus er, at vi sammen skal gennemføre sæsonbookingen for 2015/2016. På sigt bliver Aktivfuresoe.dk også meget mere for jer foreninger et system til indberetning af tilskud, foreningsregister, medlemshåndteringssystem og meget mere. Vejledningen indeholder: 1. Opret din personlige profil via aktiveringslink... 2 1.1. Indtast eller ret dine personlige oplysninger... 3 2. Ret din forenings stamdata og opret Aktiviteter... 4 2.1. Hvem er jeg logget ind som?... 4 2.2. Sådan kommer du ind i din Forenings Værktøjskasse... 5 2.3. Rediger foreningens stamdata... 5 2.4. Aktiviteter... 6 3. Ret i eller opret en ny person tilknyttet din forening... 7 4. Sådan laver du en sæsonbooking - opret hold... 8 5. Lav en sæsonbooking i Foreningens Værktøjskasse... 9 5.1. Én booking for hvert hold, du har oprettet... 9 5.2. Indtast alle oplysningerne i skemaet.... 10 5.3. Få overblik over dine forespørgsler under sæsonbooking... 13 6. Kort opsummering... 14 Vi arbejder løbende på at forbedre Aktivfuresoe.dk Har du ris eller ros vil vi gerne høre fra dig. Send en mail på fritid@furesoe.dk Venlig hilsen Furesø Kommune 1
1. Opret din personlige profil via aktiveringslink Du har modtaget en mail magen til dén nedenfor. Du aktiverer din profil på Aktivfuresoe.dk ved at klikke på linket og efterfølgende selv lave et kodeord, som du skal indtaste, inden du får adgang til dine oplysninger. 2
1.1. Indtast eller ret dine personlige oplysninger Nu kan du indtaste dine personlige oplysninger. Det er også her, du kan ændre din adresse, telefonnummer m.m., hvis du fx flytter. Du kan ikke ændre i din e-mailadresse her. Det gør under Foreningens Værktøjskasse. Mere herom senere. OBS! Du kan ikke ændre din e-mailadresse her. Læs mere under punkt 3. Ret i eller opret s. 8. Husk at gemme dine ændringer. 3
2. Ret din forenings stamdata og opret Aktiviteter Alle foreninger skal opdatere deres stamdata og oprette de aktiviteter, som foreningen tilbyder. Det er de valgte aktiviteter, der afgør under hvilken aktivitet, foreningen bliver vist på forsiden. Der kan først sæsonbookes, når aktiviteterne er udfyldt. 2.1. Hvem er jeg logget ind som? For at komme ind i foreningens stamdata skal du logge dig ud af din personlige profil. Tryk log ud oppe under din profil og logge dig ind igen for at kunne se din forening. For at få adgang til foreningens stamdata, skal du sætte/skal der være flueben ved forenings navn og klikke på knappen Skift forening. Vi har oplevet, at foreningens navn ikke kommer frem, selvom man logger ind og ud x-antal gange. Er det tilfældet for dig, så skriv en mail til fritid@furesoe.dk 4
2.2. Sådan kommer du ind i din Forenings Værktøjskasse Klik på Forenings Værktøjskasse 2.3. Rediger foreningens stamdata Nu kan du rette foreningens stamdata. Hvis der lægges foto og tekst ind (jfr. venstre kolonne), vil foreningen blive præsenteret tydeligt under Foreninger på Aktivfuresoe.dk, når aktiviteter også er valgt for foreningen. Mere om aktiviteter under 2.4. 5
2.4. Aktiviteter Nu skal du indtaste/vælge foreningens aktiviteter. Tryk på Aktiviteter i venstremenuen under Foreningens værktøjskasse. Aktiviteterne afgør, hvor foreningen bliver vist under Foreninger på forsiden af Aktivfuresoe.dk. Vælg gerne mange aktiviteter, der passer til din forening. HUSK, at gemme to gange jfr. nedenstående billede. 6
3. Ret i eller opret en ny person tilknyttet din forening Under Foreningens værktøjskasse kan du rette i bestyrelsens sammensætning og oprette et nyt medlem. Det er foreningens ansvar at holde profiler opdaterede, fx hvis foreningen får en ny kasserer, kontaktperson, en privatperson flytter osv. Du kan rette i oplysningerne på en person ved at trykke på den lille firkant med en Blyant på under den enkelte person. Skal en person helt slettes fra systemet, gøres dette via knappen Slet min profil. Dermed sletter du en person fra bestyrelsen. Skal personen helt slettes fra systemet, skal pågældende selv tage kontakt til Kultur og Fritid. Husk, at både Stilling og Rolle skal være udfyldt for alle personer. Forskellen på de to er, at ordlyden af Stilling er valgfri og bliver vist på hjemmesiden. Rolle giver pt alle roller adgang til Foreningens værktøjskasse. På sigt vil de forskellige roller have forskellige niveauer af adgange i systemet f.eks. vil det kun være formand og kasserer, der får adgang til håndtering af tilskud. Stilling Rolle Slet Rediger 7
4. Sådan laver du en sæsonbooking - opret hold For at søge om tider til din forenings aktiviteter, skal alle hold, I søger om tider til, tastes ind. Tryk på Hold og Opret nyt hold. Nu skal holdet indtastes. Husk at sætte hak i firkanten Aktiv lige over knappen Fortsæt. Det er ikke nødvendigt at indtaste en tekst eller beskrivelse af holdet. Men på sigt, når aktivfuresoe.dk er rullet ud til borgerne, kan borgerne se beskrivelserne og blive inspirerede heraf. Husk at gøre holdet aktivt, ellers kan du ikke se holdet, når du laver en sæsonbooking. Du kan max indtaste Alder til 99 år. Funktionen kan bruges til at gemme hold, som ikke er aktuelle. Når du har oprettet dit eller dine hold, kan du lave en sæsonforespørgsel. 8
5. Lav en sæsonbooking i Foreningens Værktøjskasse Klik på Sæsonbooking øverst på siden. Så får du mulighed for at indtaste din sæsonforespørgsel. 5.1. Én booking for hvert hold, du har oprettet Du skal lave en sæsonforespørgsel per hold, du har oprettet: Den aktivitet du skal vælge, skal lægge sig op af det lokale, du skal bruge søger du fx på keramik, skal du vælge undervisning i aktivitet og keramik i kategori 9
5.2. Indtast alle oplysningerne i skemaet. Hvis du f.eks. skal booke et lokale til skakspil eller hattesyning, skal du søge på Møde og foredrag. Det er altså ikke altid, at du kan finde netop din aktivitet. Hvis du kun skal sæsonbooke en dag, skal du skrive den samme dato til start- og slutdato, og vælge gentagelsen daglig. Nu kan du vælge dit lokale. I dette tilfælde er der kun en mulighed i andre tilfælde vil der flere muligheder at vælge imellem. Tryk på søg for at gå videre til lokaleoversigten. Tryk på nulstil, hvis du ønsker at starte forfra på siden. 10
Tryk book for at vælge lokalet. Tryk vælg for at læse mere om lokalet inden du ansøger om at booke lokalet. I det næste billede får du mulighed for at fravælge (tryk på skraldespandslogoet) enkelte datoer, hvis du i forvejen ved, at I ikke vil få brug for dem. Tryk på Fortsæt, når du har tjekket datoerne. 11
I det næste billede skal du afslutte sæsonansøgningen og sende din forespørgsel afsted. Tryk på Ansøg. Når du har trykket Ansøg kommer nedenstående billede frem, og du kan nu printe forespørgslen ud, eller trykke på Gå til min liste for at se din/dine sæsonforespørgsler. 12
5.3. Få overblik over dine forespørgsler under sæsonbooking Under Sæsonbooking kan du se oversigten over de forespørgsler, du har lagt ind for din forening for den kommende sæson. Du kan se bookingerne under Bookingoversigt, når de er behandlet og godkendt efter 13.5.2015. 13
6. Kort opsummering 1. Login ind og ud og ind HVER GANG du skal ind i din Forenings Værktøjskasse 2. Vælg gerne flere aktiviteter til din forening under Stamdata 3. Under Du er logget ind som kan du se, om du er logget ind som din forening eller dig selv dette har en stor betydning, hvis du skal ind i din Forenings Værktøjskasse: Så skal du være logget ind som forening. 4. Husk at tilknytte bestyrelsens roller under Stamdata det får betydning på sigt i forhold til, hvad man har adgang til i systemet. 5. Ét hold per sæsonbooking 6. Alle foreninger skal rette stamoplysninger på foreningen (oprette aktiviteter og opdatere oplysninger på kontaktpersoner mv). Det er kun foreninger, der skal lave sæsonbookinger, som skal oprette hold og forespørge på sæsonbookinger. Der kan ikke laves sæsonbookinger, hvis stamdata ikke er udfyldt. 14