af 28.10.2013 Referat af bestyrelsesmøde nr. 17 d. 25. august 2014, kl. 19.00 i klubhuset ved Dronninglund Golfbane. Til stede: Bjarne Pedersen Teddi Christensen Bent Nielsen Vivian Dam Per Guldborg Charlotte Christensen Jan Schunck JS Morten Jensen Bjarne L. Andersen (ref.) BP TC BN VD PG CC MJ BLA Afbud: Ingen DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering fra FU (forretningsudvalget) v. formanden 3. Økonomi v. kassereren 3.1 Budgetopfølgning 3.2 Debitorliste 3.3 Kassebeholdning 4. Udvalgene 4.1 Bane- 4.2 Turnerings- 4.3 Regel- 4.4 Handicap- 1
4.5 Sponsor- 4.6 Sports- 4.7 Junior- 4.8 Aktivitets- 4.9 Klubhus- 4.10 PR- 4.11 Medlems- og begynder- 4.12 Personale (lukket møde) 5. Eventuelt Ad. 1 Dagsorden Blev godkendt. Ad. 2 Orientering fra FU v. BP 2.1 Formandens forslag om et orienterende medlemsmøde 20. oktober fandt bred støtte. Efter nærmere instruks sørger sekretær for indkaldelse og omtale på hjemmesiden. 2.2 Formanden orienterede om positiv mail fra en deltager i klubmesterskabet angående planlægning og afvikling af klub- og årgangsmesterskaberne søndag d. 24. aug. 2.3 Omtalte i positive vendinger den ny dronefilm fra Luftfoto Nord, Ulsted, som viser klubhus og baneanlæg set fra luften. Filmen vil senere blive suppleret med film fra hvert enkelt hul. Der var bred enighed om, at filmen var og kunne blive et godt aktiv for klubben. Den vil blive lagt på den ny hjemmeside, som snart er færdig. 2.4 BP efterlyste en højere justits, bedre loyalitet og en generel opstramning i udførelse og afslutning af de af bestyrelsen pålagte opgaver. Beslutning: Det aftaltes, at sekretær udarbejder en fortegnelse over beslutninger og tilsagn, som endnu ikke er blevet bragt til udførelse. Listen fremsendes til bestyrelsen sammen med næste indkaldelse. De uafsluttede opgaver vil blive gennemgået på næste BM. Ad. 3 - Økonomi 3.1. Budget (Bent) Som supplement til balancen pr. 31.07.2014 oplystes, at driftsresultatet pr. dags dato stadig ligger markant over det budgetterede. 2
3.2 Debitorliste Udståender er stadig begrænset. Tidligere udeståender fra sponsor er nu betalt. 11 fuldtidsmedlemmer mangler efter flere rykkere stadig at betale. Såfremt fuld betaling ikke har fundet sted senest 31. aug. 2014, vil de uden yderligere varsel blive slettet og DGU-rettigheder dermed inddraget. BN oplyste, at medlemstallet nu er på 607, her af 530 fuldtids. 3.3 Kassebeholdning Likviditeten er markant over det budgetterede. Kassereren gentog tidligere opfordring om, at evt. udgiftskrævende forslag fra bestyrelsen forinden skal være fremsendt til kasseren, så konsekvenserne kan være beregnet inden endelig beslutning tages. Ad. 4 - Udvalgene 4.1 Banen (Teddi) Orienterede om forløbet og resultatet af mødet med DGU-konsulent Thomas H. Jepsen, fredag d. 22. aug. 2014. Besigtigelse af baneanlægget blev gennemført sammen med formand Bjarne Pedersen, greenkeeper Johnny Vilsen, baneudvalgsformand Teddi Christensen og baneejer Morten Jensen. Under besigtigelsen blev banens aktuelle tilstand vurderet. Endvidere blev baneejerens og medlemmernes ønske om at banen fremover holdes vinteråben diskuteret. Problemer med svampeangreb og forskellige græsarter og anvisning om fremtidig vedligeholdelse af nogle greens blev ligeledes gennemgået, ligesom konsekvenserne af den meget indskrænkede anvendelse af kemisk ukrudtsbekæmpelse blev analyseret. Under besigtigelsen blev der ligeledes truffet aftale om fjernelse af flere ældre (sygdomsramte) Sitkagran, f. eks. ved hul 2. Konklusion: Besøget af DGU-konsulenten havde generelt været udbytterig. På baggrund heraf vil der nu blive udarbejdet en langsigtet strategi for vedligehold og fornyelse, herunder vurdering af banens egnethed som åben vinterbane. Det oplystes supplerende, at en konsekvent åbning af banen om vinteren, kan medføre en dårligere banekvalitet i det tidlige forår. Der var enighed om, at spørgsmålet om banens eventuelle åbning om vinteren i sidste ende træffes af bestyrelsen efter indstilling fra baneudvalget/greenkeeperen. 3
4.1.2 Den igangværende hulprikning af greens og teesteder blev heftigt diskuteret. Iflg. DGUkonsulenten kan arbejdet (afhængig af vejret) udføres frem til ca. medio september. Forventningen om et positivt resultat stiger ved tidlig udførsel. TC oplyste, at han og greenkeeperen har aftalt, at arbejdet udføres i uge 35. 4.1.3 TC oplyste, at nødvendig vedligeholdelse og reparation af veje og gangstier, hvoraf nogle er beskadiget af erodering, ikke er en greenkeeperopgave, men henstår til udførelse af tirsdagsholdet eller den årlige oprydningsdag om efteråret. 4.1.4 Roughklipning blev endnu engang diskuteret. Der var bred enighed om, at arbejdet er påtrængende, men at prisen kr. 20.000,00 til maskinleje synes at være høj. Beslutning: Roughklipning gennemføres snarest muligt ved frivillig hjælp. Der indhentes alternativ pris (forhåbentlig lavere) på leje af egnet græsklipper med opsamler. 4.2 Turneringsudvalget (Per Guldborg) Oplyste at reaktionerne på form og afvikling af klub- og årgangsmesterskaberne 2014 havde været meget positive. Resultaterne kan ses på hjemmesiden. 4.3 Regeludvalg (Bjarne Pedersen) Intet 4.4 Handicapudvalg (Bjarne Pedersen) Intet. 4.5 Sponsorudvalg (Bent Nielsen) Der vil nu blive rettet skriftlig henvendelse til alle med et-årige sponsorkontrakter om en forlængelse af kontraktperioden. 4.6 Sportsudvalg (Teddi) Intet 4.7 - Juniorudvalg (JS) Sidste kamp afvikles i løbet af indeværende uge. Der skal fremover mere fokus på juniorer. Antallet er nu nede på 15. 4
Beslutning: Der var enighed om, at dette udvalg af mange forskellige grunde i næste sæson skal opprioriteres. Den ny aftale med pro en bør indeholde en motivation til at medvirke hertil. 4.8 Aktivitetsudvalg (Per Guldborg) Bestyrelsen tilsluttede sig forslag om afholdelse af julefrokost i klubhuset d. 28. november 2014. 4.9 Klubhus (BLA) -Efterlyste substitut for Helle Vejrgang, der fratræder 1. september. -Pr. 1. september mangler vi bestyrer med henblik på alkoholbevilling og registrering i fødevarestyrelsen. -Uafsluttede el- og impulskabler ved sokkel i klubhus og ved starterhus afklares af JS. -Egetræsplader fra Twitline er nu endelig leveret og opsat på væg i klubhus. -Beskadiget pullert ved indkørsel er anmeldt til forsikringsselskab. Påkørslen er begået af ølvogn fra Unibrew. Der er forventning om, at skadevolderens forsikringsselskab erstatter det beskadigede. BA oplyste, at han ikke føler sig tilstrækkelig kompetent til at påtage sig ansvaret for cafédriften. Den er derfor midlertidigt overdraget til Charlotte. 4.10 Pr- og markedsføringsudvalg. VD efterlyste bestyrelsens stillingtagen til, at flere af vore naboklubber har været fremme med tilbud om kunne spille for kr. 500,00 resten af året. Forudsætningen er, at man ikke er medlem af en anden klub, De golfspillere, der har taget imod tilbuddet, fik ikke DGU-kort og dermed spilleret i andre klubber Beslutning: Tilbuddet knyttede sig alene til et åbent hus arrangement i de pågældende klubber den 23. og 24. august og gjaldt kun denne weekend. Med baggrund i at datoerne var passeret, kan Dronninglund Golfklub i år ikke tilbyde noget tilsvarende. Til gengæld blev det besluttet, at tilbyde gratis spil på par-3 banen resten af året. Kasserer BN var dog ikke enig i denne beslutning, idet vi går glib af en estimeret indtægt på kr. 5.000,00/måned. BN har efter BM i stedet foreslået, at evt. gratis spil på par 3 banen skulle være betinget af, at et medlem skulle ledsage sin familie, venner, naboer eller børn. Der ud over kunne unge under 16 ledsaget af en voksen få gratis adgang. Endelig model besluttes på næste møde. Udvalget blev anmodet om at udarbejde udkast til pressemeddelelse om tilbud til lokale skoler om gratis træning samt billeder af årets begyndere og optimister, der har erhvervet DGU-kort i sæsonen. BP ligger inde med relevante billeder. 5
Endvidere særskilt pressemeddelelse om resultat og billeder af årets klubmestre til lokale aviser. Forslag om deltagelse på næste års Ferie- og Fritidsmesse i Herning fra 20 22. febr. blev i princippet sanktioneret, under forudsætning af at standleje på ca. kr. 15.000,00 deles med anden lokal samarbejdspartner. BN gjorde opmærksom på, at der oven i gebyret for standpladsen kommer øvrige udgifter til indretning af stand m.v. 4.11 Medlems- og begynderudvalg (BP) På et fælles møde blev der opnået enighed om at indstille til bestyrelsen, at der næste år afholdes i alt 5 begynderhold, der fordeles med 2 weekendkurser i foråret, et seniorkurser, et hverdagshold og 1 weekendkursus i aug. Efter enkelte tilkendegivelser om weekendkursernes begrænsede værdi, blev udvalgenes indstilling taget til efterretning. 4.12 Personale (lukket møde). Ingen ref. 5.0 Evt. Der afholdes demonstrationsmøde i klubhuset om brug af hjertestarter mandag d. 8. sept. kl. 19.00. Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 29. sept. kl. 18.00. På mødet fremlægges forslag til nyt budget, hvorefter næste års målsætning, strategi, hensigt og midler m.v. aftales. 6