Praktikanter i Kommunens udbud Vejledning til Rådgivere. Rammer og organisering Faxe Kommune har besluttet, at der i udbud af opgaver til private leverandører skal stilles krav om beskæftigelse af praktikanter. Kravet skal stilles i de opgaver der er egnede til at beskæftige praktikanter, dvs. opgaver af en vis varighed hvor der benyttes faguddannet arbejdskraft med tilhørende erhvervsuddannelse. Kravet om beskæftigelse af praktikanter, skal ikke stilles ved indgåelse af kontrakter efter rammeaftaler samt udbud af varer og tjenesteydelser, men vil typisk omfatte bygge- og anlægsopgaver samt driftsopgaver. Det skal sikres, at der til den enkelte opgave knyttes et rimeligt antal praktikanter, og at denne forpligtelse pålægges de leverandører, kommunen indgår aftaler med. For at finde et rimeligt antal praktikanter, skal rådgiveren på baggrund af denne vejledning, foretage et skøn over hvor mange årsværk praktikanter den enkelte opgave potentielt egner sig til. Der skal foretages en vurdering af om opgaven er egnet til at der stilles krav om praktikanter, såfremt opgaven forventes at have; 1. en varighed på 3 måneder eller mere, og 2. lønomkostninger på minimum DKK 2 mio. kr. og/eller en kontraktværdi ekskl. moms på minimum DKK 4. mio. kr. En opgave med en forventet kontraktværdi ekskl. moms på DKK 3 mio. kr. men skønnede lønomkostninger på 2 mio. kr. eller mere, er således også omfattet af kravet, idet alle opgaver med en lønomkostning på over DKK 2. mio. er omfattet af ordningen. Projektlederen skal ved opstart af en opgave vurdere om denne er egnet iht. ovenstående betingelser. Hvis der allerede inden anlægsbevillingen er tilknyttet en rådgiver, skal rådgiveren foretage vurderingen. Hvis der ikke er tilknyttet en rådgiver inden anlægsbevillingen er givet, skal den rådgiver der efterfølgende knyttes til opgaven, på baggrund af denne vejledning, udarbejde en vurdering og beregning af hvor mange årsværk praktikanter der med rimelighed kan kræves beskæftiget på opgaven. Selvom en opgave som udgangspunkt er vurderet egnet, vil konkrete omstændigheder kunne føre til, at rådgiver vurderer opgaven ikke egnet til at beskæftige praktikanter. Dette kunne fx forekomme indeholder en høj andel af specialarbejde eller materialeleverancer. 1 af 6
Afhængig af projektets organisering kan udarbejdelse af skønnet således påhvile bygherrerådgiveren, totalrådgiveren eller de enkelte fagrådgivere koordineret af projekteringslederen. De efterfølgende beskrevne opgaver påhviler rådgiveren, jf. henholdsvis rådgiveraftalen eller aftaleseddel i forbindelse med rammeaftaler. Afgrænsning Reglerne omfatter alene de udførende fag og således ikke de tilknyttede rådgiverydelser eller bygherrens øvrige omkostninger og administration af aftalen. Reglerne omfatter alene ydelser tilknyttet udførelsen og forberedelse heraf på leverandørens adresse eller midlertidige arbejdssteder, men ikke leverancer, herunder eksempelvis betonelementer, ventilationsaggregater og bygningsmaterialer, der indkøbes eller produceres på fabrik, uanset om dette sker i Danmark eller i udlandet. Alle erhvervsuddannelser tilknyttet de udførende fag betragtes som relevante, idet potentialet i relation til følgende uddannelser vurderes at være størst: Snedker Tømrer Gulvlægger VVS Elektriker Faguddannet anlægsgartner / Planteskoleuddannet gartner Smed Murer Maler Anlægsstruktør og kloakrørlægger Brolægger og kloakrørlægger Bygningsstruktør og kloakrørlægger Bygningsmaler Yderligere oplysninger vedr. erhvervsuddannelser kan findes på www.eucsj.dk eller hos EUC Sjælland, Jagtvej 2 4700 Næstved telefon 55 75 33 00 Kravene i den konkrete aftale skal være rimelige i forhold til den opgave, der udføres. Der må således ikke stilles krav om beskæftigelse af et forholdsvis større antal praktikanter, end der sædvanligvis er mulighed for at beskæftige på opgaven. Tilsvarende kan kravet frafaldes eksempelvis for opgaver eller delopgaver, der kræver specialistviden, og dermed ikke hensigtsmæssigt muliggør beskæftigelse af praktikanter. På samme måde vil opgavens organisering have betydning for potentialet og skal indgå i vurderingen. Eksempelvis kan udbud i totalentreprise eller hovedentreprise give bedre mulighed for at beskæftige praktikanter end udbud i en række mindre fagentrepriser. Potentialet skal således vurderes i forhold til den foreslåede aftalestruktur. 2 af 6
Der skal således for hver opgave og aftale anlægges et fornuftigt skøn på baggrund af andelen af fagrelevant arbejde og opgavens organisering. Vurdering og beregning af årsværk praktikanter på opgaven Antal årsværk praktikanter på opgaven vurderes og beregnes ved anvendelse af nedenstående skematiske systematik, idet der her benyttes et entrepriseeksempel. Det samlede anlægsbudget opdeles i følgende hovedposter 1. Håndværkerudgifter 2. Øvrige omkostninger 3. Samlet anlægsbudget Håndværkerudgifterne opdeles pr. entreprise og kan for en mere detaljeret vurdering af hver entreprise opdeles yderligere på bygningsdelsniveau. Reserver og hensættelse til uforudsete udgifter medregnes ikke. For hver entreprise angives den skønnede lønudgift, og på baggrund heraf vurderes potentialet for praktikanter med udgangspunkt i, at det normalt vil være muligt at beskæftige 10 % praktikanter ud af det samlede timetal. Potentialet opgøres som antal årsværk forstået som antallet af helårsstillinger, men kan i praksis være sammensat af flere deltidsbeskæftigede på opgaven. Ved omsætning fra lønudgift til årsværk kan pr. 2011 tages udgangspunkt i en gennemsnitsløn på DKK 400.000 inkl. sociale ydelser og andre omkostninger knyttet til medarbejderen, men uden virksomhedens dækningsbidrag i relation til entreprisen. Skønnet foretages af rådgiveren med baggrund heri. Opgavens potentiale skal således findes ved denne formel: De skønnede fagrelevante lønudgifter ------------------------------------------------------------- X 10 % = x årsværk praktikant gennemsnitsløn Her angivet med et eksempel i tal: 9.600.000 ------------------------------------------------------------- X 10 % = 2,4 årsværk praktikant 400.000 3 af 6
Nedenstående skematik anvendes, idet skemaet her er udfyldt med et fiktivt eksempel: pos. Omkostningsart Budget kr. excl. Moms Varighed af entreprisen måneder Nettolønudgift Nettolønudgift kr. excl. Moms Praktikanter potentiale årsværk % 1. Håndværkerudgifter 1.1 Nedrivningsentreprise 4.000.000 2,5 50 1.250.000 0,3 1.1.1 Heraf fagrelevant arbejde 2.500.000 1.1.2 Heraf specialarbejde 1.500.000 1.2 Hovedentreprise 35.000.000 15 1.2.1 Heraf fagrelevant arbejde 32.000.000 30 9.600.000 2,4 1.2.2 Heraf specialarbejde 3.000.000 1.3 Andre arbejder og 2.000.000 leverancer 1.4 Uforudsete udgifter 3.000.000 Håndværkerudgifter i alt 44.000.000 Potentiale i alt, årsværk 2. Øvrige omkostninger 3.000.000 3. Samlet anlægsbudget 47.000.000 Rådgiveren skal i hvert tilfælde vurdere entreprisens lønandel af fagrelevant arbejde, i dette eksempel pos. 1.1.1 og 1.2.1 og antal praktikanter, som en andel heraf opgjort i årsværk. Ved vurdering af det samlede antal årsværk praktikanter for projektet medregnes ikke entrepriser, der ikke opfylder kravet til entreprisen varighed 3 måneder) og omfang 2 mio. i lønomkostninger og/eller anlægssum på 4 mio.). Hovedentrepriser vurderes samlet hvorimod fagentrepriser skal vurderes enkeltvis - derfor er nedrivningsentreprisen i ovenstående skema ikke medtaget i vurderingen af opgaven potentiale. Havde nedrivningsentreprisen været en del af hovedentreprisen ville det samlede antal være 2,7 årsværk praktikanter. Hovedentreprisens størrelse fører til, at der skal stilles krav om 2,4 årsværk praktikanter. Det betyder, at der i denne entreprise skal beskæftiges praktikanter i 2,4 x 1924 timer = 4617,6 timer. Det udfyldte skema skal ledsages af rådgiverens kommentarer til vurderingen, herunder hvilket specialarbejde der er opgjort i beregningen, ligesom eventuelle bilag i form af mere detaljerede og fagopdelte kalkulationer vedlægges. Vurderingen og beregningen vurderes af forvaltningen i forbindelse med udbud, og det godkendte antal årsværk praktikanter indarbejdes som krav i de respektive udbud. 2,4 4 af 6
Tidsforløb Rådgiveren skal ved totalentreprise udarbejde beregningen sammen med udarbejdelse af udbudsmaterialet til totalentreprisen. Ved hoved- og fagentrepriser skal beregningen udarbejdes i forbindelse med projektforslagsfasen / hovedprojektet. Vurderingen i forbindelse med udbud danner grundlag for krav til tilbudsgiverne i udbuds-materialet. Opfølgning under udførelsen Forvaltningen er forpligtet til at følge op på, om potentialet for praktikanter realiseres, men kan delegere denne forpligtelse til rådgiveren for projektet, såfremt det fremgår af rådgivningsaftalen. Opfølgningen skal ske ved, at der på byggemøder medtages et punkt i byggemødereferatet kaldet Bemanding. Under punktet noterer byggelederen antallet af aktuelt beskæftigede praktikanter som en særskilt del af den samlede bemanding og praktikanternes navn + efternavn tilføres. Der henvises til den tilhørende vejledning for udførende, der indgår som bilag til de respektive entrepriseaftaler. Aflevering af opgaven På baggrund af de oplysninger byggeledelsen har modtaget på byggemøderne vedr. bemanding af praktikanter, vurderes det om leverandøren fuldt ud har overholdt denne forpligtigelse. Hvis skal entreprenøren sanktioneres efter bestemmelsen i klausulen pkt. 7. Opsummering Såfremt opgaven vurderes egnet til beskæftigelse af praktikanter omfatter rådgiver ydelsen følgende nedenstående beskrevne punkter. 1. Rådgiver skal foretage en vurdering af om den enkelte opgave egner sig til beskæftigelse af praktikanter, samt udarbejde en kommentar til vurderingen. 2. Rådgiver skal udarbejde en beregning af hvor mange årsværk praktikanter opgaven egner sig til (se ovenstående skema), samt udarbejde kommentar hertil. 3. Vurderingen og beregningen skal udarbejdes i forbindelse med hovedprojektet. Ved totalentreprise skal vurderingen og beregningen udarbejdes i forbindelse udbudsmaterialet til totalentreprenøren. 4. Står rådgiver for byggeledelsen skal denne på byggemøder sikre sig at leverandøren følger planen for praktikbeskæftigelse i kontraktperioden. 5 af 6
5. På baggrund af de oplysninger byggeledelsen har modtaget på byggemøderne vedrørende overholdelse af planen for praktikbeskæftigelse, skal det vurderes af rådgiver om leverandøren fuldt ud har overholdt dennes forpligtigelse til at beskæftige praktikanter. Dokumentation for dette skal fremsendes til projektlederen. 6. Ved EU udbud skal rådgiver sikre sig ved udarbejdelsen af udbudsbekendtgørelsen, at potentielle ansøgere gøres opmærksom på, at det forventes ved nærværende udbud, at der kan stilles krav om, at den private leverandør skal beskæftige praktikanter jf. EUudbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.4 7. Rådgiver skal i bilag 1 Faxe Kommunes paradigme (AB92 med tilføjelser og fravigelser) indsætte følgende tekst som supplement til bilag 1 9,stk.1: Samtidig med udarbejdelse af arbejdsplan skal entreprenøren udarbejde en plan for beskæftigelse af praktikanter. Denne plan skal afleveres sammen med arbejdsplanen: 8. Rådgiver skal i bilag 1 Faxe Kommunes paradigme (AB92 med tilføjelser og fravigelser) indsætte følgende tekst som supplement til bila 1 19,stk.3: 8)entreprenøren skal under punktet bemanding oplyse antallet af aktuelt beskæftigede praktikanter som en særskilt del af den samlede bemanding. 9. Rådgiver skal udfylde kontraktklausul vedrørende beskæftigelse af praktikanter.1 Såfremt rådgiver ikke vurderer opgaven egnet til beskæftigelse af praktikanter, omfatter rådgiverydelsen udelukkende nedenstående punkt: 1. Såfremt rådgivers vurdering medfører, at opgaven ikke vurderes egnet til beskæftigelse af praktikanter skal rådgiver vedlægge dokumentation for dette. Dokumentationen vil være rådgivers vurdering af opgavens egnethed samt kommentar hertil. Dokumentationen skal afleveres i forbindelse med hovedprojektet. 6 af 6