NOTAT Politik/retningslinjer for sociale klausuler 6. maj 2013 (revideret 28. september 2015) 1. Baggrund Som en del af selskabets eksterne personalepolitik har By & Havn vedtaget, at selskabets væsentlige udbud skal indeholde sociale klausuler med krav om, at de bydende har et nærmere angivet antal praktikanter/elever beskæftiget. 2. Definition af væsentligt udbud Om et udbud er væsentligt, vurderes ud fra følgende kriterier: Bygge- og anlægskontrakter (inkl. renoveringsopgaver) og tjenesteydelseskontrakter (tjenesteydelseskontrakter skal indeholde et driftselement, f.eks. rengøringsydelser og kantinedrift). Undtaget er udbud af rammeaftaler og vareindkøb. Varighed på min. 6 måneder. Kontraktværdi på min. 8 mio. kr. og/eller 3 mio. kr. for udbud af renoveringsopgaver og min. 10 mio. kr. og/eller lønsum på min. 4 mio. kr. for øvrige udbud på bygge- og anlægsområdet og driftsområdet. Tærskelværdierne gælder også ved udbud af delentrepriser. Når udbuddet er vurderet væsentligt, skal det vurderes/undersøges: Om den konkrete kontrakt indeholder arbejdsopgaver, der er relevante i forhold til uddannelses- og praktikaftaler. Om der er mangel på praktikpladser inden for det uddannelsesområde, der er fundet relevant for kontraktens udførelse. Om sammenhængen mellem kontraktens varighed og de relevante uddannelsers sammensætning er passende. Hvor mange elever kontrakten kan bære. Såfremt det vurderes, at den sociale klausul ikke kan opfyldes ved beskæftigelse af praktikanter (primær social klausul), skal den sekundære sociale klausul vedr. beskæftigelse af ledige benyttes. 3. Beregning af antal praktikanter/elever Entreprisens skønnede lønudgift er udgangspunktet for vurderingen af, hvor mange praktikanter/elever udbuddet kan rumme. Antallet opgøres i helårsstillinger, men kan i praksis sammensættes af flere deltidsbeskæftigede. Normalt kan praktikanter udgøre 10 pct. af det samlede timetal (jf. Københavns Kommunes retningslinjer). Nedenstående formel bruges til udregning af antal praktikanter/elever. De skønnede fagrelevante lønudgifter X 10 pct. = x praktikantårsværk Gennemsnitsløn
4. Udformning af kontraktvilkår Side 2 af 5 Kontraktklausul for beskæftigelse af praktikanter (primær): 1. Leverandøren skal sikre, at mindst x af de årsværk (svarende til 1924 arbejdstimer inkl. ferie, sygdom, skoleophold mv.), der anvendes til at opfylde kontrakten, besættes med en eller flere praktikant(er). En praktikant (elev/lærling) er en arbejdstager, med hvem leverandøren indgår eller har indgået en uddannelsesaftale i henhold til lov om erhvervsuddannelser, eller som er omfattet af en lignende uddannelsesordning i et andet EU-land. Leverandøren kan vælge at beskæftige en eller flere praktikant(er) i en kortere periode, forudsat at det samlede antal arbejdstimer inkl. skoleophold, som udføres af praktikanter, svarer til beskæftigelse af X årsværk praktikant(er) i kontraktens løbetid. Leverandøren kan opfylde sin forpligtelse til at beskæftige x årsværk praktikant(er) ved at overføre en (eller flere) praktikant(er), som ved kontraktens indgåelse er ansat hos leverandøren til det arbejde, som kontrakten omhandler. Såfremt opgavens omfang efter kontraktens indgåelse nedsættes betydeligt, reguleres det krævede antal årsværk praktikanter tilsvarende. 2. Forpligtelsen til at beskæftige X årsværk praktikant(er) bortfalder, hvis leverandøren ikke er i stand til at finde en praktikant (eller praktikanter), som ønsker at indgå i en uddannelsesaftale med virksomheden. Forpligtelsen bortfalder dog kun, hvis leverandøren kan dokumentere, 1) at der i rimeligt omfang er annonceret efter praktikanter på www.praktikpladsen.dk eller foretaget en passende annoncering i et andet EU-land, og 2) at en teknisk skole eller tilsvarende skole eller anden relevant myndighed i et andet EU-land efter konkret henvendelse fra leverandøren ikke har set sig i stand til at formidle en praktikant til ansættelse. 3. Hvis leverandøren ikke kan godkendes som praktikvirksomhed på grund af forhold, der ikke kan afhjælpes uden væsentlig ulempe for leverandøren, kan leverandøren efter samtykke fra Udviklingsselskabet By & Havn (herefter benævnt By & Havn) vælge at opfylde kravet om beskæftigelse af X antal årsværk praktikant(er) ved at besætte stillingen med et tilsvarende antal ledige, der skal i virksomhedspraktik som led i afklaring eller opkvalificering, eller som er omfattet af en lignende ordning for ledige i et andet EU-land (herefter også benævnt praktikant ). Såfremt Københavns Kommune (v. Københavns Erhvervshus) eller anden relevant myndighed i et andet EU-land efter konkret henvendelse fra leverandøren ikke har set sig i stand til at formidle en eller flere praktikant(er) til ansættelse, bortfalder leverandørens forpligtelse til at beskæftige X årsværk praktikant(er). 4. Leverandøren skal på By & Havns anmodning dokumentere, at kravet om beskæftigelse af X årsværk praktikant(er) er opfyldt. 5. Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende beskæftigelse af en eller flere praktikant(er) er berettiget, kan By & Havn forlange en uddybende redegørelse fra leverandøren. Hvis By & Havn herefter fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan By & Havn meddele leverandøren, at den manglende beskæftigelse af en eller flere praktikant(er) vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten. Sker der herefter fortsat misligholdelse af kontrakten, er By & Havn berettiget til efter påkrav a) at kræve en bod på DKK 5.000 pr. påbegyndt uge pr. årsværk praktikant, som leverandøren efter nærværende aftale mangler at beskæftige, indtil leverandøren har afleveret behørig dokumentation, jf. denne klausuls pkt. 2 og 3 eller
b) at ophæve kontrakten som misligholdt efter de bestemmelser, som er fastlagt i kontrakten X Side 3 af 5 6. Hvis leverandøren ikke opfylder sin pligt til at give meddelelse om manglende beskæftigelse af en eller flere praktikanter eller til at dokumentere, at kravet om beskæftigelse af x antal årsværk praktikant(er) er opfyldt, kan By & Havn meddele leverandøren, at dette betragtes som misligholdelse af kontrakten. Sker der herefter fortsat misligholdelse af kontrakten, er By & Havn berettiget til efter påkrav c) at kræve en bod på DKK 5.000 pr. påbegyndt uge pr. årsværk praktikant, som leverandøren efter nærværende aftale mangler at beskæftige, indtil leverandøren har afleveret behørig dokumentation, jf. denne klausuls pkt. 2 og 3 eller d) at ophæve kontrakten som misligholdt efter de bestemmelser, som er fastlagt i kontraktens X Såfremt det ved aflevering af opgaven kan konstateres, at leverandøren ikke fuldt ud har beskæftiget det krævede antal årsværk praktikant(er), pålægges leverandøren en bod svarende til DKK 100.000 pr. manglende årsværk praktikant. Såfremt leverandøren mangler at beskæftige 0,5 årsværk praktikant(er) ifalder denne altså en bod på DKK 50.000. Kontraktklausul for beskæftigelse af ledige (sekundær): Leverandøren skal sikre, at der inden for kontraktens samlede løbetid sker beskæftigelse af det antal ledige, som er angivet i tilbuddet. Under nærværende kontrakt er der således tale om X ledige. Beskæftigelse skal ske gennem ansættelse af ledige i enten virksomhedspraktik, løntilskud eller fleksjob efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, eller gennem ansættelser af ledige, som er omfattede af lignende ordninger for ledige i et andet EU-land. Under disse rammer har leverandøren i relation til efterlevelsen af kravet frit valg med hensyn til persongruppe, ansættelsestype og ansættelsesperiode, så længe beskæftigelsen sker inden for kontraktens løbetid, og personerne er beskæftigede med opgaver under kontrakten med By & Havn. Forpligtelsen til at beskæftige X ledige bortfalder, hvis leverandøren ikke er i stand til at finde det samlede antal ledige, som kan indgå i en relevant ansættelse med virksomheden. Forpligtelsen bortfalder dog kun, hvis leverandøren kan dokumentere: a) at der i rimeligt omfang er annonceret efter ledige, herunder taget kontakt til et jobcenter eller anden relevant myndighed i et andet EU-land, og b) at et jobcenter eller anden relevant myndighed i et andet EU-land efter konkret henvendelse fra leverandøren ikke har set sig i stand til at formidle ledige til ansættelse. Leverandøren skal på By & Havns anmodning dokumentere, at kravet om beskæftigelse af ledige er opfyldt. Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende beskæftigelse af en eller flere ledige er berettiget, kan By & Havn forlange en uddybende redegørelse fra leverandøren. Hvis By & Havn fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan By & Havn meddele leverandøren, at den manglende beskæftigelse af en eller flere ledige vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten. Sker der herefter fortsat misligholdelsen af kontrakten, er By & Havn berettiget til:
a) efter påkrav at kræve en bod på DKK 5.000 pr. påbegyndt uge pr. ledig, som leverandøren efter nærværende kontrakt mangler til at beskæftige, indtil leverandøren har afleveret behørig dokumentation, eller b) at ophæve kontrakten som misligholdt efter de bestemmelser, som er fastlagt i kontraktens X. Side 4 af 5 Såfremt det ved aflevering af opgaven kan konstateres, at leverandøren ikke fuldt ud har beskæftiget det påkrævede antal ledige, pålægges leverandøren en bod svarende til DKK 20.000 pr. manglende ledig. Retningslinjer for kontraktsklausul: I forbindelse med projektets gennemførelse skal entreprenøren godtgøre, at det krævede antal praktikanter (eller ledige) er beskæftiget på den aktuelle opgave. Dette sker som følger: Samtidig med fremlæggelse af arbejdsplan skal entreprenøren fremlægge en praktikantplan for beskæftigelse af praktikanter (eller ledige) på opgaven. På byggemøder/projektmøder oplyser entreprenøren antallet af aktuelt beskæftigede praktikanter (eller ledige) som en særskilt del af den samlede bemanding, hvilket noteres af byggelederen/projektlederen i referatet. Under udførelsen opdaterer entreprenøren løbende praktikantplanen, når der sker ændringer i bemandingen, herunder eksempelvis i takt med, at underentreprenører starter på opgaven. Praktikantplanen skal udformes principielt som nedenstående fiktive eksempel: Bygherre: By & Havn Projekt: Parkeringshus Entreprise: Totalentreprise Entreprenør: A/S Beton (entreprenør) Aftalt krævede praktikantårsværk beskæftiget på opgaven: 2,6 Omregnet til månedlige fuldtidsstillinger: 2,6 x 12 = 31 Projekt: Parkeringshus Entreprenør: A/S Beton Måned Måned Måned Osv. Måned Sum 1 2 3 12 2,5 3 1,5 3 31 Eksempelvis kan der en måned være 2,5 praktikanter (eller ledige) beskæftigede ved, at 2 praktikanter (eller ledige) er tilknyttet opgaven hele måneden og 1 praktikant (eller ledig) f.eks. først tilknyttes opgaven fra midten af måneden. Praktikantplanens opfyldelse følges løbende på byggemøderne, og håndtering af eventuelle afvigelser aftales i overensstemmelse med de nedenstående krav til beskæftigelsen af praktikanter (eller ledige). For yderligere information eller hjælp til at blive godkendt som uddannelsessted eller til at indgå en praktikaftale kan der rettes henvendelse til Teknisk Erhvervsskolecenter (TEC) på tlf. 38173155 eller, Københavns Tekniske Skole (KTS) på tlf. 35867222. Entreprenøren må påregne en sagsbehandlingstid på 10 arbejdsdage ved anmodning om at blive godkendt som uddannelsessted.
5. Implementering Side 5 af 5 Det er den enkelte chefs ansvar at sikre, at det ved alle udbud bliver vurderet, om der er tale om et væsentligt udbud og i samarbejde med HR afgøre, om udbuddet er egnet til at indeholde et kontraktvilkår i form af en social klausul. Såfremt det vurderes, at et væsentligt udbud ikke skal indeholde en social klausul, vil By & Havn forklare dette via selskabets hjemmeside. 6. Evaluering Anvendelse af sociale klausuler evalueres løbende. HR er ansvarlig for evalueringen og indsamling af data.