Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Levering af dekontaminatorer

Region Syddanmark Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Levering af dekontaminatorer Beskrivelse Juni 2014 1

INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING... 3 1.1 OM SYGEHUS SØNDERJYLLAND AABENRAA, REGION SYDDANMARK... 3 1.2 OVERSIGT OVER ANNONCERING, FORMÅL OG OMFANG... 3 1.3 UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE... 3 2 GENERELLE BETINGELSER... 4 2.1 ORDREGIVER... 4 2.2 UDBUDSFORM OG BETINGELSER FOR DELTAGELSE... 4 2.3 UDFORMNING AF TILBUD... 4 2.4 SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL... 5 2.5 AFLEVERING AF TILBUD OG TILBUDSFRIST... 5 2.6 TJEKLISTE FOR TILBUDDET... 5 2.7 FORBEHOLD... 6 2.8 KONTRAKTENS KARAKTER... 6 2.9 VEDSTÅELSESFRIST OG MEDDELELSE OM RESULTAT... 6 2.10 ALTERNATIVE TILBUD... 7 2.11 ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE OM UBETALT FORFALDEN GÆLD TIL DET OFFENTLIGE... 7 3 TILDELINGSKRITERIER... 7 3.1 UNDERKRITERIER OG VÆGTNING... 7 3.2 KVALITET... 7 4 BEHANDLING AF TILBUD MV.... 8 5 FORTROLIGHED... 9 6 TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN... 9 2

1. Indledning 1.1 Om Sygehus Sønderjylland Aabenraa, Region Syddanmark Sygehus Sønderjylland inviterer herved interesserede Tilbudsgivere til at byde på kontrakt om levering og opsætning af 12 stk. dekontaminatorer Fordeling: 7 stk 2-vejs dekontaminator fra skyllerum til rent depot 1 stk 1-vejs dekontaminator i mælkeproduktion (rum nr. D2063) 2 stk 1-vejs dekontaminator i mælkekøkken (rum nr. D2064-D2020) 1 stk 1-vejs dekontaminator i skyllerum (rum nr. L2026) 1 stk 1-vejs dekontaminator i Urologi (rum nr.d1105) 1.2 Oversigt over annoncering, formål og omfang Formålet med dette udbud er at indkøbe dekontaminatorer til skyllerum i nybyggeriet i Aabenraa. Annonceringen har tillige til formål at understøtte Region Syddanmarks overordnede målsætning om at kunne levere behandling på et højt niveau. Dette skal ske ud fra hensynet til den rette kvalitet, det rette serviceniveau, og den mest fordelagtige pris. Der ønskes tilbud på levering og opstilling af 12 stk. dekontaminatorer til skyllerum. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på dele af kontrakten. Hvis et tilbud ikke omfatter alle dele af kontrakten, jf. kontraktbilag 1, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. 1.3 Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af følgende: Udbudsbilag 1: Generelle oplysninger Udbudsbilag 2: Erklæring på tro og love vedr. gæld til det offentlige Udbudsbilag 3: Oplysninger om økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet Udkast til kontrakt med følgende bilag: Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Kontraktbilag 2: Prisbilag (Tilbudsgivers tilbud) Kontraktbilag 3: Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet samt eventuelle rettelsesblade Kontraktbilag 4: Vejledning til elektronisk samhandel Annonceringen offentliggøres på udbud.dk og på ordregivers hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/- leverandorportal, og Tilbudsgiver er ansvarlig for selv at downloade alle dokumenter, herunder eventuelle spørgsmål, svar og rettelsesblade, som uploades efterfølgende, og som indgår i det samlede annonceringsmateriale. 3

2 Generelle betingelser 2.1 Ordregiver Sygehus Sønderjylland Udbydende enhed: Projektafdelingen for sygehusbyggeri Gade: Kresten Philipsens Vej 15 Postnr. By: 6200 Aabenraa (Herefter benævnt Sygehus Sønderjylland eller Ordregiver) Kontaktpersoner: Projektleder Suzan Schmidt Tlf.nr.: 40 21 85 13 E-mail: suzan.schmidt@rsyd.dk Indkøbsansvarlig Torben Mikkelsen Tlf.nr.: 74 18 27 14 E-mail: torben.mikkelsen@rsyd.dk 2.2 Udbudsform og betingelser for deltagelse Værdien af den udbudte kontrakt er vurderet til at ligge under tærskelværdien i henhold til EUudbudsdirektivet. Dette udbud gennemføres derfor efter reglerne i afsnit II i Tilbudsloven om annonceringspligt for varer og tjenesteydelser, men vil overholde de grundlæggende EU-udbudsretlige principper. Der er således ikke tale om et EU udbud. Udbuddet gennemføres som et annonceret indkøb, hvilket betyder, at alle Tilbudsgivere, som vurderes egnede til at udføre opgaven, jf. pkt. 3, kan komme i betragtning. Tilbudsgivernes egnethed til at udføre opgaven vurderes på baggrund af de i pkt. 3 angivne udvælgelseskriterier. 2.3 Udformning af tilbud Tilbud skal være på dansk. Dog accepteres det, at dokumentation for produktet, samt eventuelle tekniske beskrivelser, som måtte være en del af tilbuddet, er på dansk, engelsk, tysk, svensk eller norsk. Samtlige punkter i udbudsbilag 1-3 og kontraktbilag 1 og 2 i dette udbudsmateriale skal besvares og eventuel krævet dokumentation fremsendes vedlagt tilbuddet. Ordregiver anbefaler, at Tilbudsgiver afgiver sin besvarelse direkte i de anførte bilag. Ordregiver anbefaler, at Tilbudsgiver undlader henvisning til andet vedlagt materiale. Tilbudsgiver skal anvende et sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at " er ikke acceptabelt, og vil inden for rammerne af kriterierne i pkt. 4 bliver tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. 4

2.4 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og de udbudte varer samt afklare eventuelle uklarheder ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Skriftlige spørgsmål: Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsendes skriftligt pr. e-mail til Ordregivers kontaktpersoner, jf. ovenfor pkt. 2.1, gerne med emneteksten Spørgsmål til udbud om levering af dekontaminatorer. Alle spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil løbende blive offentliggjort/uploadet i anonymiseret form www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal.. Tilbudsgiver opfordres således til løbende at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Spørgsmål, der modtages senest 10. juli 2014 vil under alle omstændigheder blive besvaret inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. 2.5 Aflevering af tilbud og tilbudsfrist Tilbuddet skal afleveres inden for tilbudsfristen angivet nedenfor og fremsendes per e-mail til Ordregivers kontaktperson, jf. ovenfor pkt. 2.1 med emneteksten Tilbud om levering af dekontaminatorer. Tilbuddet skal være modtaget senest den 16. juli 2014, kl. 14.00 husk modtagelseskvittering. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. 2.6 Tjekliste for tilbuddet Tjeklisten er ment som en hjælp til, at Tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af Tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er Tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. Har Tilbudsgiver i sit tilbud husket: - Udfyldt udbudsbilag 1: Generelle oplysninger - Udfyldt udbudsbilag 2: Erklæring på tro og love vedr. gæld til det offentlige - Udfyldt kontraktbilag 1: Kravspecifikation med eventuelle deri krævede dokumentationsbilag. - Udfyldt kontraktbilag 2: Prisbilag (Tilbudsgivers tilbud) - Opfyldelse af alle mindstekrav - Tilbudsmaterialet i elektronisk form som angivet i punkt 2.5 - Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 2.5 - Korrekt adressering, jf. punkt 2.5 - Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 2.5 5

2.7 Forbehold Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ikke konditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om Tilbudsgiver kan tage forbehold. Udkast til kontrakt: Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til kontrakt, der således er at betragte som et mindstekrav. Kontraktbilag 1: I kontraktbilag 1 er det direkte angivet, hvorvidt et krav er mindstekrav, som Tilbudsgiver ikke kan tage forbehold over for. Krav, som Tilbudsgiver godt kan tage forbehold overfor, er angivet som konkurrencekrav. Behandling af forbehold Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet følger det af ligebehandlingsprincippet at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element har ordregiver ret men ikke pligt til at afvise tilbuddet. Fremsendes de udbedte dokumenter og oplysninger ikke, vil ordregiver være berettiget til at afvise Tilbudsgivers tilbud, og kan i visse situationer være forpligtet til at afvise Tilbudsgivers tilbud. Som det fremgår ovenfor kan der ikke tages forbehold overfor mindstekrav og kontrakten. Ordregiver betragter således mindstekrav og kontraktens bestemmelser som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke at også andre forhold er grundlæggende elementer i udbuddet. Ved forbehold skal Tilbudsgiver klart angive, hvad der tages forbehold over for og anføre, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiver i stedet vil indgå på. 2.8 Kontraktens karakter Udkastet til kontrakt indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i de bilag, der hører til kontrakten. Derfor henviser kontraktens bestemmelser ofte til de enkelte bilag. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal Tilbudsgiverne særligt være opmærksom på, at der ikke må tages forbehold over for kontraktens bestemmelser. Kontraktbilag 1-2 med eventuelle underbilag bliver efter udbuddets afslutning en del af kontrakten og skal således kunne håndhæves over for den leverandør, som ordregiver indgår kontrakt med. Der vil blive indgået kontrakt med den leverandør, der for aftalen vurderes at have afgivet den økonomiske mest fordelagtige pris jf. pkt. 4. 2.9 Vedståelsesfrist og meddelelse om resultat Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Det betyder, at tilbuddet er bindende for Tilbudsgiver i hele denne periode. Ordregiver forventer at kunne give meddelelse om resultatet af udbuddet 17. juli 2014. 6

2.10 Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud. Der henvises i øvrigt til pkt. 2.3 om udformningen af tilbud. 2.11 Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Tilbuddet skal indeholde en erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Tilbudsgiver kan benytte den af ordregiver vedlagte formular i udbudsbilag 2 om erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld. Tilbud der ikke afgiver en tro og love erklæringen vil ikke komme i betragtning. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive en erklæring. 3 Tildelingskriterier 3.1 Underkriterier og vægtning Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet den økonomiske mest fordelagtige pris ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Underkriterier Pris Ved vurdering af kriteriet pris, vil de afgivne priser i kontraktbilag 2 blive lagt til grund. Kvalitet Ved vurdering af kriteriet kvalitet, vil de afgivne oplysninger i kontraktbilag 1 kravspecifikationer blive lagt til grund. Vægtning 60 % 40 % Det tilbud, der samlet opnår den bedste bedømmelse ud fra underkriterierne, anses for vinder af udbuddet. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. Der skal afgives pris på levering, opstilling og installation af dekontaminatorer. Der foretages evaluering af den samlede pris, som udregnes på grundlag af de indkomne priser på dekontaminatorerne. Pris for kontrakten beregnes som den samlede kontraktsum, jf. Kontraktbilag 2. Det bemærkes, at der i dette beløb indgår beløb estimeret alene til brug for ordregivers evaluering af tilbuddene i forhold til hinanden. Den beregnede pris er således uden betydning for Tilbudsgivers rettigheder og forpligtelser under kontrakten. Det fremhæves, at muligheden for at tage forbehold er reguleret i pkt. 2.7. 3.2 Kvalitet Forstået som Tilbudsgivers tilbudte tiltag til kvalitetssikring af ydelserne i henhold til kontrakten., jf. Tilbudsgivers beskrivelse heraf i Kontrakt-bilag 1 (kravspecifikation). Alle punkter i billaget vurderes samlet i forhold til 7

besvarelse af kravene. Der vil blive uddelt point ud fra en vurdering af, hvordan disse krav bliver tilgodeset. Der lægges altså vægt på en detaljeret og underbygget beskrivelse af håndtering og styring af kvalitet i forbindelse med varetagelse af den udbudte opgave. Der lægges stor vægt på at leverancen af dekontaminatorerne tilgodeser personalet, således anvendelse og betjening af dekontaminatorerne, kan foretages på en måde, som understøtter et godt arbejdsmiljø for personalet. Det vurderes også hvorledes der opretholdes en enkelthed i forhold til renholdes og i forhold til det hygiejnemæssige. Herunder, at de er lette at aftørre, samt har rengøringsvenlige og glatte overflader med få samlinger, beslag, kanter m.v. Alle mindstekrav skal som tidligere nævnt opfyldes, for at tilbuddet er konditionsmæssigt jf. pkt. 2.7. Konkurrencekrav vil blive vægtet med 40% under kvalitet. 4 Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til Tilbudsgiver. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen, såfremt der ikke er en usaglig grund hertil. Uanset om kontrakten tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i pkt. 2.9. Der stilles ingen særlige krav til en sammenslutnings retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten, jf. Udbudsbilag 3, pkt. 3. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 8

5 Fortrolighed Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Ordregivers udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes Tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud, jf. udbudsbilag 1. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, der følger af lovgivningen. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 6 Tidsplan for udbudsforretningen Dato, Klokkeslæt 30.juni 2014 8.juli 2014, kl. 14.00 10.juli 2014 16.juli 2014, kl. 14.00 17.juli 2014 Primo august 2014 Primo august 2014 Aktivitet Udsendelse af annonceringsmateriale Besigtigelse af skyllerum, SHS Aabenraa Spørgsmål, jf. pkt. 2.4, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret Tilbudsfrist. Forventet ordretildeling Forventet kontraktindgåelse Forventet leverancestart leveringsplan aftales nærmere 9