REFERAT Kommunal styregruppe Referat af 5. møde med DUBU s kommunale styregruppe, 29. juni 2016 Deltagere: Christian L. Hansen, Børne- og Familiechef, Halsnæs Kommune Hanne Gøttrup, Projektleder, Social og Sundhed, KL Marlene Sand Lyhne, projektleder, Aalborg Kommune Peder Bonde, Slagelse Kommune (medlem fra referencegruppen) Tina Wahl, Kontorchef, Social og Sundhed, KL Trine Nanfeldt, Områdeleder Børn og Unge, Herning Kommune KOMBIT Søren Kromann, Projektejer og styregruppeformand Peter Gottlieb, Projektleder Kim Døsing Sørensen, Forretningsudvikler Malene Bergstrøm Pedersen, Projektkoordinator (referent) Afbud: Hanne Dollerup, Børne- og Kulturdirektør, Kalundborg Kommune Dagsorden 1. Velkomst ved Peter Gottlieb... 2 2. Orientering om Mikkel Damgaards udtrædelse af styregruppen... 2 3. Status på tilslutning til DUBU 3.0... 2 4. Drøftelse af handleplan ift. tilslutningstal... 2 5. Drøftelse af paradigme... 4 6. Status fra arbejdsgruppen vedr. resultatdokumentation og handicapudredning... 4 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/5
1. Velkomst ved Peter Gottlieb 2. Orientering om Mikkel Damgaards udtrædelse af styregruppen Mikkel Damgaards er flyttet fra Furesø til Gribskov og udtræder dermed af styregruppen. Der skal findes en erstatning for Mikkel. Formelt set er det KOMBIT, der udpeger styregruppemedlemmer for at sikre en bred repræsentation mht. geografi og kommunestørrelse. Styregruppen opfordres til at komme med forslag, hvorefter KOMBIT udvælger det nye medlem. Der var enighed i styregruppen om, at Syddanmark bør være repræsenteret. Styregruppen skal ifølge kommissoriet udskiftes i januar 2017. For at sikre kontinuitet ifm. genudbuddet, ønsker KOMBIT dog ikke at hele styregruppen udskiftes ved årsskiftet. Der var forslag fra KL om, at halvdelen af styregruppen udskiftes, og at halvdelen bliver siddende for at sikre kontinuitet. Styregruppen bør i øvrigt udvides, således at hver af regionerne er repræsenteret med et medlem, og at der desuden er en repræsentant fra henholdsvis BKF og Socialcheferne. Evt. skal repræsentanterne have mandat fra de forskellige netværk/erfa-grupper i deres respektive regioner. Punktet tages op på næste styregruppemøde. Kommissoriet sendes ud sammen med referatet. Det skal gøres klart for DUBUkommunerne, hvordan og hvorfor styregruppen er sat sammen. 3. Status på tilslutning til DUBU 3.0 Status i skrivende stund 30. juni 2016: Befolkningstal Total antal 5.699.125 Tilsluttet 2.515.910 % 44% Kommuner Total antal 98 Tilsluttet 52 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/5
% 53% Vi afventer stadig tilslutning fra en række kommuner, der har givet tilsagn om underskrivelse. Syv kommuner med i alt 369.244 indbyggere har meldt ud, at de ikke kan træffe beslutning før sensommeren/efteråret. Det er Frederiksberg, Næstved, Egedal, Jammerbugt, Norddjurs, Brøndby og Albertslund. Fælles for dem er, at de ikke vil binde sig i 8 år, og at de har oplevet problemer med forskellige individuelle udfald mod løsningens drift m.m. 4. Drøftelse af handleplan ift. tilslutningstal Der var umiddelbart stemning for at udskyde deadline til ultimo august med den konsekvens, at udbuddet bliver en måned forsinket, men med mulighed for at få flere kommuner på. Hvis vi rammer 2,5 mio. borgere 30/6, så kører vi videre med udbuddet. Dette er sket 30. juni kl. 9.30, og vi har derfor besluttet at gå i genudbud. Der blev talt om en plan b: KOMBIT vurderer, hvad der kan laves, uden at det vil være spildt arbejde. Styregruppen vil nødig sætte prisen op. Alternativt vil SKM tage op i bestyrelsen på bestyrelsesmøde 9. september, om et mindre underskud end de 30 mio. kan accepteres. Flere kommuner mærker pres fra andre leverandører. En forlænget frist vil også give dem bedre muligheder for at presse yderligere. Evt. melde ud, at fristen er overskredet, og at vi kigger på plan b. Som status er lige nu, kommer der ikke et genudbud. Evt. udmelding fra de tilmeldte kommuner - i Danske Kommuner eller brev. Profiler til at presse. Status sendes styregruppen fredag den 1. juli, hvorefter KOMBIT træffer beslutning om, hvad der skal gøres. En forlænget tidsfrist skal meldes ud på denne rigtige måde. Vigtigt at signalere, at det ikke er for KOMBITs skyld, men i kommunernes bedste interesse samarbejdet mellem kommunerne. For børnenes skyld. Fællesskabet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/5
5. Drøftelse af paradigme Genudbuddet vil basere sig på 1:1, dvs. at det er DUBU, som genudbydes. Der åbnes dog op for, at en leverandør kan skifte teknologi, men brugergrænsefladerne skal være af en sådan karakter, at kommunen ikke skal ud i nye implementeringsog uddannelsesrunder. Det betyder, at løsningen vil være lig DUBU i sin opbygning og i sit udtryk. KOMBIT vil gerne skabe klarhed over, hvad 1:1 dækker over? Hvad er det, KOMBIT mener at have mandat til at udbyde? Der er ikke nødvendigvis tale om en Oracle/Siebel-platform. KOMBIT indhenter mock-ups fra forskellige leverandører og medbringer på næste styregruppe for at teste i styregruppen, om det er tæt nok på en 1:1-løsning. Mock-ups ene skal også vises i referencegruppen og på workshops med brugerne for at teste deres oplevelse. KOMBIT sørger for at få valide input fra referencegruppen og evt. fra workshops (hvis det kan nås) inden næste styregruppemøde. Det understreges, at 1:1 inkluderer resultatdokumentation og funktionsnedsættelse. 6. Status fra arbejdsgruppen vedr. resultatdokumentation og handicapudredning Der har været fire møder med godt samarbejde. Der var godt fremskridt på seneste møde, hvor workshops hjalp til at finde frem til mere konkrete mål/modeller. Itkonsulent fra XSC, Morten Thomsen, er taget med i gruppen. Han har arbejdet meget for KL og forstår at bygge bro mellem it og det socialfaglige. Socialstyrelsens oprindelige kravspecifikation er sat til side, og en ny kravspecifikation er påbegyndt. Men Socialstyrelsen er stadig med på arbejdsgruppemøderne, og der tages højde for Socialstyrelsens arbejde med forenkling af ICS. Det er vigtigt, at nogen reviewer arbejdsgruppens arbejde, før styregruppen skal signe af på kravene. Kravene skal være færdige ultimo september, så der er lidt tidspres. Det foreløbige arbejde vises frem for referencegruppen på næste møde i september. Det skal fremgå af indbydelsen til referencegruppemødet, at man godt må tage en fagekspert på området med. Men det er vigtigt at kommunikere ud, at der ikke er mulighed for at komme med store ændringer i sidste øjeblik. 7. Evt. Der vil blive afholdt workshops i august/september, hvor én person fra alle DUBUkommuner får mulighed for at deltage og komme med input til kravspecifikationen på genudbuddet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/5
Det blev besluttet at sætte økonomi på som et fast punkt på dagsordenen til styregruppemøder, så styregruppen kan følge med heri. 8. Næste møde Der udsendes doodle vedr. møde i uge 37. Referencegruppemøde vil blive afholdt i uge 36, så vi kan tage input med til styregruppemødet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/5