REFERAT Bestyrelsesmøde Brøndby Møllevej 4, Glasssalen Dato kl

Transkript

1 REFERAT Bestyrelsesmøde Brøndby Møllevej 4, Glasssalen Dato kl Til stede: Kurt Pedersen Vagn Majland Mette Aabrink Janine Almy Dorte Tind Jørgensen Alis Jensen Elsebeth Melgaaard Marianne Zinck (pkt. 2) Christian Dahlstrøm (pkt. 2) Afbud: Annegrete Juul Flemming Olsen Initialer: S. 1/5 1. Godkendelse af referat Sekretariatet har ikke modtaget indsigelse til det sidst udsendte referat. Bestyrelsen godkender referatet. 2. Økonomi a. Årsrapport 2017 HR- og Økonomichef, Marianne Zinck redegør for årsrapportens opbygning og fremlægger herefter rapporten. Revisor Christian Dahlstrøm, Deloitte Danmark informerer om, at revisorpåtegningen, der står som noget af det første i årsrapporten, konkluderer, at årsregnskabet efter revisionens opfattelse i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med statens regnskabsregler. I forbindelse med ledelsesberetningen fremhæver Elsebeth Melgaard bl.a. de store, nye opgaver ifm. ændringerne i Social- og sundhedsuddannelserne, som nu er blevet to selvstændige uddannelser. Den nye dimensioneringsaftale med kommuner og region har medført et fald i pladserne på social- og sundhedshjælperuddannelsen og en øgning på

2 S. 2/5 Social- og sundhedsassistentuddannelsen. Det har i 2017 kun været muligt at opfylde ca. halvdelen af pladserne på social- og sundhedshjælperuddannelsen. For hovedforløbet (HF) til pædagogisk assistentuddannelses (PAU) vedkommende er pladserne halveret, og grundforløb 2 (GF2) mod uddannelsen er blevet kvotebelagt. Antallet af GF2-elever på SOSU C er lidt større end dimensioneringen til PAU, da SOSU C tillige agerer fødekæde til pædagoguddannelsen på Professionshøjskolen København (tidligere UCC). Årets resultat er på 1.8 mio. kr. mod et budgetteret resultat på -2.9 mio. kr. Elevtallet endte 68 årselever under budget, men samlet set har indtægtssiden holdt niveauet fra budget 2017, mens omkostningerne har ligget under budget. På alle niveauer i organisationen udvises en høj grad af omkostningsbevidsthed. Bestyrelsen godkender årsrapport 2017 b. Revisionsprotokollat Revisor Christian Dahlstrøm gennemgår protokollatet og henleder herunder opmærksomheden på de nye standarder for offentlig revision. Den overordnede konklusion er, at SOSU C er en veldrevet organisation med en forsvarlig forvaltning. Som følge heraf er der ingen kritiske bemærkninger eller væsentlige anbefalinger fra revisionen. Bestyrelsen 1) godkender revisionsprotokollat til årsrapport ) tager stilling til evt. kritiske bemærkninger eller væsentlige anbefalinger der er ingen kritiske bemærkninger. 3) udfylder bestyrelsestjeklisten, der herefter underskrives af Kurt Pedersen c. Elektronisk indberetning til UVM. Marianne Zinck bemyndiges fortsat til på bestyrelsens vegne at signere den elektroniske indberetning digitalt. Bestyrelsen godkender bemyndigelsen. 3. Elevers betaling af undervisningsmidler og ekskursioner Undervisningsministeriet, STUK, har d udsendt brev om betaling for undervisningsmidler og ekskursioner for elever på erhvervsskoler. Heri står bl.a.: På den baggrund skal styrelsen generelt indskærpe, at institutionernes bestyrelser og ledere skal påse, at den enkelte institutions administration af betalingsreglerne er i overensstemmelse med gældende ret for opkrævning af betaling fra eleverne for undervisningsmidler og betaling for deltagelse i ekskursioner.

3 S. 3/5 Direktør, Elsebeth Melgaard, orienterer om, at der har været ført tilsyn med skolernes håndtering af undervisningsmateriale. Indtil sidste år har eleverne på SOSU C selv stået for indkøb af bøger. SOSU C er med brevet nu gjort opmærksom på, at skolen skal stille læringsmidler til rådighed for eleverne. Fremadrettet vil undervisningsministeriet foretage tilsyn på området. Fra stilles læringsmateriale til rådighed. På GF er det tilladt, at eleverne selv i begrænset omfang afholder udgiften til materiale. SOSU C stiller en portal til rådighed for grundfagenes vedkommende. For HF-eleverne gælder det, at SOSU C skal stille alt materiale til rådighed. Der er mange faldgruber i administreringen af udlån: Hvornår stilles materialet til rådighed, hvornår skal det afleveres, hvordan håndteres det, når en elev stopper? Det drøftes, om kompendier kan være en del af løsningen. Dette er der ikke umiddelbart stemning for. I direktørkredsen er der nedsat en arbejdsgruppe, der vil komme med bud på, hvordan opgaven i fællesskab håndteres. Bestyrelses tager orienteringen til efterretning. 4. Status på Fusion Formanden redegør for fusionsprocessen indtil nu. Styregruppen består af Kurt Pedersen og Flemming Olsen fra SOSU C s bestyrelse og Nanna Højlund og Ingo Østerskov fra SOPU s. Der har indtil nu været afholdt tre styregruppemøder. 4. styrergruppemøde afholdes d Kadencen for de kommende møder vil være ca. hver 14. dag. Screeningsansøgningen er sendt til undervisningsministeriet (STUK) d og er forhåbentlig kommenteret af ministeren inden det fælles bestyrelsesmøde d De to direktører har udarbejdet et fælles pædagogisk målsætningsskema. Skemaet skal skrives sammen i et fælles vi og danne baggrund for delmål, indsatser og deadlines. Styregruppen ser ikke nogen modsætninger på det overordnede plan i målsætningerne, og bakker op om en fleksibel og varieret pædagogik. Det er en enig styregruppe, der ser dette som væsentligt ift. at imødekomme elevernes behov og ressourcer.

4 Endelig er der enighed om, at rekruttering er en væsentlig del af den fælles opgave. S. 4/5 En procesplan er under udarbejdelse og vil sikre, at deadlines overholder. Bl.a. skal en endelig beslutning om fusion være godkendt senest 30.6., hvis en fusion bagudrettet pr skal kunne finde sted. En af de aktuelle opgaver for styregruppen er at forholde sig til en fremtidig bestyrelsessammensætning. Heri indgår overvejelser over en evt. interimbestyrelse bestående af de to bestyrelser eller dele af dem. En sådan vil kunne eksistere i to valgperioder. For at gøre processen så transparent som muligt udsender Elsebeth Melgaard hver uge Direktørens hjørne nu på mail. Hertil kommer, at de to direktører sammen udgiver Fusionsnyt hver 14. dag. Ledelsesspørgsmålet er ikke drøftes. Efter screeningsansøgningen bliver dette taget op. I sidste ende er det den kommende (interim)bestyrelse, der skal forstå ansættelsen. Bestyrelsen drøfter orienteringen og tager denne til efterretning. 5. Orientering a. Nyt fra formanden. Fra bestyrelsesforeningen skal der udarbejdes retningslinjer for eksternes ønsker om at ville i kontakt med eleverne. b. Nyt fra SOSU C. i. Håndtering af persondataforordningen pr : I forbindelse med implementeringen af den kommende persondataforening, der træder i kraft her den 25. maj 2018 og har til formål at beskytte det enkelte individs data, er SOSU C godt i gang med at få udarbejdet politikker og retningslinjer til håndtering af disse data. Herudover er vi i gang med at analysere hele dataflowet af en elev og ansat, fra de søger ind på SOSU C og hele vejen i gennem vores administrative systemer. Herudover skal der udarbejdes systemlandskaber, således at vi kan følge og dokumentere sagsgang og workflow på vores elever og ansatte. Arbejdet omkring persondataforordningen foregår i et tæt samarbejde med DPO (Data Protection Officer), Anders Normann-Nielsen, som er ansat i vores IT-fællesskab med ESIS på Fyn.

5 ii. Den 23.3 vil samtlige ansatte på SOSU C modtager brev i E-boks S. 5/5 om, at de skal meddele, hvorvidt de er omfattet af den eventuelle lockout.. c. Nyt fra øvrige bestyrelsesmedlemmer. Der spørges til, hvorvidt der bliver indbudt til årsmøde for bestyrelsesmedlemmer i SOSU B og Danske SOSU-Skoler s regi: Dette undersøges og svar udsendes med referatet. På SOSU C har der været afholdt Åbent SU med deltagelse af reflekterende teams bestående af medarbejdere på tværs af funktioner og geografier. Referatet herfra er under udarbejdelse og vil efter ønske blive sendt til styregruppen og SOSU C s bestyrelsesmedlemmer. Mødet blev meget vel modtaget af skolens ansatte, både mht. inddragelse og information. Bestyrelsen tager orientringerne til efterretning.