Område: Ny Kolding Sygehus Udarbejdet af: Kenneth Holm/ Carina Brinch Rasmussen Afdeling: Projektafdelingen E-mail: Carina.Brinch.Rasmussen@rsyd.dk Journal nr.: Telefon: 2337 8064 Dato: 7. oktober 2013 Statusrapportering for kvalitetsfondsprojekter 3. kvartal 2013 Udbygning af Sygehus Lillebælt - Kolding Sygehus
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Projektstatus... 3 3 Rapportering Kolding... 5 3.1 Byggeriets fremdrift... 5 3.2 Projektets økonomi... 8 3.3 Risikovurdering... 10 3.4 Kvalitet og indhold... 13 4 Bilag... 14 Side 2 af 25
1 Indledning Kvalitetsfondsbyggeriet på Kolding Sygehus indeholder en om- og udbygning af Kolding Sygehus. Projektet er opdelt i 4 faser: 1) Etablering af mor/barn center 2) Etablering af fælles akutmodtagelse og ny hovedindgang 3) Etablering af ny sengebygning 4) Renovering og ombygning af eksisterende bygninger Hovedformålet med om- og udbygningen af det eksisterende sygehus er at samle akutfunktionerne for Sygehus Lillebælt på Kolding Sygehus. 2 Projektstatus Figur nr. 1 Trafiklysmarkering Figur 1: Projektets status Status Status Fase 1 Fase 2 & 3 Økonomi Tid Kvalitet Status Fase 4 Hele projektet Projektet vurderes, at være grøn i alle faser på parametrene Økonomi, og Kvalitet. Tidsmæssigt er fase 2-4 i gul. Fase 1 er afsluttet og forventes regnskabsmæssigt afsluttet 4. kvartal 2013. Fase 2 og 3 er netop gået ind i udførelsesfasen, hvorfor de forhold der her gør sig gældende for tidsplanen er udslagsgivende for trafiklysrapporteringen. Dette beskrives nærmere under punktet Byggeriets fremdrift. Der er arbejdet intenst med masterplanen for Kolding Sygehus. Arbejdet er blandt andet mundet ud i en justering af etapefordelingen af arbejderne der relaterer sig til sengebygningen under fase 2-3. Med baggrund heri er arbejdet med fase 4 planlagt således, at en større del gennemføres parallelt med fase 2-3. Der er dog stadig en tidsmæssig afhængighed mellem afslutningen af fase 2-3 og fase 4. Idet etableringen af ambulatoriefunktioner i eksisterende bygningsmasse forudsætter indflytning af sengeafdelinger i den nye sengebygning. Fase 4 rapporteres tidsmæssigt gul. Dette er afledt af fase 2-3 samt af den usikkerhed der er omkring frigivelse af arealer i Børnepsykiatrisk Afdeling i oktober 2014. Perioden har været præget af kontraktforhandlinger med de enkelte entreprenører på fase 2/3. Der er pr. 30. september 2013 underskrevet kontrakter med 2 af de indstillede entreprenører og primo oktober er der underskrevet yderligere kontrakter. Kontraktforhandlingerne er omfattende og for nogle entrepriser langstrakte. Der har været et naturligt fokus på at få skrevet kontrakt med råhusentreprenørerne og de installationsfag der er nødvendige for at projektet kunne startes op i henhold til udbudstidsplanen. Den indlagte forudsætning om, at der gennem kontraktforhandlingerne skulle hentes besparelser i projektet monitoreres løbende i takt med kontrakterne forhandles. Der vil både være tale om konkrete besparelser, men også besparelsesmuligheder, der evt. vil kunne indfries senere i projektet såfremt, der vurderes at være behov for det. Når kontrakterne er færdigforhandlet vil der også foreligge en rateplan for de respektive entrepriser. Rateplanerne vil danne grundlag for en revision af investeringsprofilen. Kontraktforhandlingerne forløber planmæssigt. Side 3 af 25
Kontraktforhandlingerne med den eneste konditionsmæssige bydende på elevatorentreprisen har strakt sig over seneste periode og er endnu ikke afsluttet. Alt efter udfaldet af forhandlingerne afvejes det hvorvidt udbuddet skal annulleres og genudbydes. CTS-entreprisen er pt. under en fornyet udbudsrunde. Fremskudte arbejder omkring fundering af sengebygning pågår og der arbejdes p.t. med en forsinkelse på ca. 4 uger. Forsinkelsen er ikke på kritisk vej. Nedrivning af eksisterende kapel, etablering af p- pladser og pavillonflytninger er fysisk afsluttede. Tilhørende rokader er igangværende. Masterplanen for Sygehus Lillebælt er behandlet og godkendt på regionsrådsmøde d. 27. maj 2013. Masterplanen binder enderne sammen på den samlede disponering af arealer og funktioner. Dette har synliggjort en projektrisiko der relaterer sig til projektets logistiske forudsætninger. Derfor arbejdes der p.t. med afdækning af behovet for lagerreoler, i det omfang det findes formålstjenstligt i forhold til den samlede logistik på Kolding Sygehus. Til brug for denne afdækning er der foretaget en detaljeret kortlægning af kælderarealerne på Kolding Sygehus. Løsningerne vil skulle implementeres indenfor den fastlagte økonomi og arealrammer. Brugerforløbet om nyt klyngekøkken og etablering af distributionsenhed i kælderen under køkkenet pågår og har foreløbigt givet nogle gode løsnings- og disponeringsmuligheder. Det fysiske arbejde er planlagt til, at starte op primo 2014. Den fysiske udførelse af disse projekter er indpasset i forhold til tidsplanen for fase 2-3, således dette ikke får konsekvens for den samlede tidsplan. Arbejdet i det politiske kunstudvalg følger sit fastlagte spor. I forbindelse med de fremskudte projekter i fase 4 er det vigtigt, at der fokuseres på at holde tidsplanen, så disse kan færdiggøres samtidig med fase 2/3. Side 4 af 25
3 Rapportering Kolding 3.1 Byggeriets fremdrift Udbygningen af Kolding Sygehus er opdelt i 4 faser. Udbygning fase 1 mor-barn-center Udbygning fase 2 og 3 akutmodtagelse, ny hovedindgang og ny sengebygning. Udbygning fase 4 renovering og ombygning af eksisterende bygninger. Figur 2 Byggeriets fremdrift Byggeriets samlede fremdrift forløber planmæssigt både økonomisk og tidsmæssigt. Investeringsprofilen vil for næste kvartal blive opdateret jf. gældende rate- og tidsplaner. Udbygning fase 1: Jævnfør kvartalsrapportering for 2. kvartal 2013 rapporteres der ikke fremdrift for fase 1, da denne anses for værende afsluttet. Udbygning fase 2 og 3: Der pågår kontraktforhandlinger med de indstillede entreprenører. I henhold til tidsplanen er de fysisk først forestående arbejder prioriteret i kontraktforhandlingerne. Udover genudbud af CTS entreprisen overvejes der hvor vidt elevatorentreprisen skal genudbydes. For elevatorentreprisens vedkommende fandtes der alene et konditionsmæssigt tilbud. Uagtet, at der for elevatorudbuddet, ikke var foretaget væsentlige ændringer siden denne var udbudt første gang, viste der sig en kraftig fordyrelse af denne entreprise. Inden for den begrænsede forhandlingsadgang forsøges det således, at forhandle entreprisen på plads. Såfremt dette ikke er muligt, skal denne entreprise ligeledes genudbydes. Et eventuelt genudbud vil, efter indarbejdelse af nødvendige justeringer, blive iværksat i 4. kvartal 2013. Der er endnu ikke foretaget genudbud af CTS entreprisen. Denne entreprise forventes ligeledes genudbudt 4. kvartal 2013. Side 5 af 25
Fase 2-3 er i henhold til udbudstidsplanen startet op 12. august 2013. Arbejderne i forbindelse med den nye sengebygning startes op ud fra en etapetilpasning i forhold til de foretagne funktionsjusteringer internt i blok 4. Arbejderne er således tilrettelagt således de tilgodeser tidsplanerne for opstart af klargøringsenhed og klyngekøkkenet januar 2014. Samtidig sammentænkes de installations- og forsyningsmæssige forhold med de funktionsjusteringer der er foretaget. Fysisk er der konstateret tilbageholdenhed fra entreprenørside i opstartsperioden. Opstarten på udvidelsen af FAM er forløbet planmæssigt med byggepladsetablering og indledende jord- og facadearbejder. Opstarten af byggeriet med en ny sengebygning og hovedindgang har indledningsvist været mere kompliceret end forudset og har medført en tidsmæssig forskydning af de indledende arbejder. Der er i samarbejde med bygningsmyndigheden foretaget gennemgang af byggetilladelsens passuspunkter. Omfanget eller arten af byggetilladelsens punkter giver ikke anledning til aktivering af yderligere projektreserver. Dette har tidligere været behandlet som risikoelement. Dette risikoelement vil herefter blive nedskrevet til alene, at omfatte de for drift under byggeperioden, afledte myndighedskrav. Etablering af parkeringspladser på kolonihavegrunden er afsluttet planmæssigt i forhold til tid og økonomi primo juli 2013. Færdiggørelse af heliport dimensioneret til EH101 var ikke udbudt sammen med det øvrige p-pladsprojekt, idet den endelige godkendelse af heliporten ikke forelå på udbudstidspunktet. Der indhentes p.t. tilbud på de resterende arbejder og heliporten forventes driftsklar 2. kvartal 2014. De planlagte rokader gennemføres løbende og tilpasses i videst muligt omfang til de foretagne etapejusteringer. Flytning af 2 eksisterende pavilloner er gennemført og de heraf afledte rokader afsluttede. Grundtankerne bag de gennemførte rokader har været, at tilgodese størst mulig kliniknærhed for det kliniske personale, og at holde de primære funktioner for de enkelte afdelinger samlet, i det omfang bygningsfysikken har muliggjort det. Der har været gennemført brugermøder med de berørte afdelinger. Der pågår løbende yderligere rokader som er afledt af såvel de større strukturelle linjer som de planlagte søjlerokader. Søjlerokaderne omfatter kliniske funktioner beliggende i sengebygningens projicering på eksisterende bygningsmasse, og nødvendiggøres af de byggearbejder der skal foregå for etablering af sengebygningens søjler. Projekterne om opførelse af nyt kapel og etablering af nyt distributionsapotek er entreprisemæssigt planmæssigt afsluttede og har holdt delbudgetterne. Den del af de fremskudte entreprisearbejder der omfatter nedrivningen af eksisterende kapel er afsluttet indenfor afsatte økonomi og tidsmæssige ramme. De fremskudte funderingsarbejder har vist sig, at være en givtig erfaringsinvestering. Der er fundet væsentligt inhomogene geotekniske forhold som i høj grad giver anledning til tilpasninger af funderingsprojektet og de planlagte udførelsesmetoder. Dette har blandt andet betydet, at det har været nødvendigt, at iværksætte tørholdelsesforanstaltninger af enkelte udgravninger. Samtidig har det haft den konsekvens, at der for de fremskudte funderingsarbejder arbejdes med en forsinkelse på ca. 5 uger. Forsinkelsen er ikke på kritisk vej og der holdes målrettet fokus på, at drage det maksimale erfaringsmæssige udbytte af disse arbejder således at man er løsningsmæssigt forberedt på de resterende funderingsarbejder. I takt med nedrivnings- og funderingsarbejderne gennemføres en række afledte kabel- og ledningsomlægninger. Der er udpeget 3 primære angrebsområder for kunst, henholdsvis FAM, 2 atrier i sengebygningen og ny hovedindgang. Kunstplanen og de afsatte midler forventes kun, at dække områderne i FAM og atrier. Kunsten i den nye hovedindgang skal derfor finansiereres via fonde, private donationer m.v. Kunstudvalget har udpeget 3 kunstnere til konkurrencen om kunst i atrierne og en til at udføre en skarpere defineret kunstopgave i FAM og røntgen. Det politiske kunstudvalgs udvælgelse af kunstner til atrierne samt godkendelse af skitseprojekt for FAM/ røntgen er planlagt 26. nov. 2013. Side 6 af 25
Figur 2.1 Byggeriets fremdrift Fase 2+3 Som det ses af ovenstående figur er der en diskrepans mellem investeringsprofilen og forbruget. Dette skyldes stadig primært omprojekteringen. Denne diskrepans kommer også til udtryk i færdiggørelsesgraderne, hvor den planlagte og realiserede færdiggørelsesgrad varierer med ca. 1,08 procentpoint. Idet der alene er skrevet kontrakt med 2 entreprenører pr. 31. august 2013 og der vil pågå kontraktforhandlinger frem til medio 4 kvartal 2013 vil entreprenørenes rateplaner først fra kommende rapportering kunne danne et fyldestgørende grundlag for en revision af investeringsprofilen. Udbygning fase 4 Brugerforløb for de funktioner der knytter sig til dialyse, prøvetagning/donortapning, udvidelse af klyngekøkken samt planlægning af rokader for de berørte afdelinger er igangværende. Som konsekvens af de etape- og funktionsjusteringer der er foretaget, er fase 4 nu planlagt til at blive gennemført sideløbende med fase 2-3. Undtaget herfra er dog de fremtidige ambulatoriefunktioner der skal indrettes i nuværende sengeafdelinger i blok 3 og 5 samt udvidelsen af funktionerne i dagkirurgisk afsnit. Den sideløbende gennemførelse af faserne 2-4 giver skærpet fokus på de interne afhængigheder i de afledte rokader. Som led i den minutiøse planlægning af rokaderne er der indlagt nødvendige rammeforudsætninger ud fra kendte forudsætninger, herunder at der vil kunne disponeres over arealerne i Børnepsykiatrisk afdeling pr. medio oktober 2014. Den samlede rokade og den tidsplan der er bygget op omkring denne, er i udgangspunktet ufravigeligt afhængige af planens rammeforudsætninger. Tidsplanen for de fremskudte fase 4-arbejder vil kræve, at der iværksættes udbud heraf medio 2013 for, at arbejderne kan indpasses i forhold til de bindinger der ligger i fase 2-3. Der er indgået aftale med totalrådgiver om rådgivningsbistand ifm.de fremskudte fase 4-arbejder. Budgettet for fase 4 er sammensat af alle omkostninger og anlægsudgifter. Side 7 af 25
3.2 Projektets økonomi Skema 1 Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Delprojektoversigt Oprindeligt budget Korrigeret budget Forbrug til 30.09.13 Disponeret forbrug til 30.09.13 Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug Planlagt færdiggørelsesgrad (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) (2) (3) Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1 79,1 79,1 0,0 0,0 79,1 0,0 Fase 2-3 (incl. Projektkonkurrence, Kapel, Apotek, P-pladser og pavilloner) 786,6 106,8 485,6 194,3 786,6 0,0 14,6% 13,6% Heraf byggeentrepriser 603,2 48,6 467,2 87,4 603,2 Heraf: Mio. kr. - Fremskudte arbejder 56,9 42,9 7,7 6,3 56,9 - Blok 6-8 100,6 0,4 91,7 8,5 100,6 - Blok 4-9 240,9 0,3 219,6 21,1 240,9 - Fælles 204,8 5,0 148,3 51,5 204,8 - IT/Medico/Apparatur 97,2 0,8 96,4 97,2 - Omkostninger 82,8 57,4 18,3 7,0 82,8 - Kunst 3,4 0,0 3,4 3,4 Fase 4 69,0 0,0 0,0 69,0 69,0 Finansiering af projektafdelingen 31,2 11,6 0,0 19,6 31,2 Procent Reserve til prisregulering 13,9 13,9 13,9 Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme (1) 0,0 979,9 197,5 485,6 296,8 979,8 0,0 (1) P/L fremskrevet ift. skema 2 Blok 4 indeholder blodprøvetagning samt en del af billeddiagnostikken. Blok 6 indeholder akutmodtagelsen samt billeddiagnostikken. Blok 8 indeholder FAM-senge samt OP og opvågning. Blok 9 indeholder den nye sengeoverbygning. Fase 1 er afsluttet og fasen har holdt sig indenfor budgettet. Det fremskudte apotek-projekt i fase 2+3 samt opførelsen af kapellet er afsluttet planmæssigt. Investeringsprofilen for fase 2+3 vil blive justeret til næste kvartalsrapportering på baggrund af viden om licitationens sammensætning, de enkelte projekters tidsmæssige placering samt rateplaner. I fase 4 arbejdes der fortsat med en validering af budgettet således, at forudsætningerne for kvalitetsfondsprojektet kan opfyldes. Fokus er hovedsagligt på kontorer, ambulatorier og forskningsområder. Udgiften til drift af projektafdelingen følger fint det budgetterede forbrug. Fra den næste rapportering vil entreprenørenes rateplaner danne grundlag for en tilretning af investeringsprofilen. Betalingsplanerne tjener alene til det formål, at lave en retvisende revision af udbetalingsprofilen ud fra de på revisionstidspunktet kendte forhold. Den realiserede færdiggørelsesgrad er baseret på en konkret vurdering af hvor stor en andel af arbejdet som er udført. Der er altså tale om en vurdering af forholdene på byggepladsen samt referater fra byggemøder. I øjeblikket foreligger der kun en færdiggørelsesgrad for Fase 2 & 3 som en helhed. Når kontrakterne med entreprenørerne og rateplanerne foreligger, vil der kunne opgøres færdiggørelsesgrader for de enkelte delprojekter i Fase 2 & 3 samt for det samlede projekt. Side 8 af 25
Den planlagte færdiggørelsesgrad er et udtryk for forbruget i 1. og 2. kvartal samt en forventning fra sidste rapportering til forbruget i 3. kvartal 2013. Idet det forventede forbrug for 3. kvartal ikke er baseret på konkrete rateplaner, er den planlagte færdiggørelsesgrad ikke et udtryk for byggeriets forventede takt. Derfor kan den planlagte færdiggørelsesgrad heller ikke direkte bruges til sammenligning med den realiserede færdiggørelsesgrad. I rapporteringen for 4. kvartal 2013 vil investeringsprofilen og dermed den planlagte færdiggørelsesgrad være opdateret i henhold til gældende rateplaner og vil derfor give et mere sigende billede af byggeriet forventede takt. I bilag 2 er anført et forventet forbrug for 4. kvartal 2013 på ca. 64,3 mio. kr.. Denne opgørelse tager ikke højde for efterslæbet i årets forbrug og vil derfor ikke være fuldstændig retvisende for det forventede forbrug i 4. kvartal. Når rateplanerne foreligger i løbet af 4. kvartal 2013 vil der blive udarbejdet en ny investeringsprofil og der vil dermed være grundlag for et bedre estimat på det forventet forbrug i de enkelte fremtidige kvartaler. Skema 2 Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Årets priser 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt 09-pl Andel af total, pct. Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,76 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 Delprojektoversigt Fase 1, mor barn 1,5 29,9 32,4 14,9 0,5 79,1 77,2 8% Fase 2/3 inklusiv projektkonkurrence - byggeentrepriser 18,6 79,2 207,3 232,1 62,6 3,5 603,2 557,8 61% Heraf: - Fremskudte arbejder 56,9 - Blok 6-8 100,6 - Blok 4-9 240,9 - Fælles 204,8 - IT/Medico/Apparatur 7,9 53,2 32,5 3,6 97,2 89,7 10% - Omkostninger 1,7 32,3 15,5 10,0 10,0 10,0 3,3 82,8 78,6 9% - Kunst 2,0 1,4 3,4 3,1 Fase 4 incl. 3 mio. til anskaffelser 4,0 18,8 28,2 15,4 2,6 69,0 63,7 7% Projektafdeling 1,2 4,0 3,5 4,2 4,2 4,2 4,2 4,2 1,5 31,2 29,2 3% Reserve til P/L-regulering 12,9 1,0 0,1 13,9 12,9 1% I alt investeringsramme 1,5 32,7 68,7 52,5 105,7 295,5 321,3 90,1 10,4 1,5 0,0 0,0 979,9 912,2 100% - heraf change requests 46,5 15,0 61,5 57,4 6% - heraf reserver i alt 1,2 22,5 29,7 17,7 0,8 72,0 66,7 7% - heraf IT, udstyr, apparatur 0,5 4,6 7,9 57,3 34,3 3,6 108,2 100,0 11% Opdateret: 29-09-2013 Side 9 af 25
3.3 Risikovurdering Figur 3 Risikovurdering på top 10 Nr. ID Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet 1 19 Manglende kapacitet hos entreprenør 2 21 Geotekniske forhold kræver ændringer af fundering 3 1 Nedsat klinisk produktion 4 7 Infrastrukturelle udfordringer på byggeplads 5 45 Logistiake forudsætninger under tilpasning 6 6 Komplikationer ved overgang til drift 7 23 Sygemelding af nøglepersoner 8 24 Omfanget af miljøsanering større end forudsat 9 4 Påvirkning af patientsikkerheden 10 25 Krav fra arbejdstilsynet vedr kranarbejder De risici som behandles i nærværende kvartalsrapportering omhandler fase 2-4. I ovenstående top 10 relaterer id 6,7, og 45 sig delvist til fase 4 øvrige elementer koncentrerer sig om fase 2-3 Nærværende top 10 rating afspejler den netop igangsatte byggeproces, men er fokuseret omkring deciderede projektrisici. Risikoarbejdet gennemføres ud fra en model der samler op på de projektrelaterede elementer i de grænseflader projektet har til øvrige afdelinger og arbejdsområder. Således er drift, internt arbejdsmiljø, klinik og byggeplads repræsenteret i risikoarbejdet. Fra disse grupper indmeldes relevante overordnede risici til behandling i risikogruppen. I forbindelse med et internt projekt Sikker Kommunikation er der iværksat et arbejde der blandt andet skal sikre at der sker udveksling af relevant information omkring arbejdsmiljø og patientsikkerhed. Der er personsammenfald mellem disse grupper således der sikres at nødvendig information deles på tværs og at der kan opsamles risikoelementer fra en bredere skare af fagområder. Den samlede økonomiske konsekvens af top 10 risici vurderes til at være ca. 11,465 mio. kr. Det er vurderingen, at der er tilstrækkelige reserve i projektet til at håndtere de økonomiske risici, samt at det vil være muligt at håndtere de kvalitetsmæssige risici. Risici angående tid kan få en konsekvens for projektet, hvilket afspejles i status for tid i figur 1 projektets status. 1) Manglende kapacitet hos entreprenør Med baggrund i de indledende arbejder der er gennemført for råhusentreprisen 6B ses der at være en potentiel kapacitetsmæssig udfordring. Med baggrund i de udførte arbejder ses der at oparbejde sig en tidsforskydning i forhold til den overordnede tidsplan. Forsinkelsen ses dog endnu ikke som kritisk. Den økonomiske konsekvens vurderes til at være ca. 2,750 mio. kr.. Og der er en middel sandsynlighed for at risikoen indtræffer. o Korrigerende handling: Tæt opfølgning på entreprenørens udarbejdelse af arbejdsplaner. Tilbyd om evt. assistance til udarbejdelse af arbejdsplaner. Opfølgning på ledelsesniveau mht. bemanding af opgaven. Tæt opfølgning på stade og fremdrift. 2) Geotekniske forhold kræver ændring af fundering De fremskudte funderingsarbejder samt de gennemførte arbejder under sengebygningens råhusentreprise har vist at der kan blive behov for afhjælpningsforanstaltninger for bl.a. tørholdelse af byggegruber. Herudover har de geotekniske forhold vist sig, i højere grad end det har været forudsat, at være inhomogene. Samtidig har eksisterende fundering betydet ændringer af forudsat fundering. Omfanget er ikke kendt idet der er tale om meget inhomogene geotekniske forhold. Den økonomiske konsekvens vurderes at være ca. 2,200 mio. kr.. Sandsynligheden for at risikoen indtræffer vurderes stor. Side 10 af 25
o Korrigerende handlinger: Skærpet tilsyn, evt. supplerende prøvetagninger, skærpet rådgiverfokus således der kan ske ændringshåndteringer uden at det får tidsmæssig konsekvens. 3) Nedsat klinisk produktion Der er mange problemstillinger i at skulle fortsætte den kliniske produktion samtidig med, at byggeriet foretages. Dette risikoelement fremstår stadig uændret i forhold til samlet rating for tid, økonomi og kvalitet. Der er dog sket en intern udvikling indenfor de områder som risikoen dækker over. I forbindelse med den udarbejdede søjlerokadeplan har det vist sig at byggeriets indflydelse på klinikken har kunnet reduceres kraftigt i forhold til tidligere antagelser. For de områder der bliver berørt ligger der en fast plan for håndtering af driftsopretholdelsen. Der vil i perioder skulle køres tilrettet drift for enkelte funktioner, men der er foretaget en detaljeret afdækning af omfanget. Udover den indflydelse som søjlerokaderne har på klinikken er der en række arbejder der vil kunne få indflydelse på driften, som skal håndteres i den løbende planlægning og byggeledelse. Udover at monitorere på denne løbende planlægning af disse arbejder ses der ikke at være interaktionsmuligheder på disse arbejder. Som det største usikkerhedselement for påvirkningen af den kliniske drift er de endeliglige retningslinjer fra arbejdstilsynet omkring tunge kranarbejder, der er en risiko for at man i perioder skal tilpasse driften i større områder i 2. sals niveau. Den endelige afdækning af dette foreligger først når den udførende entreprenør har udført sin særlige APV for dette kranarbejde. Når denne foreligger, vil der blive afholdt møde med arbejdstilsynet for endelig afklaring af forholdsreglerne ved arbejdet. Sandsynligheden for at byggeriet vil forårsage en nedsat klinisk produktion vurderes til at være lille og den økonomiske konsekvens er vurderet til ca. 1,35 mio. kr. for byggeriet. o Korrigerende handling: Løbende udførelse og ajourføring af handleplaner for berørte områder. Afholdelse af møde med arbejdstilsynet omkring entreprenørens særlige APV. Entreprenør tilbydes assistance til udførelse af særlig APV. 4) Infrastrukturelle udfordringer - byggeplads krydsende færdsel og sammenfald af projekter Kolding Kommune planlægger opstart på opførelse af nyt sundhedshus på samme tidspunkt som udbygning af Kolding Sygehus fase 2-3. Dette byggeri har matrikulært sammenfald med sygehusgrunden og der pågår forhandlinger om omfang og byggepladsudstrækning. På trods af at risikoen har været kendt længe og tiltag iværksat, støder stadig nye risikoelementer til. Kolding Kommune gennemfører i byggeperioden for fase 2-3 de vejudvidelser der i forbindelse med lokalplanens ibrugtagningsklausuler er stillet. Den interne byggepladslogistik for udbygningsprojektet er overordnet kompleks i det der skal tilgodeses en fuld sygehusdrift under hele byggetiden. Kompleksiteten stiger som en naturlig følge af de øvrige arbejder der skal udføres i området. Den økonomiske konsekvens er ca. 0,262 mio. kr. og sandsynligheden for, at risikoen indtræffer vurderes til at være middel. o Korrigerende handling: Inddragelse af den lokale sikkerhedsorganisation i planlægningsarbejdet. Korrigere byggepladsplaner mellem projekterne. Fastlægge mødestruktur for koordinering i udførelsesfasen. Tiltag opstartet men ikke afsluttet. 5) Logistiske forudsætninger under tilpasning Logistisk koncept for varer og udstyr på sengeafdelingerne forudsætter centrale depotfunktioner der ikke er afdækket. Ligeledes er en af de væsentlige afklaringer der afventer udflytning af psykiatrien, da dette er væsentligt for hele den samlede arealdisponering og indflytning af Fredericia Sygehus. Det undersøges for nærværende om der skal foretages yderligere logistiske tiltag. Sandsynligheden for, at denne risiko indtræffer vurderes til at være middel og den økonomiske konsekvens er ca. 1,2 mio. kr.. o Korrigerende handling: Undersøgelse af fysisk og økonomisk mulige logistiske tiltag der kan opfylde behov og projektforudsætninger. Tiltag opstartet, men ikke afsluttet. 6) Komplikationer ved overgang til fremtidig drift Der er ikke udarbejdet standardiserede retningslinjer tilpasset sygehusets driftssystemer for hvordan de udførende entreprenører skal aflevere drift- kontrol og vedligeholdelsesplaner. Der Side 11 af 25
er i forhold til tidligere udbud indarbejdet krav og retningslinjer for commissioning. En mangelfuld overlevering til den fremtidige drift kan have en økonomisk konsekvens på ca. 1,125 mio. kr. Sandsynligheden for at denne risiko indtræffer vurderes, at være middel. Hvis ikke denne risiko adresseres kan det have indflydelse på den efterfølgende drift. o Korrigerende handling: Opfølgning på at interne retningslinjer for Sygehus Lillebælt, Kolding Sygehus og Drift/Vedligeholdelse materiale indarbejdes i projektet. 7) Sygemelding af nøglepersoner Processen frem til nu har vist at der skal være skærpet opmærksomhed på de personprofiler der involveres i opgaven. De nødvendige hurtige opgaveløsninger kan blive en stressfaktor for såvel rådgiverside som intern projektorganisation. Der er tale om et stort og komplekst projekt med mange parter og interesser. Det stiller til tider særlige krav såvel internt som eksternt. Sygemeldinger kan være forbundet med tab af viden, periodevis mangelfuldt tilsyn m.v. Den økonomiske konsekvens vurderes at være under 0,0275mio. kr. og sandsynligheden for at denne indtræffer vurderes til at være lille. o Korrigerende handling: Intern opfølgning på bemanding og opgavefordeling, Fokus fra rådgiverside på hvilke personprofiler der kobles på sagen 8) Omfang af miljøsanering viser sig større end forudsat Gennemførte arbejder under sengebygningens råhusentreprise har vist at der kan blive behov for miljøsanering i højere grad en det budgetmæssigt har været forudsat. Omfanget er ikke kendt idet miljøundersøgelser ligger som en del af entreprisearbejderne. Den økonomiske konsekvens vurderes at være ca. 1,600 mio. kr.. Sandsynligheden for at risikoen indtræffer vurderes stor. o Korrigerende handlinger: Skærpet tilsyn, evt. supplerende prøvetagninger, skærpet rådgiverfokus således entreprenørens økonomiske incitament ikke spiller ind ved vurdering af nødvendigt omfang. 9) Påvirkning af patientsikkerheden Udførelsen af byggeriet mens hospitalet er i fuld drift kan kompromittere patientsikkerheden pga. risikoen for f.eks. utilsigtet afbrydelse af kritiske forsyninger, øget brandfare under byggeriet m.v.. Denne risiko har konsekvens for projektet idet den vil kunne medføre øgede udgifter til sikkerhedsforanstaltninger samt forsinkelser hvis patientsikkerheden påvirkes i en uacceptabel grad. Den økonomiske konsekvens vurderes at være ca. 0,250 mio. kr. og sandsynligheden for at denne indtræffer vurderes til at være middel. o Korrigerende handling: Der er afsat ressourceperson til løbende af følge op på arbejdsmiljøforhold, herunder sikkerhede og sundhed på byggepladsen. Kursus for særlig uddannelse af håndværkere til at arbejde på et sygehus er planlagt og forløb er igangsat. Der er nedsat en intern arbejdsgruppe med deltagelse af repræsentanter fra hnh. service-/ kliniske serviceafdelinger og kliniske afdelinger der skal arbejde med både kortlægning af utilsigtede hændelser og forecast af arbejder som potentielt kan udgøre en patientrisiko. 10) Krav fra arbejdstilsynet Sengebygningens opførelse kræver i udgangspunktet en stor del kranarbejder. Der kan ikke indhentes godkendelse på forhånd af ønskede metoder. Derfor er der risiko for at projektet vil blive mødt med særlige krav for at overholde arbejdsmiljø og sikkerhedsmæssige krav. Risikoelementet har en indirekte sammenhæng med ID 1 Nedsat klinisk produktion. Den økonomiske konsekvens vurderes at være ca. 0,7 mio. kr. og sandsynligheden for at denne indtræffer vurderes til at være middel. o Korrigerende handlinger: Proaktiv dialog med arbejdstilsynet om tekniske løsning og forholdsregler. Tiltag opstartet men ikke afsluttet. Der er udarbejdet risikohåndbog og herunder risikolog med angivelse af risikoparametre alle vurderet efter sandsynlighed, konsekvens og tiltag. Håndbogen er under revision og forventes revideret til 4. kvartalsrapportering 2013. Senest godkendte styringsmanual er dateret 26. marts 2012 Side 12 af 25
3.4 Kvalitet og indhold Projektet opfylder de ønskede kvalitetsnormer. Igangværende og gennemførte projekter udføres generelt med et tilfredsstillende kvalitetsniveau. Der foretages systematisk projektopfølgning og tilsyn med udførte arbejder således eventuelle afvigelser, fra det i projektet fastlagte kvalitetsniveau detekteres på tidligst muligt tidspunkt. Dette således der kan iværksættes de nødvendige afhjælpnings og korrektionstiltag rettidigt i forhold til projektets overordnede fremdrift. Der er på nuværende tidspunkt ikke indløst nogle change requests i projektet. Projektets logistiske forudsætninger søges understøttet og optimeret i forbindelse med planlægning og projektering af fase 4 arbejderne. SLB har iværksat en flerårig planlægningsproces og initiativer frem imod realiseringen af effektiviseringskravene i forbindelse med nybyggeriet. For eksempel er der igangsat sengetilpasning parallelt med byggeriet. Arbejdet imod driftsbesparelserne pågår og det er vigtigt at der i årene frem imod ibrugtagningen er mulighed for, at investere i de organisatoriske og faglige forandringer der skal gøre realiseringen mulig. Side 13 af 25
4 Bilag Side 14 af 25
Bilag 1. Tidsplan og projektets tidsmæssige fremdrift 2012 2013 2014 2015 2016 Status Etape 1 J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J Udførelse Idriftsættelse ETAPE 2-3 Kapel Apotek P-pladser Omprojektering Udbud Udførelse Idriftssættelse Fase 4 Planlægning Fremskudte projekter Udførelse 2018
Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Løbende priser 902 Overført til Fkt. 6.32.27 900 Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles 66.195.741 822.599.997 333.558.997 Fkt. 6.32.27 903 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfonds-investeringer 1673 - Sygehus Sønderjylland 132.185.000 333.558.997 233.429.655 577.287 Total 132.185.000 333.558.997 233.429.655 577.287 Fkt. 6.51.53 903 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 1673 - Sygehus Sønderjylland 132.185.000 Total 132.185.000 Forventet frigivelse mio. kr. 4. kvartal 2013 1. kvartal 2014 2. kvartal 2014 3. kvartal 2014 Sygehus Lillebælt, Kolding 64,3 73,9 73,9 73,9 Sygehus Sønderjylland, Aabenraa 60,0 50,7 50,7 50,7 Total 124,3 124,6 124,6 124,6 16
Bilag 3: Risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase 2 og 3 1 19 Manglende kapacitet hos entreprenør 3 3 3 2 2 21 Geotekniske forhold kræver ændringer af fundering 3 3 2 1 3 1 Nedsat klinisk produktion 3 3 2 1 4 7 Infrastrukturelle udfordringer på byggeplads 3 2 2 1 5 45 Logistiske forudsætninger under tilpasning 3 2 2 0 6 6 Komplikationer ved overgang til drift 2 2 1 2 7 23 Sygemelding af nøglepersoner 2 2 2 2 8 24 Omfanget af miljøsanering større end forudsat 2 2 2 0 9 4 Påvirkning af patientsikkerheden 2 1 1 2 10 22 Krav fra arbejdstilsynet vedr kranarbejder 2 2 2 1
Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) År Investerings- Pct. af Revideret Pct. af Akkumuleret Pct. af profil total Investerings- total Forbrug total (mio. k r.) profil (mio. kr.) (mio. kr.) 2008 0 0,0% 0,00 0,0% 0,0 0,0% 0,00 0,0 0,0% 0,00 0,0 0,0% 0,00 0,0 0,0% 2009-01 1,47 0,0% 0,00 0,0% 0 0,0% 2009-02 0,79 0,8 0,1% 2009-03 1,16 1,2 0,1% 2009-04 1,47 1,5 0,2% 2010-01 32,71 0,2% 3,48 0,4% 3,5 0,4% 2010-02 5,40 5,4 0,6% 2010-03 11,45 11,4 1,2% 2010-04 34,18 34,2 3,5% 2011-01 68,74 3,3% 51,52 5,3% 51,5 5,3% 2011-02 66,51 66,5 6,8% 2011-03 82,09 82,1 8,4% 2011-04 102,92 102,9 10,5% 2012-01 52,46 7,0% 111,40 11,4% 111,4 11,4% 2012-02 122,39 122,4 12,5% 2012-03 134,82 134,8 13,8% 2012-04 156,14 156,1 15,9% 2013-01 105,66 10,8% 161,26 16,5% 161,3 16,5% 2013-02 180,98 181,0 18,5% 2013-03 197,49 197,5 20,2% 2013-04 261,80 0,0% 2014-01 295,53 30,2% 335,68 34,3% 0,0% 2014-02 409,56 0,0% 2014-03 483,44 0,0% 2014-04 557,33 0,0% 2015-01 321,30 32,8% 637,65 65,1% 0,0% 2015-02 717,98 0,0% 2015-03 798,30 0,0% 2015-04 878,63 0,0% 2016-01 90,11 9,2% 901,16 92,0% 0,0% 2016-02 923,69 0,0% 2016-03 946,21 0,0% 2016-04 968,74 0,0% 2017-01 10,35 1,1% 971,33 99,1% 0,0% 2017-02 973,92 0,0% 2017-03 976,51 0,0% 2017-04 979,09 0,0% 2018-01 1,52 0,2% 979,47 2018-02 979,85 100,0% 0,0% 18
Bilag 4.1 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Fase 1 År Investerings- Pct. af Revideret Pct. af Akkumuleret Pct. af profil total Investerings- total Forbrug total (mio. k r.) profil (mio. kr.) (mio. kr.) 2009-01 1,47 1,9% 0,37 0,5% 0,0 0,0% 2009-02 0,736 0,8 1,0% 2009-03 1,103 1,2 1,5% 2009-04 1,471 1,5 1,9% 2010-01 31,35 39,6% 8,940 11,3% 3,5 4,4% 2010-02 16,409 5,4 6,8% 2010-03 23,878 11,4 14,5% 2010-04 31,347 31,3 39,6% 2011-01 63,74 80,5% 39,446 49,8% 44,9 56,7% 2011-02 47,545 51,4 64,9% 2011-03 55,644 57,1 72,1% 2011-04 63,743 63,7 80,5% 2012-01 78,65 99,4% 67,469 85,2% 65,4 82,7% 2012-02 71,194 90,0% 67,7 85,5% 2012-03 74,920 94,7% 71,6 90,5% 2012-04 78,646 99,4% 78,6 99,4% 2013-01 79,15 100,0% 78,771 99,5% 78,7 99,4% 2013-02 78,896 99,7% 79,0 99,8% 2013-03 79,021 99,8% 79,1 99,9% 2013-04 79,146 100,0% 2014-01 19
Bilag 4.2 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Fase 2+3 År Investerings- Pct. af Revideret Pct. af Akkumuleret Pct. af profil total Investerings- total Forbrug total (mio. k r.) profil (mio. kr.) (mio. kr.) 2009-04 0 2010-01 1,661 0,2% 0,415 0,1% 0,0 0,0% 2010-02 0,830 0,1% 0,0 0,0% 2010-03 1,245 0,2% 0,0 0,0% 2010-04 1,661 0,2% 1,7 0,2% 2011-01 34 4,3% 10 1,2% 4,5 0,6% 2011-02 18 2,3% 12,0 1,5% 2011-03 26 3,3% 21,1 2,7% 2011-04 34 4,3% 34,0 4,3% 2012-01 68 8,7% 43 5,4% 40,0 5,1% 2012-02 51 6,5% 47,8 6,1% 2012-03 60 7,6% 56,5 7,2% 2012-04 68 8,7% 68,8 8,8% 2013-01 165 21,0% 92 11,7% 72,9 9,3% 2013-02 117 14,8% 91,2 11,6% 2013-03 141 17,9% 106,8 13,6% 2013-04 165 21,0% 2014-01 438 55,6% 233 29,7% 2014-02 301 38,3% 2014-03 369 47,0% 2014-04 438 55,7% 2015-01 714 90,7% 506 64,4% 2015-02 575 73,2% 2015-03 644 82,0% 2015-04 713 90,7% 2016-01 783 99,6% 730 92,9% 2016-02 748 95,1% 2016-03 765 97,3% 2016-04 782 99,6% 2017-01 787 100,0% 783 99,7% 2017-02 784 99,8% 2017-03 785 99,9% 2017-04 786 99,9% 2018-01 787 100,0% 20
Bilag 4.3 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Projektafdelingen År Investerings- Pct. af Revideret Pct. af Akkumuleret Pct. af profil total Investerings- total Forbrug total (mio. k r.) profil (mio. kr.) (mio. kr.) 2010-01 1,176 3,8% 0,2939 0,9% 0,0 0,0% 2010-02 0,5879 0,0 0,0% 2010-03 0,8818 0,0 0,0% 2010-04 1,1758 1,2 3,8% 2011-01 5,183 16,6% 2,1775 7,0% 2,2 7,0% 2011-02 3,1793 3,2 10,1% 2011-03 4,1810 4,0 12,7% 2011-04 5,1828 5,2 16,6% 2012-01 8,671 27,8% 6,0549 19,4% 6,0 19,1% 2012-02 6,9271 22,2% 6,9 22,1% 2012-03 7,7992 25,0% 6,7 21,3% 2012-04 8,6714 8,7 27,8% 2013-01 12,874 41,3% 9,7219 31,2% 9,7 31,1% 2013-02 10,7725 10,8 34,6% 2013-03 11,8231 11,6 37,2% 2013-04 12,8737 2014-01 17,076 54,7% 13,9243 44,6% 2014-02 14,9749 2014-03 16,0255 2014-04 17,0761 2015-01 21,278 68,2% 18,1267 58,1% 2015-02 19,1773 2015-03 20,2278 2015-04 21,2784 2016-01 25,481 81,7% 22,3290 71,6% 2016-02 23,3796 2016-03 24,4302 2016-04 25,4808 2017-01 29,683 95,1% 26,5314 85,0% 2017-02 27,5820 2017-03 28,6326 2017-04 29,6831 2018-01 31,20 100,0% 30,0624 96,4% 2018-02 30,4416 2018-03 30,8208 2018-04 31,2000 21
Generelle principper Rapporteringen er lavet efter seneste regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri pr. 24. maj 2013. Regnskabsmæssige principper Generelt er udgifterne vedrørende kvalitetsfondsprojekterne bogført i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, ligesom anvendt regnskabspraksis er i overensstemmelse med regionsrådets beslutning herom (senest optrykt i forbindelse med årsregnskabet for 2012). Herudover er der anvendt følgende regnskabspraksis. Omkostningsbaseret opgørelse Der er tale om en omkostningsbaseret opgørelsesmetode, hvor skyldige forpligtigelser til feriepenge og eventuelle tjenestemandspensioner indgår i det opgjorte forbrug. Udgifter i forbindelse med revision og controlling Regnskabsinstruksen åbner mulighed for, at revisionshonorarer i forbindelse med kvalitetsfondsfinansierede byggerier kan finansieres udenfor projektet af regionen. Dette er valgt i Region Syddanmark, hvorfor disse udgifter ikke indgår i det opgjorte forbrug. Ligeledes indgår udgifter til regionens centrale afdeling, Projektorganisation for Sygehusbyggeri, ikke i det opgjorte forbrug. Periodisering I rapporteringen indgår fakturaer, der er bogført/modtaget efter rapporteringsperiodens udløb. Disse fakturaer er indregnet, såfremt følgende kriterier er opfyldt: - vedrører arbejde udført i rapporteringsperioden - er modtaget men ikke bogført i rapporteringsperioden - skal betales - overstiger 250.000 kr. ekskl. Moms Hvis det med sikkerhed kan fastslås, at der vil blive fremsendt fakturaer fra leverandører, som ikke er modtaget endnu, er disse også periodiseret i henhold til ovenstående kriterier. Der foretages desuden en samlet vurdering af de fakturaer, der ligger under 250.000 kr., således at det samlede beløb, der ikke periodiseres maksimalt udgør 2 mio. kr. Løn til personale Såfremt der er tale om medarbejdere der arbejder deltid på kvalitetsfondsprojektet udarbejdes timesedler. For øvrige medarbejdere udgøres dokumentationen af ansættelsesaftale med efterfølgende tillæg til ansættelsesaftalen. It, udstyr apparatur mv. Udgifter til samlede leverancer fra leverandører af it, udstyr og apparatur mv., herunder f. eks. udgifter til specifik kabling og ledningsføring til leverancen indregnes i den samlede totalramme. Ligeledes indregnes udgifter til rådgivning i forbindelse med anskaffelse af it, udstyr og apparatur. Genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv. 22
It, udstyr og apparatur mv. kan genanvendes i tilknytning til kvalitetsfondsbyggerierne. Genanvendelsen ændrer ikke den fastsatte ramme til it, udstyr og apparatur. Udgifter inden for rammen til it, udstyr og apparatur mv. kan afholdes også i årene efter kvalitetsfondsbyggeriets ibrugtagning. Region Syddanmark har endnu ikke taget stilling til, om det er relevant at udskyde udgifter vedr. rammerne til it, udstyr og apparatur til årene efter kvalitetsfondsbyggeriernes ibrugtagning. Flytning: Udgifter til flytning Udgifter til flytning af genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgå i totalrammen. I Region Syddanmark er det besluttet, at flytteudgifter vedr. projektet i Aabenraa afholdes uden for totalrammen. Indirekte udgifter Indirekte udgifter kan vælges finansieret indenfor totalrammen ud fra de givne kriterier beskrevet i afsnit 6.2 i regnskabsinstruksen. Indirekte udgifter finansieres i Region Syddanmark udover totalrammen. Andet Vedligeholdelsesudgifter til nyopførte bygninger før disse indgår i driften kan vælges finansieret udenfor totalrammen. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt dette vælges finansieret udenfor totalrammen i Region Syddanmark. Donationer De kvalitetsfondsstøttede projekter kan modtage hele donationer. En hel donation modregnes ikke i totalrammen. De kvalitetsfondsstøttede projekter kan modtage delvise donationer. I så fald skal regionens følgeudgifter til donationen afholdes indenfor totalrammen. I projekter, hvor der er tale om en omkostningsfordeling, vil en evt. deling af følgeomkostningerne skulle drøftes med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Region Syddanmark har ikke modtaget donationer i regi af de kvalitetsfondsstøttede projekter. Opgørelse af færdiggørelsesgrad I skema 1 opgøres en planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad. Realiseret færdiggørelsesgrad er udtryk for en vurdering foretaget af projektledelsen. Den planlagte færdiggørelsesgrad udregnes ved at anvende tal fra forrige rapportering. Her findes det samlede forbrug plus estimatet for næste kvartal, dette holdes op i mod budgettet og giver den planlagte færdiggørelsesgrad. Trafiklysrapportering Der benyttes trafiklysrapportering i figur 1 i afsnit 2, kortfattet status. Farvemarkeringen fastsættes ud fra en overordnet betragtning. Inden for rammerne Inden for rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed Rammerne er overskredet, eller der er væsentlig risiko for, at det vil ske Farvemarkeringen vurderes af projektledelsen. Foruden farvemarkeringen angives i feltet en udviklingsmarkering (uændret, forværret eller forbedret), der viser en evt. ændring i forhold til forrige kvartalsrapportering. Der angives en farvemarkering for hver fase samt for det samlede projekt. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. Risikovurdering Projekterne klassificerer risici ud fra økonomi, tid og kvalitet. Af disse rapporteres de 5-15 største risici afhængig af projekt og stade, der kan indtræde indenfor det kommende år (figur 3). Der rapporteres på 23
bruttorisici, såfremt der ikke er igangsat proces for risikominimerende tiltag, og ellers rapporteres der på nettorisici. De største risici angives med en farvemarkering og for risici, der også optrådte i seneste kvartalsrapportering, angives en udviklingsmarkering. Sandsynligheden for risikoen opgøres på en skala fra 0-4, hvor 0 svarer til lav sandsynlighed og 4 til høj sandsynlighed. Konsekvensen, hvis risikoen indtræffer, opgøres for økonomi, tid og kvalitet også på en skala fra 0-4, hvor de enkelte kategorier er nærmere defineret i projekternes risikohåndbog. Trafiklysrapporteringen operationaliseres derefter med udgangspunkt i nedenstående matrix, der viser den sammenvejede effekt. En ændring i risikoens farvemarkering vil fremgå af skemaet som en henholdsvis forbedring eller forværring. Ændringer i risikoscore indenfor en farve vil fremstå som uændret. Nytilkomne risici angives med ny. Konsekvens Sandsynlighed 0 1 2 3 4 0 0 0 0 0 0 1 0 1 2 3 4 2 0 2 4 6 8 3 0 3 6 9 12 4 0 4 8 12 16 Af bilag 3 fremgår scoren for de enkelte risici fordelt på sandsynlighed, økonomi, tid og kvalitet. Her fremgår vurderingsskalaen for de enkelte projekter også. Vurderinger af økonomisk konsekvens er opgjort i årets priser. Byggeriets fremdrift Trafiklysrapportering for byggeriets fremdrift fremgår af bilag 1. Figuren, der opdeler delprojekterne på faseniveau, er operationaliseret på følgende måde: - Grøn = Ingen forsinkelser - Gul = Forsinkelser der ikke har indflydelse på den kritiske vej - Rød = Forsinkelser på kritisk vej Trafiklyset for fremdrift opgøres ud fra, om en forsinkelse er på den kritiske vej eller i forhold til kritiske afleveringsfrister. Vurderingen foretages af projektledelsen. Der angives farvestatus for hver fase og eventuelle forsinkelser, såvel som hvornår disse kan indhentes, fremgår af stiplet markering og anden baggrundsfarve. Pile angiver, om der er tale om forsinkelser eller indhentelse af forsinkelser. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. Definitioner af tabelindhold Generelle definitioner på tværs af projekterne er: Figur 2 I figuren for byggeriets økonomiske fremdrift fremgår 3 kurver, henholdsvis: 24
- Kurve for projektets realiserede forbrug fordelt på kvartaler - Investeringsprofilen der ligger til grund for udbetalingsanmodningen - Den kvartalsvise reviderede investeringsprofil Figuren suppleres med figurer for hver enkelt opstartet fase i det pågældende projekt, dog ikke projektafdelinger og lignende. Et projekt påregnes som opstartet, når der indgås kontrakt med rådgiver. Afsluttede faser vises ikke. Skema 1 Kolonnen Oprindeligt budget er budgettet benyttet i forbindelse med udbetalingsanmodningen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Kolonnen er blank indtil godkendelse af udbetalingsanmodningen. Kolonnen Korrigeret budget er seneste budget. Kolonnen Disponeret forbrug dækker over et nettobeløb over juridisk bindende indgåede aftaler. Det vil sige, at beløbet i kolonnen reduceres i takt med forbruget på de indgåede aftaler. Ansættelsesaftaler for projektmedarbejdere og lign. disponeres dog ikke. Skema 2 Linjen heraf change request dækker over bruttobeløb. Beløbet er en summering af de enkelte besparelseselementer. Da disse i nogle tilfælde vil være gensidigt udelukkende, er der tale om et bruttobeløb og altså ikke et beløb, der til fulde kan realiseres. Fordelingen på år sker ud fra, hvornår besparelsen kan realiseres, mens deadline for beslutningen om en given realisering fremgår af det aktuelle besparelsesemne i besparelseskataloget, der rapporteres årligt. Omkostningsfordeling Samtidig med det kvalitetsfondsfinansierede somatiske byggeri opføres på nogle matrikler andre anlægsprojekter. Dette betyder flere snitflader imellem projekterne og kræver en klar opsplitning af projekterne. Costdriveren er som udgangspunkt antal kvadratmetre medmindre andet giver et mere retvisende billede. Aabenraa Der er anvendt en fordelingsprocent på familiehuset på 19,61 %. Denne er fremkommet ved at tage psykiatriandel og sammenstille med udgiften til familiehuset ud fra entreprisekontrakterne. Familiehuset er valgt, da det er vurderet at være repræsentativt for byggeriet. Herudover er der indgået nogle konkrete aftaler om deling af nogle konkrete regninger, som vedrører både somatik og psykiatri f.eks. fælles kunstkonkurrence. Beskrivelsen af denne fordeling er godkendt af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse den 2.9.2013. 25