Vedtægter for Spejderne i Ringsted 1: NAVN OG HJEMSTED Foreningens fulde og officielle navn er Spejderne i Ringsted - i daglig tale Samrådet. 2: FORMÅL Samrådets formål er at varetage de tilsluttede enheders fælles interesser, herunder: 1. at skabe fundament for netværk, hvor erfaringsudveksling og udvikling af spejderarbejdet i Ringsted Kommune kan finde sted. 2. at igangsætte tværkorpsligt samarbejde. 3. at sikre en fælles markedsføring af Spejderne i Ringsted 4. At arbejde for at spejderne har gode relationer til Ringsted kommune, herunder at sikre spejderne gode økonomiske og praktiske forhold i relation til kommunen 3: MEDLEMMER 1. Alle lokale enheder af uniformerede korps og forbund i Ringsted Kommune kan være medlem, såfremt de ønsker dette. 2. Lokale gilder for de repræsenterede korps/forbund kan være medlem 3. Et medlemsskab anses for ophørt: a) Når en medlemsenhed ved meddelelse til formanden melder sig ud, eller b) Når en medlemsenhed i sig selv ophører uden at melde sig ud ved en aktiv handling, eller c) Når en medlemsenhed ophører med børne- og ungdomsarbejde. 4: ARBEJDSOPGAVER Samrådet følger med i den fritidspolitiske udvikling i kommunen, og sikrer at medlemsforeningerne orientereres om lovgivning, administrative bestemmelser, udvikling på relevante samfundsområder, og om nødvendigt tage initiativer til gavn for Samrådets foreninger gennem fælles optræden over for offentlige myndigheder og andre organisationer. Samrådet tager gennem mødeaktivitet initiativ til nedsættelse af tværkorpslige arbejdsgrupper. Samrådet udpeger kandidat(er) til valg til kommunens folkeoplysningsråd, samt andre relevante udvalg/råd. Samrådet løser fælles administrative opgaver, foranlediget af de nævnte formål. Samrådet kan søge tilskud på samtlige gruppers vegne, til fælles aktiviteter. 1
5: GENERELLE BESTEMMELSER OM GENERALFORSAMLING 1. Samrådets øverste organ er generalforsamlingen 2. Møde og taleret på generalforsamlingen har medlemmer af Samrådets bestyrelse samt ledere & bestyrelsesmedlemmer fra medlemsenhederne. 3. Hver gruppe har 2 stemmer ved afstemninger. 4. Formand og næstformand vælges blandt aktive ledere. Formand og næstformand kan ikke repræsentere samme korps eller forbund. Formand & Næstformand kan maks sidde i 3 på hinanden følgende valgperioder 5. Indkaldelse til generalforsamling sker ved opslag på Spejderne i Ringsted s hjemmeside, samt pr. e-mail til medlemmer af Samrådets bestyrelse, gruppe- og kredsledere. 6. Generalforsamlingen træffer beslutning ved almindeligt stemmeflertal - enten ved håndsoprækning, eller ved skriftlig afstemning. Personvalg sker ved skriftlig afstemning. Såfremt blot een fremmødt med stemmeret begærer skriftlig afstemning om et punkt på dagsordenen, skal dirigenten imødekomme en sådan anmodning. Der kan alene stemmes ved personligt fremmøde. 7. Generalforsamlingen vælger som det første punkt en dirigent til at lede forhandlingerne på generalforsamlingen, en referent samt to stemmetællere. Dirigenten må ikke være medlem af Samrådets siddende bestyrelse. Efter sit valg indleder dirigenten med at konstatere, om generalforsamlingen er lovligt varslet og indkaldt. 8. Generalforsamlingen kan kun træffe afgørelse om forslag, der er optaget på dagsordenen eller ændringsforslag dertil. Generalforsamlingen kan dog behandle forslag uden for dagsordenen, hvis ingen af de fremmødte med stemmeret udtaler sig herimod. 9. Referenten skal senest 3 uger efter generalforsamlingens afholdelse pr e-mail sende udkast til referat til dirigentens godkendelse. Når denne foreligger, efter senest en uge, sender referenten generalforsamlingsreferatet til medlemmerne af den nyvalgte bestyrelse samt til gruppe- og kredsledere i medlemsenhederne. 6: ORDINÆR GENERALFORSAMLING 1. Ordinær generalforsamling afholdes årligt, inden udgangen af marts måned. 2. Bestyrelsen indkalder ved formandens foranledning til ordinær generalforsamling med senest 4 ugers varsel med angivelse af tid, sted og dagsorden for generalforsamlingen. Dagsorden skal indeholde bestyrelsens indstillinger til personvalg, bestyrelsens evt forslag til ændringer af Samrådets vedtægter. Endvidere skal indkaldelsen til ordinær generalforsamling indeholde oplysning om 2 ugers fristen for fremsendelse af yderligere indstillinger og forslag efter stk 3. 3. Indstilling til personvalg og forslag til ændringer af Samrådets vedtægter, der ikke er fremsat af bestyrelsen, og som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 2 uger før afholdelse af generalforsamlingen. Formanden skal straks informere Samrådets bestyrelse om rettidigt fremkomne forslag. Forslag der ikke kommer fra bestyrelsen skal udsendes 8 dage før generalforsamling 2
4. Ordinær generalforsamlings dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Formalia: a) Valg af dirigent b) Valg af referent c) Valg af 2 stemmetællere 2. Formandens beretning 3. Beretning fra Samrådets repræsentant i Folkeoplysningsrådet. 4. Kassererens beretning med: a) Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse og decharge 5.Indkomne forslag 6. Diskussion og evt. beslutning om fælles aktiviteter for det kommende år 7. Forelæggelse af forslag til budget til godkendelse 8. Personvalg a) Formand - ulige år b) Næstformand - lige år c) Medlemsenhederne præsenterer hver deres respektive repræsentant til bestyrelsen d) Valg af revisor og revisorsuppleant 5. Bliver formandsposten ledig i valgperioden, træder næstformanden i formandens sted, og bestyrelsen vælger i sin midte en ny næstformand for næstformandens resterende valgperiode, eller frem til næste generalforsamling 6. Revisor og revisorsuppleant må ikke være medlem af Samrådets bestyrelse 7. Samrådets bestyrelse skal invitere Folkeoplysningsrådets formand til at overvære den ordinære generalforsamling som gæst 7: EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 1. Samrådets bestyrelse kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling 2. Bestyrelsen indkalder til ekstraordinær generalforsamling med mindst 2 ugers varsel, med angivelse af sted, tid og dagsorden for generalforsamlingen samt bestyrelsens indstillinger og forslag 8: BESTYRELSENS MEDLEMMER 1. Hver medlemsenhed vælger i sin midte suverænt en repræsentant til Samrådets bestyrelse. To eller flere medlemsenheder kan vælge at lade sig repræsentere af een person. I så fald følger stemmeretten repræsentanten. Medlemmer af bestyrelsen har møde-, tale-, og stemmeret, idet der alene kan stemmes ved personligt fremmøde. Hvis gruppens repræsentant har forfald kan gruppens suppleant indtræde på samme vilkår. 2. Medlemsenhedernes kompetente organer kan til enhver tid foretage udskiftning af deres respektive repræsentanter i Samrådets bestyrelse. En udskiftning har virkning, når den er meddelt Samrådets formand. 3. Endvidere er Samrådets formand, næstformand samt samrådets repræsentant i Folkeoplysningsrådet medlemmer af Samrådets bestyrelse, uanset om de hver for sig er valgt som en medlemsenheds repræsentant til Samrådets arbejde. 3
9: BESTYRELSENS ARBEJDE 1. Bestyrelsen leder Samrådets daglige arbejde 2. Bestyrelsen konstituerer sig på sit første møde efter generalforsamlingen med valg af kasserer og evt. valg af sekretær/permanent mødereferent 3. Formanden indkalder til bestyrelsesmøde med senest 2 ugers varsel med angivelse af tid, sted og dagsorden for mødet. Faste dagsordenpunkter er opfølgning på og godkendelse af referat fra sidste møde, samt godkendelse af foreliggende dagsorden. 4. Formanden skal indkalde til bestyrelsesmøde, når folkeoplysningsrepræsentanten eller mindst fem bestyrelsesmedlemmer i fællesskab anmoder herom, ledsaget af et forslag til dagsorden. Endvidere kan næstformanden alene, folkeoplysningsrepræsentanten alene eller mindst fem menige bestyrelsesmedlemmer i fællesskab indkalde til bestyrelsesmøde ved egen foranstaltning, såfremt formanden nægter at imødekomme en anmodning, eller såfremt formanden er lovligt fraværende, herunder fx som følge af sygdom, ferie eller rejse og ophold i udlandet. 5. Formanden, eller i dennes fravær, næstformanden, virker som mødeleder og ordstyrer. Bestyrelsen træffer beslutning ved almindeligt stemmeflertal og håndsoprækning, idet der alene kan stemmes ved fremmøde. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er tilstede. Sekretæren/mødereferant skal tage referat af de på mødet trufne beslutninger. Mødelederen ridser kort den trufne beslutning op for hvert punkt på dagsordenen, for at sikre, at alle kender den endelige beslutning. Særstandpunkter i forhold til beslutninger, skal føres til referat hvis et bestyrelsesmedlem ønsker det. 6. Bestyrelsen kan for hele eller halve år af gangen forud fastsætte en møderække. Formanden kan dog aflyse et forud fastsat møde, såfremt der ikke er relevante emner til behandling. Der afholdes minimum møde hvert kvartal 7. Referenten skal senest 1 uger efter bestyrelsesmødets afholdelse sende udkast til referat til bestyrelsesmedlemmerne. Disse har en uges frist til at fremkomme med evt. kommentarer og rettelser til udkastet. Herefter indarbejder referenten evt. kommentarer og rettelser og sender bestyrelsesreferatet til gruppe- og kredsledere. 8. Samrådet kan og bør, såfremt den finder det relevant, årligt indstille en leder til tildeling af Ringsted Kommunens børne- og ungdomslederpris eller lignende priser. 9. Indkaldelse til bestyrelsesmøder, udsendelse af referat og udkast til referat sker via e-mail. 10. Bestyrelsen foretager indstilling til valg af Samrådets repræsentant i folkeoplysningsrådet. 11. Bestyrelsen kan iøvrigt fastsætte sin egen forretningsorden. 10: REGNSKAB 1. Regnskabsåret for Samrådets regnskab følger kalenderåret 2. Kassereren indkasserer Samrådets indtægter, og betaler de af formand og næstformand godkendte regninger. Kassereren fører kassebog over samtlige indtægter og udgifter i en sådan form, at Samrådets øjeblikkelige økonomiske stilling altid kan aflæses heri, samt udarbejder Samrådets årsregnskab med resultatopgørelse og balance. 3. Budget, bogføring og regnskabsaflæggelse for Samrådets administration af kommunale tilskud følger de herfor gældende regler. 11: TEGNING OG HÆFTELSE 1. Samrådet tegnes udadtil ved underskrift af formanden og kassereren. I formandens fravær eller forfald ved underskrift af næstformanden og kassereren i forening. 2. Bestyrelsen kan give kassereren fuldmagt til at disponere over Samrådets bankkonti 3. Der påhviler ikke Samrådets medlemsenheder nogen hæftelse for Samrådets økonomiske forpligtelser 4
12: SAMRÅDETS OPLØSNING 1. Bestyrelsen kan med senest 2 ugers varsel indkalde til en generalforsamling, hvor Samrådets opløsning førstebehandles. Generalforsamlingen kan med 3/4-flertal blandt de fremmødte med stemmeret vedtage at der med 2 ugers varsel indkaldes til en Generalforsamling til endelig vedtagelse. 2. Ved Samrådets opløsning tilfalder Samrådets interne nettoaktiver de i 3 stk 1 nævnte medlemsenheder efter disses medlemstal efter seneste indberetning til Ringsted Kommune af medlemmer under 25 år. 3. Ved Samrådets opløsning tilbageføres uudnyttede bevillinger for kommunale tilskud til Ringsted Kommune 13: VEDTÆGTSÆNDRINGER Ændring af vedtægterne kan alene ske med 3/4-flertal blandt de fremmødte med stemmeret på to på hinanden følgende generalforsamlinger. Andenbehandling sker på en ekstraordinær generalforsamling der afholdes min. 2 uger efter førstebehandlingen. 14: IKRAFTTRÆDELSE Disse vedtægter træder i kraft fra og med den stiftende generalforsamling, onsdag d. 20.marts 2013 5