HR- afdelingens strategi 2011-2015 1
HR-afdelingens strategi 2011-15 HR-afdelingens strategi er et resultat af en løbende dialog med hovedområderne og drøftelser i afdelingen, og skal ses som en operationalisering af de strategiske mål, der fremgår af AAU's overordnede strategi for 2010-15 samt den strategi for Administrationen, som nu er til behandling i Administrationens SU og må betragtes som stort set færdig. Med HR-strategien sætter HR-afdelingen særlig fokus på to temaer. Det betyder ikke, at afdelingens arbejde med andre forhold ikke er vigtige for AAU, men de valgte temaer er udtryk for en retningsgivende rød tråd i afdelingens udvikling og fremadrettede prioritering af ressourcerne. Om afdelingen HR-afdelingen på AAU er organisatorisk placeret som en del af fællesadministrationen med reference til universitetsdirektøren. Afdelingen ledes af HR-chefen og har p.t. 18 medarbejdere. Mission HR-afdelingen skal som stabsfunktion for Aalborg Universitetets ledelse bidrage til at realisere universitetets strategi og værdigrundlag. HR-afdelingen er ansvarlig for, at AAU's HR-processer som helhed fungerer godt. HR-afdelingen varetager opgaver på AAU-niveau og understøtter samtidig aktivt den decentrale struktur på universitetet gennem tæt samarbejde med linjeledelsen og de forskellige samarbejds- og arbejdsmiljøorganer samt diverse udvalg og arbejdsgrupper. Afdelingen påtager sig ansvaret for, at de decentrale HR-processer understøttes af centrale politikker, aftaler, systemer, procedurer og løbende kompetenceudvikling. Afdelingen er initiativtagende i forhold til tværgående samarbejde om en høj standard mht. service, legalitet, kvalitet og udvikling af HR-området i takt med universitetets behov. HR-Afdelingen er en serviceafdeling, der understøtter direktion, ledere og medarbejdere i deres daglige arbejde på AAU. HR-afdelingens arbejde er dels daglig personaleadministrativ service over for hovedområder og forskellige samarbejdsorganer, udvalg og arbejdsgrupper, dels rådgivning, planlægning og projektvirksomhed inden for arbejdsmiljø, personalepolitik, ledelse og organisationsudvikling. HRafdelingens konkrete opgaver fremgår af afdelingens hjemmeside. Vision HR-afdelingen vil være en kompetent og anerkendt støttefunktion for universitetets ledelse, samarbejdsorganisation, arbejdsmiljøorganisation og medarbejdere. Afdelingens aktiviteter skal til enhver tid afspejle universitetets centrale strategiske og operationelle drifts- og udviklingsbehov indenfor ledelse, organisation og personale. Opgaveløsningen tilrettelægges i dialog med afdelingens brugere og efter aftale med universitetets øverste ledelse. På grundlag af høj tillid til kvalitet i afdelingens arbejde kan leder og medarbejdere samarbejde selvstændigt, åbent og kreativt med interne brugere og eksterne samarbejdspartnere. 2
Værdier HR-afdelingen arbejder på grundlag af universitetets kerneværdier: Samarbejde, åbenhed og kreativitet. HR-afdelingen skal være et professionelt arbejdsfællesskab med trivsel og arbejdsglæde som fundament for en venlig, imødekommende og troværdig adfærd overfor brugere, samarbejdspartnere og kolleger. For at sikre et godt internt arbejdsmiljø lægger afdelingen desuden særlig vægt på dialogbaserede beslutningsprocesser, kollegial sparring og videndeling, lydhørhed og vilje til konstruktiv kritik, indbyrdes respekt, omsorg, loyalitet og anerkendelse. HR-afdelingen tilstræber opgavebestemt balance mellem selvstændighed og samarbejde samt at mangfoldighed giver mulighed for bedre løsninger og en mere kreativ og sjov hverdag. HR-afdelingen vil være kendt som en kompetent og ansvarstagende samarbejdspartner med høj faglig viden og procesmæssig ekspertise. Afdelingen søger at skabe løsninger på basis af dialog og indgående kendskab til lovgivning, aftaler og praksis. Afgørelser truffet af afdelingen tager udgangspunkt i universitetets interesser, saglighed og helhedsorientering. Afdelingen er bevidst om, at mange opgaver kræver fortrolighed og høj personlig etik og integritet. 1. AAU's overordnede strategiske mål på HR-området HR-afdelingens strategi tager udgangspunkt i AAU's og Administrationens strategier. Det er fundamentalt, at afdelingen gennem sin opgaveløsning og sine resultater skaber værdi på universitetets kerneområder. Af AAU's strategi fremgår det, at universitetet vil fastholde en placering blandt de 5 % bedste universiteter i verden. Dette skal blandt andet sikres gennem velfungerende ledelsesmæssige og administrative rammer samt ved at fokusere på medarbejdernes og de studerendes trivsel og skabe et attraktivt studie- og arbejdsmiljø, hvor høj faglig kompetence går hånd i hånd med trivsel, engagement og arbejdsglæde. Blandt de mere konkrete mål i AAU's strategi har HR-afdelingen udvalgt følgende med særlig relevans for HR-området. Styrkelse af AAU som attraktiv arbejdsplads Mål 24: Videreudvikle et attraktivt arbejds- og studiemiljø for ansatte og studerende ved at føre en aktiv personale- og arbejdsmiljøpolitik og ved at sikre de studerende et godt og inspirerende studiemiljø. Mål 26: I forlængelse af arbejdsmiljøundersøgelsen i 2009 realisere handlingsplaner for alle institutter og afdelinger samt for hovedområder og universitetet som helhed med henblik på at forøge trivslen blandt medarbejderne, bl.a. ved at der sættes større fokus på anerkendelse, samarbejde på tværs af personalegrupper, afpasning af opgaverne til den tid, der er til rådighed, bedre information om ledelsens beslutninger og mere medarbejderindflydelse. Mål 28: Sikre rekruttering af velkvalificeret videnskabeligt og teknisk-administrativt personale ved hjælp af et godt omdømme, et højt antal færdiguddannede ph.d., en god rekrutterings- og introduktionspolitik samt velfungerende servicefunktioner for de ansatte. 3
Mål 25: Arbejde for at sikre kønsmæssig ligestilling i karriereforløbet, bedre den kønsmæssige balance på universitetets uddannelser samt stimulere en produktiv mangfoldighed blandt ansatte og studerende. Mål 29: Sikre universitetets studerende og medarbejdere medindflydelse på ledelsesprocesserne på grundlag af velfungerende samarbejdsfora, effektiv kommunikation og dialog på alle niveauer. Mål 5: Styrke AAU s profil udadtil. Mål 21: Stimulere til videreudvikling af internationalt uddannelses- og forskningssamarbejde og udveksling af studerende, forskere og forskningsresultater samt øvrigt relevant personale med de ca. 800 universiteter af høj kvalitet spredt over kloden, som AAU aktivt samarbejder med. Mål 22: Udbyde uddannelser, opbygge afdelinger og etablere netværk i udlandet, hvor dette kan styrke universitetets forskning og uddannelse. Mål 23: Bevare dansk og engelsk som ligeværdige sprog, hvilket vil sige, at medarbejderne har frihed til at udtrykke sig på dansk og engelsk, afhængig af den kontekst, de befinder sig i, ligesom medarbejderne har pligt til at kunne forstå både dansk og engelsk. AAU vil derfor bidrage til opkvalificeringen af medarbejdernes engelsk- og dansksproglige kompetencer. Mål 27: Sikre kontinuerlige forbedringer af studiemiljøet på baggrund af undervisningsmiljøvurderinger. Dette sker i sammenhæng med videreudvikling af de fysiske faciliteter på universitetets tre campusser. Styrkelse af den administrative understøttelse Mål 2: Videreudvikle og styrke sin profil som et netværksuniversitet med base i Aalborg og med campusser i Aalborg, Esbjerg og Ballerup. Mål 4: Fastholde og videreudvikle en effektiv incitamentsstruktur og velfungerende servicefunktioner, der understøtter universitetets faglige prioriteringer. Mål 7: Understøtte tværfaglig forskning mellem stærke forskningsmiljøer, bl.a. ved at styrke organisationsudviklingen og fjerne forhindringer for samarbejde på tværs af organisatoriske skel. Mål 8: Sikre pleje af særlige forskningstalenter gennem et højt optag af ph.d.-studerende ( ). Mål 17: Være blandt de førende universiteter i Europa inden for innovation og akademisk iværksætterkultur, bl.a. ved aktiv deltagelse i European Consortium of Innovative Universities. Mål 16: Opbygge et stærkt sundhedsfagligt hovedområde, som er med til at udvikle og forny den lægevidenskabelige forskning og uddannelse i Danmark. Administrationens strategi 2011-15 Universitetsdirektøren har igangsat et arbejde med at formulere en strategi for Fællesadministrationen. 4
Nøglebegreberne er service, sikkerhed og strategi. Service handler om at betjene universitetets ledelse, studerende, medarbejdere og samarbejdspartnere med velfungerende administrative løsninger. Sikkerhedsopgaverne går ud på at afdække og gardere imod risici af økonomisk, juridisk. teknisk, miljømæssig herunder af arbejdsmiljømæssig art som knytter sig til universitetets virksomhed, og skabe løsninger for sikker drift og udvikling af universitetets administrative og tekniske infrastruktur. Strategiopgaverne består i at hjælpe universitetets ledelse med at forudse morgendagens ønsker og krav til universitetet og at tilpasse mål, strategier, organisation og budgetter til løbende ændringer i de samfundsmæssige rammevilkår. Samtidig skal fællesadministrationen revidere gamle og udvikle nye politikker, administrative retningslinjer, sagsgange og IT-systemer, som understøtter de mål, strategier og budgetter, som ledelsen fastlægger for universitetet. Det understreges i strategien, at vilkår og opgaver hele tiden er under forandring. Vi skal i administrationen derfor være fleksible, udviklingsorienterede og gode til at tilpasse løsninger og kvalitetsniveau i forhold til den tid og de ressourcer, der er til rådighed. Vores evne til nyskabelse og prioritering er således vigtig. De skiftende vilkår betyder også, at afdelingernes strategier og aktiviteter må defineres hen ad vejen. Der er formuleret en vision, en mission og et værdigrundlag for Administrationens arbejde. Dette omfatter selvsagt også HR-afdelingens virke. Strategien rummer 7 overskrifter: 1. Ledelsesstøtte og strategi 2. Miljø, sundhed og socialt ansvar 3. Det fysiske campus-, forsknings- og studiemiljø 4. Fælles-IT 5. Ansvar og sikkerhed 6. Kvalitet, kultur og kommunikation 7. Vidensudveksling Hertil kommer innovation og internationalisering, hvor der ikke er lavet endelige bidrag. HR-afdelingen skal sammen med den øvrige administration arbejde med disse punkter i de kommende år. Vi er involveret i det hele, men spiller selvfølgelig en mere markant rolle på nogle punkter end andre. HRafdelingen har et særligt ansvar for punkt 2 vedr. miljø, sundhed og socialt ansvar. 3. HR-afdelingens strategi 2011-2015 HR-afdelingens strategi bygger i første omgang på to strategiske hovedmål for 2011-15 samt en række konkrete projekter/indsatsområder i 2011. Strategien opdateres hvert år i november på baggrund af en intern evaluering og dialog med afdelingens interessenter. I forlængelse heraf formuleres der 5
projekter/indsatsområder for det efterfølgende år. De valgte områder vil blive afspejlet i afdelingens budget. HR-afdelingens strategiske mål 2011-2015 1. AAU skal i 2015 have et særligt attraktivt arbejdsmiljø og studiemiljø sammenlignet med andre danske universiteter. HR-afdelingen vil fokusere på videreudvikling af AAU's arbejds- og studiemiljø, som er en vigtig del af AAU's særegne værdier og virksomhedskultur, og en forudsætning for god forskning, undervisning og udbytte af at arbejde og studere på AAU. 2. AAU s HR-processer skal i 2015 som helhed fungere effektivt og være af høj kvalitet, så både topledelsen og hovedområderne hjælpes til at nå deres mål. HR-afdelingen vil optimere sine egne processer og ydelser med fokus på service over for medarbejdere og ledere i alle dele af organisationen. Derudover påtager HR-afdelingen sig ansvaret for, at HR-processerne generelt på universitetet understøtter AAU s strategi og virker sammenhængende og effektive for den enkelte ansatte. Det sker i tæt samarbejde med hovedområderne. 6