Aftale om principperne for afvikling af lønforhandlinger på AU AU s personalepolitik og den tilknyttede delpolitik for løn, som er vedtaget af HSU den 18. januar 2011, fastlægger de overordnede rammer for afvikling af lønforhandlinger på AU. Denne aftale fastlægger principperne for afvikling af dels den årlige lønforhandling for ansatte på nye lønsystemer, dels lønforhandling i forbindelse med rekruttering/fastholdelse. Som supplement indgås lønaftaler mellem AU og de faglige organisationer. Aftalen er indgået mellem AU s ledelse og de forhandlingsberettigede organisationer i overensstemmelse med AU s personalepolitik og samtidige delpolitik for løn. 1. AU s personalepolitik og delpolitik for løn Det er målsætningen i AU s personalepolitik og delpolitikken for løn, at AU s lønmidler anvendes målrettet og strategisk, og at det sikres, at der er overensstemmelse mellem anvendte kompetencer, indsats og aflønning. I medfør af Delpolitik for løn har kompetencer, der bidrager til, at AU kan opfylde sine strategiske mål, højeste prioritet ved lønmidlernes anvendelse. Der lægges i den forbindelse vægt på, at de overordnede formål og indsatsområder er operationelle for alle medarbejdergrupper - også i relation til lønforhandlinger. 2. Decentralisering af forhandlings- og aftaleretten I medfør af Cirkulære af 21. januar 2009 om rammeaftale om nye lønsystemer kan retten til at forhandle og indgå aftale om tillæg decentraliseres. 1
Aftaler om tillæg kan forhandles og aftales mellem de parter, som har bemyndigelse til det. Det forudsættes derfor, at parterne har delegeret forhandlings- og aftaleretten til det lokale niveau. I forlængelse af denne aftale kan der ske lønforhandling og indgås aftaler om tillæg på følgende 3 organisatoriske niveauer: universitetsledelsesniveau, fakultetsniveau og institut-/vicedirektørområdeniveau. Forhandlingsretten og retten til at indgå aftaler om løn kan ikke delegeres til et lavere organisatorisk niveau end institut-/vicedirektørområdeniveau. Institutledere/ vicedirektører har mulighed for at lade sig bistå ved forhandlingerne af ledere på et lavere organisatorisk niveau, men forhandlings- og aftaleretten kan ikke delegeres yderligere. Decentraliseringen omfatter retten til at indgå aftaler om kvalifikationstillæg, funktionstillæg og engangsvederlag. Herudover omfatter decentraliseringen retten til at aftale løngruppeskift for de overenskomstgrupper, hvor det er muligt i medfør af overenskomst/lønaftale. Decentraliseringen omfatter både forhandling og indgåelse af aftale om tillæg i forbindelse med den årlige tillægsforhandlingsrunde og ved rekruttering/fastholdelse. 2.1 Særlige forhandlingsregler for special- og chefkonsulenter på nyt lønsystem Der gælder særlige forhandlingsregler for special- og chefkonsulenter som er ansat på nyt lønsystem. Special- og chefkonsulenter på nyt lønsystem kan vælge selv at forhandle henholdsvis varige og midlertidige tillæg samt engangsvederlag med den relevante ledelse. Aftaler om engangsvederlag kan afsluttes endeligt mellem disse parter. Forhandlingsresultater, som vedrører varige eller midlertidige tillæg skal indsendes til den relevante faglige organisation, der som udgangspunkt har 7 dage fra modtagelsen af forhandlingsresultatet til at kræve en forhandling optaget. Hvis den faglige organisation ikke har fremsat et sådant krav inden 7-dages fristens udløb, anses forhandlingsresultatet for endeligt godkendt. Hvis en special- eller chefkonsulent ikke ønsker selv at forhandle varige og midlertidige tillæg med ledelsen, føres forhandlingerne direkte mellem AU og den 2
forhandlingsberettigede organisation, med mindre forhandlingskompetencen er overgivet til en lokal tillidsrepræsentant. 3. Afvikling af de årlige lønforhandlinger De årlige lønforhandlinger, som vedrører ansatte på nye lønsystemer, tilrettelægges og afvikles som én samtidig proces for både VIP- og TAP-ansatte. De årlige lønforhandlinger foregår i månederne marts, april, maj og juni, idet varige/midlertidige tillæg kan aftales med tilbagevirkende kraft fra den 1. april. (I 2012 sker forhandlingerne dog med tilbagevirkende kraft fra den 1. januar 2012). Det tilstræbes, at de årlige lønforhandlinger er afsluttede inden udgangen af juni måned. Processen understøttes af AU HR, som sikrer, at forhandlingerne finder sted i overensstemmelse med følgende retningslinjer: 1. AU HR er ansvarlig for igangsætning og afslutning af den årlige lønforhandlingsproces samt for generel kommunikation om processen. 2. AU HR tilvejebringer og formidler identisk løndatagrundlag til forhandlingsparterne. 3. På årets sidste ordinære HSU-møde drøfter HSU budget og overordnede strategiske indsatsområder for det kommende år. Med udgangspunkt heri drøfter FSU/ASU og LSU hvilke særlige formål og indsatsområder, som den kommende årlige lønforhandling skal understøtte. Forud for forhandlingerne udsender AU HR en overordnet tidsplan for afvikling af forhandlingerne til alle forhandlingsberettigede ledere og tillidsrepræsentanter samt til HR-partnere. 4. Forud for de decentrale lønforhandlinger drøfter ledergruppen henholdsvis på fakultet/i administrationen, hvilke kompetencer og strategiske indsatsområdet den årlige lønforhandling skal understøtte inden for det konkrete område. 5. De forhandlingsberettigede parter for såvel ledelsen som de faglige organisationer er ansvarlige for at sikre, at den lokale proces tilrettelægges i overensstemmelse med AU HR s generelle tids- og procesplan. 3
6. Der hvor der ikke er en lokal tillidsrepræsentant, er ledelsen ansvarlig for at sikre, at der tages kontakt til en relevant tillidsrepræsentant eller til den forhandlingsberettigede organisation. Tilsvarende er tillidsrepræsentanterne ansvarlige for at forelægge ledelsen oplæg til tillægsforhandling. 7. Den relevante HR-partner kan bistå ved de decentrale forhandlinger og afvikling/tilrettelæggelse af den lokale proces i overensstemmelse med AU HR s generelle tids- og procesplan. Det aftales lokalt, hvordan indstillinger om løntillæg og begrundelser herfor udveksles mellem leder- og tillidsrepræsentantsiden. 8. Før de lokale forhandlinger starter, orienterer ledelsen alle ansatte inden for området om den lokale proces, herunder frister for at indstille sig til lønforhandlinger. 9. AU HR understøtter den årlige lønforhandlingsproces ved udarbejdelse af fælles skabeloner for indstilling/ansøgning om tillæg, aftaler om tillæg og brevskabeloner i forbindelse med tildeling af tillæg. Dette materiale sammen med oversigter over repræsentanter for de faglige organisationer gøres tilgængeligt for forhandlingsparterne og alle øvrige medarbejdere. 10. Alle aftaler om tillæg skal begrundes i overensstemmelse med de kriterier som er fastlagt i AU s overordnede strategi og i lønaftalerne for de relevante områder. 11. Aftaler om tillæg formaliseres i en aftaleskabelon, som indeholder dels en begrundelse, dels relevante data til brug for korrekt lønmæssig håndtering. 12. Når de lokale forhandlinger er afsluttede, er ledelsen ansvarlig for, dels at det samlede forhandlingsresultat kommunikeres inden for området, dels at de medarbejdere, som ønsker det, kan få en forklaring på, hvorfor de ikke er kommet i betragtning til et tillæg ved de konkrete forhandlinger. 13. Når forhandlingsrunden er afsluttet, kan der foretages en evaluering af forløbet. 3a. Vejledende økonomisk ramme for de årlige lønforhandlinger På årets sidste ordinære HSU-møde drøfter HSU budget og overordnede strategiske indsatsområder for det kommende år. Med udgangspunkt heri drøfter FSU/ASU og LSU, hvilke særlige formål, som den kommende årlige lønforhandling skal understøtte. 4
Efter det ordinære HSU-møde, hvor budgettet og de overordnede strategiske indsatsområder for det kommende år er blevet drøftet, kan universitetsledelsen overfor de relevante ledere udmelde en vejledende økonomisk ramme for, hvor mange midler, der er afsat til de årlige lønforhandlinger på det enkelte fakultet/institut/vicedirektørområde. En sådan udmelding kan variere mellem fakulteter og mellem institutter begrundet i særlige forhold. Den vejledende økonomiske ramme udmeldes som en pct.sats af lønsummen incl. pension for de medarbejdere, som er omfattet af nye lønsystemer. 4. Lønforhandling i forbindelse med rekruttering/fastholdelse Ved rekruttering af månedslønnede ansatte inddrages den lokale tillidsrepræsentant for det pågældende område med henblik på gennemførsel af en lønforhandling. HR-partneren bistår gennem hele forhandlingsforløbet, herunder bl.a. med henblik på tilvejebringelse af relevante løn- og andre data. Forhandling om evt. tillæg i forbindelse med rekruttering foregår mellem den relevante lokale tillidsrepræsentant og HR-partneren efter aftale med institutlederen/vicedirektøren. Når ledelsen har godkendt en indstilling om ansættelse og tilbudt stillingen til den indstillede kandidat, retter ledelsen evt. via HR-partneren henvendelse til den lokale tillidsrepræsentant med henblik på en lønforhandling i forbindelse med ansættelsen. Den lokale tillidsrepræsentant tager kontakt til ansøgeren med henblik på lønforhandlingen. Lønforhandlingen tager udgangspunkt i det lønmæssige niveau og den stillingskategori, som gælder for tilsvarende stillinger i AU. Aftale om tillæg formaliseres i en aftaleskabelon, som underskrives af de aftaleberettigede parter og danner grundlag for udformning af det endelige tilbud om ansættelse i AU. Principperne for lønforhandling i forbindelse med rekruttering gælder tilsvarende for evt. lønforhandlinger i forbindelse med fastholdelse. 5
5. Tilbagekaldelse af aftalekompetencen Universitetsledelsen kan tilbagekalde den delegerede aftalekompetence både i forhold til den enkelte leder, og i forhold til samtlige ledere på det niveau, hvortil aftalekompetencen er delegeret. 6. Ikrafttrædelse og ophør Denne aftale har virkning fra den 01.04. 2012. Aftalen kan opsiges med 3 måneders varsel eller ved enighed mellem aftalens parter. 6