Boligselskabet BSB Nordfyn af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 17. september 2013 kl. 16.00 på Bogense Hotel, Adelgade 56, 5400 Bogense Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Nordfyn... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Beslutning om sammenlægning af Boligselskabet BSB Nordfyn med Søndersø Ældreboliger.... 3 1.7 Ansøgning fra 82-15 (Vesterled etape 3) om tilskud på kr. 100.000,- fra arbejdskapitalen.... 4 1.8 Boligselskabets budget... 4 1.9 Godkendelse af styringsrapport... 5 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 5 1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 1.12 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 1.13 Årsregnskab for perioden 2011/2012... 6 1.14 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen... 6 1.15 Udlejningsforhold... 7 1.16 Personaleforhold Generel orientering... 7 2 Boligselskabets afdelinger... 8 2.1 Årsregnskaber... 8 2.2 Driftsbudgetter... 8 2.3 Orientering om driftsforhold... 9 3 Næste møde... 10 4 Eventuelt... 10 Deltagere fra bestyrelsen: Bodil Petersen, formand Kaj Tobiasen, næstformand - Afbud Ellen Jensen Poul Andersen Svend Erik Johansen Øvrige deltagere: Claus Olesen, Driftschef Domea Nicolaj B. Malling, ejendomsmester Domea Boligcenter Svendborg, den 9. oktober 2013 Side 1 af 10
1 Boligselskabet BSB Nordfyn 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der tænkes innovation også i Domea. Det har været et turbulent år i BSB Nordfyn. Der har været mange møder i det forgangne år i forhold til at nytænke organisationen i Domea. Planen går frem til 2015, og forventes at indebære besparelser. Ny driftschef, ny organisation, ny ejendomsmester. I forhold til BSB Nordfyn: Der er underskud i afdeling 8214 på kr. 26.215 Der er underskud i afdeling 8215 på kr. 408.386 Der er underskud i afdeling 8220 på kr. 110.737 I forhold til afdeling 8215 er der oparbejdet et meget stort underskud, som er vanskeligt at gennemskue. Der var et underskud sidste år, og frem til i år er dette underskud desværre fordoblet uden der er grebet ind, og uden at bestyrelsen er blevet orienteret. Jeg ser med stor bekymring på dette meget store underskud i de sidste nye huse på Vesterbo = hus 6+7+8+9. Der skal fokus på udlejning ved tomgang, og der skal foks på annoncering. Vi må fremtidssikre bestyrelsesarbejdet i BSB Nordfyn = digitalisering er en del af dette, det vil minimere papirbunkerne. Vi må skabe en større interesse for bestyrelsesarbejdet, der er alt for få med til bestyrelsesmødet. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Honoraret blev godkend. Der skal fordeles som vi plejer. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Side 2 af 10
Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et underskud på kr. 3.149,-. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendt årsregnskabet. 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev fremvist og godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Det blev besluttet at søge Kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af afdelingernes udgifter til tab som følge af lejeledighed. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. 1.6 Beslutning om sammenlægning af Boligselskabet BSB Nordfyn med Søndersø Ældreboliger. Søndersø Ældreboliger har tidligere truffet beslutning om, at de blandt andet finder det geografisk naturligt, at de 2 boligselskaber sammenlægges, og derfor ønsker en sådan. Side 3 af 10
Søndersø Ældreboliger er af en beskeden størrelse med 60 boliger. Dispositionsfonden er pr. 31.12.12 på kr. 219.581,- og arbejdskapitalen udgør kr. 198.076,-. Ønsket skal ses i lyset af, at selskabet er meget sårbar i forhold til etablering af et bæredygtigt beboerdemokrati i forhold varetagelse af beboernes interesser og i forhold til kommune, boligselskab og nærområde. I øvrigt kan bemærkes, at der allerede nu er et tæt samarbejde de 2 boligselskaber i mellem. F.eks. har selskaberne allerede nu fælles ejendomspersonale. Fra administrationens side vurderes en sammenlægningen for fornuftig og naturlig ud fra en betragtning om, at dette vil være til gavn for begge boligselskaber. Hvis repræsentantskaberne i begge boliselskaber vedtager en sammenlægning, vil Domea foranstalte, at en sådan finder sted. Søndersø Ældreboliger vil i praksis blive opløst, således at Søndersø Ældreboliger s ene afdeling fortsætter uændret, men selskabet ophører med at eksistere. Samtlige afdelinger i BSB Nordfyn samt i Søndersø Ældreboliger vil fortsætte som juridiske og økonomiske selvstændige enheder, men nu som en del af BSB Nordfyn og med sæde i dette selskabs repræsentantskab og med mulighed for at stille op til organisationsbestyrelsen. Kommunen skal godkende en eventuel sammenlægning. Sammenlægningen vil i givet fald finde sted hurtigst muligt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender en sammenlægning, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Bestyrelsen godkendte en sammenlægning med Søndersø Ældreboliger. Sammenlægningen forelægges herefter repræsentantskabet. 1.7 Ansøgning fra 82-15 (Vesterled etape 3) om tilskud på kr. 100.000,- fra arbejdskapitalen. Afdelingen har en yderst anstrængt økonomi, og har derfor meget behov for en større kapitaltilførelse. Ansøgningen er på møde med Nordfyns kommune den 03.09.13 drøftet som en del af en større genopretningsplan. Det indstilles, at bestyrelsen godkender en kapitaltilførsel til afdelingen. Kapitaltilførsel godkendt. 1.8 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2014/2015 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Side 4 af 10
Som følge af store budgetterede lejetab vil selskabets dispositionsfond over de næste 10 år være på kr. 0, hvilket på ingen måder er optimalt. Det er derfor en stor udfordring at få formindsket lejetabene. Arbejdskapitalen udgør set over en 10 årig periode ca. kr. 500.000,-. Da selskabet som nævnt ingen midler har på dispositionsfonden, da udgør arbejdskapitalen alene selskabets likvide midler. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev godkendt. 1.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporten blev gennemgået og diverse ændringer blev foretager. Styringsrapporten blev herefter godkendt. 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Nordfyn kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 2 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Formand og næstformand indstilles. Side 5 af 10
1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Formand og næstformand blev valgt. 1.12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Nordfyn kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. BSB Nordfyn ønskede ikke deltagelse i år. 1.13 Årsregnskab for perioden 2011/2012 Nordfyns Kommune har med brev af 16. september 2013 meddelt, at årsregnskab for perioden 2011/2012 er taget til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kommunen har taget regnskabet til efterretning. 1.14 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Side 6 af 10
Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle bestyrelsesmedlemmer. Godkendt. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Godkendt. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Bestyrelsen godkendte deltagelse i kursus. 1.15 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 36 personer. Heraf har 29 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 90 personer. Heraf har 89 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fraflytnings procent 8201 111 18 17 14 8212 16 0 0 0 8220 18 12 6 11 8221 10 6 6 20 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen besluttede, at lave noget reklame for selskabet og lejlighederne, evt. Boligportalen og Facebook, her kan man fx fremhæve, at det er tilladt at holde husdyr. Anne Mette Durand er tovholder på Facebook opgaven. 1.16 Personaleforhold Generel orientering Ejendomsmester Leif Nicolajsen, der på et vist niveau har været tilknyttet BSB Nordfyn er fritstillet medio juli 2013. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Side 7 af 10
Det blev besluttet at der skal arbejdes videre med evt. ansættelse af lærling, og fast ansættelse af Claus Pallesen. 2 Boligselskabets afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.04.2012 til 31.03.2013 findes i regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 8201: overskud på kr. 39.759 Afdeling 8212: overskud på kr. 45.256 Afdeling 8213: overskud på kr. 72.044 Afdeling 8214: underskud på kr. 26.215 Afdeling 8215: underskud på kr. 408.386 Afdeling 8220: overskud på kr. 63.780 Afdeling 8221: overskud på kr. 31.804 Afdeling 8222: underskud på kr. 110.737 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01.04.2014 til 31.03.2015 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Afdeling 8201: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 7.047.000 og indebærer en lejeregulering på 2,85% pr. 01.04.2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde i november 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at huslejereguleringen i hovedtræk skyldes generelle prisstigninger. Afdeling 8212: Side 8 af 10
Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.260.000 og indebærer en lejeregulering på 2,26% pr. 01.04.2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde i november 2013. Afdeling 8213: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.107.000 og indebærer en lejeregulering på 2,00 % pr. 01.04.2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde i november 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at huslejestigningen sker som følge af generelle prisstigninger. Afdeling 8214: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 349.000 og indebærer en lejeregulering på 11,36% pr. 01.04.2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde i november 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at reguleringen dels skyldes afvikling af tidligere underskud, dels øgede udgifter til løbende vedligeholdelse, og dels øgede henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Afdeling 8215: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.081.000 og indebærer en lejeregulering på 21,32% pr. 01.04.2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde i november 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at tidligere vedtaget lejeregulering på 5,08% aldrig er blevet opkrævet, der er løbende i gennem de seneste 3 år blevet budgetteret med for lidt til el, vand og varme. Endelig skyldes lejereguleringen afvikling af tidligere års underskud. Afdeling 8220: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.002.000 og indebærer en lejeregulering på 4,39% pr. 01.04.2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde i november 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at reguleringen primært skyldes stigning i ejendomskatter, vandafgift og forsikringer, men modsvares delvis af lavere udgifter til ejendomsfunktionærlønninger, ydelse på lån til forbedringsarbejde samt færre udgifter til afskrivninger på forbedringsarbejder. Afdeling 8221: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.023.000 og indebærer en lejeregulering på 2,93% pr. 01.04.2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde i november 2013. Afdeling 8222: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 847.000 og indebærer en lejeregulering på 0,00 % pr. 01.04.2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde i november 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at huslejereguleringen kan holdes på 0% som følge af mindre henlæggelser. Dette kan forsvares ved, at afdelingen i forvejen har fine henlæggelser. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Der er en ændring til afdeling 8215, således at lejereguleringen pr. 01.04.2014 bliver på 10,80% mod tidligere 21,32%. Bestyrelsen godkendte herefter afdelingernes driftsbudgetter. 2.3 Orientering om driftsforhold Side 9 af 10
Orienteringen gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ejendomspersonalet skal i gang med at tage trailerkørekort, hvilket er en nødvendighed pga. lovregler. 3 Næste møde Næste ordinære møde bliver 15. september 2014 kl. 16.00 på Bogense Hotel. 4 Eventuelt Der er en mindre ombygning i hus 5 under opstart. et godkendt: Bodil Petersen et tilsendt: Repræsentantskabet Øvrige deltagere Klaus Hedelund, Domea Thomas Holluf, Domea Tinus Lassen, Domea Svendborg den 9. oktober 2013 CLO/PP Side 10 af 10