Referat af bestyrelsesmøde, den 9. februar 2010 hos Gemini Koncept Huset A/S Deltagere: Referent: Henrik Mikkelsen Klaus Langhoff Pia Marie Schougaard Dorte Frandsen Marianne Lund Citta Birch Dagsorden: 1. Samarbejde Profil-Gruppen 2. Brancherelaterede spørgsmål fra medlemmerne 3. Regnskab/budget 4. Fornyelse af samarbejdsaftale 5. Analyse af branchen 6. 100 kr. grænsen reklamegaver 7. PSI messen i Düsseldorf 8. Generalforsamling 9. Eventuelt/videndeling opsummeret i 2010 10. Næste møde 1. Samarbejde med Profil-Gruppen (PG): Møde er afholdt med PG den 6. januar. I mødet deltog Annette og Erik fra PG samt Pia Marie, Klaus og Citta fra BFR. PG har sat nye markante mål for fremtiden, og i et nordisk fællesskab vil de sikre udvikling og professionalisme i branchen, hvilket skal lykkes gennem fire hovedaktiviteter: o En stor årlig nordisk messe o Regionale messer i Norge, Sverige og Danmark o Udgivelse 2 x årligt af branchebladet EXPO NEWS MAGAZINE udgives i 85.000 eksemplarer i 2010 o Sikre lave omkostninger for alle i branchen
PG har et ønske om, at alle i branchen, LEVERANDØRER, AGENTER, IMPORTØRER, DISTRIBUTØRER, FORHANDLERE OG ORGANISATIONER, kan deltage som aktionærer. I 2010 åbnes der derfor op for en aktieudvidelse der deles op i A og B aktier, med en pålydende værdi på henholdsvis dkk 25.000,- og dkk 10.000,- Der kan max købes 3 stk. aktier pr. CVR-nr. A/B aktionærer har lige ret, men der er forskel i antal stemmer. Aktionærer betaler ikke udstillergebyr. PG har som vi rabataftaler bl.a. med GLS. Deres pris er kr. 25,- på flatrate op til 31 kg. De medlemsvirksomheder der ønsker at benytte sig af aftalen opkræves af PG et administrationsgebyr på kr. 1.500,- PG ser store muligheder i et mere konkret samarbejde med os eksempelvis via o Sparring, idet de bl.a. ser BFR som udvikler o Fælles kompetenceudvikling o Erfaringsudvikling høj prioritet o Fælles website til produktsøgning. Vil kræve log in for den enkelte virksomhed, der kun vil kunne få adgang til de leverandører, som de hver især har indgået aftale med o Miniseminarer i såvel Kbh. som Århus vedr. salgskompetence, selvmotivation, telefonsalg, etc. Der vil være en øvre grænse på 250 deltagere PG har ingen intentioner om at blande sig i vores organisation men ser os tværtimod som en medspiller. Som en konsekvens af ovennævnte blev det besluttet, at BFR investerer i en A- aktie men henblik på at styrke samarbejdet og forstærke brobygningen mellem leverandører/distributører. Pia Marie, Klaus og Citta har en åbentstående invitation til at deltage i afslutningsfesten tirsdag aften i forbindelse med messen i Kbh. den 2. 3. marts PG-messe den 2. 3. marts: Vi er blevet tilbudt leje af ministand til kr. 3500,-. Vi deltager ikke p.gr.a. for kort forberedelsestid.
2. Medlemsengagement brancherelaterede spørgsmål: Indspark fra Kirsten, Steka Reklame: Levnedsmiddelstyrelsen forlanger, at vi skal have dokumentation på, at det papir der bliver brugt til bolsjer er godkendt til fødevarer, at de drikkedunke som vi sælger er til fødevarer. Forslaget er, at der laves en fælles database, som indeholder alle de dokumenter, som er relevante i henhold til dansk lovgivning. Et perfekt forslag. Citta kontakter vores leverandørmedlemmer med henblik på indsamling af diverse dokumentationer. Disse vil blive samlet på BFR's hjemmeside og være tilgængelige som links. De kan herefter printes ud efter behov, for så vidt, at varerne er købt af en leverandør, der er medlem i BFR. Leverandørerne stiller på den måde deres viden til rådighed overfor vore distributører = en win-win situation. 3. Regnskab/budget: 65 medlemmer i alt fordelt på 31 distributør- og 34 leverandørmedlemmer. Likvider kr. 444.192,52. Skyldige debitorer kr. 164.628. Udkast til årsregnskab for 2009 blev udleveret, ligesom budget for 2010 kort blev gennemgået. Bestyrelsen fremsender eventuelle kommentarer eller rettelser til Citta. 4. Fornyelse af samarbejdsaftale med sekretariatet: Der er i 2009 anvendt 327 timer i sekretariatet, hvilket giver en timepris på kr. 305,-. set i relation til årshonoraret på kr.100.000. Da timeprisen reelt ligger på kr. 350,- bør årshonoraret hæves til kr. 115.000 set ud fra et tilsvarende timeforbrug i 2010. Dette blev enstemmigt godkendt 5. Analyse af branchen: Citta har haft kontakt til Dansk Erhverv med henblik på at få et bredere og mere nøjagtigt billede af branchen, men desværre har DE ikke adgang til andre oplysninger end de oplysninger, vi selv arbejder med. 6. 100 kr. grænsen reklamegaver: Dansk Erhverv har fat i denne sag og har haft kontakt med ErhvervsBladet for at få dem til at sætte fokus på, at beløbsgrænsen på kr. 100,- ekskl. moms ikke har været rørt siden 1990. Beløbet er oven i købet ikke lovhjemlet men blot en grænse fastsat i praksis.
DE ønsker beløbet hævet til kr. 200 ekskl. moms. Den skattepolitiske chef hos DE hævder, at denne stigning er så lille, at der ikke kræves lovgivning på området og derfor kan foretages rent administrativt. 7. PSI messen i Düsseldorf den 13. 15. januar 2010: 19 deltog i gallamiddagen hos Tante Anna. 3 medlemsvirksomheder benyttede sig af fly og hotel reservation via sekretariatet. Hanne fra Jydsk Emblem Fabrik har opfordret til, at vi undersøger dels muligheden for at booke hotel nærmere messeområdet men også med henblik på, at så mange som muligt af vore medlemmer kunne benytte sig af det samme hotel. Dette af hensyn til at kunne netværke med andre medlemmer. I forbindelse med generalforsamlingen vil vi bede medlemmerne svare på følgende spørgsmål: o Afholdes middagen i Düsseldorf det rigtige sted? o Afholdes middagen den rigtige dag? og o Til den rette pris? o Skal der være gratis deltagelse for 1 person pr. medlemsvirksomhed? 8. Generalforsamling: Dato: Denne afholdes den 16. april på Kongebrogaarden i Middelfart Bestyrelsens forslag til behandling på generalforsamlingen: 1. Kontingentfrihed for bestyrelsen. Stemmeretten skal dog samtidig bevares: Vedtægtsændring hertil 6 - kontingent nyt afsnit: Den til enhver tid siddende bestyrelse holdes kontingentfri men har fuld stemmeret. 2. Valg af 1 leverandørmedlem til bestyrelsen. Vedtægtsændring hertil 3 Afsnit 6 udgår
Vedtægtsændring 7- bestyrelsen: Afsnit 1 ændres til: Foreningens anliggender varetages af en bestyrelse på indtil 6 medlemmer Afsnit 7 ændres til: Formanden, eller 3 bestyrelsesmedlemmer, kan indkalde til bestyrelsesmøde Afsnit 8 ændres til: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 eller flere bestyrelsesmedlemmer er til stede Vedtægtsændring 10 Afstemning og beslutningsdygtighed: Afsnit 1ændres til: Alle medlemmer har én stemme OBS: Som medlem skal man i øvrigt være opmærksom på, at såfremt man har forslag, som man ønsker behandlet på generalforsamlingen, skal forslag være fremsendt skriftligt og være sekretariatet/bestyrelsen i hænde senest 1. marts. Valg til bestyrelsen turnus 2 år: Henrik og Klaus er på valg. Begge er villige til genvalg. Valg af 1 leverandørmedlem til bestyrelsen turnus 2 år: Bestyrelsen foreslår Jakob Lejland som er villig til valg under forudsætning af, at ovennævnte vedtægtsændring bliver godkendt. Valg af suppleanter turnus 1 år: Øjvind Serup og Torben Stensballe er på valg. Begge er villige til genvalg Valg af revisor: PricewaterhouseCoopers er ikke på valg Valg af 5 medlemmer til Ankenævn (turnus 1 år) Christina Riisbro, Palle Beck Jørgensen og Søren Langhoff er villige til genvalg Lika Holm Jensen og Kjeld Morsø er villige til nyvalg Suppleanter til Ankenævnet: Bjarne Skou og Find Bubandt er begge på valg og er villige til genvalg
11. Eventuelt: Videndeling 2010 - opsummeret: 7/1 - Bærbare batterier - indberetning til SKAT 7/1 - Importørmeddelelse nr. 01/2010 om reglerne for import af tekstiler i 2010 5/2 - REACH vejledning på engelsk 5/2 - Sygefraværssamtaler og fastholdelsesplaner 2010 5/2 - Sidste nyt om lægeerklæringer Alle medlemmer opfordres til fortsat at bidrage med viden, der kan komme alle medlemmer til gode. Informationerne lægges efterfølgende ind under BFR Only, således at disse altid er tilgængelige for såvel nuværende som nye medlemmer 12. Næste møde 2/2010: Afholdes 12. marts 2010 kl. 14.00 18.00. Henrik arrangerer Efterfølgende bestyrelsesmøder afholdes den 6. maj, 27. august og 28. oktober.