Asminderød, den 12. december 2006 Referat af HB-mødet den 25. november 2006 i Asminderød Hovedbestyrelsen: Knud-Aage Boesgaard (KAAB), Søren Fischer (SF), Peter Westrup (PW), Ole Vinberg Larsen (OVL), Kurt Als (KA) og Ole V. Veje (OVV). Kommitteret: Per Egelund Sekretariatet: Henning Jensen (HJ) Referent: Henning Jensen (HJ) KAAB indledte mødet med at byde Per Egelund velkommen som kommitteret medlem af Hovedbestyrelsen. På baggrund af Per Egelunds erfaringer med projektstyring havde HB fundet det ønskeligt at drage nytte af dette i forbindelse med gennemførelsen af en række nuværende og kommende projektopgaver. 0.1 Referat fra HB-mødet den 2. september 2006 HB godkendte referatet fra mødet den 2. september 2006. 0.2 MUS-samtale med Ib Lundby den 2. september 2006 HB godkendte referatet fra MUS-samtalen. 1.0 Orientering fra FU-mødet dagen før SF informerede HB om de enkelte punkter, der var blevet drøftet og besluttet. Alle punkter ville blive omtalt på den efterfølgende dagsorden. 1.1 Budget 2007 1. udkast KAL orienterede fra mødet med revisor dagen før. Revisorfirmaet havde forud for mødet fremsendt et dokument indeholdende de regnskabsmæssige forhold som sekretariatet skulle have afsluttet inden revisionen møder op. Udviklingen i antallet af efterposteringer er positiv. I 2005 var antallet halveret i forhold til 2004. Fra starten af 2006 var der sket flere ændringer i bogføringen og kombineret med løsning af nogle af de regnskabsmæssige forhold der var blevet drøftet, vil antallet af efterposteringer falde yderligere. Dog skal DBF forvente, at der for 2006 være ekstraarbejde i. f.m. årsafslutning, da de aftalte rutiner med revisor først vil være fuldt gennemført ved færdiggørelsen af 2006 regnskabet. Sekretariatet er p.t. ved at udarbejde en ny kontoplan, som vil blive taget i brug fra det nye regnskabsårs start. HB udtrykte tilfredshed med denne udvikling. HJ forelagde herefter budgettet. På nogle områder var budgettet ikke færdigt, hvorfor budgettet som helhed ikke kunne vedtages. Forholdene omkring salget af Asminderød Kro ikke er endelig afklaret ligesom der ikke er udarbejdet budget for Danish Bridge Festival 2007. HJ havde udarbejdet budgettet i samarbejde med KAL. 1
Budgettet indeholder en stigning i kontingentet på 5 kr. pr. medlem. I Forlaget budgetteres med stigning i omsætningen på ca. 5 %. KAL understregede, at dette var en forsigtig budgettering, idet Forlaget har mulighed for at øge salget til en række lande. Personaleomkostningerne udviser en stigning på 6 % i forhold til budget 2006, hvilket primært begrundes i ansættelse af en ny medarbejder. Under dette punkt diskuterede HB spørgsmålet om alle medarbejdere i Forbundet skal have kendskab til bridge. HB understregede, at kendskab til bridge ikke er en forudsætning for ansættelse i Forbundet. I 2007 budgetteres midlerne til IT-Udvikling uændret i forhold til 2006. I 2006 var der ikke sket en tilstrækkelig udvikling af nye faciliteter i BridgeCentral. HJ redegjorde for sekretariatets ønske om at få undersøgt vores IT-systemer. HB besluttede at anvende økonomiske ressourcer i 2007 til dels at konsolidere systemerne og dels foretage en undersøgelse i forhold til fremtiden. Almanakken foreslås afviklet og eventuelt erstattet med andre publikationer. HJ oplyste, at der bruges mange ressourcer på at udarbejde Almanakken og efterfølgende sende den ud. HB ønskede, at få udarbejdet et oplæg om Almanakken til det næste møde. PW orienterede om det budget som UK har udarbejdet. I kraft af landsholdene Senior og Dame havde kvalificeret sig til VM i Kina var budgettet noget højere i 2007 end 2006. Samtidig med er der Nordiske Mesterskaber i Norge i juni 2007, samt Skole DM. HB gav udtryk for at kvalifikation til VM også skal følges af deltagelse. HB fandt dog budgettet var for højt og anmodede PW om i samarbejde med UK at finde besparelser. Der var endnu ikke udarbejdet et detailbudget for Danish Bridge Festival 2007. Det vil blive udarbejdet i løbet af december/ januar måned. OVV orienterede om Medlemskomiteens forslag til en distriktsmedlemsfond, som var arbejdstitlen på forslaget. Målet er at stille midler til rådighed for distrikterne så de kan gennemføre projekter, der har til formål at tiltrække flere medlemmer. Medlemskomiteen udarbejder nærmere retningslinier så projektet kan fremlægges på næste møde i Strategigruppen den 28. januar 2007. HB fandt projektet interessant, idet man så visse paralleller til Projektpuljen. På baggrund heraf besluttede HB at Medlemskomiteen udarbejder forslag til fælles retningslinier for såvel klubber og distrikter. Projektet skal ses i sammenhæng med Strategiarbejdet. KAL foreslog at man i sæsonen 2007/2008 lod alle nye medlemmer spille gratis. Forslaget vil indgå i strategiarbejdet. HB besluttede, at afsætte 500.000 kr. i 2007 til at støtte projekter fra klubber og distrikter ( distriktsmedlemsfond + projektpuljen). 2
HB besluttede, at udestående punkter afklares inden næste møde i HB den 27. januar 2007. På dette møde vil budgettet blive endelig godkendt. 1.2 Møde med Dansk Skak Union OVV redegjorde for møderne med Dansk Skak Union. På møderne havde man diskuteret et fælles samarbejde på vegne af Tankesportsforbundet i relation til en revision af Tips- og Lottoloven. Det forventes, at der vil ske en revision i løbet af de næste 18 måneder. Der vurderes at være flere forskellige udfald af denne revision. Uanset dette er det vigtigt at der allerede nu påbegyndes et lobbyarbejde i relation til politikere. Formanden for Dansk Skak Union, Erik Søbjerg, har påtaget sig at udarbejde en historisk redegørelse for de tiltag, der har været hidtil. Bestyrelsen i Dansk Skak Union havde givet grønt lys til at arbejde videre med sagen. OVV fandt det vigtigt at DBF anvender ressourcer til dette arbejde. HB besluttede, at OVV og HJ kan arbejde videre med sagen. 1.3 Henvendelse fra Distrikt Nordjylland Formanden for Distrikt Nordjylland havde sendt et brev til Hovedbestyrelsen. I brevet er nævnt emner som hjemmeside, turneringslederkurser, fordele ved medlemskab i DBF, Dansk Bridge, strategiarbejdet m.m. HB fandt brevet særdeles konstruktivt og indbydende til et øget samarbejde på de nævnte punkter. HJ havde udarbejdet et udkast til svar. HB tilsluttede sig brevets indhold og dette er efterfølgende sendt til Distrikt Nordjylland. 1.4 Nordisk samarbejde HJ oplyste, at det svenske bridgeforbund overvejede at genindtræde i det nordiske samarbejde. HJ ville den 7. 8. december mødes med den norske og svenske generalsekretær og diskutere det videre forløb, samt andre samarbejdsflader. 1.5 EBL seminar den 1. 4. februar 2007 EBL har inviteret til Officers seminar i dagene den 1. til 4. februar 2007. På seminaret vil der blive diskuteret en række emner i relation til EBL`s arbejde og EBL`s relationer til WBF. Der er vedtægtsændringer på vej i begge organisationer. Af andre emner kan nævnes Juniorbridge, undervisningsprogrammer, organiseringen af de nationale bridgeforbund m.m. Invitationen gælder tre personer. HB besluttede, at man fra dansk side deltager med Søren Fisher, Anne Mette Schaltz og Henning Jensen. 1.6 Strategiarbejdet Sekretariatet havde udarbejdet et oplæg på det videre strategiarbejde. Det foreslås en tosidet proces, hvor der arbejdes videre med Mission, Visioner, Overordnede målsætninger og mere konkret på tiltag i forhold til at øge antallet af medlemmer. HB tilsluttede sig indholdet og emnerne vil blive drøftet på næste møde i Strategigruppen den 28. januar 2007, hvor Tom Jensen (DIF) deltager som konsulent. 1.7 Udviklingsmedarbejder DBF har modtaget forslag fra en kandidat til at arbejde som udviklingskonsulent i 3
relation til DBF`s strategiarbejde. HB besluttede, at afvente en endelig stillingtagen til man var kommet videre med strategiarbejdet. 1.8 Danmarks Tankesports-Forbund (DTF) På årsmødet i DTF blev det besluttet at ændre fordelingsnøglen for tilskud, således at grundbeløbet forhøjes fra 2.000 kr. til 3.000 kr. Samtidig besluttede man at optage Mahjong Danmark som medlem fra den 1. januar 2007. 1.9 Aktivitetsliste HB gennemgik aktivitetslisten. Enkelte punkter blev slettet og nye føjet på. 2.1 Salg/forpagtning af Asminderød Kro KAAB orienterede om det nyligt afholdte borgermøde på Asminderød Kro. Asminderød Bylaug og Fredensborg- Humlebæk kommune havde inviteret til borgermøde. På borgermødet orienterede kommunen om de forskellige projekter i Asminderød. I den efterfølgende debat var det mest ombygningen af Asminderød Kro, der blev diskuteret. Langt de fleste tilhørere var imod en ombygning og gav udtryk for at en ombygning ville få katastrofale følger for landsbymiljøet. Formanden for Plan- og Miljøudvalget var i princippet tilhænger af at bevare Asminderød Kro, men lovgivningen gav mulighed for at ombygge til ejerboliger. Han udtalte at det eneste man kunne var at forhale sagen. Forslaget om ombygning af Asminderød Kro vil komme i nabohøring i december måned, ligesom de andre projekter i Asminderød vil komme i nabohøring. HB tog orienteringen til efterretning. 2.2 Nye lokaler HJ orienterede om de sonderinger, der var foretaget siden sidst. Der var kun ganske få lokaliteter, der er optimale i forhold til Sekretariat, Forlag og lager. Den optimale løsning er kontorlokaler, hvor lagerlokaler støder op til disse. Arbejdsdatoen for flytning af Sekretariatet og Forlaget er foreløbig fastlagt til den 1. april 2007. HB besluttede, at den endelige dato for flytning først fastlægges når alle formaliteter vedrørende salg af kroen er på plads. 2.3 Personalesituationen HJ orienterede om personalesituationen, herunder de emner der var drøftet dagen før i FU. Mandag den 27. november vil der blive holdt en afsluttende samtale med en kandidat til sekretærstillingen. HB tog orienteringen til efterretning. 2.4 HJ havde udarbejdet en oversigt over lønninger i sekretariatet. HB fastlagde lønstigningerne for 2007. 4.1 Referat fra TUK den 4. november 2006 OVL orienterede fra mødet i TUK. TUK havde især diskuteret Vingsted og foreslår nogle få ændringer i programmet. TUK havde endnu ikke udpeget en chefturneringsleder til næste års arrangement. PE sagde, at disse forslag vil indgå i planlægningen og opfordrede OVL til snarest at melde tilbage om en Chefturneringsleder. 4
4.2 DM for klubber HB tog rapporten til efterretning. Ifølge rapporten havde arrangementet været meget professionelt gennemført, hvilket kunne bekræftes af OVL, der havde overrakt medaljer. 4.3 Divisionsturneringen HB diskuterede anvendelsen af BridgeMate til den kommende weekend. HJ oplyste at der i den efterfølgende uge ville blive gennemført sideløbende test såvel på Sjælland som i Århus. Alt tydede på at den næste weekend ville blive problemfrit for så vidt BridgeMate. 5.1 Referat fra mødet i Medlemskomiteen den 27. september og den 10. november OVV orienterede fra de to møder. Medlemskomiteen kunne ikke anvende tid på gennemførelsen af projekter, hvis de skulle varetage de driftsmæssige opgaver. Medlemskomiteen var ved at planlægge de kommende Klubledermøder, der ville blive gennemført lokalt. 5.2 distriktsmedlemsfond Forslaget var blevet behandlet under pkt. 1.1 5.3 Ældresagen OVV ville tage kontakt til nogle konsulenter i Ældresagen og diskutere det videre forløb med dem. 6.1 UK s budget oplæg Forslaget var blevet behandlet under pkt. 1.1 9.1 Referat fra Forlagsudvalgets møde KAL orienterede fra mødet i Forlagsudvalget den 16. oktober 2006. Mødet havde været særdeles konstruktivt og man havde især drøftet samarbejdsformer og en strategi for Bridgeforlaget. Forlagsudvalget vurderer at der et betydeligt potentiale i øget salg til udlandet, og vil udarbejde et oplæg herpå. HB tog orienteringen til efterretning. 9.2 Webshoppen HJ oplyste at webshoppen forventedes at gå i luften den efterfølgende uge. Når betalingsmodul og integration med Winfinans er på plads kan der opnår nogle fordele i arbejdsgangene. HB tog orienteringen til efterretning. 13.1 Status vedr. Vingsted HB havde forud for mødet modtaget udkast til driftshåndbog. PE redegjorde for arbejdet med driftshåndbogen, der vil blive ajourført løbende. Medio/ultimo december fastlægges programmet for Danish Bridge Festival 2007 og kontakten til potentielle sponsorer intensiveres. I januar 2007 vil program og hjemmeside være klar og herefter markedsføres Danish Bridge Festival 2007i forhold til klubber, m.m. HB tog orienteringen til efterretning. 13.2 Vingsted regnskab 2006 5
Det foreløbige regnskab for 2006 udviser et underskud på ca. 270.000 kr. inkl. anskaffelse af materialer. Det er mere end budgetteret, hvilket bl. a. skyldes tilkøb af forskellige ydelser. 13.3 Vingsted - budget 2007 Foreligger ikke p.t. 15.1 Referat fra mødet i IT-udvalget den 16. november 2006 HJ orienterede om mødet som på grund af manglende fremmøde (kun formanden) blev en brainstorming på udvalgets kommissorium. Jesper Debois havde forud for mødet meddelt, at han ikke ønsker at deltage i IT-Udvalget. Det blev besluttet at søge efter nye medlemmer. Ligeledes blev det besluttet at IT-Udvalget træder sammen på ad hoc basis. HB tog orienteringen til efterretning. 17.1 PR - Marketingudvalget SF orienterede om Gorm Skovgaards udtræden af udvalget. Der har været en annonce i Dansk Bridge, hvor man søgt efter nye medlemmer. Blandt de interesserede er der valgt som SF og Lars Schmidt mødes med den 4. december 2006. I forhold til tidligere er det tanken at medlemmerne i højere grad skal løse konkrete opgaver såsom at skrive artikler, lave pjecer m.m. HB tog orienteringen til efterretning. 17.2 Sponsoraftale med Sparinvest SF oplyste, at aftalerne med Sparinvest udløber i 2007. Sekretariatet ved Lars Schmidt er i kontakt med Sparinvest med henblik på at undersøge i hvilket omfang Sparinvest bliver eksponeret. HB tog orienteringen til efterretning. Næste møde er fastsat til lørdag den 27. januar 2007 kl. 16 Henning Jensen 6