FP7 / H2020 for AU projektøkonomer
Kopi af slides Bliver tilgængelig som pdf-fil på: http://medarbejdere.au.dk/administration/forskning_talent /forskningsstoetteenheden/forskningsstoetteprojektadministration/projektadm8000c/ under punktet Nyttige filer i højre kolofonen.
Kontaktinformation Grethe Baasch Thomsen gbt@au.dk - tlf. 2778 2801 Jesper Juel Holst jjh@au.dk - tlf. 3058 7943 (30 timer pr. uge) (37 timer pr. uge) Forskningsstøtteenheden - www.au.dk/fse servicerer forskerne og projektøkonomer, ledelse, ministerier, revisorer (PwC, KPMG, Rigsrevisionen) og EU. Post kan indtil uge 6 2016 sendes med intern post til: GBT eller JJH, Forskningsstøtteenheden, Katrinebjergvej 89F, bygning 5128, lokale 151, 8200 Aarhus N
Spørgsmål fra deltagere Interne procedurer (præcist hvem gør hvad hvornår) Tilladte omkostninger (herunder intern handel, ikkeaflønnedes rejser, timeregistrering, Marie Curie) Gennemgang af NS-EU arket (inkl. Marie Curie) Budgetændringer og godkendelse ved EU/koordina. Participant Portal: Rettigheder og rolle-tildeling
Agenda AU procedurer/roller internt på AU FP7 Horizon 2020 og forskelle til FP7 Projektoprettelse Revision Participant Portal herunder Form C NS-EU (broen fra Navision Stat (NS) til Form C (EU)) NS-EU og Marie Curie
AU procedurer FP7 / H2020 Forskningsstøtteenheden skal godkende: Ansøgningsskemaer samt budget FØR submission til EU/koordinator (FSE ansøgningsteams HE, ST og ARTS/BSS) Kontraktforberedelsesdata indtastes af JJH/GBT. Data og budget godkendes af projekthaver i email FØR JJH/GBT underskriver Declaration of Honour online (LSIGN rollen). Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl. alle annexer efter godkendelse fra projekthaver i email til JJH/GBT. Regnskaber Financial Statement (Form C) (kladder og endelig). Herunder kontakt til revisor og underskrift på Form C via FSIGN eller kuglepen (hvis der ikke er lavet FP7 FSIGN amendment).
AU procedurer Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende: udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA). udkast til (og underskrive) evt. Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl. alle annexer FØR afsendelse til EU/koordinator. Institut/Fakultet skal godkende: som vanligt ved ekstern finansiering og stå for den daglige administration. Projektøkonomer orienteres af JJH/GBT om nye projekter => Kontakt Grethe eller Jesper, hvis I er i tvivl.
Projektøkonomens rolle Henvis så tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser, som godkender ansøgningsbudget. Institutleder skal sige ok. Teamleder eller forsker oplyser navn på projektøkonom. Afrapportering: NS-EU, indtastning af Form C samt underliggende Use of Ressources, tildeling af roller i PP, bestilling af kurér (ved kuglepensunderskrift), upload/afsendelse af revisionserklæring mv. udarbejdes af projektøkonom. Projektøkonom afklarer interne spørgsmål med Regnskab, HR, Institut mv. FSE hjælper med svære spørgsmål og skal godkende inden afsendelse. FSE er hjælp til selvhjælp
EU Koordinator Projektadministration Emilia & Morten AU Research and External Relations December, 2015 Emilia Alegria - Research Support Office
Om os Emilia Alegria Aarhus University - Research Support Office EU Project Management Consultant Morten Hollænder Beck Aarhus University - Research Support Office Fundraiser & Project Officer MSc in Economics and Business Administration. Master of Arts in Latin American Studies. Aarhus University, Denmark 18 years working with Project Management. 4 years for DANIDA (Danish Ministry of Foreign Affairs ) Project Manager 4 years for Aarhus Business School (ASB) 10 year at Aarhus University - EU specialkonsulent Cand. Merc Jur. Aarhus Business School Aarhus Universitet Hospitalet. Ansat siden 2011 AU Research and External Relations September 7, 2015 Emilia Alegria - Research Support Office
EU Project Management Koordinator support Proposal Project Completion Contract Negotiation EC Reporting Project Implementering Management day to day AU Research and External Relations December 2015 Emilia Alegria Morten H. Beck - Research Support Office
Opgaver & Samarbejde Diverse uforudsete udfordringer e.g. partnerkonkurs, afslutning og tilføjelse af ny partner, en partner løber ind I økonomiske problemer eller kan ikke levere Projektslutning: (Projektøkonom, Forskere, PO +FO Distribution of the use of the ressources + final reporting Periodic reporting + adjustments EC REPORT: (samarbejde med PO, FO, Forskere, Projektøkonomer,TTO ) Periodic / interim payment / final report: Rådgivning af partnerne ift deres Form C, checkning ift EU regler. Sammensætning af rapport, gennemlæsning af rapport og submission of report. EU payments: udregning af fordeling af EU payments (pre-financing, interim and final payments) i henhold til budget. I samarbejde med projektøkonom, -udbetaling af EU payments.. Amendments til GA, -alle aspekter med undtagelse af scientific/technical Amendments til CA i tæt samarbejde med TTO FSE Project Manager AU Research and External Relations Kontraktforhandlingsfase Samarbejder med Forskere, partnere, PO NEF + SYgMa, Validation service Data indsamling Vejledning til partnere Kører hele kontrakforhandlingsprocess sammenmed EU PO+ partnere H2020 Part A and B (DoA) inden submission af session, Projekt Implementering: + PM day to day (samarbejder med PO, f forskere, Projektøkonomer, HR) Alle administrative, finansielle og juridiske aspekter og spørgsmål inden for PM og helt overordnet ift EU. Kommunikationsled mellem koordinator og EU + løbende dialog med samtlige projektpartnere. Rådgiver koordinator og partnere ift diverse EU spørgsmål ifm administrativ og økonomisk afrapportering Udarbejder projekt værktøjer til projektet. Data Manager Protektion. Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere. Komunikation mellem koordinator og partnere og EU Kommissionen,også relevante personer på projektet September 7, 2015 December 2015 Emilia Alegria Morten H. Beck - Research Support Office Emilia Alegria - Research Support Office
Management Support to Coordinator projects FORSKERE KAN KØBE FØLGENDE SUPPORT Administrative & Financial Support + Technical Scientific Support Communication with EU: Financial Officer, Project Officer on behalf of the Coordinator. Advice and assistance the beneficiaries leaders and administrators/response to queries about EU rules and financial issues. Follow up to ensure timely receipt of technical contributions. EC reporting: validation and revision of beneficiaries Financial Reports (Form C). FORM C -Submission to Commission. Assistance to modify the work plan, revision Annex I (DoA) Amendments. Support to Preparation of technical progress reports. Support to Technical work and deliverables submission Assistance to planning meetings, workshops. If it is necessary. Follow up to ensure timely receipt of technical contributions. AU Research and External Relations December, 2015 Emilia Alegria Morten H. Beck - Research Support Office
FSE PROJECT MANAGEMENT SUPPORT Administrative & Financial Support + Technical Scientific Support Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplicerede forskningsprojekter for AU. Managementsupport og rådgivning til H2020 /FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere på projekter samt rådgivning ifht. EU regelsæt, procedurer, formalia. Teamet fungerer som Project Manager for projektet og er den primære kontaktperson til forsker (projekthaver), partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som single point of entry i alle sager i forhold til projektadministration, økonomiske og juridiske spørgsmål, kontakt info, personale, herunder kontakt til projektøkonomer, Kontraktgruppen i ET og AU HR. * På H2020 koordinatorprojekter, teamet varetager kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere. Denne service tilbydes uden modydelse, da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan træde ind i opgaven straks, - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen AU Research and External Relations December, 2015 Emilia Alegria Morten H. Beck - Research Support Office
EU audit Lobby- Aktiviteter Projektafslutning Projektidé Screening af idé Lobbyaktiviteter Konsortiumdannelse Ændring til kontrakt og konsortium Deltagelse i projektaktiviteter og -møder Management, regnskab og audit Videnskabelig afrapportering Livscyklus for deltagelse i EU s rammeprogrammer Projekt- og økonomistyring Kick off og årsmøder Projektoprettelse Ansøgning Evaluering Kontraktforberedelse
FP7 2007-2013 CP, CSA med flere ERC projekter Marie Curie (ITN, IEF, ERG mm.) Infrastructures mm. AU har 277 FP7 projekter: 153 Cooperation, 29 Ideas, 69 People og 26 Capacities Heraf 99 aktive (16 FÅF, 11 RKS og 72 på resten af AU) sidste slut 2019!
FP7 refusion af omkostninger Maximum reimbursement rates Research and technological development activities (*) Demonstration activities Management of the consortium activities Other activities Network of excellence 50% 75% (**) (AU) 100% 100% Collaborative project (****) 50% 75% (**) (AU) 50% 100% 100% Coordination and support action 100% (***) (OH max 7%) 100% (***) (OH max 7%) (*) Research and technological development includes scientific coordination. (**) For beneficiaries that are non profit public bodies, secondary and higher education establishments, research organisations and SMEs (***)The reimbursement of indirect eligible costs, in the case of coordination and support actions, may reach a maximum 7% of the direct eligible costs, excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary. (****) Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs). Marie Curie: 100% refusion fra EU og 10% overhead det typiske, men tjek! ERC: 100% refusion og overhead 20%.
Tilladelige omkostninger i FP7 Institutionens regler: Afskrivninger, time/dagpenge, rejsetakster, ansættelsesprocedurer (dog Marie Curie-formkrav og NS-nr. i kolofon) http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/ Marie Curie Individual Fellowship (IF) og evt. flere FP7-projekter: Grant agreement kan suspenderes i barselsperioden via en amendment til Grant agreement (går via FSE) Budgettet kan på Marie Curie IF forhøjes op til Living-beløbet med differencen mellem lønudbetaling og refusion i barselsperioden via separat kompensationsskema. Dette er bortfaldet i H2020.
Ikke-tilladelige omk. i FP7 Personer som ikke har ansættelsesbrev fra AU. Hvis lønnen skal indgå på projektet, skal der laves en Subcontract i FP7 eller en Third party aftale i H2020. Denne laves INDEN 1. arbejdsdag. Uafløftbar moms ej omposteret (hotel, lufthavnsparkering mv.) Kurér (DHL, UPS osv.) af rapporter. Er kun tilladeligt, hvis det er forskningsrelateret, fx blodprøver Computere. Indgår i EU s øjne under kontorhold og skal normalt dækkes af overhead. Er kun tilladelig, hvis det er en særlig computer, som er speciel ift. projektet eller hvis AU er koordinator (konkret vurdering af Annex 1 DoW). Dog er begge typer computere tilladt på Marie Curie projekter.
Ikke-tilladelige omk. i FP7 FP7 Grant Agreement - Annex II General Conditions article II.14 punkt 3: a) identifiable indirect taxes including value added tax, b) duties, c) interest owed, d) provisions for possible future losses or charges, e) exchange losses, cost related to return on capital, f) costs declared or incurred, or reimbursed in respect of another project of the Union or of Euratom, g) debt and debt service charges, excessive or reckless expenditure. Ad e) Fremadrettet udlignes kursafvigelser i NS-EU
Grant agreement FP7/H2020 Hvad skal vi med den? Udgør grundloven for hele projektet Indeholder definitioner og regler Modelkontrakten henviser ofte til Consortium Agreement I tilfælde af tvivl er Modelkontrakten overordnet Consortium Agreement
Grant agreement FP7 En Grant agreement i FP7 består af følgende: Grant agreement core text Annex I (DoW Description of Work) Annex II General Conditions Annex III Specific provisions Annex IV Form A Accession of beneficiaries to the grant agreement Annex V Form B Request for accession of a new beneficiary to the grant agreement Annex VI Form C Annex VII Form D Terms of reference for the certificate of financial statements Annex VII Form E Terms of reference for the certificate on methodology Model grant agreement kan findes her faneblad FP7 (NB! Projekttype): https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html
Grant agreement FP7 De vigtigste dokumenter, at orientere sig i: Core text Annex I (projektbeskrivelse) GPF (detaljeret budget) Work programme og Annex III (hvem kan ansættes og vilkår herfor) for MC-projekter Herudover evt. Consortium agreement
Horizon 2020 opbygning EU's forsknings- og innovationsprogram i perioden 2014-2020. 3 søjler: Videnskabelig topkvalitet, Industrielt lederskab og Samfundsmæssige udfordringer - at finde løsninger på de europæiske / globale problemer. En ny struktur med lignende regler for alle programmer (dog specielle regler for ERC, Marie Skłodowska-Curie actions samt SME actions) Fokus på tværfaglighed Én enkelt refusionsrate Cost model: 100% direkte omkostninger + 25% flat rate til indirekte omkostninger
Horizon 2020 budget 592 mia. DKK
Terminologi FP6 -> FP7 -> H2020 FP6 FP7 Horizon 2020 Partner Beneficiary Beneficiary Contract Grant Agreement Grant Agreement Knowledge Foreground Results Instrument Funding scheme Action, RIA Financial Guidelines Guideline to Financial Issues Annotated Model Grant Agreement (AGA) Audit Certificates Certificate on the financial statements 14 checkpunkter Certificate on the financial statements 64 checkpunkter
Samfundsmæssige udfordringer Projekttype Hvem kan søge Hvad yder EU i støtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA): Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre års varighed til store integrerede, multidisciplinære projekter. Konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 % overhead Innovationsprojekter (IA): Projekter med særligt fokus på aktiviteter tættere på markedet f.eks. udvikling af prototyper, test og demonstration. Koordinerings- og støtteaktioner (CSA): Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring. SMV-instrumentet (SME): Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere små- og mellemstore virksomheder (SMV er). Konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. Enkeltpersoner eller konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. En SMV eller konsortier bestående af SMV'er fra EU-medlemslande eller associerede lande. 70 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 % overhead For non-profit institutioner/organisationer er satsen 100 % 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 % overhead Fase 1: Op til 50.000 euro til feasibility study Fase 2: 0,5-2,5 mio. euro til forskning, udvikling og demonstration Fase 3: Gratis rådgivning
Det Europæiske Forskningsråd (ERC) Under Det Europæiske Forskningsråd (ERC) kan forskere søge om følgende fire bevillingstyper: Bevillingstype Varighed Beløb Starting Grant Op til fem år Op til 1,5 mio. euro Consolidator Grant Op til fem år Op til 2 mio. euro Advanced Grant Op til fem år Op til 2,5 mio. euro Proof of Concept Op til 1 ½ år Op til 150.000 euro
Marie Skłodowska-Curie Actions - 1/2 Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse, også kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions, kan man søge om følgende projekttyper: Projekttype ITN Fælles forskertrænings- og/eller ph.d. programmer på tværs af lande. IF Træning og international, intersektoriel mobilitet for erfarne forskere. Projektets varighed 48 måneder 3 36 måneder 12-36 måneder 12-36 måneder Forskermåneder for den enkelte forsker
Marie Skłodowska-Curie Actions - 2/2 Projekttype Projektets varighed Forskermåneder for den enkelte forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende, regionale og nationale programmer til at omfavne international, intersektoriel og interdisciplinær forskertræning og transnational samt tværsektoriel mobilitet. 36-60 måneder min. 3 måneder NIGHT Gennemførelse af arrangementet 'European Researchers Night' om formidling af forskning og innovation. NCP Aktiviteter der styrker netværket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions. RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og idéer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde. 24 måneder Følger satserne for 'Koordinerings- og Supportaktioner" 36 måneder Følger satserne for 'Koordinerings- og Supportaktioner" 48 måneder 1-12 måneder
Horizon 2020 Model Grant Agreement A single document with all provisions Core text Special clauses General conditions Annex II Specific provisions Annexes III FP7
Horizon 2020 Model Grant Agreement Annexes to the grant Annex 1: Annex 2: Description of the action Estimated budget Annex 3: Accession Forms, 3a & 3b Annex 4: Financial statements Annex 5: Annex 6: Certificate on the financial statements Certificate on the methodology
Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Audit Certificate (CFS) bogføres som subcontracting uden overhead Grænse for Audit Certificate: Hver gang 375.000 i Total Requested Contribution Valutakurs, den første bankdag i måneden efter periodens afslutning H2020 Audit Certificate (CFS) bogføres som Goods and services med overhead Grænse for Audit Certificate: 325.000 i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406.250 ). Kun ved payment of the balance (final payment) Valutakurs, gennemsnit for hele reporting period: http://www.ecb.europa.eu/stats/excha nge/eurofxref/html/eurofxref-graphdkk.en.html
Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Ikke krav om årlig beregning af Productive Hours. Krav om Timesheets for al den tid, som aflønnes på projektet (- Marie Curie fellow, men dog dokumentation) Flere forskellige støtterater. F.eks.: (100+60%)*75% = 120 H2020 Krav om årlig beregning af Productive Hours (pt. 1580 timer på AU). Desuden skal Productive Hours udgøre mindst 90% af Workable Hours (1924-30*7,4-10*7,4 = 1628*0,9 = 1465 timer < 1580) Ikke krav om Timesheets, hvis personen arbejder fuldtids på projektet. Dog laves erklæring. For deltidsansatte - samme regler som i FP7. AU: Timesheets! Én støtterate: (100+25%)*100% = 125 Dog 70% ved innovation projekter (100% for non-profit organisationer)
Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Pre-finansing normalt 160% af forventet forbrug i første Reporting Period Faktura i Euro, betales i Euro, men bogføres i DKK. Ved afregning veksles tilbage til Euro. Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost H2020 Ingen regler for Pre-finansing. Forhåbentligt 100% af forventet forbrug i første Reporting Period, men kan variere fra call til call Faktura i Euro skal opbevares og afregnes med det eksakte Eurobeløb på fakturaen. Dette er nu ændret til samme regler, som for FP7. Non-deductible VAT er en eligible cost. Pas på dubble funding, restaurations moms mm.
Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Revision af projektet op til 5 år efter projektets slutdato. Revisionen skal gennemgå 14 checkpunkter Afrapportering af actual costs H2020 Revision af projektet op til 2 år efter Final Payment. Revisionen skal gennemgå 64 checkpunkter. Det er ok, at lave en midtvejsaudit, så længe den samlede regning ikke overstiger det beløb en enkelt revision ville have kostet Det er kun løntal fra afsluttede regnskabsår, som må afrapporteres. Afviger dette fra kravet om actual costs??? Under afklaring. Se slide.
Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter. Mange forskellige budgetskemaer H2020 Alt foregår elektronisk igennem Participant Portal. Herfra ledes man videre til det relevante system: PPSS, SyGMa, SESAM og FORCE. Ingen papirunderskrifter længere -> reducerer time to grant Ét budgetskema. Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt. Der er mange kolonner (a til m) og rækker, da Third parties også er inkluderet. Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Marie Curie Overhead = 10% Marie Curie Management = bogførte Actual Costs Ofte svært at definere en Management aktivitet H2020 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA). Ingen Overhead i %, men et fast beløb per fellow month I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200 /fellow month. Overhead vil variere fra projekt til projekt. Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne, helst allerede på ansøgningstidspunkt
Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 H2020 Time to grant er 12 måneder efter ansøgningsfristen Time to grant er 8 måneder efter ansøgningsfristen Skal gennemgå ex-ante financial viability check: Alle modtagere af en bevilling på mere end 500.000 euro Renteindtægter på 'pre-financing' skal indrapporteres af koordinator indtil 31/12 2012. Intern handel tilladt så længe prisberegninger ikke indeholder overheadrelaterede omkostninger eller profit. Skal gennemgå ex-ante financial viability check: Koordinatorer Renteindtægter på 'pre-financing' skal ikke indrapporteres. Intern handel tilladt som i FP7, men pt. krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser. Forsøges ændret!
Originalbilag FP7 Ifølge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97: Beneficiaries are required to: keep the originals, or in exceptional cases, where the national legislation accepts or contemplates this possibility, duly authenticated copies including electronic copies of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the project. H2020 Elektroniske bilag accepteres jf. Annotated Model Grant Agreement side 137n-138ø: http://ec.europa.eu/research/participa nts/data/ref/h2020/grants_manual/a mga/h2020-amga_en.pdf#page=137 The Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation, if this is acceptable under national law.
H2020 lønafregning i Form C Det nye H2020-princip Last closed financial year : Timesedlernes effektive timer skal ganges på én timepris, som er et udregnet gennemsnit af lønnen for det senest afsluttede finansår (ikke nødvendigvist revideret). MEN! Efter protester ændres dette måske til Ongoing financial year, men det vides endnu ikke, om timeprisen i så fald bliver månedens aktuelle timepris (som i FP7) eller et gnm.snit af de forgangne mdr. i et år + om det gælder hele perioden. 2 Form C 29/2/2016 nok Last closed financial year.
Marie Curie H2020 budget IF and ITN Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL AU s costs for the Fellow s salary. See employment letter. Research, training and networking costs will via invoices pay for the Fellow s travels, conferences, consumables etc. (must all contribute to the training of the Fellow.) Both a normal PC and special/very powerful computers to be used in the research project e.g. to process large research data sets are allowed. In ITN this budget is redistributed in CA (Cons. Agre). Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU. This budget category is not available to the Fellow. ITN-budget redistributed in CA.
Horizon 2020 ikke-tilladelige omk.
H2020 notater fra FSE Følgende H2020-notater er lige nu til gennemsyn hos vores revisor PwC eller under udarbejdelse og lægges på AU Økonomimanualen snarest muligt: H2020 Moms H2020 Overhead H2020 Revision Et FSE-notat om H2020 Løn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE, men afventer afklaring af mulig ændring af princip for opgørelse af timepris ( Last closed financial year vs. On-going financial year )
Projektoprettelse - 1/2 Ved projektoprettelse følges AU s interne procedurer. FP7/H2020 projektoprettelser og ændringer (periode, bevillingsbeløb, projekthaver og økonom etc.) vil også i fremtiden blive tjekket af FSE bl.a. af statistik-hensyn. Dette har høj prioritering i FSE, så forsinkelser undgås. Typiske fejl i projektoprettelsesskemaet: Beskrivelse 2: Akronym fra GA skal fremgå, så det kan fremsøges i NS Debitornummer/-navn: (koordinator eller EU, hvis AU eneste part) Bevillingsgruppenummer/-navn: Se næste slide Andre tvivlsspørgsmål?
Projektoprettelse 2/2 Oversigt over nuværende bevillingsgivernumre i Navision Stat: Finansieringskildekode Bevillingsgivernummer Navn 10 2483 FP6 60 11 1067 EU-øvrige 20 12 2485 FP7-Ideas (ERC) 20 13 2307 FP7-People (Marie Curie) 10 14 2487 FP7-Cooperation 60 15 2488 FP7-Capacities 7 16 2489 FP7-Øvrige 20 17 2490 Interreg 0 18 1068 EU-Socrates 0 19 1069 EU-Erasmus 0 5183 Horizon 2020 Part I Excellent Science ERC 25 5184 Horizon 2020 Part I Excellent Science MSCA 25 5185 Horizon 2020 Part I Excellent Science Øvrige 25 5186 Horizon 2020 Part II Industrial Leadership 25 5187 Horizon 2020 Part III Societal Challenges 25 Sats/OH
Budgetopfølgning FP7 og H2020 Budgetopfølgning løbende og særligt næsten til slut i projektet er vigtigt. Sikrer at budgettet i Euro opbruges. Sikrer at behov for budgetændringer spottes. Budgetændringer skal godkendes af EU eller koordinator. ERC: lille ændring omtales i afrapportering. Ved godkendte ændringer opdaterer projektøkonomen projektoprettelsen i Navision via Projektenheden. Subcontract kræver aftale FØR ydelsen leveres (jurist)
Revision FSE koordinerer kontakten til PwC vedr. rammeprogramprojekter Kontakt os så hurtigt som muligt, hvis I har brug for revision PwC langtidsplanlægger (op til ½ år i forvejen) og derfor kommer revisionsforespørgslen fra FSE tidligt besvar den så godt og hurtigt I kan Dog koordinerer RKS og FÅF selv med revisor (via teamledere?) Projektøkonom anviser revisionsfaktura i IndFak Projektøkonom modtager revisionserklæring fra PwC i én samlet fil og uploader i Form C eller sender til koordinator/eu, hvis papirform. Original opbevares i projektmappen i papirform, hvis den ikke sendes til koordinator eller EU.
Revision Der er fire typer af revisioner: Revisionserklæring på Form C (CFS certificate on the financial statement), hver gang requested når 375.000 (406.250 i Horizon 2020) (PwC) Desk audits: EU anmoder om bilag til Form C (EU) EU-revision af partnere (EU, Den Europæiske Revisionsret eller KPMG) Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor) Husk timeregistrering, rejseliste og bilag gemmes i 5 år efter projektslutdato i Grant agreement Elektroniske revisionsmapper til PwC
Revisionsmappens indhold Indhold 1 Projektoprettelse i Navision Stat Excel-arket NS-EU (når FSE har godkendt indholdet) 2 Form C Financial Statement (1 pr. periode) som pdf-udkast fra EU s online system Research Participant Portal, når FSE har godkendt indholdet 3 AURAP-rapporter pr. regnskabsperiode: 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato må gerne være efter periodens slutdato) 4 Ansættelseskontrakter vedr. alle EU-aflønnede dækkende hele perioden (Husk alle sider + alle ændringer til ansættelseskontrakten) 5 Timesedler pr. ansat pr. regnskabsperiode (når medfinansiering, se pkt. 6) 6 Medfinansiering, hvis relevant for projektet (ansættelseskontrakter, timesedler, fakturaer) 7 Bilagsmappe. Revisor udvælger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering, hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektøkonomen 8 Grant agreement (EU-kontrakten) inkl. alle annex er (første revisionserklæring), derefter kun Amendments (tillægskontrakter), pga. f.eks. periodeforlængelser, budget/opgaveændringer, partnerændringer.
Research Participant Portal Adgang til rammeprogramprojekter opnås gennem Research Participant Portal. Det kræves at man er oprettet i sikkerheds-portalen ECAS. EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN. Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse, Form C Financial Statement inkl. Use of resources og videnskabelige rapporter. Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes også heri, men uden underskrift til EU (MC projekter). Mange ændringer i PP, så kontakt FSE med spørgsmål.
Research Participant Portal - adgang Participant Portal: https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html ECAS: https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi?loginrequestid=ecas
Research Participant Portal Ved tildeling af roller klikkes på knappen. Herefter findes Aarhus Universitet i listen. Tryk på Edit Roles. I det nye skærmbillede klikkes på Add Roles. Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact. Der kan også tildeles FSIGN og LSIGN roller.
Research Participant Portal Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang, hvis Participant contact) Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont. giver rollen) Underskriver kontrakter, Form C mv.
Research Participant Portal - roller Projektøkonom
Research Participant Portal - roller
Research Participant Portal - roller
Research Participant Portal Form C Opret Form C ved at klikke på ikonet Add Form C eller Add adjustment (ALDRIG Add extrapolation) Efter oprettelse opnås adgang ved at klikke på navnet Aarhus Universitet Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen Participant Contact/Coordinator Contact på projektet IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herpå)! PFSIGN og PLSIGN vælges ud fra allerede oprettet liste Explanations of the use of ressources (UoR) må gerne cleares med koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes). Herved undgås dobbeltunderskrift, hvis koordinator afviser/kommenterer forklaringerne. Fx datoer for rejser, PM, navne etc.
NS-EU regneark NS-EU = broen fra Navision til EU s Form C Financial Statement. Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt. Eventuelle ændringer er forklaret og indskrevet i ét dokument. Revisionssporet bevares i hele den periode, hvor NS-EU gemmes elektronisk, fx i Captia/på tilgængelige drev. EU kan ønske at se revisionssporet i op til 5 år efter projektslut kan være fx 10 år eller mere efter projektstart! Projektøkonom, FSE og revisor arbejder i og afslutter samme dokument, som ligger til grund for Form C Financial Statement. NS-EU er således et arbejdsredskab og en del af dokumentationen. Skabelonen tilpasses løbende efter behov -> efterspørg nyeste!
NS-EU regneark kommende versioner Der kommer snart en ny version af NS-EU både til FP7 og H2020 Forslag/input til forbedringer skriv til Jesper!
Projektrapport fra AURAP
Sagspostering fra AURAP
NS-EU regneark Forside
NS-EU regneark Samlet Husk at indtaste AURAP-tal og ændringer i næste linie! (så revisionssporet bevares)
NS-EU regneark Samlet
NS-EU regneark Ansættelser
NS-EU regneark Omregnet kostpris I Husk at indtaste! Fx barsel eller deltid på projektet
NS-EU regneark Omregnet kostpris II
Time sheet master data (all white cells needs to be filled in) Name: CPR no.: Project no. 1: Project acronym: Navision no. Grant agreement number: EU project? EU project type: Project no. 2: Project acronym: Navision no. Grant agreement number: EU project? EU project type: Project no. 3: Project acronym: Navision no. Grant agreement number: EU project? EU project type: See frontpage of Grant Agreement 5 or 6 digit number from Navision See frontpage of Grant Agreement - 6 digits Yes/No See frontpage of Grant Agreement or choose from list See frontpage of Grant Agreement 5 or 6 digit number from Navision See frontpage of Grant Agreement - 6 digits Yes/No See frontpage of Grant Agreement or choose from list See frontpage of Grant Agreement 5 or 6 digit number from Navision See frontpage of Grant Agreement - 6 digits Yes/No See frontpage of Grant Agreement or choose from list
Time sheet Name CPR Co-Financing Description External Project Nmb. EU AU Projektnr. AU Samleprojektnr. Contract Time Periode Total 37 hours/week Contract Hours : 148,0 7,4 hours/day Accounted Hours: 148,0 Time Periode Year: 2016 Month: January Non-work Hours Holiday Sick Leave Other Leave Work Hours REA MAN DEM OTH REA MAN DEM OTH REA MAN DEM OTH Other Projects 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Sum Note (WP) fri sat sun mon tue wed thu fri sat sun mon tue wed thu fri sat sun mon tue wed thu fri sat sun mon tue wed thu fri sat sun (bh) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 148,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 148,0 Accounted Hours 0,0 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 148,0
NS-EU regneark Omregnet kostpris III Formål: revisor ønsker, at få NS kostprisen sandsynliggjort for hver ansat på projektet. GBT og JJH vil tale med PwC igen om, at tjek af kostpris bør ske på overordnet AU niveau og ikke på hvert enkelt projekt. Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggørelse, så længe PwC ønsker dette. Tabellen udfyldes indtil vi melder noget andet ud. Nov 2015: PwC ønsker det fortsat lavet.
NS-EU regneark Omregnet kostpris IV Løntal findes via PØS -> Lønudgift -> Lønelement opslag -> vælg faneblad 2 -> Indtast finansår, status (012-151) og CPR-nr. -> Vis Skærmprint indsættes nederst på faneblad Løn omregnet kostpris som dokumentation overfor mulig revision I de lyseblå felter i Sandsynliggørelsen på faneblad Løn omregnet kostpris summeres de tre værdier (for en normal månedsløn): 1811 Egentlig løn 1881 Pensionsbidrag 2232 Arbejdsmarkedsbidrag Tjek og forklar differencer yderst til højre! På faneblad Sandsynliggørelse fremgår differencerne automatisk i DKK Forklaringer: lønhop mv. (acceptabelt spænd -1,5 til +1,5)
NS-EU regneark Omregnet kostpris V
NS-EU regneark Medfinansiering Medfinansiering laves på samme måde, som omregnet kostpris Medfinansiering kan dog også være andet end løn! EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
NS-EU regneark - Sandsynliggørelse
NS-EU regneark - Momsafløftning
NS-EU regneark - Rejseliste Viser projekttilknytning udover lønseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svært tilgængelig pga. særlig lønafrapportering -> FSE laver faneblad EU s rater (engangsvederlag) og FP7 barsel. FP7 Kat. D (participation) + E (research) eller Kat. 3 og H2020 Kat. B1 Research afrapporteres som flat rate (ITN) -> forbrug alligevel beløbene indenfor projektperioden også a.h.t. lukning i NS Studieafgift kan medtages under kategori D, hvis klar beregning, som er godkendt af revisor Spm. fra PO vedr. løn kontakt FSE da har erfaring
Web/nyttige links Forskningsstøtteenheden: http://medarbejdere.au.dk/administration/forskning_talent/forskningsstoettee nheden/forskningsstoette-projektadministration/projektadm8000c/ Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte: http://www.aeu.dk/ EU-ERFA: http://ufm.dk/forskning-og-innovation/tilskud-til-forskning-og-innovation/eu- og-internationale-programmer/eus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon- 2020/eu-erfa-gruppen - Næste møde er på AU (AIAS) d. 10/5 2016! DARMA: http://www.darma.dk/
Spørgsmål/erfaringsudveksling
GLÆDELIG JUL OG GODT NYTÅR!