Tlf: 46 37 30 33 roskilde@kr.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde RUDERSDAL KOMMUNE Beretning nr. 9 (side 183-192) Den løbende revision for regnskabsåret 2010 Delberetning for regnskabsår 2010 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 183 2 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 184 2.1 Principper for økonomistyring... 184 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder... 184 3 GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER... 185 3.1 Likvide beholdninger... 185 3.2 Øvrige balanceposter... 185 4 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 186 4.1 Generelt... 186 4.1.1 Formål... 186 4.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 186 4.2 Forretningsgange m.v.... 187 4.3 Personsager... 187 4.3.1 Tilbud til udlændinge... 187 4.3.2 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension).. 188 4.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) 188 4.3.4 Revalidering... 189 4.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob)... 189 4.3.6 Forsikrede ledige... 189 5 FOKUSREVISION... 190 6 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER... 191 7 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 192 7.1 Lovpligtig revision på det sociale område... 192
Til Rudersdal Kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende regnskabsåret 2010 udført indtil januar 2011. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2010 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. Side 183
2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Ved vor løbende revision har vi foretaget eftersyn ved følgende af kommunens institutioner med botilbud: Gefion Piberødhus Vi har valgt at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principperne for økonomistyring. Vi har derfor undersøgt, om bilagsbehandlingen følger princippernes regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder. Det er vores opfattelse, at kommunens tilsyn med decentrale bogføringssteder fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende, og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Side 184
3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Likvide beholdninger Vi har foretaget uanmeldt beholdningseftersyn af kommunens likvide beholdninger pr. 22. september 2010. Vi har undersøgt, om administrationen af de likvide aktiver fungerer betryggende, og følger reglerne i principperne for økonomistyring. Det er vores opfattelse, at kommunens administration af de likvide aktiver fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. 3.2 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Der er etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte områder er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. Side 185
4 Revision af de sociale områder med statsrefusion 4.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 4.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser. 4.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: w nyetablerede sager w sager af væsentlig økonomisk karakter w sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter w sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. Side 186
4.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: w Tilbud til udlændinge w Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) w Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) w Revalidering w Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) w Forsikrede ledige Vi har foretaget gennemgang af 33 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange. Det er vores vurdering, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne. Vi har dog via personsagsgennemgangen konstateret, at disse ikke efterleves fuldt ud i praksis. Der henvises til afsnit 7, Revisionens bemærkninger. 4.3 Personsager På de under afsnit 4.1 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 4.3.1 Tilbud til udlændinge Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Vi har foretaget test af kontroller i 2 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 2 sager med væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Integrationskontrakter er ikke udarbejdet rettidigt På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 7, Revisionens bemærkninger. Side 187
4.3.2 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Beskæftigelsesministeriet På baggrund af en konkret vurdering af risiko og væsentlighed samt tidligere års erfaringer på området har vi revideret området via regnskabsanalytisk revision og systemanalytisk revision. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i administrationen af området. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet førtidspensioner og personlige tillæg generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 4.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 18 personsager. På baggrund af en konkret vurdering af risiko og væsentlighed samt tidligere års erfaringer på området har vi revideret enkelte underområder via regnskabsanalytisk revision og systemanalytisk revision. Der er ved gennemgangen ikke fundet væsentlige fejl og mangler på følgende sagsområder: Beskæftigelsesministeriet Boligydelse som tilskud Boligsikring som tilskud Sygedagpenge Aktivering SKAT Børnefamilieydelse Der er ved gennemgangen fundet væsentlige fejl vedrørende: Beskæftigelsesministeriet Der er ved gennemgangen konstateret 6 sager ud af 7 sager med væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager på områderne kontanthjælp, forrevalidering og hjælp til sygebehandling uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Manglende udarbejdelse af jobplaner eller manglende underskrifter herpå Mangler vedrørende udarbejdelse af sygeopfølgningsplan Manglende behovsvurdering ved ansøgning om økonomisk støtte til sygebehandling Side 188
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne kontanthjælp, forrevalidering og hjælp til sygebehandling ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 7, Revisionens bemærkninger. 4.3.4 Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 8 personsager. Beskæftigelsesministeriet Der er ved gennemgangen konstateret 2 sager med væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Opfølgning på kontaktforløb er ikke foretaget rettidigt På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området revalidering ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 7, Revisionens bemærkninger. 4.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) Beskæftigelsesministeriet På baggrund af en konkret vurdering af risiko og væsentlighed samt tidligere års erfaringer på området har vi revideret området via regnskabsanalytisk revision og systemanalytisk revision. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i administrationen af området. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet arbejdsmarkedsforanstaltninger generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 4.3.6 Forsikrede ledige Vi har foretaget test af kontroller i 5 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området forsikrede ledige generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Side 189
5 Fokusrevision Arbejdsdirektoratet har på vegne af Beskæftigelsesministeriet, i mail af 3. maj 2010 til samtlige kommunalbestyrelser og de kommunale revisorer, meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige revisionsberetning i 2010 gennemfører en fokusrevision vedrørende aktive tilbud samt økonomistyring og hjemtagelse af refusion på kontanthjælps- og starthjælpsområdet. Vi har foretaget denne fokusrevision, jf. de fremsendte spørgeskemaer, og har afgivet en erklæring til Arbejdsdirektoratet/Beskæftigelsesministeriet til Deres brug. Side 190
6 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Den løbende revision har omfattet en opfølgning på tidligere afgivne bemærkninger. Vi har modtaget administrationens besvarelser på tidligere fremsatte bemærkninger og anbefalinger. Vi vurderer, at de modtagne tilbagemeldinger er tilstrækkelige, samt at der er foretaget berigtigelser, hvor det er påkrævet. Side 191
7 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: 7.1 Lovpligtig revision på det sociale område Generelt er det vores vurdering, at de tilrettelagte forretningsgange for administrationen af sociallovgivningen er hensigtsmæssige og betryggende. Dog må vi konstatere, at disse ikke efterleves i fuldt omfang, idet vi på områderne: Integration Kontanthjælp Forrevalidering Hjælp til sygebehandling Revalidering har konstateret, at der forekommer fejl og mangler i sagerne. Disse fejl og mangler kan primært henføres til: Integrationskontrakter er ikke udarbejdet rettidigt Manglende eller mangelfuld udarbejdelse af jobplaner Manglende dokumentation for behovsvurdering ved ansøgning om økonomisk støtte til sygebehandling Opfølgning på kontaktforløb er ikke foretaget rettidigt Vi har drøftet de enkelte forhold med de relevante områders ledelse. Vi har modtaget områdernes besvarelse herpå, som i det væsentligste erklærer sig enige i vores konklusioner. Det er vores indtryk, at fejlene ikke er enkeltstående, men er et mere generelt udtryk for niveauet for sagsbehandlingen. Vi kan derfor konkludere, at der forekommer væsentlige fejl på de nævnte områder. Fejlene har dog ingen umiddelbar udbetalingsmæssige eller refusionsmæssige betydning. Roskilde, den 2. marts 2011 BDO Kommunernes Revision Kenneth S. Andersen Registreret revisor Side 192