Den 4. april 2011 Referat fra økonomiudvalgsmøde den 31. marts 2011 kl. 10:00 på Hotel- og Restaurationsskolen Til: Direktør Peter Enevold, TietgenSkolen, (PE) Økonomidirektør Poul Erik Andersen, Selandia (PEA) Administrationschef Søren Schubert, UC Holstebro (SS) Direktør Lars Middelboe EUC Lillebælt (LM) Administrationschef Per Nielsen, Københavns Tekniske Skole (PN) Administrationschef Carsten Eberhard, Hotel- og Restaurationsskolen (CE) Økonomichef Martin Larsen, IBC (ML) Vicedirektør Anne Hyrup Madsen, Handelsskolen København Nord (AHM) Konsulent Flemming Jørgensen, DE-L s sekretariat (FJ) Konsulent Søren J. Jensen, DE-L s sekretariat (SJJ) Jens Olsen, Roskilde Tekniske Skole (ressourceperson) Vagn Jørgensen, Varde HS (ressourceperson) Ulrik Husum, Tradium (ressourceperson) Morten Andersen, Roskilde Tekniske Skole (IT-udvalget) Tina Briting, EUC Sjælland (IT-udvalget) Afbud: Knud Erik Segerstrøm, Erhvervsskolerne Aars (ressourceperson) Lasse Munk Madsen, Aarhus Tech (ressourceperson) Thomas Friis Poulsen, Århus Købmandsskole (IT-udvalget) Tage Oskar Pedersen, Tech College Aalborg (IT-udvalget) Henrik Toft, Ringkøbing Handelsskole og Handelsgymnasium (ressourceperson) Allan M. Skydt, Rybners (ressourceperson) Pia West Christensen, Tradium (ressourceperson) Kathe Rosendahl, Københavns Tekniske skole (ressourceperson) Mona Hechmann, Niels Brock (ressourceperson) Ebbe Udengaard, ZBC (ressourceperson) Dagsorden: 1
1) Godkendelse af referat fra økonomiudvalgsmøde den 3. februar 2011 2) Præsentation af deltagere 3) Opfølgningslisten 4) Årsmøde 2011 - temaer til økonomi 5) Pulje til etablering af adm. fællesskaber ideer til nye projekter 6) Input til dagens møde fra deltagerne - Sponsormidler til skolerne (Vagn Jørgensen) - Udgifter til eksamen (Ulrik Husum) - Administrativ håndtering af afvikling af særlige feriedage (Ulrik Husum) - Funktionsadskillelse og administration af brugerrettigheder (Per Nielsen) - De økonomiske udfordringer i FL 2011 og overslagsår 2012 2014 (Lars Middelboe) 7) IT-orientering: - Deloittes budgetanalyse af UNI-C - status - Foreningsgruppemøde hos UNI-C den 25. marts - Ny aftale med Microsoft - IT-udvalget - møde den 7. februar (referat vedlagt) 8) Formanden for IT-udvalget fremlægger hvad udvalget kan bidrage med 9) VEU digitalisering tilbagebetaling fra ministeriet 10) Regnskab 2010 status - bordrunde 11) Eventuelt Ad 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet fra økonomiudvalgsmødet den 3. februar 2011 blev godkendt. Ad 2. Præsentation af deltagere Der blev foretaget en bordrunde hvor deltagerne præsenterede sig. Ad. 3. Opfølgningslisten Opfølgningslisten blev gennemgået. Der har været afholdt et statusmøde ultimo marts om workflowprojektet i DE-L. I forbindelse med mødet blev der udarbejdet en skitse til tids- og arbejdsplan for projektet. Ministeriet har ikke meldt endeligt ud om det vil støtte med midler til projektet, men en afklaring forventes snart. Deadline for afrapportering i forbindelse med etableringstilskud finansieret fra puljen vedrørende administrative fællesskaber er i øvrigt blevet rykket til den 1. juni 2012. Der er taget kontakt til revisor Ole Steen Volder fra Undervisningsministeriet vedrørende et opfølgende notat til institutionerne om regnskabsbekendtgørelsen. Her vil Ole Steen Volder før påske udsende et 2
notat. For så vidt angår årsberetningen planlægges der i ugen efter påske at blive arrangeret et møde mellem repræsentanter fra DE-L og Ole Steen Volder. Beslutning: DE-L skal blive ved med at presse på omkring ansøgningen vedrørende workflowprojektet. Det blev aftalt at SJJ rykker Ole Steen Volder for et notat om regnskabsbekendtgørelsen med henblik på gennemlæsning inden udsendelse. Ad 4. Årsmøde 2011 - temaer til økonomi Sessionerne under økonomi blev kort præsenteret og drøftet. Temaet for årsmødet bliver erhvervsskolerne i en vækstdagsorden. PE sagde at foreningens fokus meget er i forhold til forhandlingerne om globaliseringsmidlerne i 2012. Der er opmærksomhed omkring institutionsudviklingen, hvor enkelte stx-gymnasier søger at tilbyde nye gymnasiale studieretninger som HHX og HTX. De bedste værn mod overtagelsesforsøg er at slå sig sammen, således at institutionerne bliver så store, at det ikke er muligt for stx-gymnasierne at hamle op med erhvervsskolerne. Ad. 5. Pulje til etablering af adm. Fællesskaber ideer til nye projekter DE-L har fået kendskab til at der i Undervisningsministeriet skulle være en tocifret millionpulje af uforbrugte midler under hovedformålet vedrørende etablering af administrative fællesskaber. Ministeriet er interesseret i at få input til nye relevante projekter fra erhvervsskolerne, som kan støttes via puljen. Projekterne skal kunne bruges på tværs af uddannelsesinstitutionerne. Deltagerne kom med en række bud på relevante projekter bl.a.: - Elektronisk personalearkiv (AHM) - System til vedligeholdelsesplaner ved bygningsfællesskaber (AHM) - Synliggøre andre måder at konstruere studieadministrative systemer på (VJ) - Overtagelse/køb af IM Soft (MA) - Procesanalyse af hvordan bruger skolerne EASY A tanker til et nyt system (MA) - Revurder workflowprojektet italesæt det som et nyt og større projekt (PE) - Medarbejderplan kan godt udvikles yderligere (TIB) - Værktøjer til udvikling af ressourceregnskabet (TIB) Beslutning: FLJ indsamler input fra økonomiudvalget og analyserer dem efterfølgende. Der trækkes på de medlemmer, som har foreslået emnerne. 3
Ad. 6. Input til dagens møde fra deltagerne - Sponsormidler til skolerne. Vagn Jørgensen fra Varde HS præsenterede den alternative finansieringsform. Vi er erhvervslivets skoler, og mange skoler er opstået på baggrund af en handelsstandsforening. Fordelen ved sponsorering er endvidere at det giver synlighed i lokalområdet. Det blev nævnt at skolerne skal være opmærksomme på regionerne, der typisk gerne vil medfinansiere projekter m.v. De vil gerne have en fod inden for, og er meget interesserede i vækstdagsordenen. Københavns Tekniske skole samarbejder i den forbindelse en del med Region Hovedstaden. Der bør komme en udmelding fra Danske Erhvervsskolers side vedrørende retningslinjer for sponsorering. Derudover bør emnet vendes på et bestyrelsesmøde, bl.a. i forhold til de modydelser der kan være ved sponsorater. Beslutning: Der skal være en drøftelse i bestyrelsen af emnet. Bestyrelsesforeningen kan eventuelt udarbejde et oplæg om emnet. - Udgifter til eksamen. Ulrik Husum fra Tradium sagde at den nuværende model for eksaminer er meget omkostningstung. Det er bl.a. urimeligt at eksaminator skal have det samme som censor. FLJ gjorde opmærksom på at i den nuværende arbejdstidsaftale er rejsetidshonoreringen mere lukrativ på HHX/HTX end på STX, idet censorerne her får betalt rejsetid. Det får de ikke på STX. - Administrativ afvikling af feriedage (Urik Husum) sagde at der er forskellige modeller rundt om i landet for håndtering af feriedage. Punktet blev drøftet, og der blev fremlagt eksempler fra flere forskellige institutioner på hvorledes feriedagene m.v. bliver håndteret. - Per Nielsen fra Købenavns Tekniske Skole præsenterede problematikken omkring SKBbetalingssystemet (Statens Koncern betalinger). Punktet blev efterfølgende drøftet. EUC Lillebælt har bedt Deloitte om at tage problematikken op i revisornetværket. Beslutning: DE-L eller alternativt bestyrelsesforeningen retter henvendelse til Undervisningsministeriet, hvor problematikken rejses. - Lars Middelboe præsenterede kort finanslov 2011 s store udfordringer. Hvordan imødegår skolerne disse og hvad gør de konkret? Der bliver tale om en benhård prioritering på skolerne. 4
Ad. 7. IT-orientering a. Deloittes budgetanalyse af UNI-C.: Situationen er p.t. uafklaret. På foreningsgruppemødet den 25. marts blev det oplyst fra UNI-C s side at budgetanalysen fortsat ikke er færdig, selvom den var forventet afsluttet ultimo januar 2011. b. Foreningsgruppemøde hos UNI-C den 25. marts 2011 Mødet bibragte ikke megen ny viden. UNI-C afventer som nævnt Finansministeriets budgetanalyse, og er på baggrund heraf stækket i forhold til at tage nye beslutninger. Der var en del kritik af UNI-C s mødeform, som generelt er karakteriseret ved at materiale m.v. bliver udsendt med meget kort varsel til deltagerne. UNI-C er tydeligvis opsat på at spille en rolle i forhold til pædagogisk IT, hvilket et strategipapir fra Rambøll også indikerede. Som følge af Ambitiøs IT-projektet vil der blive genereret mere end 100 mio. kr. til pædagogisk IT inden for Undervisningsministeriets område over en periode fra 2011 til 2014. Derudover vil en del midler gå til udvikling af systemer til effektivisering af de studieadministrative arbejdsgange. Foreningens holdning til UNI-C blev drøftet. Beslutning: DE-L vil tages med på råd inden strategipapiret fra Rambøll udsendes. DE-L skriver til departementet desangående. c. Ny aftale med Microsoft SJJ gennemgik status på aftalen. Der er indgået en mundtlig aftale med Microsoft omkring fornyelse af licensaftalen pr. 1. april som bliver væsentlig billigere end den eksisterende. Imidlertid er der som følge af intern travlhed i Microsoft fortsat ikke underskrevet en ny kontrakt. Microsoft forventer i løbet af kort tid at kunne fremsende den nye licensaftale, som vil have tilbagevirkende kraft, dvs. den vil være gældende fra den 1. april. d. Møde i IT-udvalget den 7. februar på Tech College Aalborg Morten Andersen refererede fra mødet. I mødet blev der bl.a. drøftet et arbejdsprogram for IT-udvalget. Ad. 8. Formanden for IT-udvalget fremlægger hvad IT-udvalget kan bidrage med IT-udvalgets formand fremlagde hvad IT-udvalgets rolle skal være fremadrettet. Morten Andersen sagde at hovedformålet for udvalget er at se på hvordan udvalget kan forbedre skolerne både i forhold til administration og IT. Udvalget vil samtidig meget gerne være med til at præge udviklingen inden for erhvervsskoleområdet. På næste møde i IT-udvalget er Microsoft inviteret. Beslutning: Det besluttedes at IT-udvalget skal være repræsenteret i workflowprojektgruppen. Derudover skal IT-udvalget også indtænkes i arbejdet omkring den digitale erhvervsskole. 5
Ad. 9. VEU-digitaliseringen tilbagemelding fra Undervisningsministeriet DE-L har skrevet til ministeriet med henblik på at få tilbagerullet i alt 3 mio. kr. af VEU-besparelsen i 2011 som følge af problemer dels med udsættelse af VEU-digitaliseringens fase 2, dels som følge af ændrede betalingsforhold for ansøgere med videregående uddannelse, som systemet ikke kan håndtere. Ministeriet har nu positivt tilkendegivet at de ændrede besparelsesforudsætninger vil medføre at skolerne vil blive kompenseret i forhold til den forudsatte effektiviseringsgevinst. PE sagde at det er vigtigt at DE-L har fået knæsat princippet om at når tingene ikke fungere skal besparelsesprovenuet tilbagebetales. Dette princip skal bruges i forhold til andre besparelsesprojekter, f.eks. Ambitiøs IT. Beslutning: Det er vigtigt at økonomiudvalget løbende er opmærksomt på om systemerne fungerer som beskrevet, idet foreningen ellers kan rette henvendelse til ministeriet om tilbagebetaling. Ad. 10. Regnskab 2010 status bordrunde DE-L har fredag den 1. april udsendt skemaer til skolerne omkring regnskab og aktivitet for 2010. Ad. 11. Eventuelt PE spurgte ressourcepersonerne om deres behov for at mødes i økonomiudvalget. Behovet syntes at være cirka én gang hvert halve år. På næste møde i økonomiudvalget evalueres ressourcepersonerne og deres deltagelse. PE sagde at Ungepakke 2 betyder at der fra og med 2012 skal indføres sociale taxametre. I den forbindelse er der indkaldt til et temamøde på Christiansborg den 27. april af oppositionen omkring nye taxametre. Det blev nævnt at nyhedsbrevet fra Økonomistyrelsen er særdeles relevant. Økonomiudvalgets medlemmer bør derfor abonnere på nyhedsbrevet. Linket til nyhedsbrevet ses her: http://www.oes.dk/servicemenu/nyheder/tilmeld-nyhedsbrev Kommende møder i økonomiudvalget: - Den 9. juni 2011 fra kl. 10 14 hos DE-L (er flyttet fra Holstebro Uddannelsescenter) 6