Bilag 2 Kravspecifikation for tilbudsafgivelse i forbindelse med mini udbud af revisionsydelser for VIA University College
Indhold 1. Revisionsopgavens afgrænsning.... 3 1.1. Lovpligtig revision... 3 1.2. Finansiel Revision... 4 1.3. Forvaltningsrevision... 4 1.4. Udvidet forvaltningsrevision... 5 1.5. Området for refusioner og tilskud m.m.... 5 1.6. Generel økonomisk rådgivning... 5 1.7. IT sikkerhedsrevision... 5 1.8. Rapportering... 6 1.9. Beskrivelse af revisionen... 7 2. Revisionsteam... 7 3. Referencer... 7 4. Tilbudssum... 7 4.1 Specifikation af tilbudssummen... 8 4.2 Pris på supplerende opgaver... 9 4.3 Fakturering... 9 5. Kontraktudkast... 9 Side 2
1. Revisionsopgavens afgrænsning. Opgaven som institutionsrevisor omfatter revision af VIAs årsrapport, kontrol med VIAs tilskudsgrundlag og institutionsrevisors attestation af indberetninger, hvor ministeriet eller andre i henhold til lovgivningen har krævet særskilt revisorerklæring. Revisionen skal ske i overensstemmelse med God Offentlig Revisionsskik, jf. rigsrevisorlovens 3, Bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen mv. samt de revisionsstandarder, der er anvendelige på opgaven. Revisionen skal omfatte: Lovpligtig finansiel revision, lovpligtig forvaltningsrevision, særlige revisionsopgaver såsom erklæringer på opgørelser og indberetninger, projekt eller tilskudsregnskaber m.v., som i henhold til lov skal forsynes med særskilt revisionserklæring. Revisionen omfatter endvidere afgivelse af erklæring overfor tilsluttede skoler om, at IT-Supportcentret lever op til indgåede aftaler og at IT-sikkerheden lever op til god skik på området. 1.1. Lovpligtig revision Lovpligtig revision omfatter den traditionelle finansielle revision og den lovpligtige forvaltningsrevision, som udøves i overensstemmelse med rigsrevisorlovens 3 samt God Offentlig Revisionsskik og gældende revisionsstandarder, i det omfang disse er anvendelige på opgaven. Under den lovpligtige revision hører, at revisor i det omfang revisionen og dennes resultater giver anledning dertil, påpeger muligheder for effektiviseringer i regnskabsmæssige og organisatorisk/kontrolmæssige spørgsmål og yder overordnet rådgivning til forbedringer. Revisionen skal hvert år udarbejde en revisionsplan før revisionen påbegyndes. Planen skal beskrive, hvorledes revisionen vil blive udført. Planen drøftes med VIAs koncernøkonomichef, særligt med henblik på identifikation af risikoområder og hvorledes revisionen tænkes gennemført så VIAs medvirken og revisionens arbejde kan koordineres. Side 3
1.2. Finansiel Revision Finansiel revision er baseret på opgaverisikoen og omfatter kontrol af, at årsregnskabet er ført og afsluttet korrekt. Den finansielle revision består af revisionens planlagte gennemgang af de forretningsgange og de kontrol- og rapporteringssystemer, der anvendes. På baggrund heraf vurderer revisor, hvorvidt forretningsgange, kontrol- og rapporteringssystemer understøtter korrekte registreringer og hensynet til en omkostningsbevidst og effektiv administration samt korrekte registreringer af tilskudsudløsende faktorer. Ud fra revisors vurdering af risiciene for fejldispositioner eller fejlinformationer, fastlægger revisor kravene til de revisionsbeviser, der skal indhentes, revisionshandlingernes art, tidsmæssige placering og bemandingen af opgaverne. Som led heri skal det efterprøves, om de generelle IT-kontroller, den generelle IT-sikkerhed fungerer hensigtsmæssigt. Herudover skal der fortages Juridisk-kritisk revision, som omfatter kontrol af, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. 1.3. Forvaltningsrevision Den lovpligtige forvaltningsrevision skal tilse, at udførelsen af beslutninger og den øvrige forvaltning af anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Det overordnede formål med forvaltningsrevisionen er: at vurdere, om der ved forvaltningen er taget skyldige økonomiske hensyn at vurdere gyldigheden og pålideligheden i indikatorer om produktivitet og effektivitet, som indgår i VIAs rapportering at vurdere, hvorvidt VIA i tilstrækkelig grad søger at identificere områder, hvor der er grundlag for en forbedring af driften, så der vil kunne indvindes et besparelses-, produktivitets- eller effektivitetspotentiale eller i modsatte fald pege herpå at vurdere, om god offentlig økonomistyring, jf. God Offentlig Revisionsskik, er efterlevet og i modsat fald henlede VIAs opmærksomhed herpå. Forvaltningsrevision integreres i videst muligt omfang i den finansielle revision og gennemføres som en metodisk undersøgelse eller analyser af et område Side 4
eller organisation ud fra et eller flere aspekter, der sigter mod at vurdere, om der er taget skyldige økonomiske hensyn. 1.4. Udvidet forvaltningsrevision Den udvidede forvaltningsrevision er ikke en del af den udbudte revisionsopgave, men en tillægsydelse, som kan aftales mellem revisor og VIA. 1.5. Området for refusioner og tilskud m.m. Under den lovpligtige revision falder de opgaver af tilbagevendende karakter, hvor der skal afgives revisorerklæring vedrørende refusionsopgørelser og tilskud m.m. Som eksempler herpå kan nævnes kvartalsvise indberetninger vedrørende fuldtidsstuderende (incl. skolepraktik) og AMU-kurser, indberetninger vedrørende momskompensation m.m. Uden for den lovpligtige revision falder stats- eller EU-tilskud, der ydes til engangsforanstaltninger eller hvor staten eller EU anvender egen revisor, samt særlige ad hoc erklæring til brug for en tredjemand. 1.6. Generel økonomisk rådgivning Ved generel økonomisk rådgivning forstås forbedringsforslag såsom rådgivning vedr. økonomistyring, planlægning, tilrettelæggelse af interne forretningsgange, procedurer, interne kontroller, optimering af processer samt rådgivning vedrørende organisatorisk implementering af processerne, udarbejdelse eller justering af forretningsgange og arbejdsbeskrivelse, brugeruddannelse med mere, som revisor under den lovpligtige revision har fundet det hensigtsmæssigt at henlede VIAs opmærksomhed på. Den generelle økonomiske rådgivning forudsættes indeholdt i revisors tilbud. 1.7. IT sikkerhedsrevision IT-sikkerhedsrevision anses for indeholdt i den almindelige lovpligtige revision. Som led i den finansielle revision gennemgår revisor VIAs IT-anvendelse på det økonomisk/administrative område, og fastlægger på baggrund af sin analyse omfanget af sin revision af såvel generelle kontroller som applikationskontroller. Omfanget af revisionen af IT-anvendelsen tilrettelægges Side 5
ud fra revisors risikovurdering og gennemføres, så alle væsentlige systemer bliver gennemgået inden for den 4-årige kontraktperiode. Sker der større ændringer i IT-organisationen eller i applikationer, forudsættes det, at revisor i ændringsåret i det mindste gennemgår de generelle kontroller. Hvor VIA anvender en serviceleverandør, kan revisor basere sin revision på en vurdering af en erklæring fra serviceleverandørens revisor om systemsikkerheden. Ud over den revision af VIAs IT-anvendelse, der er et led i revisionen af årsregnskabet, udfører revisor årligt revision af de generelle IT-kontroller i de platforme, der drives af det administrative IT-servicefællesskab, ITS, efter aftale med tilsluttede skoler og institutioner. Der afgives en særskilt beretning herom til brug for aftalepartnerne og disses revisorer. 1.8. Rapportering Revisor rapporterer sine resultater gennem påtegninger af regnskaber og specielle opgørelser og indberetninger og fremsender desuden revisionsprotokollater til VIAs bestyrelse. Påtegning af årsberetning og - regnskab skal foreligge så lovgivningens frister for behandling og godkendelse kan overholdes. Revisionsprotokollatet til årsberetning og -regnskab skal indeholde de oplysninger, som revisionen finder af betydning for bestyrelsens og andre brugeres stillingtagen til regnskabsaflæggelsen og VIAs ledelsesmæssige og administrative forhold. Såfremt revisor konstaterer uregelmæssigheder, tilsidesættelse af love, forskrifter o.l., eller fejlinformationer i væsentligt omfang, skal revisor ufortøvet underrette koncernøkonomichefen og efter omstændighederne bestyrelsen. I protokollaterne skal der redegøres for den udførte revision samt for forhold, der har givet anledning til bemærkninger, eller forhold i øvrigt, som revisionen har fundet anledning til at fremdrage. I protokollaterne skal der herudover bl.a. oplyses om revisors vurdering af og konklusion om VIAs interne kontroller og registreringssystemer, hvorvidt VIAs aktiviteter efter revisors vurdering er sket i overensstemmelse med lov om Side 6
professionshøjskoler for videregående uddannelser, om den udførte forvaltningsrevision og revisors vurderinger og konklusioner i den anledning, samt om uanmeldte beholdningseftersyn, afgivelse af særlige beretninger, rådgivning og assistance. Revisionsprotokollatet til årsrapporten skal endvidere indeholde ministeriets revisorcheckliste i udfyldt form. 1.9. Beskrivelse af revisionen I sit tilbud skal revisor redegøre for hovedtrækkene i den påtænkte udførelse af den finansielle revision. Revisor skal ligeledes i hovedtræk beskrive, hvorledes den påtænkte forvaltningsrevision vil finde sted. Revisor skal i sit tilbud endvidere tilkendegive, hvorledes revisionen af VIAs egen IT-anvendelse forventes at finde sted og hvornår og hvorledes revisionen af de generelle kontroller IT-Supportcentret forventes at finde sted. 2. Revisionsteam Tilbudet skal indeholde oplysning om det medarbejderteam, der forventes tilknyttet opgaven. Oplysningerne skal indeholde navn, uddannelse, anciennitet og erfaring fra sammenlignelige opgaver samt hvilken ressourcekategori medarbejderne tilhører. Oplysningerne skal omfatte alle påtænkte specialister og ledende revisorer, se bilag 17. 3. Referencer Tilbudsgiver bedes i bilag 12 angive, hvilke større uddannelsesinstitutioner tilbudsgiver udfører, eller inden for de seneste 4 år har udført, revision for. 4. Tilbudssum Tilbudssummen skal indeholde alle omkostninger, herunder omkostninger til rejse, transport og ophold. Det forudsættes, at revisor deltager i det bestyrelsesmøde, hvor årsrapporten behandles, i det mindste under dette punkt på dagsordenen. Det forudsættes i Side 7
øvrigt, at revisor deltager i bestyrelsesmøder i det omfang, revisor anmodes herom. Mødedeltagelsen forudsættes indeholdt i tilbudssummen. Tilbudssummen skal omfatte honoraret for et års revision, dvs. for regnskabsåret 2014 (01. januar 2014 til 31. december 2014). Tilbudsgiver har mulighed for at oplyse en evt. reduceret pris for de efterfølgende år. Bliver felterne i bilag 10 ikke udfyldt, vil den oplyste pris for regnskabsår 2014 blive benyttet for de efterfølgende år, i forbindelse med vurderingen af tilbuddet. De anførte timesatser jfr. bilag 10 kan i kontraktperioden blive reguleret i overensstemmelse med statens prisindeks for varer og tjenesteydelser. Første regulering sker for regnskabsåret 2015. Tilbudssummen og de pristalsregulerede årlige honorarer vil kun blive genstand for fornyet forhandling, såfremt tilgang eller bortfald af opgaver (f.eks. ved fusion af institutioner ind i VIA eller ved udspaltning af uddannelser fra VIA) ændrer VIAs udgiftsbudget med mere end 10 %. 4.1 Specifikation af tilbudssummen Tilbudssummen ønskes opdelt i: 1. den del, der omfatter den lovpligtige revision, herunder VIAs egen ITanvendelse og generel økonomisk rådgivning, 2. den del der omfatter erklæringer indenfor revisionsområdet, 3. den del der vedrører IT-sikkerhedsrevision af det administrative IT servicefællesskab, ITS. 4. gennemgang samt trykning af årsrapport og revisionsprotokollat i 35 eksemplarer. Det forudsættes, at årsberetning, noteoplysninger og nødvendige specifikationer udarbejdes af VIA. For hver af de fire nævnte inddelingsområder ønskes angivet i bilag 10, hvorledes honoraret er kalkuleret med angivelse af timer og timesatser opdelt på ressourcekategorier, jævnfør inddelingen i ressourcekategorier i SKI rammeaftale 17.01. Side 8
4.2 Pris på supplerende opgaver Der ønskes oplysning om honorar for opgaver, der falder udenfor den udbudte opgave. Tilbudsgiver bedes derfor oplyse, hvilke timesatser (2014 satser) der vil blive anvendt på eventuelle supplerende opgaver såsom: 1. Udvidet forvaltningsrevision Tilbudsgiver bedes beskrive 2 relevante eksempler på opgaver indenfor den udvidede forvaltningsrevision. Tilbudsgiver bedes samtidig specificere forbruget for de beskrevne eksempler fordelt på ressourcekategorier, ved udfyldelse af prisbilag 10, del 5a og 5b. 2. Speciel, rekvireret rådgivning Tilbudsgiver bedes beskrive 2 relevante eksempler på opgaver indenfor speciel rekvireret rådgivning. Tilbudsgiver bedes samtidig specificere forbruget for de beskrevne eksempler fordelt på ressourcekategorier, ved udfyldelse af prisbilag 10, del 6a og 6b. 4.3 Fakturering Fakturering af tilbudssummen for den lovpligtige revision kan ske kvartalsvist. Fakturering af supplerende opgaver specificeres med antal timer og sats for opgaven, og sker månedsvist bagud. Betalingsbetingelserne er løbende måned + 30 dage. 5. Kontraktudkast Såfremt revisor har væsentlige kommentarer, tilføjelser eller forbehold overfor vedlagte leveringsaftale (bilag 11), bedes dette anført i bilag 13. Side 9