Obligatorisk digital selvbetjening Råden over Vej og Gravetilladelser.

PROGRAM

Program 9:30 10:00 Hvad er Obligatorisk Digital Selvbetjening 10:00-10:30 To-be brugerrejser 10:30-10:40 Pause 10:40-11:10 Bredbånd, gravetilladelser og digitale muligheder ved Erhvervsstyrelsen 11.10-11:30 Gevinstrealisering

HVAD ER OBLIGATORISK DIGITAL SELVBETJENING?

Obligatorisk digital selvbetjening: Ikke længere frit valg ift. hvordan borger og virksomheder må henvende sig De, der kan, skal betjene sig selv 80% af ansøgninger/anmeldelser fra borger til kommune/myndighed skal være digitale i 2015 Kommunerne har indgået aftale om obligatorisk digital selvbetjening med regeringen (Økonomiaftalen 2014) Når man tvinger borger og virksomheder over på digitale løsninger, så skal de være brugervenlige.

HVAD ER BØLGEPLANEN?

Bølge 3 overordnet proces

HVAD ER EDS?

EDS Effektiv Digital Selvbetjening Sikre at kommunerne har brugervenlige og effektive selvbetjeningsløsninger på de obligatoriske områder. Dialoger med leverandører om tilretning, videreudvikling og nyudvikling af løsninger. Dialoger med kommuner om anskaffelse og implementering af løsninger. 11

EDS arbejde As-is og To-be projekter Screening Brugeren i fokus Innovation og effektivisering Sikringsindsats Dialog med leverandører Dialog og information til kommuner Samle kommuner og leverandører Klarmelding Generelle indsatser Udviklingsvejledning Understøttelse af kommunernes implementering Metodeudvikling

MATERIALER

14 As-is del af rapporten

15 To-be del af rapporten

16 Screening

Materialer Skal-krav Bør-krav - Illustrerede brugerrejser og serviceblueprints (as-is & to-be) - Udviklingsvejledningen - Fokus på brugervenlighed og tilgængelighed - To-Be 2014 og den visionære løsning fokus på back-end - Områderapport 17

Krav Når det bliver obligatorisk for borger og virksomheder at benytte selvbetjeningsløsninger, så kræver det at selvbetjeningsløsningerne er effektive og brugervenlige. 19

Krav 20

Krav Alle kommuner skal have en selvbetjeningsløsning pr 1.12.2014 Løsningen skal opfylde kravene om brugervenlighed og tilgængelighed Løsningen skal være tilgængelig på borger.dk og/eller virk.dk Brug EDS kravside for yderligere information http://www.kombit.dk/eds/krav-til-selvbetjeningsløsninger 21

GRAVETILLADELSER!

Gravetilladelser Kanalflyttet i fokus Ifølge økonomi aftalen er der på sektorniveau et potentiale på 4 mio. Udarbejd jeres egen business case i kommunen. Digitaliseringsgrad i 2013 på 45% Digitaliseringsgrad skal efter 1.12.2014 op på 90%

Hvad bliver omfattet af lov om obligatorisk digital selvbetjening Privatvejsloven: - 70 a. Ansøgning efter lovens 66, stk. 1, om anden brug af vejarealet og ansøgning om opgravning og arbejde på ledninger efter lovens 67-69 skal indgives til kommunalbestyrelsen ved anvendelse af den digitale løsning, som kommunen stiller til rådighed (digital selvbetjening). Vejloven: 102 a. Ansøgning efter lovens 101, stk. 1 og 2, om opgravning m.m. på og ved en offentlig vejs areal og ansøgning anden råden efter lovens 102, stk. 1 og 4, skal indgives til vejbestyrelsen ved anvendelse af den digitale løsning, som vejbestyrelsen stiller til rådighed (digital selvbetjening).

RÅDEN OVER VEJ!

Råden over vej Kanalflyttet i fokus Ifølge økonomi aftalen er der på sektorniveau et potentiale på 15,6 mio. Udarbejd jeres egen business case i kommunen. Digitaliseringsgrad i 2013 på 20% Digitaliseringsgrad skal efter 1.12.2014 op på 90%

Hvad bliver omfattet af lov om obligatorisk digital selvbetjening Privatvejsloven: 66. På arealer, der er privat fællesvej, kræver det kommunalbestyrelsens godkendelse 1) varigt eller midlertidigt at anbringe affald, materiel, materialer, løsøregenstande, ikke indregistrerede køretøjer, skure, skurvogne, containere, boder, automater, skilte, hegn el.lign., 2) at anbringe køretøjer med henblik på salg eller udlejning uden fører og 3) som led i erhvervsvirksomhed at anbringe køretøjer i forbindelse med reparation, påfyldning af drivmidler, rengøring el.lign. Vejloven: 102 stk 1. Uden vejbestyrelsens tilladelse må det til en offentlig vej hørende areal ikke anvendes til: 1) varig eller midlertidig anbringelse af affald, materiel, materialer, løsøregenstande, skure, skurvogne, boder, automater, skilte, hegn eller lignende, 2) anbringelse af køretøjer med henblik på salg eller udlejning uden fører, 3) anbringelse af køretøjer i forbindelse med reparation, påfyldning af drivmidler, rengøring eller lignende, når dette sker som led i en erhvervsvirksomhed. 102 Stk. 4. Spildevand må ikke ledes ud på veje eller til disses grøfter eller ledninger. Anden tilledning af vand må kun finde sted med vejbestyrelsens tilladelse.

Hvad bliver omfattet af lov om obligatorisk digital selvbetjening Private og virksomheder skal søge om råden over vej, hvis de midlertidigt eller længerevarende ønsker at anvende et område af en vej til eksempelvis opstilling af en container, et brændelæs, et stillads, afholdelse af et sportsløb, en gadefest, et marked m.v., også mere permanente aktiviteter som fx kabelskabe, cafearealer mv. skal der ansøges om råden over vej. Man skal minimum have én løsning i kommunen som efterlever kravene til obligatorisk digital selvbetjening til modtagelse ansøgninger om råden over vej. For flere typer af Råden over vej i forbindelse med arrangementer, som sportsløb mv., kræves der typisk yderligere tilladelser fra politiet og andre. Disse øvrige tilladelser bliver ikke obligatoriske at søge digitalt i forbindelse med Råden over vej.

Hvad bliver omfattet af lov om obligatorisk digital selvbetjening KLE - 05.14 - Særlig råden over vejareal 05.14.00 Særlig råden over vejareal i almindelighed 05.14.01 Bænke - rådighed over vejareal 05.14.02 Cykelstativer - rådighed over vejareal 05.14.03 Kiosker - rådighed over vejareal 05.14.04 Anbringelse af beholdere og lignende genstande på vej 05.14.05 Stadepladser - rådighed over vejareal 05.14.06 Telefonbokse, postkasser - rådighed over vejareal 05.14.07 Skilte, plakatsøjler og transparenter - rådighed over vejareal 05.14.08 Benyttelse af gade- og fortovsarealer - rådighed over vejareal 05.14.09 Anbringelse af køretøjer - rådighed over vejareal 05.14.10 Kunst - rådighed over vejareal 05.14.11 Skure/skurvogne - rådighed over vejareal 05.14.12 Automater - rådighed over vejareal 05.14.13 Bygningsdele - rådighed over vejareal 05.14.14 Genstande, der medfører snesamling - rådighed over vejareal 05.14.15 Spildevand og tilledning af vand - rådighed over vejareal 05.14.20 Træer, beplantning mv. - rådighed over vejareal 05.14.21 Tankanlæg - rådighed over vejareal 05.14.22 Sporanlæg - rådighed over vejareal

Reklame Mere information på Kombit.dk/eds

Spørgsmål? Martin Palm Krener MPK@kombit.dk 51971860

RÅDEN OVER VEJ ILLUSTRERET BRUGERREJSE // EDS 2014

Mike er 39 år og direktør og ejer af en mellemstor stilladsudlejningsvirksomhed med lidt over 20 ansatte. Kunderne spænder fra entreprenørvirksomheder til murere og boligforeninger. I forbindelse med større entreprenøropgaver er det kunden, der søger om råden over vej, men ellers er det som oftest Mike, der søger.

Mike modtager en kontrakt med bestilling. Her står, hvornår stilladset skal op, hvor det skal stå, størrelsen og type på stilladset, samt hvordan det skal stilles op. Mike har altså alle de informationer, han skal bruge, for at ansøge om råden over vej. Da der kun et par dage til, at stilladset skal være stillet op, og kommunens sagsbehandlingstid er 1 uge, er Mike dog bekymret for, om han kan nå det.

Mike har søgt mange gange før og har en genvej til ansøgningen på sin computer. Han synes, det er smart, at han kan logge ind med NemID, fordi alle virksomhedens oplysninger så er udfyldt på forhånd. Løsningen kan også huske de ofte brugte oplysninger om f.eks. bygherren, som Mike tidligere har indtastet. Så indtaster han bare starten af navnet og trykke enter, hvorefter resten af felterne udfyldes automatisk.

I næste del af selvbetjeningsløsningen skal Mike vælge, hvad arealet skal benyttes til. Han kan vælge forskellige ting fra en lang liste og tilføje dem til ansøgningen. Her vælger Mike at tilføje et stillads, en container og to biler, da de både skal have en bil holdende ved opsætning og en ved nedtagning.

Herefter skal Mike angive hvor og hvornår stillads, container og bil skal stå, én efter én. Han begynder med stilladset. Mike kan først indtaste adressen og derefter, på et interaktivt kort, tegne, hvor stilladset skal stå, og hvor meget det fylder. Det er en stor fordel, at han kan tegne på kortet, så han f.eks. kan tegne rundt om hjørner eller vælge et halvt husnummer. Under kortet vælger han start og slutdato.

Mike kan nu se markeret på kortet, hvem der ellers har ansøgt om råden over vej i samme område og tidsrum. På den måde kan han med det samme se, om der er andre ansøgninger, der er i konflikt med hans. I dette tilfælde er der en festival, som har ansøgt samtidig. Derfor forsøger Mike at ændre datoerne for at se, om konflikten forsvinder, hvis han tager stilladset ned lidt tidligere.

Det gør den dog ikke, så Mike bruger løsningens mulighed for at se kontaktoplysninger og ringer til Peter fra festivalens ledelse for at høre, om stilladset er et problem for dem. Det er det heldigvis ikke, og Peter sender også lige en mail til kommunen om deres aftale.

Mike skal også vælge en skilteplan for stilladset, og løsningen giver ham både mulighed for at vælge mellem en række muligheder eller vedhæfte sin egen tegning. Mike finder en skilteplan, som passer til ansøgningen. Når han har valgt skilteplanen, kan han se den på kortet og rette den til.

Som det sidste i ansøgningen for stilladset, skal Mike vælge, om sagen har relation til andre sager i samme område og tidsrum. Det er smart, hvis det f.eks. er en del af et større byggeprojekt, så kommunen kan se, at de forskellige ansøgninger hænger sammen. Til sidst godkender han ansøgning for stilladset og gentager processen for container og biler.

Da han godkender den sidste ansøgning, gør en pop-up-besked ham opmærksom på, at han har søgt for sent ift. kommunens officielle behandlingstid på 1 uge. Dog står der også i beskeden, at kommunen kun forventer en behandlingstid på et par dage, og hvis der ikke er nogle konflikter i forhold til hans ansøgning, kan det gå endnu hurtigere. Da Mike jo selv har ordnet konflikten med festivalen, klikker han send ansøgning alligevel.

Ansøgningen sendes nu til kommunen, hvor en sagsbehandler nemt kan tjekke den igennem og vælge hvilke andre parter, som f.eks. Politi, der skal involveres. Løsningen klarer det meste koordinering automatisk, og eksterne parter kan vælge at abonnere på informationer om særlige vejstykker og kan selv gå ind i fagsystemet og godkende eller se f.eks. skilteplan.

Da politiet i dette tilfælde har godkendt skilteplanen som det sidste, godkendes ansøgningen automatisk, og tilladelsen med vilkår sendes med Digital Post til Mike. Han kan nu printe den eller videresende et link til en smartphone-venlig udgave, så hans medarbejder kan have den ved hånden, hvis politiet eller kommunen kommer forbi.

Da arbejdet på stilladset bliver forlænget, overskrider det den dato, Mike har sat som slutdato i ansøgningen. Normalt ville Mike bare lade stilladset stå en uge ekstra uden af søge, men nu modtager han besked med et link et par dage før fristen via Digital Post og SMS. Via linket kan Mike nemt gå ind og forlænge ansøgningen, hvis det ikke er i konflikt med en anden ansøgning.

RÅDEN OVER VEJ // EDS 2014

GRAVETILLADELSE ILLUSTRERET BRUGERREJSE // EDS 2014

Jannie er 37 år og arbejder som byggepladsassistent for en af Danmarks største entreprenørvirksomheder. Da virksomheden arbejder meget med nedgravning af kabler for elselskaberne, er det Jannies opgave at stå for det forberedende administrative arbejde såsom søgning af ledningsoplysninger i LER og ansøgning om gravetilladelser hos kommunen.

Før et graveprojekt lander på Jannies bord, er det igennem en længere projekteringsfase, hvor ledningsejeren, ofte i samarbejde med en ekstern rådgiver, planlægger arbejdet. I den forbindelse udvikles en tegning over det område, hvor der skal graves, og ledningsejeren søger i ledningsregistret LER efter ting, der eventuelt kan skabe konflikt med arbejdet.

Der indkaldes også til et ledningsejermøde, hvor andre ledningsejere og kommunen mødes og koordinerer arbejdet. Her laves aftaler om særlige hensyn. F.eks. hvis der allerede er lagt gasledninger nogle steder.

Da projektet tre måneder senere er klar til at blive i gangsat, modtager Jannie som det første en mail om projektet med en tegning vedhæftet. Tegningen har allerede gennemgået flere forandringer siden den første søgning i LER. Desuden udløber en LER- søgning efter tre måneder, så derfor bliver Jannie nødt til at lave en ny søgning som det første.

Tidligere skulle Jannie foretage LERsøgningen separat, men i den nye løsning kan Jannie både søge LER og gravetilladelse på en gang. Hun logger derfor ind i den fælles løsning og skal som det første indtaste adressen og derefter, på et interaktivt kort, tegne hvor der skal graves. Det er en stor fordel, at hun kan tegne på kortet, så hun f.eks. kan tegne rundt om hjørner eller vælge et halvt husnummer. Herefter kan hun under kortet vælge start og slutdato.

Som det næste indtaster Jannie kontaktoplysninger på formanden på gravestedet, samt beskriver nogle detaljer om formål og udførelse. Fordi løsningen er integreret med LER, kan Jannie herefter lave opslaget direkte i løsningen.

Til sidst udfylder hun blot de oplysninger, der mangler for at lave en ansøgning om gravetilladelse. Der skal f.eks. angives mere præcist, hvor på vejen der skal graves. Dette angives nemt på kortet. Der skal også angives kontaktoplysninger på de interessenter, der er en del af projektet - heriblandt teleselskabet, som er ledningsejer. Da det er udfyldt, klikker Jannie på opret gravesag og sender dermed ansøgningen til kommunen.

Kommunens sagsbehandler kan nu se ansøgningen og kortet i sit fagsystem. Det gør det let at få et hurtigt overblik over ansøgningen, og sagsbehandleren kan også vælge at se oplysninger om f.eks. buslinjer, arrangementer, asfaltering, fortovslinjer, gadetræer og specialbelægning.

Løsningen klarer det meste koordinering automatisk, og eksterne parter kan vælge at abonnere på informationer om særlige vejstykker og kan selv gå ind i fagsystemet og godkende eller se f.eks. skilteplan.

I dette tilfælde vælger sagsbehandleren, som også er tilsynsførende, at der er brug for et synsmøde, hvor ledningsejer, entreprenør og kommune mødes på gravestedet og taler om projektet, samt dokumenterer vejens tilstand. Han kan heldigvis nemt indkalde til mødet via fagsystemet, og på mødet bruger han sin tablet til at tage billeder, som automatisk lagres på sagen. Da det hele er på plads lover han, at ansøgningen bliver godkendt, så snart han er tilbage på kontoret.

Jannie modtager godkendelsen pr. mail og printer med det samme alle tilladelserne, som hun udleverer til formændene på de forskellige gravesteder. Nu kan gravearbejdet gå i gang. På hvert gravested modtager formanden automatisk en sms/mail med link, så han nemt kan gå ind og melde start og stop, hvis der er ophold i gravearbejdet.

Når gravningen i en station er afsluttet, modtager Jannie en klarmelding. Hun kan nu nemt gå ind på selvbetjeningsløsningen og færdigmelde gravetilladelsen. Hun behøver ikke engang åbne sagen, blot vælge den i åbne sager og færdigmelde derfra. Sagen ryger nu over i listen over færdigmeldte, så hun nemt kan holde styr på hvilke stationer, der er afsluttet, uden at skulle have et eksternt skema.

GRAVETILLADELSE // EDS 2014 De gode ideer fra rapporten: