UDDANNELSESDAG PÅ INSTITUT FOR KLINISK MEDICIN
VELKOMMEN Velkommen Formål med uddannelsesdagen Kort præsentation af oplægsholdere Præsentation af program 2
DAGENS PROGRAM Kl. 9.00 Velkommen og præsentation Kl. 9.20 Organisering (Administrationscenter HE & Regnskab) Kl. 9.40 Økonomi (Begreber, snitflader, vigtige elementer) Kl. 10.00 Pause Kl. 10.10 Økonomi (fortsat) Kl. 11.00 Pause Kl. 11.10 Projekter på delregnskab 4-5 (fra vugge til grav - herunder Indfak & Aurus) Kl. 12.30 Frokost Kl. 13.00 Information/rapporter Kl. 13.30 Kontaktinformation (hvor skal man gå hen?) Kl. 13.40 Spørgsmål & afslutning Kl. 14.15 Tak for i dag 3
ORGANISERING Administrationscenter Health Health Økonomi Regnskab 4
ORGANISERING - 5
ORGANISERING ADM. CENTER 6
ORGANISERING HE ØKONOMI Heraf 6 projektøkonomer på IKM Heraf 2 controllere på IKM 7
ORGANISERING -REGNSKAB 8
ØKONOMI Snitflader Kontostreng Debet/kredit Momskoder Resultatopgørelse/balance Kostpriser (ressourceallokering) Godkendelse af ansættelser 9
ØKONOMI - SNITFLADER Snitflader mellem projektøkonom og controller: 10
ØKONOMI SNITFLADER (DELREGNSKABER) Ved oprettelsen af et projekt, skal det fastlægges hvilket delregnskab projektet skal høre under. Valget af delregnskab afhænger af, hvilken type økonomi der er tale om. Følgende delregnskaber er til rådighed: 1,2,4 og 5 Typiske projekttyper indenfor de forskellige delregnskaber: DR1: Midler fra Finansloven (ordinære midler), annuum, strategiske midler (USM) DR2: Indtægtsdækket virksomhed (salg af ydelser, eks. tandlægeydelser, kursusaktivitet eller konsulentbistand) DR4: Eksternt finansierede forskningsprojekter, samarbejdsaftaler DR5: Eksternt finansierede aktiviteter, ikke forskning (eksempelvis bogudgivelse og rejseudgifter) 11
ØKONOMI - KONTOSTRENG Elementer i kontostrengen: 12
ØKONOMI FINANSKONTO/ARTSKONTO Kontoen specificerer hvilken slags vare / ydelse, der er købt. Link til kontoplan: http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/oek onomiportal/konteringsvejledning_11-07-2014.pdf 13
ØKONOMI - AKTIVITET Aktiviteten er en ekstra dimension, som vi kan underopdele på. Vi bruger aktiviteter, når vi skal afrapportere. Link til aktivitetsoversigt: https://aurap.au.dk/sider/forsideaurap.aspx (Rapport R-00040) 14
ØKONOMI STEDNUMMER Stednummeret giver en indikation af hvor projektet er tilknyttet organisatorisk. 15
ØKONOMI - PROJEKTNUMMER Der oprettes et projekt per forskningsbevilling for at holde midlerne adskilt. 16
ØKONOMI DEBET/KREDIT Debet/kredit: Regnskabstekniske termer der benyttes i økonomisystemet og ved omposteringer. Kredit (-) = Indtægt Debet (+) = Udgift I RAP bruges ikke debet/kredit.. Link: http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/regn skab/omposteringsark.pdf 17
ØKONOMI - MOMSKODER Ved køb og salg skal der afregnes moms. Kreditor- og debitorafdelingen har ansvaret for at vælge den korrekte momskode. Se mere om momskoder her: Se her: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/menu1/moms/ 18
ØKONOMI - RESULTATOPGØRELSE/BALANCE 19
ØKONOMI - RESULTATOPGØRELSEN Resultatopgørelsen er en økonomisk redegørelse for, hvordan projektets driftsaktiviteter i en periode er forløbet. I resultatopgørelsen samles alle periodens omkostninger og indtægter, hvoraf periodens resultat (overskud eller underskud) fremgår. På består resultatopgørelsen på DR4 af følgende: 1410 Eksterne tilskud (periodiseret indtægt) 1500 1599 Salg/øvrige driftsindtægter 5000 5199 Afskrivninger 5300 5399 Finansielle poster 2100 2999 Lønninger Tidsallokeret ressourcer/løn 3200 4999 Øvrige driftsomkostninger 20
ØKONOMI - BALANCEN Balancen viser den kapital / finansiering, der er fremskaffet samt anvendelsen heraf. Kapitalfremskaffelse/finansiering: 8710 8712: Hjemskrivning fra Fonde Kapitalanvendelse: 6230: Anlæg (køb) 6720: Øvrig forudbetaling 6750: Udlæg til viderefakturering 8730: Akk. Nettodriftsudgifter (modpost til 1410 i resultatopgørelsen) 8740 + 8741: Videreforsendelse af indbetaling 21
ØKONOMI - ANSÆTTELSER Afd. sekretær/forsker laver Indstilling - Hvordan godkendes en ansættelse? IKM godkender og videresender HE HR sagsbehandler indstilling Ved HE Økonomis godkendelse af finansiering HE Økonomi godkender finansiering tjekkes følgende: Må bevillingen/projektet bruges til løn HR slår stilling op Er der midler nok til rådighed Ligger ønsket ansættelsesperiode inden for projektets levetid 22
ØKONOMI ANSÆTTELSER PH.D Ansættelse af Ph.D er har en anden procedure end andre typer ansættelser. Procedure: Ph.d. sender ansøgning -> Ph.d. skolen -> afgørelse til forsker/ph.d. kandidat om optagelse -> Ph.d./sekretær udfylder Indskrivningsskema -> IKM -> Økonomi -> IKM -> Ph.d. kandidat/sekretær -> Ph.d. skolen Proceduren er beskrevet på IKM hjemmeside: http://clin.medarbejdere.au.dk/phd-og-forskningsaar/ Kontakt evt. også Pernille Brink ved spørgsmål på pbc@clin.au.dk eller 78 45 90 17. Økonomi tjekker det samme som ved øvrige ansættelser. 23
ØKONOMI KOSTPRIS (RESSOURCEALLOKERING) På bliver kostpriser brugt til fordeling af lønomkostninger. I kostprisen indgår følgende: Løbende løndele (den del af den ansattes løn som er tilbagevendende hver måned) Ekstraudgifter til ferieafregning ved fratrædelser og den særlige feriegodtgørelse Enkeltstående lønudbetalinger (eksempelvis overarbejde og engangstillæg) samt ekstraudgifter ved barsel og sygdom indgår ikke i kostprisberegningen. Kostprisen ganges med medarbejderens timeantal, hvilket giver ressourcelønnen, som belaster projektet. 24
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 Ansøgning Tilsagn gives og projektet oprettes Løbende projekthåndtering Projektet afsluttes 25
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 - ANSØGNING Ansøgning Udarbejdes af VIP/sekretær For assistance i forbindelse med ansøgningsprocessen kan man kontakte HE Økonomi, Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (tidl. TTO) eller Forskningsstøtteenheden (FSE) Link til FSE: http://medarbejdere.au.dk/administration/forskningtalent/forskningsstoetteenheden/ Link til Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel: http://medarbejdere.au.dk/administration/administration/au-forskning-og-eksternerelationer/ 26
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 - TILSAGN Tilsagn gives og projektet oprettes Hertil behøver vi følgende: Ansøgning Bevillingsskrivelse Projektoprettelsesskema (hjælpeskema) med budget underskrevet af bevillingshaver Evt. bevillingsgivers regelsæt mv. eller andet relevant materiale Bemærk: Projektøkonom hjemskriver bevilgede midler - evt. efter aftale med sekretær/ VIP Der trækkes kun overhead (OH) på de projekter, hvor bevillingsgiver har bevilget det 27
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 - PROJEKTHÅNDTERING Løbende projekthåndtering (professorsekretærer): Godkendelse af udgifter på projekterne: Aurus, rejser og udlæg Indfak, fakturaer Løn (timeløn) Såfremt udgifter er bogført Forsøgsdyr fejlagtigt, kan det omposteres giv besked til HE Økonomi 28
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 - PROJEKTHÅNDTERING Aurus, rejser og udlæg: Aarhus Universitet anvender RUS til afregning af rejser og udgifter Hjælp til rejser og udlæg findes her: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/rejsebestilling-og-udgiftsafregning/ 29
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 - PROJEKTHÅNDTERING Indfak, fakturaer: Indfak er s fakturahåndteringssystem Bemærk, at fakturaer først betales på forfaldsdato. Hjælp til fakturaer findes her: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/fakturahaandtering-koeb/ 30
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 - PROJEKTHÅNDTERING Løn (timeløn): anvender WEBPØS til anvisning af timeløn via mit.au.dk. Hjælp til timeløn findes her (se også tidsfriser her): http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/lonadm/ 31
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 - PROJEKTHÅNDTERING Løbende projekthåndtering (projektøkonom): Godkendelse af udgifter på projekterne: Løn (ressourceallokering): Bemærk, at månedsløn først bliver bogført midt i efterfølgende måned. IT-køb: http://medarbejdere.au.dk/administration/it/koeb-it-udstyr-og-software/he-itwebshop/ SUNTRYK: http://trykkeri.au.dk/ 32
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 - PROJEKTHÅNDTERING Løbende opfølgning (Projektøkonom) Sideløbende følger projektøkonomen op på projektets økonomi: Månedlige opfølgninger på forbrug kontra budget Projekt- og posteringsrapporter sendes til bevillingshaver/sekretær Dialog med bevillingshaver/sekretæren omkring budgettet minimum en gang om året 33
PROJEKTER PÅ DELREGNSKAB 4-5 - AFSLUTNING Projektet afsluttes Slutregnskab sendes til bevillingsgiver, såfremt dette er påkrævet. Regnskabet udarbejdes i fællesskab mellem PØ og VIP/sekretær Faglig rapport udarbejdes af VIP Projektøkonomen lukker projektet i s økonomisystem 34
FROKOST 35
RAP S RAPPORTERINGSSYSTEM Gennemgang af følgende rapporter: R-00009: Projektrapport DR1 og 2 R-00012: Projektrapport DR4 og 5 R-00013: Sagsposteringer R-00040: Indkøber rapport (aktivitetsoversigt) Se introduktion her. http://www.e-pages.dk/aarhusuniversitet/1285/ 36
R-00009: PROJEKTRAPPORT DR1 OG 2 Se eksempel til højre. 37
R-00012: PROJEKTRAPPORT DR4 OG 5 Se eksempel til højre. 38
R-00013: SAGSPOSTERINGER Se eksempel til højre. 39
R-00040: INDKØBER (AKTIVITETSOVERSIGT) Eksempel ses til højre. 40
HE ØKONOMIS HJEMMESIDE Her findes: Kontaktoplysninger på forretningscontrollere og projektøkonomer Links til projektoprettelsesskema, blanketter vedr. rejser og bankoplysninger mv. HE Økonomi s fællespostkasse: okonomicenterhealth.okoplan@au.dk Link: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oekonomi-paafakulteterne/oekonomi-paa-health/ 41
KONTAKT Kontakt jeres projektøkonom eller controller (se evt. kontaktoplysninger på hjemmeside) eller HE Økonomi s fællespostkasse: okonomicenterhealth.okoplan@au.dk Spørgsmål til følgende mailes til: Leverandørfakturaer: Kreditorhotline@au.dk Webshop: wsokonomi@au.dk Rejser- og udgiftsafregninger: rejser@au.dk Balance: balancehotline@au.dk Debitor: debitorhotline@au.dk 42
LINKS Aurap: https://aurap.au.dk/sider/forsideaurap.aspx Aurus: https://aurus.au.dk/bwtem Indfak: https://indfak2.dk/tricom/default.aspx Økonomiportal: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/skal-flyttes-tilmedarbejderportal/oko/ Regnskab på : http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/regnskab/ HE Økonomi: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oekonomi-paafakulteterne/oekonomi-paa-health/ 43
SPØRGSMÅL? 44
TAK FOR I DAG 45