KÆRE NYE KOLLEGA VELKOMMEN TIL AU FORSKNING OG EKSTERNE RELATIONER AARHUS UNIVERSITET

Transkript

1 KÆRE NYE KOLLEGA VELKOMMEN TIL AU FORSKNING OG EKSTERNE RELATIONER

2 ET LANDSDÆKKENDE

3 ORGANISATIONSDIAGRAM FOR AU

4 SLEDELSE

5 ADMINISTRATIONEN PÅ AU Enhedsadministrationen består af fællesadministrationen og fire administrative centre. FÆLLESADMINISTRATIONEN Universitetsledelsens Stab (US) Forskning og Eksterne Relationer (AU FE) Uddannelse (UDD) HR (AU HR) ADMINISTRATIONSCENTRE Arts (AR) Aarhus BSS (BSS) Health (HE) Science and Technology (ST) IT (AU IT) Økonomi og Bygninger (ØB)

6 AU FORSKNING OG EKSTERNE RELATIONER

7 RÅDGIVNING OG AKTIVITETER FUNKTIONSOMRÅDE Forskningsstøtteenheden Fire teams: Ansøgning, Projektadministration, Strategi og Support. I alt 27 ansatte. Talentudviklingsenheden To teams: Talent og Mobilitet. I alt 13 ansatte. Events og Kommunikationsstøtte To teams: Events og Ressourcecenter. I alt 18 ansatte. RÅDGIVNING OG AKTIVITETER Der arbejdes med interessevaretagelse i forhold til bevillingsgivere, udvikling af nye finansieringskilder, ledelsesbetjening af Udvalget For Forskning og Eksternt samarbejde (UFFE), rådgivning i forbindelse med forskningsansøgninger inkl. budgetter, udvikling af finansieringsstrategier for institutter og forskningsgrupper, bibliometri, administration af EU- og koordinatorprojekter, mv. Der arbejdes med universitetets brede initiativer målrettet talentudvikling af ph.d.-studerende og juniorforskere, sekretariatsbetjening af AU s fire ph.d.-skoler, Det Nationale Ph.d.-råd, Aarhus Universitets Forskningsfonds (AUFF) virkemidler, services vedr. tiltrækning og fastholdelse af internationale forskere og ph.d.-studerende samt øvrige gæster fra udlandet. Der arbejdes med universitetets store events (årsfest, konferencer), rekruttering af studerende, markedsføring, profilering og omdømme, konferencehjælp samt rådgivning inden for foto, grafik, tv/video, sprogservice og universitetshistorie. Erhvervssamarbejde og Teknologistøtte Fem teams: Kontrakter & Erhvervssamarbejde, Kliniske Kontrakter, Kommercialisering & Entreprenørskab og Studenterværksthus Aarhus. I alt 36 ansatte. Der arbejdes med udvikling af universitetets relationer til store virksomheder, SMV er, forskeres samarbejde med omverdenen, håndtering af regler om persondata i forbindelse med forskningsprojekter, kommercialisering af opfindelser og software, entreprenørskabsaktiviteter for ansatte og studerende, mv.

8 MEDLEMMER AF AU FE S LOKALE SAMARBEJDSUDVALG (LSU) LEDERE John jwe@au.dk Anders af@au.dk Pernille pvl@au.dk MEDARBEJDERE Claus cpa@au.dk Bettina bdh@au.dk Bodil hansen@au.dk Hans hhp@au.dk Lonni lokl@au.dk Monica mvh@au.dk Rasmus rmk@au.dk Rikke rmr@au.dk Tove toe@au.dk Anette abc@au.dk

9 MEDLEMMER AF AU FE S LOKALE ARBEJDSMILJØUDVALG (LAMU)

10 TILLIDSREPRÆSENTANTER

11 WEBSTRUKTUR PÅ AU HJEMMESIDE au.dk MEDARBEJDERSERVICE medarbejdere.au.dk MEDARBEJDERPORTAL medarbejdere.au.dk Målgruppen er AU s eksterne interessenter Målgruppen er alle medarbejdere på AU både videnskabeligt personale (VIP) og teknisk-administrativt personale (TAP) Målgruppen er den enkelte lokale enhed dvs. enhedens intranet AU s ansigt udadtil samlet under Uddannelse, Forskning, Samarbejde og Om AU Her samles værktøjer, vejledninger og serviceydelser til alle ansatte på AU Her samles informationer til vicedirektørområdets egne medarbejdere fx retningslinjer om ferie og fravær, kriterier for tildeling af løntillæg Under punktet Samarbejde er samlet information rettet mod eksterne samarbejdspartnere AU FE s ydelser kan findes under: Forskningsstøtte og samarbejde Internationalt Kommunikation AU FE s medarbejderportal indeholder: Lokalt samarbejdsudvalg (LSU) Lokalt arbejdsmiljøudvalg (LAMU) Nyhedsbrev Information til nye medarbejdere Om AU FE

12 IT-SYSTEMER PÅ AU UDVALGTE PERSONALESYSTEMER, M. FL. RejsUd : Rejse- og udgiftsafregning (IndFak2) AUHRA : Aarhus Universitets HR Administrationssystem mit.au.dk : Ferieregistrering mv. Workzone : Sags- og dokumenthåndtering journalisering PURE : "Publication and Research" kommunikations- og registreringssystem Conference Manager : Betalingsmodul til events mv. AURAP : Aarhus Universitets RAPporteringssystem (business intelligence portal)

13 INFORMATIONSSIKKERHED PÅ AU Medarbejderservice/IT/ AU s Informationssikkerhedspolitik og regler Password Backup Virusprogram Phishing Sikkert print (udskudt udskrivning) Kryptografi Internetforbindelse (privat anvendelse) AU s Informationssikkerhedspolitik og regler side 24 (afsnit 3.6.2)

14 NYHEDSBREVE Universitetsdirektørens Blog medarbejdere.au.dk/strategi/director Nyhedsbreve til alle ansatte fra universitetsledelsen (UGENTLIGT) info.au.dk/medarbbreve/index.asp Nyhedsbreve til administrative medarbejdere fra universitetsdirektøren (HVER MÅNED) medarbejdere.au.dk/administration/nyhedsbrev Nyhedsbreve til medarbejdere fra AU FE s ledergruppe (FEBRUAR, MAJ, AUGUST OG NOVEMBER MÅNED)

15 MØDER / FAGLIGE OG SOCIALE ARRANGEMENTER TILBAGEVENDENDE BEGIVENHEDER MØDESTRUKTUR I AU FE Der afholdes ugemøder i ledergruppen. Afdelingsmøder holdes i det enkelte funktionsområde efter forskellig kadence. Der afholdes ordinære møder i det lokale samarbejdsudvalg (LSU) én gang i kvartalet. Der afholdes ordinære mødet i det lokale arbejdsmiljøudvalg (LAMU) én gang i kvartalet. FAGLIGE ARRANGEMENTER I AU FE Der afholdes fælles møder i vicedirektørområdet 1-4 gange årligt. SOCIALE ARRANGEMENTER PÅ AU Der afholdes sommerfest i juni måned for enhedsadministrationen og fakulteter (flere datoer). Der afholdes som hovedregel julefrokost for fællesadministrationen sidste fredag i november.

16 REJSER, MØDER, KONFERENCER MV. Hvordan skal jeg afregne en udgift i RejsUd? Du vil sikkert komme ud for af og til at blive bedt om at tage på tjenesterejse. Det kan være mellem AU campus eller til møder med samarbejdspartnere i ind- og udland. Eller du skal sandsynligvis af og til på konferencer, kursus eller uddannelse med dertilhørende deltagerbetaling, transport, bøger, mv. Bilag skal enten scannes eller du kan tage et billede, som herefter skal anvendes i forbindelse med kontering. KONTERING BESTÅR AF STED / PROJEKT / AKTIVITET FSE TE E&K E&T STED : angiver AU Forskning og Eksterne Relationer 9151 PROJEKT : angiver ansættelse i funktionsområde AKTIVITET : tjenesterejser, forplejning AKTIVITET : kompetenceudvikling AKTIVITET : andet Hvis du er ansat på Aarhus Universitetshospital (AUH), så gælder andre regler for rejseafregninger, mv. Du kan få hjælp og vejledning ved at henvende dig til Else Bjerggaard Kristensen, Forskningsstøtteenheden.

17 OPLYSNINGER TIL LEVERANDØRER M. FL. Hvilke oplysninger skal jeg videregive til en leverandør i forbindelse med bestilling af varer/tjenesteydelser? Universitetet modtager kun elektroniske fakturaer, og AU FE har følgende EAN nummer: , som du skal oplyse. Hvilke oplysninger skal jeg videregive til en udenlandsk samarbejdspartner, hvis jeg skal modtage en faktura? Den udenlandske faktura skal oprettes som en manuel faktura i IndFak2 og sendes i flow på samme måde som danske elektroniske fakturaer og skal konteres efter de samme principper, som fremgik på forrige slide. Først beder du din samarbejdspartner om at stile fakturaen til dig og efterfølgende sende fakturaen på mail til dig. Derefter sender du hurtigst muligt fakturaen videre til kreditorhotline@au.dk Når du sender mailen skal du i emnefeltet skrive Fællesadministration og AU FE, så hjælper du dine kollegaer i Kreditor.

18 RELEVANTE TELEFONNUMRE IT-SUPPORT Helsingforsgade 10 Bygning 5123, lokale 114 REGNSKAB - HOTLINE Trøjborgvej Bygning 1912 adm.it@au.dk gninger/regnskab/beskrivelse_af_funktionspostkasser_i_regnskab.pdf Tlf.: Tlf.: Åbningstider: Mandag - fredag: Åbningstider: Mandag: 9:30-15:30 Tirsdag: 8:30-10 & 11:30-15:30 Ons-torsdag: 8:30-15:30 Fredag: 8:30-14:30

19 VI HAR EN PLAN FOR DIN INTRODUKTION Din leder har i samarbejde med en udpeget kollega (intro-makker) lagt en struktureret plan for din introduktion til den nye stilling, dine nye kolleger og AU som organisation, herunder stillingens indhold, mål, rammer og et generelt indblik i de formelle og uformelle regler, traditioner og rutiner, der præger din nye arbejdsplads. I forbindelse med forløbet vil der forventeligt opstå spørgsmål stil dem endelig til din leder, intro-makker og/eller dine nye kollegaer. Her er et par forslag: Hvis adgangskortet ikke virker hvordan kommer jeg ind? Hvis brandalarmen lyder, og jeg er den sidste tilbage hvad skal jeg foretage mig? Hvis en samarbejdspartner er uenig i den rådgivning, jeg har leveret hvad gør jeg? Hvis jeg føler mig stresset hvor går jeg hen?

20

21

22