Møde i Hovedarbejdsmiljøudvalget

Møde i Hovedarbejdsmiljøudvalget Dagsorden Mødedato 7. september 2016 Starttidspunkt Kl. 9.00 Sluttidspunkt Kl. 11.30 Mødested Lokale H1.04, Blangstedgårdsvej 4, Odense Deltagere Carsten Vikkelsøe, HR og Kommunikationschef Anders Nørgaard, Uddannelseschef for pædagoguddannelsen på Fyn Lena Busch Nielsen, Uddannelseschef for Sygeplejerskeuddannelsen i Odense Lone Petersen, It-medarbejder, It-afdelingen Tone Bernchou, Lektor, Bioanalytikeruddannelsen Sekretariatsbetjening Signe Nancke, HR konsulent, HR og Kommunikation side 1/6

1. Åben temadrøftelse (9.00 10.30) Selvledelse og sammensmeltning af privat og arbejdsliv karakteriserer moderne videnmedarbejderes arbejdsliv. Men hvilke arbejdsmiljømæssige fordele og udfordringer medfører selvledelse og det grænseløse arbejdsliv? Og hvem har ansvaret for at håndtere især det psykiske arbejdsmiljø? Disse spørgsmål drøftes ved den åbne temadrøftelse. Inden drøftelsen holder HR konsulent Signe Nancke et kort oplæg om den nyeste forskning på området. 2. Godkendelse af dagsorden og punkter til eventuelt (10.30 10.35) 3. Procesplan for APV-trivselsmåling i 2017 (10.35 10.45) 3.1 Sagsbehandling Strategisk Ledelse har ved et møde den 14. september 2015 besluttet, at der i foråret 2017 gennemføres en samlet APV og Trivselsmåling, men grundet den forsinkede indflytning på Niels Bohrs Allé foreslås en ændret tidsplan for den kombinerede APV og trivselsmåling i 2017 (Se bilag 3.1). 3.2 Indstilling Det indstilles, at HAU drøfter proces- og tidsplan for APV og trivselsmålingen i 2017, som derefter indstilles til og endeligt vedtages i Strategisk Ledelse. 3.3 Bilag Bilag 3.1 Tids- og procesplan for APV-trivselsmåling i 2017 side 2/6

4. Status på arbejdsmiljøplan 2016 (10.45 10.55) 4.1 Sagsbehandling Der er i 2015 udarbejdet en arbejdsmiljøplan for 2016. Planen tegner, sammen med de langsigtede mål og visionen for arbejdsmiljøorganisationen, retningen for den lokale og centrale arbejdsmiljøindsats i 2016. Herunder følger status på opfyldelse af målene for 2016: Mål 1: Beskrivelserne af digitaliseringsprojekterne, der behandles i Strategisk Ledelse, omfatter en beskrivelse af, hvordan arbejdsmiljøorganisationen inddrages i digitaliseringsprojekterne. Effektiviseringsprojekter og -programmer behandles i de sammenlagte arbejds- og samarbejdsudvalg. Mål 2: Et af emnerne ved arbejdsmiljøorganisationens internat i foråret 2016 var, hvorledes arbejdsmiljøorganisationen kan afhjælpe og forebygge negative arbejdsmiljømæssige påvirkninger af forandringer. Konkret er der i forbindelse med indflytningen på NBA arrangeret et campuskorps, og der samles systematisk op på hvorledes arbejdsmiljøet påvirkes af indflytningen. Mål 3: Der er udarbejdet et tema om stress på mit.ucl.dk, og der afholdes en temadrøftelse i forbindelse med indeværende HAU-møde om positive og negative arbejdsmiljømæssige påvirkninger af de nye tendenser i arbejdslivet såsom selvledelse. Der er også udarbejdet en stresspolitik. Mål 4: Der arbejdes med innovation og entreprenørskab i Tværgående Uddannelsesudvikling. Arbejdsmiljøorganisationen har ikke samlet op på, hvorvidt usikkerheden omkring manglende kompetencer indenfor områderne innovation og entreprenørskab imødekommes i forbindelse med det arbejde. 4.2 Indstilling Det indstilles, at HAU drøfter hvorledes indsatsområderne og målene for 2016 er opfyldt, og eventuelt udpeger konkrete tiltag, der skal igangsættes inden årsskiftet, for at imødekomme målsætningen. 4.3 Bilag Arbejdsmiljøplan 2016 side 3/6

5. Opfølgning på de lokale trivselshandleplaner (10.55 11.00) 5.1 Sagsbehandling I september 2014 blev der gennemført en trivselsmåling i hele UCL. Efterfølgende blev der lokalt udarbejdet handleplaner i de enheder, der havde tal under 2. Der er udarbejdet handleplaner vedrørende trivselsmålingen for alle enheder undtagen: Økonomi og Personale Har ingen målinger under 2 men enkelte mellem 2 og 3 Læreruddannelsen på Fyn - Har målinger mellem 1 og 3 Socialrådgiveruddannelsen Har målinger mellem 1 og 3, men dem mellem 1 og 2 vedrører den øverste ledelse Administrationsbacheloruddannelsen - Har ingen målinger under 2 men enkelte mellem 2 og 3 5.2 Indstilling Det indstilles, at HAU drøfter og vedtager hvorledes der følges op på hvorledes status er på handleplanerne fra trivselsmålingen 2015. 6. Trivselspolitik (11.00 11.10) 6.1 Sagsbehandling UCL har på nuværende tidspunkt ikke en trivselspolitik. En trivselspolitik indeholder holdninger og hensigter vedrørende relevante arbejdsmiljømæssige emner. Formålet med politikken er, sammen med vision og langsigtede mål for arbejdsmiljøindsatsen samt arbejdsmiljøplanen, at skabe en fælles retning og ramme for arbejdsmiljøarbejdet. Den skal være et værktøj, som arbejdsmiljøorganisationen i det daglige kan søge vejledning i. Det foreslås, at en arbejdsgruppe bestående af en uddannelsesfaglig og en TAP arbejdsmiljørepræsentant samt en arbejdsmiljøleder udarbejder et udkast til politikken, som vedtages i HAU. side 4/6

6.2 Indstilling Det indstilles, at HAU tager stilling til hvorvidt der skal udarbejdes en trivselspolitik, og eventuelt vedtager, hvorledes den udarbejdes. 7. Projektportefølje for digitaliseringsprojekter (11.10 10.15) 7.1 Sagsbehandling I arbejdsmiljøplanen 2016 er det et mål, at arbejdsmiljøorganisationen skal spille en aktiv rolle i forhold til effektivisering og digitalisering bredt i organisationen igennem synlighed og aktiv deltagelse i effektiviseringer og digitaliseringsprojekter. En af indsatserne for at imødekomme målet herover er at arbejdsmiljøperspektivet adresseres på en hensigtsmæssig måde i projekter vedrørende digitalisering og implementering af IT-systemer. Det er ikke besluttet, hvorledes digitaliseringsprojekterne skal adresseres i HAU. 7.2 Indstilling Det indstilles, at HAU udpeger en arbejdsgruppe, der skal udarbejde kriterier, som adresseres i forbindelse med beskrivelserne af digitaliseringsprojekter, samt udarbejder et forslag til, hvorledes projekterne behandles i HAU. 8. Skriftlig orientering (11.15 11.20) A: indberetning i skadeindberetningssystemet Der er ingen nye anmeldte arbejdsskader B: Campuskorps Oprindeligt var der arrangeret et større campuskorps af arbejdsmiljørepræsentanter og - ledere, men grundet den ændrede indflytningsdato, samt det mindre antal medarbejdere der er flyttet, så blev der etableret et mindre campuskorps af medarbejdere fra HR og Kommunikation. Opfølgningsmøderne for arbejdsmiljøorganisationen på NBA hver torsdag bibeholdes. C: Funktionsbeskrivelse for arbejdsmiljøkoordinator Der er udarbejdet en funktionsbeskrivelse for den centrale arbejdsmiljøkoordinator, som bl.a. varetager HAU-sekretariatet. Den sendes til skriftlig kommentering i HAU efter HAU-mødet 07.09.2016. D: Opfølgning på runderinger Der skal ifølge ansvarsbeskrivelserne for arbejdsmiljøgrupperne gennemføres lokale runderinger vedrørende arbejdsmiljøet, og der er udarbejdet en skabelon til arbejdet. Frem- side 5/6

adrettet skal rapporterne fra runderingerne indsendes til sekretariatet for HAU, og HAU behandler årligt en oversigt over, hvornår runderingerne er gennemført i de enkelte enheder. E: Kampagne om muskel-skeletsmerter Materialet til kampagnen er lavet, men den gennemføres først, når alle medarbejdere, der skal flytte, er rykket til NBA. F: Kampagne i forbindelse med indflytningen på NBA Der gennemføres i forbindelse med indflytningen på NBA en kampagne med overskriften Dit smil gør en forskel. Budskabet er, at vi alle gør vores bedste/skal gøre vores bedste for at indflytningen bliver en succes. G: Ny udbyder af arbejdsmiljøuddannelsen Grundet tidligere deltagers utilfredshed med den udbyder af arbejdsmiljøuddannelsen UCL i dag anbefaler, så er HR og Kommunikation i gang med at undersøge andre alternativer. H: Opfølgning på centrale handleplaner vedrørende APV 2014 og trivselsmåling 2015 i Strategisk Ledelse En opfølgning på de centrale handleplaner i Strategisk Ledelse er dagsordenssat. I: Handleplaner vedrørende fravær v. Carsten Vikkelsøe På nuværende tidspunkt er de fleste handleplaner vedrørende fraværsstatistikken 2016 indsamlet, og HR og Kommunikation er i dialog med de resterende, der mangler at udfærdige en handleplan. 9. Eventuelt (11.20 11.25) 10. Highlights (11.25 11.30) Det foreslås, at et sammendrag af følgende emner fra det aktuelle HAU-møde bliver lagt på mit.ucl.dk, og sendes til de lokale arbejdsmiljøudvalg/sammenlagte udvalg. Punkter: 1. Temadrøftelsen 2. Opfølgning på arbejdsmiljøplanen 3. Opfølgning på trivselsmålingerne 4. Orientering side 6/6