Referat organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 26. juni 2013 kl. 17.00, K14, Frokoststuen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Jimmi Fjord, Bilal Turan, Jens W. Andreasen, Flemming Løvenhardt deltog fra punkt tre. Mødeleder: Iris Gausbo Indstillings- og drøftelsespunkter 1../. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 11. juni 2013 er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referatet af bestyrelsesmøde den 11. juni blev godkendt uden kommentarer../. Referat af forretningsudvalgsmøde den 17. juni 2013 er vedlagt til orientering. Referatet af FU-møde den 17. juni blev taget til efterretning. 2./. Revisionsprotokol Der er indskrevet to protokoller vedr. byggeregnskaber i henholdsvis afdeling Østerhøj og i afdeling Egeløvparken. Østerhøj Der er i forbindelse med renovering af ventilationsanlæg i Østerhøj aflagt regnskab. Anskaffelsessummen udgør 4.704 t.kr. Revisionen har gennemgået regnskabet og har anført en supplerende oplysning om, at regnskabet ikke er indsendt rettidigt. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Egeløvparken Afdelingen har gennemført en større renovering, hvor vinduer og facadepartier er udskiftet. I forbindelse med sagen er der også gennemført boligudvidelser og udestuer. Den samlede anskaffelsessum udgør 47.194 t.kr., heraf udgør vinduer og facader 45.349 t.kr. I forhold til Egeløvparken, så har revisionen bemærket, at arbejdet blev igangsat uden godkendelse fra Landsbyggefonden, bestyrelsen er tidligere orienteret herom. Revisionen har også bemærket, at Skema C blev indsendt for sent til kommunen (14 dage). Administrationen er opmærksom på, at oplysninger af denne art klart skal fremgå af indstillingerne omkring revisionsprotokoller. Revisionsprotokollatet blev taget til efterretning../. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Det indstilles, at revisionsprotokollerne tages til efterretning og underskrives. 1
3. Orientering og indstilling vedr. renoveringssagen i Egedalsvænge Bestyrelsen har tidligere godkendt en omfattende renovering af Egedalsvænge med en samlet anskaffelsessum på ca. 320 mio. kr.. Bestyrelsen har i den forbindelse godkendt støtte i form af egen trækningsret på 4,3 mio. kr. og driftsstøtte på ca. 10,5 mio. kr. årligt fra 2015. Sagen omfatter bl.a. facader og vinduer, tag, udearealer og en række miljøtiltag, herunder opsætning af vandmålere. Afdelingen har på afdelingsmøde godkendt sagen, herunder en lejestigning på 20 kr. pr. m2, svarende til ca. 3 pct. Desuden har afdelingsbestyrelsen haft et byggeudvalg, som har fulgt sagen meget tæt, og har været fuldt orienteret om alle tiltag, herunder vandmålere. Sagen er godkendt af såvel Landsbyggefonden (som yder støtte i form af støttede lån og landsdispositionsmidler) og Fredensborg Kommune (som stiller garantier for realkreditlånene). Sagen har været planlagt over vinteren og startede op i det tidlige forår og er således i fuld gang. Afdelingsmødet valgte i efteråret en række nye medlemmer til afdelingsbestyrelsen, som nu ønsker en ændring i projektet i form af, at vandmålerne tages ud af projektet. Baggrunden herfor er, at afdelingsbestyrelsen er bekymret for, at vandmålere vil afstedkomme store efterregninger. Administrationen har forsøgt at fortælle om de erfaringer 3B og andre boligorganisationer har med opsætning af vandmålere. I den forbindelse har administrationen også tilbudt vandspare-tjek og -kampagner samt en indfasning af ændret afregningsprincip over 3 år. Det har dog ikke ændret afdelingsbestyrelsens ønske, og derfor havde afdelingsbestyrelsen indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde mandag den 17. juni, med afstemning om vandmålere som eneste punkt på dagsordenen. Mødet var velbesøgt og et stort flertal stemte imod vandmålerne. Anders Brøgger, Egedalsvænge forlod lokalet under behandling af punktet. Bent Frederiksen redegjorde kort for byggesagens forløb herunder økonomi / finansiering, inddragelse af afdelingen i form af temamøder, etablering af byggeudvalg m.m. samt afdelingsbestyrelsens ønske om, at vandmålere nu udelades af projektet. Alle formalia er overholdt, og der er efter både formandens og direktionens opfattelse intet demokratiunderskud i sagen. 3B har forsøgt at indgå i en dialog med afdelingsbestyrelsen bl.a. ved at tilbyde forskellige overgangsordninger - uden held. Et afdelingsmøde den 17. juni 2013 har herefter med massivt flertal vedtaget, at vandmålere ikke skal indgå i renoveringsprojektet. Denne afstemning blev foretaget uden forudgående debat og på et uoplyst grundlag. Bestyrelsen drøftede sagen med fokus på følgende elementer: Afdelingens inddragelse i sagen, temamøder, afdelingsmøde, afdelingsbestyrelsen og byggeudvalg Beslutningsprocessen, herunder godkendelse på afdelingsmøde (skema A), afdelingsbestyrelsen og byggeudvalget (skema B), kommunen og LBF 2
./. Administrationen var til stede på mødet i form af den administrerende direktør og driftschefen. Administrationen forsøgte at forklare projektet, samt at det ikke er muligt at ændre i et projekt, som dels er bestilt og påbegyndt og dels er godkendt. Det lykkedes som sagt ikke. Men det ændrer ikke ved, at organisationsbestyrelsen kan fastholde det godkendte projekt. Afdelingsmødet har godkendt et projekt indeholdende vandmålere (skema A i oktober 2010), og byggeudvalget og afdelingsbestyrelsen har i hele det efterfølgende forløb været involveret i færdigprojekteringen og har sluttelig godkendt det endelige projekt (Skema B). På baggrund heraf er der indgået kontrakter med entreprenør og leverandører, ligesom det samlede projekt er godkendt af såvel Fredensborg Kommune, Landsbyggefonden og 3B s bestyrelse (skema B). Derfor vil en ny bestyrelse være forpligtet af den gamle bestyrelses beslutninger. Beslutningen om opsætningen af vandmålere følger også 3B s miljøpolitik. I nybyggerier opsættes der i dag vandmålere (lovkrav), mens der i renoveringssager ikke er krav herom, men i en sag som Egedalsvænge, hvor den samlede udgift pr. bolig overstiger 500.000 kr., vil det være et naturligt krav, at der opsættes vandmålere. Til bestyrelsens orientering vedhæftes brev fra Borgmesteren i Fredensborg Kommune til afdelingsbestyrelsen, hvor Borgmesteren henstiller til, at vandmålere opsættes, idet det har været en forudsætning for kommunens godkendelse af projektet. Direktionen vil på mødet orientere yderligere om det afholdte afdelingsmøde samt orientere om møde med foreningens advokat om sagen. På baggrund heraf indstilles, at Bestyrelsen drøfter sagen Bestyrelsen fastholder, at det tidligere godkendte projekt gennemføres, herunder at vandmålere bibeholdes. Afdelingsbestyrelsen orienteres om bestyrelsens beslutning Kontanttilskud og driftstilskud fra 3B. I forbindelse hermed følger også kravet til, at man lever op til bl.a. foreningens miljøpolitik Konsekvenserne ved at følge afdelingsmødets beslutning, herunder økonomisk kompensation til entreprenør og leverandør På baggrund af ovenstående drøftelse besluttede bestyrelsen ved håndsoprækning at stemme. Bestyrelsen vedtog enstemmigt at fastholde, at det tidligere godkendte projekt gennemføres, herunder at vandmålere bibeholdes. Det tidligere fremsatte tilbud til afdelingsbestyrelsen om at indfase afregning efter vandmålere over 3 år er stadig gældende. Bestyrelsen lægger i sin beslutning vægt på, at alle demokratiske spilleregler er fulgt i hele processen. Derfor finder Organisationsbestyrelsen ikke anledning til at omgøre den oprindelige beslutning truffet på afdelingsmøde den 27. oktober 2010. Organisationsbestyrelsen vedtog, at afdelingsbestyrelsen orienteres om bestyrelsens beslutning ved et brev fra Administrationen, ligesom der vil gå en skrivelse ud til samtlige beboere ved omdeling. Underskrivere på dette brev vil være direktionen. 3
4. Medfinansiering Helhedsplan Fuglekvarteret På bestyrelsesmøde 21. februar blev der orienteret om den nye ansøgning til en boligsocial helhedsplan i Fuglekvarteret, hvori Sangergården 1 og 2 samt Vestergårdsvej indgår. Det er AAB, der skal administrere indsatsen, der i den nye periode udvides med endnu en AAB afdeling og derved dækker i alt 1606 lejemål. Den nye periode kommer til at løbe fra 2014 til 2017. Landsbyggefonden har nu meddelt, at helhedsplanen er prækvalificeret med mindst 10 mio. kr. med mulighed for forhøjelse, så det er nedenstående budget, der bliver sendt til LBF sammen med den endelige helhedsplan: Udgiftsfordeling 2014 2015 2016 2017 kr. LBF 3.073.057 3.073.057 3.073.057 3.073.057 Kommunen 513.131 513.131 513.131 513.131 AAB 377.979 377.979 377.979 377.979 SAB 51.121 51.121 51.121 51.121 3B 84.031 84.031 84.031 84.031 I alt 4.099.319 4.099.319 4.099.319 4.099.319 Landsbyggefonden har fået skrappere krav til, hvad de godkender som medfinansiering, hvilket betyder, at 3B skal lægge mere i rede penge end først antaget. 3B s årlige bidrag på de ca. 85.000 kr. foreslås fordelt således: Lokaleudlån og timer lagt af drift 10.000 kr. Aktivitetsmidler fra Sangergården 5.000 kr. Boligsocial konsulent 20.000 kr. 3B, kontant bidrag 50.000 kr. I alt 85.000 kr. Den nye helhedsplan skal arbejde med 3 indsatsområder: Udsatte grupper, børn, unge og familier samt sundhed (Sundhed som tema har erstattet ejerskab & engagement). Der søges om midler til 1 projektleder, 2 sociale viceværter (individuel hjælp og rådgivning samt forebyggelse af isolation), 1 børn- og ungekoordinator samt 1 boligsocial medarbejder (halv familiemedarbejder / halv netværksmedarbejder). Den endelige helhedsplan skal sendes til Københavns Kommune 4. september 2013. Bestyrelsen godkendte: 4
Administrationen indstiller - at organisationsbestyrelsen godkender 3Bs engagement i indsatsen som beskrevet oven for, herunder et kontant årligt bidrag på 50.000 kr. som finansieres over 3B s driftsbudget, - at administrationen på dette grundlag bemyndiges til at indgå samarbejde med parterne og lade AAB indsende den endelige helhedsplan (ansøgning) til Landsbyggefonden, og - at organisationsbestyrelsen får den endelige helhedsplan forelagt til orientering på et møde i løbet af sensommeren 2013. - 3B s engagement i indsatsen som beskrevet i indstillingen, herunder et kontant årligt bidrag på 50.000 kr., som finansieres over 3B s driftsbudget, - at administrationen på dette grundlag bemyndiges til at indgå samarbejde med parterne og lade AAB indsende den endelige helhedsplan (ansøgning) til Landsbyggefonden 5. Benyttelse af loftsrum samt skimmelsvamp i afd. Jægerbo, Solsikken og Valmuen Bestyrelsen har på møde 29. marts 2012 behandlet punktet med beslutning om at udskifte loftslemmene i ovenstående afdelinger for at sikre en tæt afgrænsning mellem bolig og loftsrum. Den samlede udgift til dette beløber sig til kr. 610.000, hvoraf afdelingerne skulle dække 25 % og foreningen de 75% af udgiften, de 457.500 kr. som foreningen dækker tages fra dispositionsfonden. De tre afdelingsbestyrelser vedtog efter denne beslutning at prøve at nøjes med at sprøjte lofterne med midlet Protox, som er et ufarligt svampedræbende middel. Ideen er, at kan vi slå skimmelsvampene ihjel og sørge for, at der er god ventilation på lofterne - herunder at beboerne indpakker de få ting, de har på lofterne, så der er fri ventilationsmulighed - så opstår skimmelen ikke igen, og vi kan undgå at skifte loftslemmene. Dermed undgår vi også at genere beboerne mere end højst nødvendigt og samtidig spares der på udgiften til projektet. 3B har foretaget tre prøver med sprøjtning af undertagene og konstruktion med Protox (en prøve i hver afdeling), og en efterfølgende skimmelsvamp-undersøgelse viser, at der ikke er tegn på skimmel på undertagene. 3B anbefaler derfor, at denne løsning gennemføres i Solsikken og Valmuen samt at loftsrummene holdes under Årsagen til at Valmuen fritages for at afholde udgiften på kr. 43.250 er begrundet i, at afdelin- 5
observation for begyndende skimmelsvamp-angreb ved de årlige gennemgange. Om loftsrummene i Jægerbo skal sprøjtes mod skimmel afhænger af nærmere undersøgelse af nødvendigheden af dette. Valmuen fik, som den første afdeling, foretaget en skimmelsvamp-afrensning af et loft over en bolig i 2010. Afdelingen har ikke villet godkende regnskabet for 2012, idet udgiften på i alt kr. 43.250 er medtaget heri. Administrationen anbefaler, at udgiften til afrensning af den ovenfor nævnte bolig afholdes af den allerede vedtagne bevilling på 457.500 kr. fra dispositionsfonden, idet projektet gennemføres med væsentlige besparelser. Der afholdes fælles møde med de tre afdelingsbestyrelser for at orientere om sagen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender at: udgiften på de kr. 43.250 fra Valmuen afholdes over den givne bevilling samtlige udgifter til bekæmpelse af skimmelsvamp i de tre afdelinger afholdes af bevillingen over dispositionsfonden. Der forventes en maksimal udgift på ca. 200.000 kr. gen var prøveballon for den først afprøvede metode, som ikke blev den endelige løsning. Fremover vil eventuelle nye sager i bofællesskaberne i Ballerup blive betragtet som driftssager, som afdelingen selv må afholde omkostninger til - medmindre det er en byggeskadesag. Afdelingerne vil på lige fod med alle andre 3B afdelinger kunne søge tilskud efter foreningens retningslinjer. Bestyrelsen godkendte: at udgiften på de kr. 43.250 fra Valmuen afholdes over den givne bevilling at samtlige udgifter til bekæmpelse af skimmelsvamp i de tre afdelinger afholdes af bevillingen over dispositionsfonden samt at denne bevilling max forventes at blive på ca. 200.000 kr. 6. Udlejningsaftale Høje Gladsaxe Boligorganisationerne i Høje Gladsaxe (FSB i Gladsaxe, Lejerbo Gladsaxe, AAB, AB Gladsaxe og 3B) har udarbejdet en helhedsplan gældende for 2013-2016 med bl.a. det formål at skabe et mere attraktivt boligområde med en bedre social balance. Helhedsplan 2013-2016 blev tiltrådt af Gladsaxe Byråd 18 december 2012 under forudsætning af, at helhedsplanen suppleres af en ny og mere effektiv fleksibel udlejningsaftale. Ét af målene i helhedsplanen er, at beboersammensætningen i Høje Gladsaxe skal styrkes på en række udvalgte socioøkonomiske parametre og ligge tættere på det kommunale gennemsnit. Målet skal opnås dels ved at de 6
beboere, som bor i Høje Gladsaxe, får nye kompetencer og muligheder dels ved, at nye ressourcestærke beboere tiltrækkes. Boligorganisationerne og Gladsaxe Kommune anser fleksibel udlejning som et vigtigt middel til at fremme og opfylde dette formål../. Den nye udlejningsaftale for fleksibel udlejning for Høje Gladsaxe og Punkthuset er vedlagt. Aftalen indebærer, at 85 pct. af de ledige boliger udlejes efter fleksible udlejningskriterier og 15 pct. efter kommunens anvisning. Det skal nævnes, at aftalen har været forelagt afdelingsbestyrelsen, som har godkendt aftalen og indstiller den derfor til organisationsbestyrelsens godkendelse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender indstillingen. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 7. Huslejetilskud ifm. udlejning af familieboliger som ungdomsboliger i udsatte boligområder til nedsat leje Københavns Kommune (KK) ønsker at indgå en aftale i en periode på 3 år på forsøgsbasis, hvor huslejen nedsættes i et specifikt angivet antal lejemål. KK og 3B har vurderet, at 9 lejemål på Vestergårdsvej og 102 lejemål i Folehaven potentielt kan indgå i forsøget. Lejemålene forudsættes lejet ud via fleksibel udlejning til unge under uddannelse. Ifølge den nuværende aftale om udlejning skal de fleksible udlejninger bl.a. følge arbejdsmarkedstilknytning. Det ønskes at lade udlejningen efter forsøgsordningen gå 100 % forud for arbejdsmarkedstilknytning, så alle fleksible udlejninger af de udpegede boliger følger forsøgsordningen. Deltagelse i forsøget påvirker som udgangspunkt ikke eksisterende aftaler om boligsocial anvisning, levering af puljeboliger, særboliger og boliger til ommærkning - 3B har leveret alle puljeboliger og særboliger i henhold til den nuværende aftale om udlejning. Administrationen supplerede ind- 7
Borgerrepræsentationen vedtog med budgetaftalen for 2012 at bruge udfordringsretten til at skaffe hjemmel til - via tilskud til nedsættelse af huslejen i et antal små familieboliger - at etablere ungdomsboliger til studerende. Der har været nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra KK og nogle boligorganisationer her i blandt 3B. Denne gruppe har været i gang med at undersøge mulighederne for at leje billigere familieboliger til studerende. Arbejdsgruppen har afsluttet arbejdet medio juni 2013. stillingen med, at det udelukkende drejer sig om boliger til unge under uddannelse og ikke ungdomsboliger generelt. Boligerne udlejes efter de fleksible udlejningskriterier i kommunen, dvs. kriteriet studerende. Bestyrelsen godkendte indstillingen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender indstillingen. 8../. Fælleskonference form, indhold og frekvens For at tiltrække flere beboerdemokrater efter nogle års nedgang i antallet af deltagere ved 3B s Fælleskonference har bestyrelsen tidligere iværksat nogle tiltag for at vende denne udvikling. Bestyrelsen bedes nu tage beslutning om, hvordan fremtidens 3B Fælleskonferencen skal se ud. Vedlagte notat blev behandlet på FU-møde 17. juni, hvor FU tilsluttede sig oplægget med den tilføjelse, at konceptet udvides, så det bliver muligt at deltage enkeltdage. Administration indstiller, at Fælleskonferencen fremover holdes hvert andet år med næste konference i 2015 at Fælleskonferencen holdes om foråret at stedet for konferencen fast bliver Konventum, Lo- Skolen at Fælleskonferencen holdes fra sen fredag eftermiddag til søndag morgen / tidlig formiddag at der i form og indhold i særdeleshed lægges vægt på dialog, netværk, erfa-udveksling og videndeling afdelingerne imellem. Bestyrelsen godkendte: at Fælleskonferencen fremover holdes hvert andet år med næste konference i 2015 at Fælleskonferencen holdes om foråret at Fælleskonferencen holdes fra sen fredag eftermiddag til søndag morgen / tidlig formiddag at man kan deltage i enkeltdage at der i form og indhold i særdeleshed lægges vægt på dialog, netværk, erfaudveksling og videndeling afdelingerne imellem. Bestyrelsen godkendte ikke, at stedet for Fælleskonferencen fast bliver Konventum, LO-Skolen. Det skal være muligt at holde konferencen forskellige steder alt efter behov og udvikling i pris. 8
Byggesager Temadrøftelser Som forberedelse til det kommende bestyrelsesseminar den 6. og 7. september, ønskes en kort drøftelse af nedenstående punkt 8 til 12. Drøftelsen skal bruges som input til oplæg til bestyrelsesseminaret. Det forudsættes, at hvert punkt får ca. 15 min. Yderligere eventuelle input til emnet skal gives til pja/bfr inden den 22. august. 9. Rammerne for afdelingsbestyrelsens arbejde Formanden og direktionen indleder punktet. Steffen Morild indledte med at slå fast, at denne diskussion fortjener rum og plads. Temaet læner sig op ad det fokus, der generelt er i sektoren på effektivitet og driftsfællesskaber samt behov for afklaring af, hvor snitfladerne mellem afdelingsbestyrelserne og foreningen ligger i dette arbejde. Derudover er der brug for fokus på de etniske forandringer afdelingerne gennemgår i disse år. Konkrete elementer, der ønskes at indgå i drøftelsen: Skal der være forskel på, hvilke afdelinger der har hvilken beslutningskompetence alt efter ressourcer i afdelingen? Er det forsvarligt, at lægfolk kan træffe vigtige beslutninger, som bør baseres på fakta, faglig viden og økonomisk ansvarlighed.? Hvem er arbejdsgiver? Kan afdelingsbestyrelsen træffe beslutning om udlicitering? Hvad er afdelingsbestyrelsens rolle i forbindelse med indkøb? 9
10. Digitaliseringsprojekter mål, visioner og initiativer Måske er en mere rigtig overskrift Tilgængelighed og selvbetjening, hvortil digitalisering bare er et redskab. En række projekter, som 3B enten har igangsat eller kan vælge at igangsætte, kan medføre, at 1) ekspedition, kommunikation og dokumentation vedr. 3B s sager bliver elektronisk og dermed i princippet tilgængelig for alle uafhængig af tid og sted 2) drift og administration kan modtage henvendelser altid 3) beboere kan selv logge på 3B og ordne forskellige ærinder 4) leverandører - fx vedr. flyttelejligheder - kan give bedre priser på et mere præcist grundlag om lejemålsstørrelse mv. 5) og meget mere Peter Juul Andersen uddybede nogle mulige visioner på området. Drøftelsen skal indeholde opmærksomhed på de funktionelle analfabeter samt risikoen for øget henvendelsesfrekvens fra beboerne til driften. Der ønskes en foreløbig drøftelse af visionerne for temaerne tilgængelighed, selvbetjening og digitalisering, fx med henblik på en mere indgående drøftelse på bestyrelsesseminaret i september../.. Bilag: Skitse over digitaliseringsprojekter, liste over digitaliseringsprojekter 11. Erhvervslejemål status og strategi fremadrettet 3B ejer en del erhvervslejemål, der er i brug som daginstitution, butik, klinik, antenneplads, ejendomskontor, mandskabsrum, ungdomspension eller andet. En del af lejemålene er ikke længere tidssvarende. Heraf står nogle allerede tomme, mens andre må vurderes at være i risiko for at blive svære at leje ud til balancelejeniveau. Det gælder foreløbigt nogle butikslejemål, men kan også blive aktuelt for både daginstitutioner og nuværende ejendomskontorer. Der ønskes en foreløbig drøftelse af problematikken og input til udarbejdelsen af forslag til en strategi for anvendelse, udvikling og/eller afvikling af dele af erhvervsporteføljen. Drøftelsen kan fortsætte på bestyrelsesseminaret i september på et mere udbygget grundlag. Temaer der ønskes belyst ved drøftelsen: De tomme butiksområder som er svære at udleje, ejendomskontorer, der evt. bliver til overs i fremtidige drifts- 10
./. Bilag: Liste over erhvervslejemål med en helt foreløbig indikation af økonomisk risiko. 12. Solceller Der er en ny lov på vej, som rejser en række spørgsmål, som bestyrelsen skal tage stilling til. Byggechef Per Bro deltager i mødet og vil give en mundtlig orientering som oplæg til drøftelse. samarbejder. Inspiration til løsninger fra andre aktører i sektoren Per Bro udleverede et notat, som han herefter uddybede. Notatet lægger op til en beslutning om enten at afvente endelig lovgivning eller sætte gang i det indledende arbejde i form af beregninger, udarbejdelse af udbudsmateriale. På baggrund af notatet samt den afledte drøftelse meddelte direktionen, at administrationen så småt igangsætter det indledende arbejde samt at der på bestyrelsesseminaret i september kommer et oplæg, hvor der tages konkret stilling til de enkelte elementer. Klima- og miljøudvalget vil blive inddraget i det videre arbejde. 13. Boligsociale arbejdsmetoder Det boligsociale arbejde i helhedsplanerne har ændret karakter i de senere år. Det sker bl.a. efter krav eller anbefaling fra Landsbyggefonden, og det gælder også i 3B. Tidligere var kernen i en indsats ofte beboerrådgiveren og en aktivitetsmedarbejder for børnene og de unge. I de senere år har indsatsen mere handlet om at brobygge til eksisterende tilbud med fokus på varig forankring, og alle aktiviteter skal startes op i samarbejde med andre blivende foreninger og institutioner. De ansatte i boligsociale helhedsplaner skal derfor i stigende grad have kompetencer inden for facilitering, koordinering og udvikling og i mindre grad selv være udførende af aktiviteter. Det kan medføre, at den direkte kontakt til beboerne bliver mindre, og medarbejderen derved bliver mindre synlig i Hvordan styrker vi generelt afdelingsbestyrelsesmedlemmer i dialogen med de lokale aktører herunder beboere, medarbejdere m.m.? 11
området. Med henblik på en uddybende drøftelse på bestyrelsesseminaret i september ønskes en foreløbig drøftelse af udviklingen og af betydningen for Styregruppens rolle i en boligsocial helhedsplan Afdelingsbestyrelsens rolle Kommunens rolle Driftens rolle Andre aktørers roller Hvordan definerer vi rollefordelingen? Boligorganisationernes rolle er under forandring i kommunalt regi vi har den beboernære kontakt og kan derfor fungere som facilitator og som led i implementeringen af de kommunale indsatser. Orientering fra udvalgene 14. Boligsocialt udvalg Facebook-siden forventes lanceret i august. 15. Byggeudvalg Arbejder pt. med Almenbolig+ rammeudbud med fem bydende samt det Arkitektoniske fyrtårn i Københavns Kommune. 16. Demokrati- og kommunikationsudvalget Intet nyt 17. Drifts- og serviceudvalget Møde uge 26 med fokus på antenneanlæg samt fastlæggelse af mødeplan for resten af 2013 inkl. temaer 18. Klima- og miljøudvalget Holdt to temamøder vedr. solceller og LAR, som også bliver agendaen for 2. halvår. Orienteringspunkter 19. Tilknytning suppleanter til bestyrelsen På bestyrelsesmødet den 11. juni drøftede bestyrelsen muligheden for at involvere suppleanterne i bestyrelsens arbejde, uden bestyrelsen traf nogen beslutning. På baggrund af dette havde FU på mødet den 17. juni en fortsat drøftelse af muligheden med henblik på at kunne fremlægge en indstilling til bestyrelsesmødet den 26. juni. Steffen Morild og Iris Gausbo har snakket med tre af suppleanterne Skipper Widstrup, Lene Dyrmose og Thomas Forchhammer, som alle er meget interesserede i at deltage i udvalgene. Det har ikke været muligt at komme i kontakt med Svend Lar- 12
FU indstiller, at bestyrelsen godkender, at suppleanterne fremadrettet involveres i bestyrelsens arbejde ved deltagelse i udvalgene. Steffen Morild og Bent Frederiksen vil over sommeren tage et møde med suppleanterne og afdække deres interessefelter, kompetencer m.m. samt afstemme graden af tilknytning og involvering fra hver enkelt suppleants side. sen - der prøves fortsat. Steffen Morild og Bent Frederiksen vil henover sommeren mødes med suppleanterne for at afklare deres respektive roller. 20. Status Havneholmen Bent Frederiksen vil på mødet give en mundtlig status, herunder fra seneste møde i den politiske styregruppe. Murerarbejdet er to uger bagud, men der mandes op nu, så de indhenter tidsplanen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Nøglerne overdrages ultimo februar med indflytning ultimo marts. Holdt politisk styregruppemøde medio juni med fokus på udearealerne. 21. Status Drift Administrationen giver en kort, mundtlig status på driftsområdet herunder bl.a. vedr. renholdelsesopgaven i afdelingerne i Sydhavnsområdet og igangsættelsen af pilotprojekter med driftssamarbejder i Herlev. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Status pilotprojektet driftssamarbejder i Herlev Bymidte der startes op med møder med formændene. Status pilotprojekt driftssamarbejde Herlev Lindehøj grundet sygdom i driftschefkredsen udskydes starten. Vedr. Sydhavnen har Steffen Morild, Bent Frederiksen og Per Bro d.d. holdt møde med Harry Ottosen og Lissi Pedersen, hvor fokus var på det fremadrettede lokale samarbejde med evaluering i januar. Derudover blev der opfordret til øget samarbejde mellem afdelingerne. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Hovedresultat beboerundersøgelse 13
./. Vedlagt grundrapporten fra den netop afsluttede beboerundersøgelse. Administrationen vil til næste bestyrelsesmøde analysere data og udarbejde en rapport. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Omkostning og afdrag for Energimærkning 2012 På organisationsbestyrelsesmødet den 29. marts 2013 godkendte bestyrelsen, at omkostningerne (anslået 4-4½ mio.kr.) til energimærkning af de resterende 63 afdelinger og rådgivningsomkostninger i forbindelse med rammeudbuddet i 2008 skulle ske via en fælles, solidarisk afregning. Endvidere blev det besluttet, at de enkelte afdelinger skulle betale et ensartet beløb pr. lejemål/varmeregnskab pr. år over hele mærkets gyldighedsperiode. Målsætningen var, såfremt det var muligt, at få gennemført energimærkning efter målt forbrug, som skulle være den billigste metode, men hvor energimærket kun ville gælde i 5 år. Efter samtlige udbud var indkommet kunne det konstateres, at der ingen prisforskel var på, om energimærket skulle baseres på målt eller beregnet forbrug. Administrationen besluttede derfor at få udført energimærkningen af de resterende 63 afdelinger efter beregnet forbrug med en gyldighedsperiode på 7 eller 10 år. De samlede omkostninger for energimærkning 2012 blev på i alt kr. 2.951.681,87 og med rådgivningsomkostninger fra 2008 på kr. 321.705,14 bliver den samlede omkostning på i alt kr. 3.273.387,01. Omregnet i alt kr. 327,44 pr. varmeregnskab. Dette betyder, at varmeregnskabet i 16 afdelinger med 7 års energimærke årligt bliver tillagt et årligt afdragsbeløb på kr. 46,78. For de 47 afdelinger med 10 års energimærke bliver afdraget årligt på kr. 32,74. Samtlige energimærker er lagt ud på 3B s hjemmeside under de enkelte afdelinger. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14
24../. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger samt erhvervsboliger og institutioner pr. 31. maj 2013, hvor det samlede lejetab udgør kr. 1.998.245,60. Der er ledige boliger i Folehaven, Høje Gladsaxe og Egedalsvænge. I Folehaven er en ungdomsbolig ledig, som er i tilbud hos CIU. I Høje Gladsaxe er en bolig ledig. Boligen er lejet ud fra den 1. april 2013. Den har været sendt i tilbud mange gange, og der har været sendt lejekontrakt til underskrift. Årsagen til den ikke kan lejes ud, kendes ikke, da ansøgerne ikke har tilkendegivet, at det kunne være boligens stand eller placering. Boligen er lejet ud fra den 1. juni 2013. I Egedalsvænge er to boliger ledige fra 15. marts 2013 og 1. maj 2013. Den ene er lejet ud fra den 15. maj 2013 og den anden er i tilbud hos CIU Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven. To lejemål bliver forsøgt lejet ud via en ejendomsmægler og et lejemål er fra den 1. juni 2013 lejet ud til et boligsocialt projekt i Folehaven. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, det samme gør sig gældende med 2 daginstitutionslejemål i Valby Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Udlejning Toftegård Tag Til orientering er der pr. dags dato følgende information om de 21 boliger i Toftegård Tag: 10 boliger med indflytning 1. marts 2013: 8 boliger: Lejekontrakten er underskrevet, heraf er en lejet ud fra den 1. april 2013. 1 bolig: Lejekontrakten er sendt 1 bolig: Afventer lejer fra den kommunale anvisning 15
6 boliger med indflytning 1. maj 2013: 4 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 2 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 5 boliger med indflytning 1. juni 2013: 5 boliger: Lejekontrakten er underskrevet Indflytningsdatoerne er ændret flere gange i udlejningsprocessen årsagen er, at boligerne ikke har været færdige og godkendt til at kunne blive beboet. Flere af boligerne har været lejet ud, men på grund af ændring i indflytningsdatoerne har flere kommende lejere alligevel ikke ønsket at flytte ind. Det er bl.a. årsagen til at 2 boliger ikke er lejet ud med indflytning 1. maj 2013. Kommunen hæfter for en del af huslejen for den ene bolig, hvor lejekontrakten er sendt med indflytning 1. marts Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Udlejning Dortheavej Til bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgende information om de 51 boliger på Dortheavej. 45 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 4 boliger: Lejekontrakten er sendt 2 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) Byggeriet er færdigt tidligere end forventet, hvilket har medført, at flere kommende beboere gerne vil flytte ind før den 1. oktober 2013. 38 familier har p.t. ønsket at gøre brug af muligheden for at flytte ind henholdsvis 1. august, 15. august og 1. september. De kommende beboere har igen været på besøg i bebyggelsen mandag den 10. juni 2013, hvor de havde mulighed for at måle og undersøge en mulig placering af skillevægge m.m., da de kunne se flere typer af boligerne. De var glade for at se boligerne, bebyggelsen og hvem de skal bo sammen med. 16
Der er sket en mindre udskiftning af kommende beboere siden sidste åbent hus. Årsagen er bl.a., at flere ansøgere, som havde fået en bolig, ønskede en anden type bolig, hvis den blev ledig i bebyggelsen, andre havde forestillet sig, at boligerne var større i m2 eller at boligernes indretning alligevel var anderledes. Der vil i slutningen af august 2013 blive holdt møde med de kommende beboere. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Udlejning Lampestedet Til bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgende information om de 102 boliger på Lampestedet I og II: Lampestedet I: 16 rækkehuse og 30 etageboliger med indflytning 1. oktober 2013: 6 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 3 boliger: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 25 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 12 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning Lampestedet II: 56 etageboliger med indflytning 1. november 2013: 3 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 6 boliger: Lejekontrakten er sendt 3 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 29 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 15 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning Søndag den 10. marts var der fælles åbent husarrangement med KAB og DAB, hvor mange interesserede dukkede op og så prøvelejligheder samt blev vist rundt i området. 17
Tirsdag den 7. maj var der et fælles åbent husarrangement, hvor der ca. var 100 besøgende hos 3B. Der er ved at blive planlagt flere åbent husarrangementer, som bl.a. skal være i slutningen af juni måned. Til disse arrangementer vil der være mulighed for at se flere typer boliger i stedet for de tidligere kun to typer. I forbindelse med markedsføring af boligerne har der før åbent-hus været fællesannoncering i flere landsdækkende og lokale aviser. For at reklamere over for folk, som benytter ringvejen og den offentlige transport via S-tog og bus har der været opsat bannere på bygningerne med information om åbent hus-arrangementerne. 3B har i den forbindelse stået for udarbejdelse af al markedsføring. 3B vil løbende lave forskellig markedsføring af boligerne i forbindelse med udlejning af boligerne. 3B har d.d. 364 ansøgere på ventelisten, som søger Lampestedet, og der bliver løbende sendt tilbud til de interesserede ansøgere. Flere har skrevet sig på ventelisten, men efter at de har fået et tilbud på en bolig, ønsker flere ikke boligen alligevel. Årsagen hos nogle er bl.a. ruminddelingen i rækkehusene, andre at lejen alligevel er for stor i forhold til boligens størrelse: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 28. Orientering fra formand / direktion / andre Formanden: Direktion: Lederseminar den 13. og 14. juni Bestyrelsesseminar 6. 7. september starttidspunkt Andre: Direktion Holdt Lederseminar 13. 14. juni som oplæg til bestyrelsesmødet i september med en prioritering af indsatsområder. Service er et fortsat fokusområde specielt drift og de kundeorienterede funktioner herunder driftsfællesskaber. Bestyrelsesseminaret starter kl. 16.00 som sædvanligt. Direktionen orienterede kort om, at man administrerer sin Linked- 18
In (og evt. Facebook) o. lign. adskilt fra 3B-medarbejdere og 3Bbestyrelsesmedlemmer Direktionen holder sommerferie således: Bent Frederiksen 29. juli 23. august (begge dage inkl.) og Peter Juul Andersen 3. juli 2. august. Andre: Jan Kjello takkede for blomsterne i forbindelse med hans operation. Iris Gausbo og Anders Brøgger er startet på bestyrelsesakademi den 18. / 19. juni, som tegner til at blive et spændende og udviklende forløb. 29. Eventuelt 19