Boligselskabet BSB Ringe Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 18. marts 2013 kl. 15.00 i Vesterparkens fælleshus, Vesterparken, 5750 Ringe. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Ringe... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 3 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.8 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 4 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 4 1.10 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 1.11 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 1.12 Udlejningsforhold... 5 1.13 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 6 1.14 Digitale syn... 7 1.15 Personaleforhold Generel orientering... 8 2 Nybyggeri... 9 2.1 Jernbanegade og Stationsvej... 9 3 Boligselskabets afdelinger... 9 3.1 Årsregnskaber... 9 3.2 Driftsbudgetter... 9 3.3 Orientering om driftsforhold... 10 3.4 Køb af servicebil... 11 3.5 Ekstra bemanding... 11 4 Næste møde... 12 5 Eventuelt... 12 Deltagere fra bestyrelsen: Lisbeth Jensen, formand Jørgen Jeppesen, næstformand Carl Lange Svend Erik Johansen Martin Ole Pedersen, sagkyndig Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Domea Martin Skytte Sørensen, Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 3. april 2013 Side 1 af 12
1 Boligselskabet BSB Ringe 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der var ingen orientering fra formanden. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Orienteringen taget til efterretning. Bestyrelsen fastholder den nuværende fordeling. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 23.118. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. Side 2 af 12
1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Revisor skriver i de afsluttende regnskaber for 2011/2012, at der er god likviditet i afd. 78-01, 78-13, 78-15, det vil sige, at saldo for likvide midler overstiger summen af saldi for henlæggelser. I afd. 78-17 arbejdes der fortsat på afvikling af akkumuleret underskudssaldo (resultatkonto). I afd. 78-19 anmærker revisionen, at afdelingen pr. 30. sep. 2012 har en underfinansiering af ejendommens anskaffelsessum på kr. 519.188. Underfinansieringen vil blive udlignet i 2012/2013 via tillægsbelåning fra Landsbyggefonden og LRF. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Der var ingen bemærkninger i protokollen, der blev taget til efterretning. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Beretningen blev taget til efterretning. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2013/2014 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med jævn udvikling af indtægter og udgifter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev taget til efterretning. Side 3 af 12
1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Der var ingen ændringer til den udarbejdede rapport, der nu sendes til kommunen. 1.8 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Ringe kan vælge op til 3 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 3 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Formand Lisbeth Jensen og næstformand Jørgen Jeppesen indstilles. 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Formand Lisbeth Jensen og næstformand Jørgen Jeppesen indstilles. Side 4 af 12
1.10 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Ringe kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Formand Lisbeth Jensen og næstformand Jørgen Jeppesen indstilles. 1.11 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Forvaltningsrevisionen blev gennemgået og taget til efterretning. 1.12 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 298 personer. Heraf har 221 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 181 personer. Heraf har 176 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fraflytnings procent 7801 152 197 137 11,18 7813 18 22 20 0,00 7817 18 79 64 22,22 Side 5 af 12
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1.13 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Side 6 af 12
1.14 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Side 7 af 12
Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres x Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet x Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling x Digitalt syn blev vedtaget med ovenstående afkrydsede valg. 1.15 Personaleforhold Generel orientering Der har ikke været tiltrædelser eller fratrædelser i den forgangne periode. Helmar Teglværk Petersen fylder 65 år d. 09-11-2013, og har i den forbindelse givet udtryk for at stoppe som ejendomsmester assistent. Det endelig tidspunkt er ikke fastlagt pt., men der arbejdes på sagen. Helmar har givet udtryk for, at det bliver ultimo 2013/primo 2014. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. Side 8 af 12
2 Nybyggeri 2.1 Jernbanegade og Stationsvej Domea Byg og OBH-Gruppen arbejder pt. med færdiggørelse af nyt udbud vedr. færdiggørelse af Jernbanegade og Stationsvej. Dette forventes færdigt medio marts. Udbudsmaterialet udsendes i indbudt licitation til 4-5 entreprenører umiddelbart efter færdiggørelsen. Der forventes afholdt licitation d. 17. april 2013. Det forventes at der kan ske indflytning 1. november 2013. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 7801: overskud på kr. 216.055 Afdeling 7813: overskud på kr. 23.064 Afdeling 7815: overskud på kr. 29.283 Afdeling 7817: overskud på kr. 12.629 Afdeling 7819: overskud på kr. 49.842 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2013/2014 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Ingen generelle bemærkninger til driftsbudgetter. Side 9 af 12
Afdeling 7801: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 14.073.000 og indebærer en lejeregulering på 2,65 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 14. maj 2013. Afdeling 7813: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.249.000 og indebærer en lejeregulering på 1,13 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 13. maj 2013. Afdeling 7815: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 6.375.000 og indebærer en lejeregulering på 2,99 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 13. maj 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at henlæggelser er hævet med kr. 60.000, efter henstilling fra revisor. Afdeling 7817: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.620.000 og indebærer en lejeregulering på 2,87 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 16. maj 2013. Afdeling 7819: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.260.000 og indebærer en lejeregulering på 4,12 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 16. maj 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at henlæggelser er hævet med kr. 70.000. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Budgetterne blev godkendt under forudsætning for afdelingsmødernes senere godkendelse. 3.3 Orientering om driftsforhold I afd. 78-13 genoptages gl. sag vedr. defekte tagsten. Stig Trøst som tidligere har inspiceret tagfladerne, genbesigtiger tagfladerne i løbet af foråret, for at konstatere om skaderne evt. er blevet værre i den forgangne periode. I afd. 78-15 er der indhentet priser på ny asfaltbelægning, da eksisterende belægning efterhånden er noget slidt, hullet og revnet. På Bakkegården beløber dette sig til ca. kr. 91.000 og på Tingager ca. kr. 367.000. I alt ca. kr. 458.000. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Herudover orienterede Martin Skytte vedr. 2 nedenstående punkter: o I afd. 78-15 ønsker centerleder Christine Chambelland tilladelse til etablering af 11 ekstra p-pladser, som placeres i forbindelse med nuværende p-pladser mod syd. Nye p-pladser ønskes placeret som vist på udleveret skitse udarbejdet af Faaborg-Midtfyns Kommune. Såfremt nye p-pladser etableres med samme belægning som eksisterende og jf. modtaget skitse, blev dette godkendt på mødet. Side 10 af 12
o I afd. 78-01 har NETTO i Vestergade ønsket at få rettet skellinjer ud mod naboer ind mod Algade 10, 12 & 14. Bestyrelsen i afd. 78-01 samt Lisbeth Jensen har tidligere forhånds accepteret dette på møde på stedet, hvorfor der d.d. blev udleveret erklæring om arealoverførsel til underskrivning ved organisationen. I forbindelse med arealoverførsel afgives der ikke jord til NETTO, der sker blot en omfordeling af m². 3.4 Køb af servicebil Ejendomsmester John Skyum har ved flere lejligheder forespurgt, om det kunne blive muligt, at afdelingerne/organisationen investerer i en servicebil. Senest på afdelingernes markvandring er dette punkt drøftet med de respektive formænd, og holdning var positiv. Det foreslås at dette punkt drøftes nærmere på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til evt. køb af servicebil til ejendomskontoret. Punktet blev drøftet, hvorefter man besluttede, at der skulle arbejdes videre med finansieringsforslag, evt. leasing aftale, vagtordning ift. gulpladebiler samt drift af gulpladebiler kontra papegøjeplader. Punktet drøftes på næste møde. 3.5 Ekstra bemanding Efter endt regnskabs- og budgetmøder i alle afdelinger har John Skyum og Martin Skytte drøftet, evt. ansættelse af yderligere personale som evt. kunne varetage rengøring, malerarbejde m.v. i de respektive afdelinger. Alene i afd. 78-01 er udgifter til rengøring oppe på ca. kr. 120.000 årligt, tillige har afd. 78-17 rengøringsudgifter på ca. kr. 20.000 årligt. I afd. 78-01 afsættes årligt ca. kr. 55.000 til løs medhjælp, til bl.a. udvendig malerarbejde. Herudover har alle afdelinger løbende ind- og udvendigt malervedligeholdelse, som evt. kunne kombineres med ovenstående rengøringsarbejde. Ansættelse af en kombineret faglært maler/rengøringsmedarbejder kunne evt. være løsningen. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til evt. ekstra bemanding af ejendomspersonale. Punktet blev drøftet, hvorefter man besluttede, at afvente til årets udgang hvor Helmar T. Petersen alligevel stopper. Man eniges om, at ovenstående ikke er fleksibelt ved evt. sygdom/ferie m.m. Punktet genoptages evt. ved senere lejlighed, når Domea 2015 er mere fremskreden. Side 11 af 12
4 Næste møde Afholdes ultimo april/primo maj vedr. orientering ang. afd. 78-20 Jernbanegade og Stationsvej. 5 Eventuelt Ingen emner. Mødet afsluttet kl. 17,00 Referatet godkendt: Lisbeth Jensen Formand Referatet tilsendt: Repræsentantskabet Øvrige deltagere Thomas Holluf Tinus Lassen Svendborg den 3. april 2013 KLH/PP Side 12 af 12