Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Helle Dige Kaj Ringsted Mariette Postma

Transkript

1 Tønder Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 7. september 203 kl På Hostrups Hotel, Tønder, Søndergade 30, 6270 Tønder. Dagsorden: Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Tønder Boligselskab Orientering fra formanden Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets budget Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Bilagsmaterialer til repræsentantskabsmøder Udlejningsforhold Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Digitale syn Personaleforhold Generel orientering Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Personaleforhold - Uddannelsespolitik... Boligselskabets afdelinger.... Årsregnskaber....2 Driftsbudgetter....3 Orientering om driftsforhold Eventuelt... 3 Deltagere fra bestyrelsen: Allis Marie Jensen, formand Anne Christiansen, næstformand Birthe Lohmann Pedersen Eli Kølleskov Helle Dige Kaj Ringsted Mariette Postma Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Domea Udsendt den 25. september 203 Side af 3

2 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 3. september 202 Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Indstilling godkendt. 3 Tønder Boligselskab 3. Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Dato Emne Indhold Ordinært best. møde samt repræsentantskab Kontaktudvalgsmøde Tønder Formænd/forretningsfører for alle boligselskaber i Tønder kommune Udstillermøde vedr. Forårsmesse Günther og mig Udstillermøde vedr. Forårsmesse Frank og mig 2.-2./2-3 Forårsmessen Tønder Hallerne.-2./3-3 Weekend kursus + infomøde Domea Kontaktudvalgsmøde Tønder Formænd/forretningsfører Fridthjof Petersen 80 år Regionsmøde Harmonien Haderslev Dialog møde med Tønder kommune og alle boligforeninger/-selskaber /6-3 Garant + Repræsentantskab møde i Kolding + landskonference for alle boligselskaber i Tønder kommune Styringsdialogmøde med Tønder kommune Martin og mig Regionsdirektør Erik Gottfredsen 50 år Haderslev Domeas formand Karin Thomsen 70 år Oldenburg Alle Høje Tåstrup Det sidste regnskabsår kurser, møder og repræsentative opgaver. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orientering til efterretning. Side 2 af 3

3 3.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Allis Marie Jensen Formand Repr. 20 Anne Christiansen Næstformand Repr. 203 Birthe Lohmann Medlem Repr. 203 Eli Kølleskov Medlem Repr. 20 Helle Dige Medlem Repr. 20 Kaj Ringsted Medlem Domea 20 Marietta Postma Medlem Repr. 203 Svend Weiland Petersen Suppleant Repr. 203 Egon Chr. Strohdik Suppleant Repr. 203 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Anne Christiansen er på valg som næstformand, Birthe Lohmann og Marietta Postma er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 3.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 3 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 3. august 202 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 7,08 pr. lejemålsenhed for de første 00 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr., pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, ½ portion til de øvrige medlemmer. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen besluttede, at honoraret fordeles som hidtil. 3. Boligselskabets årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr , som dækkes af arbejdskapitalen. Side 3 af 3

4 Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 0 til 8. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte regnskabet. 3.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 3.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 0 til 8 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen. 3.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen godkendte styringsrapporterne. 3.8 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af Side af 3

5 dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Tønder Kommune Økonomiudvalget har den. marts 202 godkendt anmodning om fritagelse, under betingelse af, at de hvert år modtager en oversigt over udviklingen/forbruget af dispositionsfonden samt giver en meddelelse til kommunen når den automatiske dækning af tab ved lejeledighed igen indføres. Referat: Bestyrelsen tog ovenstående til efterretning. 3.9 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet med følgende tilføjelse; forbruget til reklamer m.v. oplyses 3- gange i løbet af året, ligesom boligselskaberne i Rødekro og Haderslev spørges om fælles annoncering i ugeaviser og lokalradioer (ikke lejlighedsspecifikke, men annonce om at der er boliger i de 3 byer og at henvendelse skal ske til Kundecenteret). Bestyrelsen gav formanden mandat til at lave aftale om dette indenfor budgettets rammer. 3.0 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Jeres boligselskab kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for år. Referat: Formand og næstformand blev valgt 3. Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorga- Side 5 af 3

6 nisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for år. Referat: Formand og næstformand blev valgt 3.2 Bilagsmaterialer til repræsentantskabsmøder Organisationsbestyrelsen er i samarbejde med Domea ansvarlig for at indkalde repræsentantskabet til ordinære og evt. ekstraordinære møder. Som bilag til repræsentantskabsmødet udsendes som regel et ganske omfattende regnskabsmateriale. Det er Domeas opfattelse, at dette bilagsmateriale meget sjældent bliver læst, men at det derimod ofte er en kilde til irritation hos modtageren. Regnskabernes hovedtal er beskrevet og kommenteret i den skriftlige årsberetning, og det er derfor Domeas anbefaling, at der ved fremtidig indkaldelse af ordinært repræsentantskabsmøde kun udsendes følgende bilag som standard: Bestyrelsens skriftlige årsberetning Revisionsberetning Boligorganisationens budget Regnskab for boligorganisation og -afdelinger gøres i stedet tilgængelige via boligselskabets hjemmeside og kan i øvrigt rekvireres ved henvendelse til Domeas lokale servicecenter. Boligafdelingernes regnskaber gøres dog kun tilgængelige, hvis repræsentantskabet ikke har bemyndiget organisationsbestyrelsen til at foretage den endelige godkendelse af disse. Den foreslåede ændring er i fuld overensstemmelse med boligselskabets vedtægter og gældende lovgivning og ændringen vil både kunne bidrage til en lettere administration, lavere omkostninger til tryk og forsendelse samt en reduceret miljøbelastning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den ændrede fremgangsmåde ved fremsendelse af bilagsmaterialer til repræsentantskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte ny fremgangsmåde. 3.3 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 27 personer. Heraf har 95 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Side 6 af 3

7 Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig , , , ,3 0,00 0, (ungdom) ,25 0,05 0,3 0,9 2, , , I alt ,29 Fraflytningsstatistik for perioden til for samtlige afdelinger til orientering. Afdeling: 3-29 Strucksallé Antal: Kastanieallé Antal: Nørremarksvej/Bernadottevej Antal: Gørrismarkvej/Ulriksallé Antal: (heraf 3 ungdomsboliger) 3-29 Allégade, Brofennen, Popsensgade Antal: Klostervej, Loen, Prilen og Gestvej Antal: 3-0 Sælstræde Antal: 3-5 Sælstræde/Hvalstræde Antal: 3 I alt Antal: 63 Pr. regnskabsskæring ( ) er der 2 boliger i tomgang. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 3. Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 0 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 0 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Side 7 af 3

8 Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.60 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er.995 kr. ved oprettelse og års brug, herefter.0 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen godkendte, at opgaven bestilles hos Energi og Miljø, dog med den bemærkning at energiregistrering i etageejendomme er igangsat tidligere. 3.5 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på -3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Side 8 af 3

9 Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr..89,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr..00,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Referat: Bestyrelsen godkendte indkøb af ovennævnte. Valg af princip:.a.o Typemodellering.b.o Alle lejemål registreres X Side 9 af 3

10 Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. X Dog ikke afd , da de har B-ordning Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling X 3.6 Personaleforhold Generel orientering Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Martin orienterede om, at der ikke var sket ændringer i bemandingen, dog var boligerne på Rømø blevet en del af det område de arbejder i specielt med hensyn til mesteropgaver (bestilling af håndværkere m.v.) og ind/udflytningssyn. Skal der laves større opgaver, skal Rømøafdelingerne dog betale ekstra for dette tidsforbrug. Martin oplyste også, at der bliver ført samtaler med mestrene om at ændre på de opgaver som personalet laver. Der kunne være håndværksarbejder som ejendomsfunktionærerne kunne lave i stedet for håndværkere. Det ligger der en besparelse i, hvis det kan laves i et større omfang end i dag. Der er et ønske fra bestyrelsen om at høre om priser for vintervedligeholdelse udført af eksterne entreprenører, således ejendomsfunktionærerne ikke har tidsforbrug / afspadsering på grund af overarbejdstimer. 3.7 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle/7 bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Side 0 af 3

11 Referat: Bestyrelsen godkendte både indkøb af Ipads og afholdelse af kurser der indkøbes ikke Ipad til Kaj Ringsted, da han har én. 3.8 Personaleforhold - Uddannelsespolitik På bestyrelsesmødet den blev det besluttet at det er vigtigt at ejendomsmester bliver uddannet i at arbejde med domea.dk. Midler: - der afsættes kr pr. medarbejder pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr. XX pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra arbejdskapital/dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvor meget der skal afsættes til uddannelsespolitikken. Referat: Bestyrelsen godkendte, at uddannelsespolitikken skulle fortsætte både for ejendomspersonale og beboervalgte. Der er ikke noget ønske om at sætte en begrænsning på, men et ønske om at formanden bliver orienteret om forbruget 2-3 gange om året. Tilmeldinger fra beboervalgte skal ske via Allis Jensen. Boligselskabets afdelinger. Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 303: overskud på kr Afdeling 30: underskud på kr , som er dækket af resultatkonto Afdeling 3: overskud på kr Afdeling 329: overskud på kr Afdeling 35: underskud på kr. 8.3, som er dækket af resultatkonto. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 0 til 8. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskaberne..2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Side af 3

12 Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til vedlægges som bilag. Afdeling 303: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,32 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 30: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,79 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 33: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0 % pr Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den Afdeling 329: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,96 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 35: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 5,66 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den , med en ændring i lejereguleringen til,67 %. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte driftsbudgetterne, med følgende ændring; Afd. 30 forhøjelsen blev godkendt som indstillet i afd. 35, kom der ændring til forhøjelsen på afdelingsmødet og den blev nedsat til +,67%, da det blev besluttet at afdelingen kun betalte for 0 ltr. affaldscontainer via huslejen, var der ønske om større container skulle den enkelte lejer selv betale ekstra (fra +30 kr. pr. måned)..3 Orientering om driftsforhold Ansøgningen til Landsbyggefonden vedr. afd. 329, Kastaniealle og Bernadotteparken er stadig under behandling i Landsbyggefonden. Mangelafhjælpning på de nye elevatorer på Brofennen 2-6 går meget langsom pga. interne tvister mellem leverandøren i Danmark og fabrikanten i Italien. Det betyder bl.a. at nødvendige servicebesøg udføres for afdelingens regning, med efterfølgende anmodning om refusion hos den danske elevatorleverandør. Øvrige oplysninger om driftsforhold gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen godkendte ovenstående dog med følgende tilføjelse; Vedr. Landsbyggefondsagen har vi fået følgende oplyst af byggeafdelingen den 6. september 203; Vi har talt med Lars fra Salus Bolig, der fortæller, at de har fået udarbejdet en helhedsplan, som er lagt på Landsbyggefondens it side. De afventer et Side 2 af 3

13 møde i næste måned med LBF og derefter et møde med Tønder kommune omkring denne og andre af deres sager. Derefter formentlig i slutningen af 203 kunne et fælles møde mellem Salus Bolig, Domea og Tønder kommune komme på tale. Lars fra Salus Bolig vender tilbage. Allis spurgte om resultatet af den bevilling som bestyrelsen gav til landskabs / havearkitekt til Rømø. Anne orienterede om, at arkitekten havde været med til deres afdelingsmøder. Det havde være positivt at få lavet denne gennemgang, som bl.a. gav ros til bebyggelserne for beliggenheden i Rømøs natur. Indlægget på afdelingsmøderne gav anledning til en god debat om hække, rækværker og skure / tilbygninger ved husene. Der var bl.a. forslag om at hække langs den gamle del af Sælstræde kunne være som buske, at der nok skulle tænkes på oprydning i skure ved fraflytninger m.v. Vi håber, at indlægget giver en god debat blandt beboerne i løbet af vinteren, så der kan påbegyndes ændringer i Eventuelt Referat: Da den afsatte tid var gået og det efterfølgende repræsentantskabsmøde skulle til at begynde, blev der ikke drøftet noget under dette punkt. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 3 af 3