I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet: Svend Jensen, afd Ove Jacobsen afd Karen Nielsen afd.

Transkript

1 Grangaardens Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, Torsdag den 18. februar 2016 kl , i fælleshuset, Hobrovej 92A, 9530 Støvring. side 1 Godkendelse af referat Grangaardens Ældeboligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Bestyrelsesforhold Bestyrelsens kontaktoplysninger Bestyrelseshonorar Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Revisionsprotokol Budget for boligorganisationen og afdelinger Styringsrapport og styringsdialog Udlejningsforhold Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Feriefremleje/Feriebytte Digitale syn Domea.dks Landskonference Personaleforhold Generel orientering Markedsføring og synlighed Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering fra afdelinger Renovering Næste møde Eventuelt I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet: Karl Andersen formand Laura Haldrup, næstformand Svend Jensen, afd Ove Jacobsen afd Karen Nielsen afd Øvrige deltager: Preben Lundgreen, administrationen. Der var afbud fra Erik Andersen afd Thorkild Christensen vidensperson Anni Thomsen Domea Servicecenter Bolig Nord, den 23. februar 2016

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 12. november Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Grangaardens Ældreboligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Formand Karl Andersen havde følgende beretning. Der er siden marts 2015 været 3 bestyrelsesmøder. Første gang var 9. juni 2015, da vi erfarede, at Grangaardens andelsboliger var blevet solgt til JL Ejendomme, Østergrave 4, 8900 Randers og lavet til lejeboliger og vi har seniorfælleskab med dem. Der var bestyrelsesmøde den 6.oktober 2015 med henblik på sammen med Grangaardens Seniorfællesskab at iværksætte en udbedring af belægningen om membranen over garageafsnittet. Det forventes at den nødvendige reparation kan foretages inden for det beløb, der står på vedligeholdelseskontoen. Onsdag den 4. november var der ekstraordinært afd.møde med beboerne vedr. beslutning om ændring af antennegebyr med direkte afregning til antenneforeningen for at spare administrationsgebyret til Domea.dk. De fremmødt vedtog det enstemmigt med ikrafttræden pr. 1. april Der har været vand i kælderen 4 gange. Vi håber, at der er styr på det nu. Der blev fundet et bræt, der lå tværs i kloakken og spærrede for afløb videre ud i kloaksystemet. Køkkenafløb blev gennemspulet i oktober Vi kan konstatere, at det har været et roligt år. Alle lejligheder er udlejet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet af Anni Thomsen. Referat: Der var ingen orientering, da Anni Thomsen havde meldt til afbuddet til mødet. Side 2 af 11

3 2.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Karl Andersen Formand Rep.skabet 2017 Laura Haldrup Næstformand Rep.skabet 2016 Svend Jensen Medlem Rep.skabet 2016 Thorkild Christensen Medlem Vidensperson 2017 Anni Thomsen Medlem Domea 2016 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Laura Haldrup og Svend Jensen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som administrationen har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Rettelserne blev registreret. 2.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Der udbetales pt. ikke bestyrelseshonorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Det blev besluttet, at der fortsat ikke skulle udbetales bestyrelseshonorar. Side 3 af 11

4 2.6 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Årsregnskab for perioden var vedlagt. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. 2.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab var vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.8 Budget for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelse godkendte budget for boligorganisationen og afdelinger. 2.9 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var vedlagt som bilag. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Side 4 af 11

5 Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr. 12. januar Der er 2 opsigelser i afd Men ingen tomgang. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen besluttede, at dette ikke var relevant på nuværende tidspunkt Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, når de overstiger kr. 321,00 pr. lejemålsenhed (satsen gælder for regnskabsår, der påbegyndes efter august 2015). Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens dispositionsfonden er presset på likvider. Administrationen anbefaler Boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning, indtil dispositionsfondens inde- Side 5 af 11

6 stående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis Boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Referat: Bestyrelsen besluttede, at dette ikke var relevant på nuværende tidspunkt Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Grangaardens Ældreboligselskab kan vælge en repræsentant. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger 1 medlem til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Det var ingen, der ønskede valg til Domea.dks repræsentantskab Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen besluttede, at dette ikke var relevant på nuværende tidspunkt. Side 6 af 11

7 2.15 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Referat: Bestyrelsen besluttede, at feriefremleje og bytte ikke skulle være en mulighed for boligorganisationens beboere Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domea.dks bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domea.dks kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Side 7 af 11

8 Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-2 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Derfor har Domea.dk gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemålstyper (Lille pakke, Princip 1.a.0) Digitalisering af lejemål og bygninger (Stor pakke, Princip 1.b.0) Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen inkl. mængdeoptælling og bygningsdelsplacering, med individualisering af hvert eneste lejemål. Pris kr ,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr ,- pr. ændring. Hvis tegningsændringen kan ske i opsamlede puljer kvartalsvis, på tværs af hele Domea.dk, forventes prisen dog at være ca. 700,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Alternativ tilbydes leasingaftale på IT-hardware, med fri hotline og ombytning ved fejl, samt udskiftning af tablet hvert andet år, for kr. 390,- pr. måned (baseret på prisen for tablet og printer i november 2014) Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejds- Side 8 af 11

9 kapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. Det indstilles til bestyrelsen at godkende indkøb af system og hardware til digitale syn at træffe beslutning om, hvorvidt der ønsker digitalisering af lejemålene efter typemodellering eller individuel digitalisering af hvert lejemål at træffe beslutning om, hvilke afdelinger, der skal omfattes af ordningen at træffe beslutning om, hvorvidt organisationen eller de enkelte afdelinger skal forestå finansieringen Referat: Det blev besluttet, at der skal indføres digitale syn i det omfang, det kan lade sig gøre med B-ordning. Det skal være den store pakke Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Personaleforhold Generel orientering Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 9 af 11

10 3 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Det var en drøftelse omkring behovet for skiltning. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til var vedlagt som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling : overskud på kr ,00 Afdeling : overskud på kr ,00 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling : Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,27 % pr Afdeling : Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,65 % pr Side 10 af 11

11 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Dog med den rettelse, at der var en lejeregulering på 1,63 % i afd Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Renovering Referat: Det var intet at bemærke. 6 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Næste møde bliver aftalt på et senere tidspunkt. 7 Eventuelt Referat: Der var intet at bemærke. Domea Servicecenter Bolig Nord, den 23. februar 2016 Trine Bomholt/Preben Lundgreen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 11 af 11